02 Cách kiểm tra chính tả trên Google Docs nhanh và hiệu quả

Bạn muốn soạn thảo văn bản nhanh chóng mà vẫn đảm bảo không mắc lỗi chính tả? Cách kiểm tra chính trả trên Google Docs chính là giải pháp tối ưu giúp bạn phát hiện và chỉnh sửa lỗi sai một cách hiệu quả. Cùng GCS Việt Nam tìm hiểu chi tiết cách tận dụng công cụ này trong bài viết dưới đây nhé. 

Kiểm tra và sửa lỗi chính tả trên Google Docs có cần thiết không?

Kiểm tra và sửa lỗi chính tả trên Google Docs không chỉ là một bước đơn thuần trong quá trình soạn thảo văn bản. Nó còn mang đến nhiều lợi ích thiết thực khác, vừa góp phần nâng cao chất lượng bài viết và vừa tăng hiệu quả công việc. Dưới đây là một số lý do giải thích vì sao bạn nên thường xuyên sử dụng tính năng cách kiểm tra chính tả trên Google Docs.

Tạo sự chỉn chu chuyên nghiệp hơn cho văn bản

Văn bản được xem là một yếu tố đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông tin. Chính vì thế một văn bản chứa quá nhiều lỗi chính tả vừa gây khó chịu cho người đọc, vừa thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn. Đặc biệt, với các tài liệu quan trọng như báo cáo, đề xuất, email công việc,…. thì điều này sẽ càng được đánh giá là quan trọng hơn. 

Khi sử dụng cách kiểm tra chính tả trên Google Docs, bạn có thể dễ dàng phát hiện và sửa các lỗi. Từ đó, văn bản của bản sẽ đảm bảo được tính chỉn chu và chuyên nghiệp hơn. 

Tăng khả năng truyền đạt thông điệp rõ ràng

Mục đích chính của việc viết nội dung là truyền tải thông tin đến người đọc. Nếu văn bản của bạn chứa quá nhiều lỗi chính tả, người đọc sẽ gặp khó khăn trong việc hiểu đúng ý bạn truyền tải. Ngoài ra, lỗi chính tả còn có thể gây hiểu nhầm, làm mất đi tính mạch lạc cho văn bản. 

Cách kiểm tra chính tả trên Google Docs vừa giúp đảm bảo văn bản chính xác về mặt ngôn từ, vừa rõ ràng dễ hiểu. Khi đó, người đọc dễ dàng nắm bắt được thông tin, đánh giá cao sự nỗ lực và tôn trọng bạn. 

Tối ưu hóa nội dung chuẩn SEO

Bạn cần biết rằng các công cụ tìm kiếm như Google thường sử dụng các thuật toán phức tạp để đánh giá chất lượng nội dung bài viết. Do đó, việc áp dụng cách kiểm tra chính tả trên Google Docs không chỉ giúp chính xác về mặt ngôn ngữ mà còn tối ưu hoá cho SEO rất tốt. Khi văn bản của bạn không có lỗi chính tả, nó sẽ được đánh giá cao hơn bởi các công cụ tìm kiếm, từ đó tăng khả năng hiển thị và thu hút được nhiều người đọc hơn.

Thể hiện sự tôn trọng đối với người đọc

Một văn bản được viết cẩn thận, không có lỗi chính tả còn thể hiện sự tôn trọng của người viết với người đọc. Ngược lại, một văn bản chứa nhiều lỗi chính tả có thể khiến người đọc cảm thấy khó chịu, thậm chí là bị xúc phạm. 

Cách kiểm tra chính tả trên Google Docs cũng là một cách để thể hiện sự tôn trọng với người đọc. Khi bạn sử dụng tính năng này, bạn đang rất coi trọng thời gian và sự chú ý của người đọc. Đồng thời cung cấp cho họ được những trải nghiệm tuyệt vời nhất.

Rèn luyện kỹ năng viết chuyên nghiệp

Việc thường xuyên áp dụng cách kiểm tra chính tả trên Google Docs còn giúp bạn nâng cao kỹ năng viết lách một cách tự nhiên.  Khi bạn liên tục phát hiện và sửa lỗi chính tả, bạn sẽ dần dần ghi nhớ các quy tắc chính tả, ngữ pháp. Từ đó giảm thiểu tối đa khả năng mắc lỗi trong tương lai. 

Hiện nay, Google Docs cung cấp các gợi ý sửa lỗi chi tiết, giúp bạn hiểu rõ hơn về các quy tắc ngôn ngữ. Khi bạn chú ý đến những gợi ý này, bạn sẽ học hỏi được nhiều điều mới, cải thiện khả năng viết của mình.

Giữ đúng định dạng và thể thức văn bản chuẩn

Bên cạnh việc kiểm tra chính tả, Google Docs còn hỗ trợ sửa lỗi ngữ pháp và định dạng văn bản, giúp tài liệu luôn đúng thể thức. Đặc biệt khi bạn viết báo cáo, bài luận hay tài liệu chính thức, việc giữ đúng chuẩn định dạng là rất quan trọng.

Cách kiểm tra chính tả trên Google Docs giúp bạn tránh những lỗi như viết hoa sai, thiếu dấu câu, lặp từ… Điều này đảm bảo văn bản không chỉ đúng nội dung mà còn đạt yêu cầu về hình thức, sẵn sàng để nộp hay xuất bản mà không cần chỉnh sửa thêm.

02 Cách kiểm tra chính tả trên Google Docs nhanh

Google Docs cung cấp hai phương pháp chính để kiểm tra chính tả một cách nhanh chóng và hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình soạn thảo văn bản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hai phương pháp này:

Kiểm tra chính tả tự động với từng từ đơn

Cách kiểm tra chính tả trên Google Docs tự động này là một công cụ vô cùng tiện lợi, giúp bạn phát hiện và sửa lỗi chính tả và ngữ pháp ngay khi đang nhập liệu. Để kích hoạt tính năng này, bạn cần đảm bảo rằng tùy chọn “Hiển thị gợi ý chính tả” và “Hiển thị gợi ý ngữ pháp” đã được bật.

Cụ thể về cách bật tính năng này như sau:

• Bước 1: Mở một tài liệu bất kỳ mà bạn muốn thực hiện trong Google Docs.
• Bước 2: Nhấp vào Công cụ sau đó chọn Chính tả và ngữ pháp.
• Bước 3: Chọn Hiển thị gợi ý chính tả và Hiển thị gợi ý ngữ pháp. 

Sau khi bạn chọn các gợi ý lỗi sau đó sẽ xuất hiện bằng các đường răng cưa màu đỏ được gạch chân dưới từ cần sửa. Lúc này, bạn chỉ cần nhấp chuột vào từ đang bị đánh dấu sai, Google Docs sẽ gợi ý các sự lựa chọn cho bạn. Bạn có thể

• Từ gợi ý của Google Docs
• Hoặc bỏ qua từ gợi ý đó.
• Tùy chọn phản hồi.
• Tùy chọn khác.

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp với một đoạn văn bản

Ngoài tính năng kiểm tra chính tả tự động, Google Docs còn cung cấp một công cụ chuyên dụng để kiểm tra chính tả và ngữ pháp toàn diện hơn. Công cụ này giúp bạn quét toàn bộ văn bản và phát hiện các lỗi chính tả, ngữ pháp, cũng như các vấn đề về văn phong.

Cách kiểm tra chính tả trên Google Docs bằng công cụ như sau:

• Bước 1: Mở một tài liệu mà bạn muốn thực hiện trong Google Docs.
• Bước 2: Nhấp vào Công cụ sau đó chọn Chính tả và ngữ pháp, chọn Kiểm tra chính tả và ngữ pháp.

• Bước 3: Thực hiện một số các tùy chọn như sau: 
  • Để sử dụng một đề xuất, hãy nhấp vào Thay đổi hoặc Chấp nhận.
  • Để bỏ qua một đề xuất, hãy nhấp vào Bỏ qua.
  • Tùy chọn khác Chấp nhận tất cả/Bỏ qua tất cả/Thêm vào từ điển cá nhân/ Xem từ điển cá nhân.

Hướng dẫn cách tùy chỉnh từ điển cá nhân trong Google Docs

Google Docs không chỉ cung cấp tính năng kiểm tra chính tả tự động và công cụ kiểm tra ngữ pháp, mà còn cho phép bạn tùy chỉnh từ điển cá nhân để phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình. Việc thêm và xóa các từ trong từ điển cá nhân giúp bạn cải thiện độ chính xác khi áp dụng cách kiểm tra chính tả trên Google Docs. Đặc biệt khi làm việc với các văn bản chuyên ngành, tên riêng hoặc từ viết tắt.

Thêm từ vào từ điển cá nhân

Tính năng thêm từ vào từ điển cá nhân là một công cụ hữu ích giúp bạn tránh việc Google Docs liên tục đánh dấu các từ đúng chính tả theo ngữ cảnh là lỗi. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn thường xuyên sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành, tên riêng hoặc từ viết tắt.

Cách kiểm tra chính tả trên Google Docs và thêm một từ vào từ điển:

• Bước 1: Tiến hành mở tài liệu Google Docs của bạn.
• Bước 2: Vào menu Công cụ và chọn Chính tả và ngữ pháp.
• Bước 3: Một thư mục hộp Từ điển cá nhân.

• Bước 4: Sau đó chọn Thêm từ mới vào từ điển và nhấn Xong

Bằng cách thêm các từ thường xuyên sử dụng vào từ điển cá nhân, bạn có thể đảm bảo rằng Google Docs sẽ không còn đánh dấu chúng là lỗi chính tả nữa. Từ đó giúp bạn tập trung vào nội dung văn bản.

Xóa từ khỏi từ điển cá nhân

Việc xem và xóa các từ trong từ điển cá nhân giúp bạn duy trì sự chính xác và gọn gàng của từ điển, tránh việc lưu trữ các từ không cần thiết hoặc sai chính tả.

Ngoài cách kiểm tra chính tả trên Google Docs bạn có thể tham khảo ngay cách xóa từ khỏi từ điển trong công cụ này như sau:

• Bước 1: Mở tài liệu trong phần mềm Google Docs của bạn.
• Bước 2: Vào menu Công cụ và chọn Chính tả và ngữ pháp.
• Bước 3: Chọn danh mục Từ điển cá nhân.

• Bước 4: Để xóa một từ khỏi từ điển, nhấp vào biểu tượng thùng rác bên cạnh từ đó.

Bằng cách thường xuyên xem và xóa các từ không cần thiết, bạn có thể đảm bảo rằng từ điển cá nhân của mình luôn cập nhật và chính xác. Cũng như điều này sẽ giúp Google Docs kiểm tra chính tả hiệu quả hơn.

Hướng dẫn cách tắt kiểm tra chính tả trong Google Docs

Mặc dù cách kiểm tra chính tả trên Google Docs rất hữu ích nhưng trong một số trường hợp, bạn có thể muốn tắt tính năng này. 

Ví dụ, khi bạn đang soạn thảo văn bản bằng một ngôn ngữ không được Google Docs hỗ trợ đầy đủ. Hoặc khi bạn đang viết mã lập trình, tính năng kiểm tra chính tả có thể gây phiền nhiễu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách tắt kiểm tra chính tả trong Google Docs.

Cách tắt kiểm tra chính tả tự động như sau:

• Bước 1: Mở tài liệu Google Docs của bạn.
• Bước 2: Vào menu Công cụ và chọn Chính tả và ngữ pháp.
• Bước 3: Bỏ chọn tùy chọn Hiển thị gợi ý chính tả và Hiển thị gợi ý ngữ pháp.

Sau khi thực hiện các bước này, Google Docs sẽ không còn tự động gạch chân các từ bị nghi ngờ là sai chính tả nữa.

Những lưu ý khi sử dụng tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp

Tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp trên Google Docs là công cụ đắc lực giúp bạn tạo ra những văn bản chỉn chu, không lỗi sai. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa hiệu quả của tính năng cách kiểm tra chính tả trên Google Docs, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây.

• Kiểm tra chính tả không hoàn toàn chính xác 100%

Google Docs dựa trên thuật toán và từ điển sẵn có để xác định lỗi sai. Tuy nhiên, không phải lúc nào công cụ này cũng đúng tuyệt đối. Đôi khi, các từ chuyên ngành, tên riêng hoặc từ lóng có thể bị sai hoàn toàn. 

• Lỗi ngữ pháp chưa thể thay thế con người

Tính năng kiểm tra ngữ pháp của Google Docs ngày càng thông minh, nhưng lại chưa đủ tinh tế để nhận biết trong ngữ cảnh phức tạp. Một số lỗi diễn đạt, cấu trúc câu hoặc từ phụ thuộc vào tình huống thường bị chỉnh không đúng ý. Do đó, bạn nên kết hợp Google Docs với các công cụ kiểm tra ngữ pháp khác như Grammarly để tăng độ chính xác.

• Cẩn thận với tính năng tự động thay thế từ

Google Docs có tính năng “Tự động sửa lỗi” (Autocorrect), giúp bạn thay thế các từ sai phổ biến mà không cần can thiệp. Tuy nhiên, đôi khi tính năng này lại chỉnh sửa sai lệch ý nghĩa của câu hoặc thay nhầm từ. Nếu bạn không muốn sử dụng tính năng sửa lỗi tự động này có thể tắt. 

• Kết hợp hiệu quả giữa kiểm tra thủ công và công cụ tự động

Khi biết áp dụng cách kiểm tra chính tả trên Google Docs đây sẽ là trợ thủ đắc lực, nhưng trí tuệ con người vẫn là yếu tố quyết định. Một số lỗi liên quan đến giọng điệu, văn phong, logic trình bày hay lỗi đánh máy mà Google Docs không thể nhận diện được. Do đó, sau khi sử dụng tính năng kiểm tra tự động, hãy đọc lại toàn bộ văn bản ít nhất một lần. Đặt mình vào vị trí người đọc để đánh giá độ mạch lạc và dễ hiểu của nội dung.

FAQ – Một số câu hỏi thường gặp trong quá trình kiểm tra chính tả trên Google Docs

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp mà nhiều người thắc mắc trong khi thực hiện cách kiểm tra chính trả trên Google Docs, bạn có thể tham khảo:

Google Docs có thể kiểm tra được các lỗi ngữ pháp phức tạp hay không?

Câu trả lời là CÓ. Hiện tại Google Docs có thể phát hiện một số lỗi ngữ pháp cơ bản. Tuy nhiên, bạn vẫn nên sử dụng thêm công cụ Grammarly để kiểm tra những lỗi phức tạp hơn. 

Google Docs có đưa ra gợi ý trong phong cách viết hay không?

Với tính năng này, Google Docs hoàn toàn có thể. Ứng dụng này sẽ gợi ý cho bạn một số cách để cải thiện phong cách ngôn ngữ trong văn bản. Nhưng các bạn cần lưu ý rằng, nó không phải là công cụ chuyên dụng cho việc này. 

Làm thế nào để Google Docs kiểm tra văn bản sửa các lỗi ngữ pháp Tiếng Việt tốt?

Hiện tại, Google Docs chưa thể cải thiện tốt tính năng này. Do đó, người dùng cần kết hợp sử dụng thêm các công cụ kiểm tra khác. 

Google Docs có thể đọc chính tả văn bản cho tôi không?

Google Docs không có tính năng đọc chính tả tích hợp với kiểm tra. Nhưng, trong ứng dụng Google Docs bạn có thể sử dụng thêm tính năng tích hợp và bổ sung phần mềm đọc màn hình. 

Có phím tắt nhanh để kiểm tra chính tả trong Google Docs hay không?

“Ctrl + Alt + X” (Windows) hoặc “Cmd + Option + X” (Mac) là phím tắt mở công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp.

Google Docs có giúp kiểm tra chính tả khi nhập liệu giọng nói không?

Có, Google Docs có cho phép kiểm tra chính tả khi nhập liệu giọng nói. Tuy nhiên, mức độ chính xác chưa được cao.

Lời kết

Cách kiểm tra chính tả trên Google Docs rất đơn giản nhưng bạn phải biết tận dụng các tính năng một cách tối ưu nhất. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết này, bạn có thể sử dụng Google Docs một cách chuyên nghiệp hơn. Nếu có bất cứ thắc mắc gì đừng ngại bình luận xuống phía dưới hoặc liên hệ trực tiếp với GCS Việt Nam qua các kênh!

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777