05 Cách khôi phục Sheet đã xóa trong Google Sheets đơn giản nhất

Làm việc cùng với Google Sheets thường xuyên, bạn sẽ không tránh khỏi những lúc vô tình xóa nhầm một Sheet quan trọng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách khôi phục Sheet đã xóa trong Google Sheets với 03 cách phổ biến và vô cùng hiệu quả. Hãy tham khảo ngay nhé!

Cách khôi phục Sheet đã xóa trong Google Sheets có gì đặc biệt?

Google Sheets tích hợp sâu với ứng dụng Google Drive. Do đó, mỗi khi bạn xóa một file Google Sheets hoặc một tab bên trong, hệ thống sẽ có cơ chế xử lý riêng biệt cho từng tài khoản. 

Nếu bạn xóa toàn bộ file Google Sheets, nó sẽ chuyển vào thùng rác Google Drive và có thể khôi phục trong vòng 30 ngày. Còn nếu bạn chỉ xóa một Sheet trong một file Google Sheets thì thao tác này không chuyển vào thùng rác. Bạn chỉ khôi phục lại được dữ liệu của Sheet này trong tính năng hoàn tác hoặc lịch sử phiên bản của ứng dụng.

Tính năng lịch sử phiên bản còn cho phép bạn quay lại toàn bộ trạng thái của file theo thời gian. Đặc biệt, tính năng là là công cụ cứu cánh cho các trường hợp mà bạn không thể dùng được phím Ctrl + Z khi vô tình xóa nhầm dữ liệu trong Sheet.

Ngoài ra, nếu tài khoản của bạn đăng ký thuộc gói dịch vụ Google Workspace, sẽ có thể khôi phục file đã xóa vĩnh viễn trong khoảng thời gian giới hạn. Thông qua quản trị viên thêm 25 ngày nữa sau thời hạn 30 ngày trước khi xóa vĩnh viễn từ thùng rác. 

03+ Cách khôi phục Sheet đã xóa trong Google Sheets

Có rất nhiều cách để bạn có thể lấy lại một Sheet đã xóa tùy thuộc vào từng cấp độ khác nhau của quá trình xóa. Dưới đây là 3 cách phổ biến và hiệu quả để bạn  thực hiện cách khôi phục Sheet đã xóa trong Google Sheets cụ thể như sau:

Cách khôi phục Sheet đã xóa trong Google Sheets nằm ở thùng rác của Google Drive

Khi bạn xóa toàn bộ file Google Sheets, nó sẽ được chuyển vào thùng rác trong ứng dụng Google Drive. Đây cũng là nơi đầu tiên mà người dùng nên kiểm tra để khôi phục lại một file dữ liệu Google Trang tính quan trọng. 

Thao tác để thực hiện cách khôi phục Sheet đã xóa trên Google Sheets thông qua cách này như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, người dùng thực hiện truy cập vào nền tảng Google Drive trên thiết bị của mình.

– Bước 2: Khi giao diện mở ra, bạn truy cập vào danh mục Thùng rác nằm ở phía bên trái của màn hình.

– Bước 3: Trong phần thùng rác, người dùng thấy hiện lên danh sách một loạt các tệp đã bị xóa. Khi đó, người dùng chỉ cần tìm lại file muốn khôi phục đã bị xóa trước đó. 

– Bước 4: Khi tìm thấy được bản file của Sheet đó, bạn chỉ cần chọn vào Restore (Khôi phục) và file đó sẽ tự động trở lại vị trí trong Google Drive và Google Sheets của người dùng.

*Lưu ý: Hai điều lưu ý quan trọng mà bạn cần phải nắm rõ, đó là:

• Thứ nhất, phương pháp khôi phục qua phần thùng rác của Google Drive chỉ lấy lại được bản tài liệu đã bị xóa. Bạn hoàn toàn không tìm lại được một Sheet nhỏ đã bị xóa trong một bản file hiện vẫn đang sử dụng. 
• Thứ hai, khi bạn xóa nhầm một file Google Sheets, file đó sẽ nằm ở mục thùng rác của Google Drive. Sau 30 ngày nằm trong thùng rác, file đó sẽ tự động xóa vĩnh viễn và không thể nào khôi phục lại được nữa. Trừ trường hợp tài khoản của bạn đăng ký Google Workspace, vì quản trị viên sẽ có quyền khôi phục lại sau 25 ngày bị xóa vĩnh viễn. 

Sử dụng tính năng hoàn tác trên Google Sheets

Nếu bạn vừa mới xóa một Sheet và nhận ra thao tác sai ngay lập tức. Đừng lo, tính năng Hoàn tác sẽ là một giải pháp cực kỳ hữu ích để áp dụng cách khôi phục Sheet đã xóa trong Google Sheets. Cách thức để thực hiện khôi phục như sau:

Cách 1 – Sử dụng tổ hợp phím tắt 

Bạn có thể sử dụng nhanh tổ hợp phím tắt để thực hiện hoàn tác Sheet đã bị xóa tức thì.

• Trên Window – nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + Z.
• Trên Mac – nhấn tổ hợp phím tắt Command + Z.

Cách 2 – Sử dụng thanh công cụ menu 

Ngoài các phím tắt nhanh, bạn có thể sử dụng mục tác vụ trên thanh công cụ để thực hiện hoàn tác Sheet. Với cách thức này, bạn chỉ cần chọn vào mục Chỉnh sửa (Edit) trên thanh công cụ của giao diện. Sau đó, bạn chọn vào Hoàn tác (Undo) để khôi phục lại Sheet đã bị xóa trong Google Trang tính. 

*Lưu ý: Tính năng hoàn tác trên Google Sheets chỉ hoạt động khi bạn vừa thực hiện hành động xóa gần nhất. Nếu bạn thực hiện nhiều tác vụ khác sau khi xóa Sheet, việc hoàn tác sẽ không khôi phục được Sheets. 

Khôi phục Sheet đã xóa từ lịch sử phiên bản

Trong trường hợp, bạn đã xóa Sheet một thời gian, tính năng Lịch sử phiên bản sẽ cứu cánh bạn xử lý vấn đề này. Tính năng lịch sử phiên bản cho phép bạn xem và khôi phục lại các bản Sheet trước đó của bảng tính. Bao gồm cả khoảng thời gian mà Sheet đó tồn tại. 

Cách thức để thực hiện khôi phục Sheet đã xóa từ lịch sử phiên bản cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở bảng tính muốn khôi phục Sheet trong Google Trang tính.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào danh mục Tệp (File) >> chọn vào phần Lịch sử phiên bản hay là Nhật ký phiên bản (Version History) >> chọn tiếp Xem lịch sử phiên bản (View Version History).

– Bước 3: Lúc này, trong danh sách nhật ký phiên bản, người dùng sẽ thấy được các thay đổi xuất hiện theo thời gian. Bạn chỉ cần kéo xuống dưới để tìm kiếm các phiên bản chứa Sheet mà bạn muốn khôi phục.

– Bước 4: Khi bạn đã tìm thấy được phiên bản muốn khôi phục, hãy click chọn vào biểu tượng dấu ba chấm ở phía bên phải của mục đó >> chọn tiếp Khôi phục phiên bản này. 

– Bước 5: Cuối cùng, bạn trở lại Google Sheets và thấy được toàn bộ phiên bản của file trước đó, bao gồm cả Sheet đã bị xóa.  

Cách khôi phục Sheet đã xóa vĩnh viễn trên Google Sheets

Trong trường hợp bạn đã xóa Sheet khỏi thùng rác hoặc đã quá thời gian lưu trữ trong thùng rác. Đồng nghĩa với việc khôi phục trực tiếp từ Google Sheets thông qua 03 cách thức được nhắc đến bên trên sẽ trở nên khó khăn. Tuy nhiên, bạn vẫn còn cơ hội cuối cùng để thực hiện cách khôi phục Sheet đã xóa trong Google Sheets bằng  02 cách như sau:

Sao lưu dữ liệu để khôi phục Sheet trước khi xóa vĩnh viễn

Đây không phải là một cách khôi phục Sheet đã xóa trong Google Sheets đã xóa vĩnh viễn mà là biện pháp phòng ngừa việc bạn xóa dữ liệu quan trọng. Ngoài ra, việc sao lưu dữ liệu Google Sheets có thể giúp bạn dễ dàng khôi phục lại thông tin trong trường hợp xóa nhầm hoặc mất dữ liệu vĩnh viễn. 

Google Sheets hỗ trợ rất nhiều cách để sao lưu dữ liệu Google Trang tính, bao gồm:

• Cách 1 – Tải xuống bảng tính với các định dạng khác nhau như là Excel (.xlsx), CSV (.csv), PDF,… Bạn chỉ cần nhấp vào Tệp (File) >> chọn Tải xuống (Download) và chọn định dạng mong muốn.

• Cách 2 – Tạo bản sao cho bảng tính và lưu trữ nó ở vị trí khác trong Google Drive. Bạn chỉ cần nhấp vào Tệp (File) >> chọn Tạo bản sao (Make a copy).

Sau khi đã tạo bản sao cho file Google Sheets trước đó và bạn muốn khôi phục lại Sheet đã xóa. Hãy thực hiện:

• Tìm kiếm file sao lưu: Trước tiên, bạn thực hiện kiểm tra xem file tài liệu mà xóa Sheet đã sao lưu dữ liệu hay chưa. File sao lưu dữ liệu sẽ hiển thị trên nền tảng lưu trữ đám mây Google Drive. 
• Truy cập dữ liệu file và khôi phục Sheet: Khi đã tìm thất bản file sao lưu, người dùng truy cập lại vào trang tính. Sau đó, bạn thực hiện thực hiện tác vụ khôi phục Sheet thông qua cách lấy lại dữ liệu từ lịch sử phiên bản. 

Liên hệ với quản trị viên Google Workspace

Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Google Workspace do công ty hoặc tổ chức của bạn cung cấp, quản trị viên sẽ có quyền hạn khôi phục dữ liệu đã xóa vĩnh viễn trong khoảng thời gian giới hạn. 

Thời gian để quản trị viên có thể khôi phục lại dữ liệu đã bị xóa vĩnh viễn sau 30 ngày đó là thêm 25 ngày tiếp theo. Tuy nhiên, với quyền khôi phục này chỉ dành cho quản trị viên – người đứng đầu và có quyền sử dụng tài khoản Google Workspace cao nhất. 

Để thực hiện cách khôi phục Sheet đã xóa trong Google Sheets theo cách này, bạn thực hiện như sau:

• Trước tiên, người dùng gửi yêu cầu hỗ trợ đến bộ phận quản trị viên, giải thích tình huống và cung cấp thông tin cho họ.
• Sau đó, quản trị viên sẽ giúp bạn thông qua công cụ nội bộ của tổ chức.

Trong trường hợp, phía quản trị viễn không thể xử lý trực tiếp. Bạn có thể liên hệ trực tiếp với bộ phận kỹ thuật viên của đội ngũ GCS Việt Nam – Đại lý ủy quyền cấp cao của Google Workspace ở Việt Nam để được hỗ trợ kịp thời. Kênh để liên hệ trực tiếp với GCS Việt Nam là Hotline: 024.9999.7777 hoặc bạn có thể nhấp vào Liên hệ và làm theo hướng dẫn tiếp theo.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Một số lưu ý cần nắm rõ khi thực hiện lấy lại dữ liệu trên Google Sheets

Trước khi thực hiện cách khôi phục Sheet đã xóa trong Google Sheets, bạn cũng cần lưu ý một số điểm quan trọng sau đây:

• Xác định thời điểm và nguyên nhân xóa

Trước tiên, bạn cần xác định được thời gian bạn xóa Sheet hoặc file Google Sheets. Ngoài ra, bạn cũng phải hiểu rõ nguyên nhân rằng tại sao file bị mất. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn cách khôi phục trang tính đã xóa thuận tiện nhất. 

• Kiểm tra thùng rác trên Google Drive

Thùng rác Google Drive là nơi lưu trữ tạm thời các file đã bị xóa trong vòng 30 ngày. Nếu bạn đang cố gắng khôi phục Sheet bị xóa trong Google Sheets, hãy truy cập vào Drive, mở mục Thùng rác và kiểm tra xem file có tồn tại hay không. Nếu có, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào file và chọn vào mục Khôi phục. 

*Lưu ý: Sau 30 ngày thì file trong thùng rác sẽ bị xóa vĩnh viễn. Do đó, bạn cần phải thực hiện việc khôi phục Google Sheets đã xóa vĩnh viễn bằng 02 cách được giới thiệu bên trên. 

• Lưu ý quyền sở hữu và quyền truy cập

Nếu bạn không phải là chủ sở hữu của file tài liệu, bạn không có quyền để khôi phục trang tính đã xóa hoặc xem lịch sử phiên bản. Do đó, bạn hãy đảm bảo rằng có quyền chỉnh sửa hoặc sở hữu tài liệu đó trước khi tiến hành thao tác khôi phục. 

• Kiểm tra lịch sử phiên bản

Trong trường hợp, bạn đã xóa nhầm một Sheet trong file Google Sheets. Nhưng file chính vẫn còn, bạn có thể mở lịch sử phiên bản để khôi phục phiên bản trước khi xóa. Đây cũng là cách để lấy lại dữ liệu trên Google Sheets mà tài liệu bị mất nội dung trong quá trình thao tác.

• Nên sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu

Việc sao lưu dữ liệu trên Google Drive sẽ giúp bạn hạn chế tối đa tình trạng mất mát dữ liệu quan trọng. Bạn có thể thực hiện sao lưu bằng nhiều cách khác nhau theo nhu cầu của mình và tác vụ mà Google Sheets hỗ trợ.

Một số mẹo nhỏ khác khi sử dụng Google Sheets

Ngoài việc biết cách khôi phục Sheet đã xóa trong Google Sheet, người dùng nên nắm vững một số mẹo hữu ích để tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng. Dưới đây là một số thủ thuật giúp bạn sử dụng Google Sheets tốt hơn.

• Sử dụng lịch sử phiên bản theo dõi dữ liệu cũ

Google Sheets tự động lưu lịch sử các thay đổi. Bạn có thể truy cập vào phần lịch sử phiên bản để xem ai đã chỉnh sửa gì, thời gian nào. Hoặc quay lại phiên bản cũ trong các trường hợp dữ liệu bị sai, mất hoặc xóa nhầm

• Tạo bản sao trước khi thao tác

Trước khi thực hiện thao tác như lọc, sắp xếp dữ liệu, xóa hàng loạt. Bạn có thể tạo nên một bản sao file để đảm bảo dữ liệu gốc không bị ảnh hưởng nếu như thực hiện sai tác vụ.

• Kết hợp Google Forms với Google Sheets

Google Sheets tương tác với Google Forms rất tốt. Bạn có thể thụ thập dữ liệu từ biểu mẫu và lưu trực tiếp vào Sheets. Mẹo này cực kỳ hữu ích cho việc khảo sát, điểm danh và đăng ký sự kiện. 

>>> Xem thêm: Cách chia sẻ 1 Sheet trong Trang tính 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp của khá nhiều người dùng thắc mắc khi sử dụng Google Sheets. 

1 – Thời gian lưu trữ trong thùng rác của Google Drive là bao lâu?

Thông thường, các tệp trong thùng rác sẽ được giữ lại trong 30 ngày trước khi bị xóa vĩnh viễn. 

2 – Tôi có thể khôi phục một phần của Sheet đã xóa từ lịch sử phiên bản không?

Có. Bạn có thể mở phiên bản chứa phần dữ liệu muốn khôi phục, sao chép dữ liệu đó và dán vào bảng tính hiện tại.

3 – Việc khôi phục từ lịch sử phiên bản có ảnh hưởng đến những thay đổi khác trong bảng tính không?

Có. Khi bạn khôi phục một phiên bản cũ hơn, toàn bộ bảng tính sẽ quay trở lại trạng thái của phiên bản đó và những thay đổi sau thời điểm đó sẽ mất đi. 

4 – Có phần mềm nào giúp khôi phục file Google Sheets không?

Không có phần mềm bên thứ ba chính thức nào hay công cụ có sẵn nào để bạn khôi phục file Google Sheets trực tiếp. 

Lời kết

Trên đây là các hướng dẫn chi tiết về 05 cách khôi phục Sheet đã xóa trong Google Sheets đơn giản và hiệu quả nhất. Bạn có thể tham khảo và thực hiện theo các bước để khôi phục thành công các Sheet đã xóa trong Google Sheets. Và nếu còn bất kỳ thắc mắc hay vấn đề gì liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ ngay với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ kịp thời. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777