03 Cách chia sẻ 1 Sheet trong Trang tính đơn giản, hiệu quả

Bạn đang có một bảng tính Google Sheets chứa nhiều dữ liệu quan trọng. Nhưng bạn chỉ muốn chia sẻ 1 Sheet duy nhất cho người khác theo dõi? Nếu chưa biết cách chia sẻ 1 Sheet trong Trang tính cho người khác, bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn từng bước để thực hiện 03 cách chia sẻ 1 Sheet trong trang tính đơn giản và hiệu quả nhất. 

03 Cách chia sẻ 1 Sheet trong Trang tính

Trong Google Sheets, bạn không thể trực tiếp cấp quyền chia sẻ riêng cho một Sheet trong cùng một file. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể áp dụng các cách khác nhau để thực hiện tách Sheet đó ra riêng lẻ để chia sẻ. 

Dưới đây là 03 cách chia sẻ 1 Sheet trong trang tính đơn giản và hiệu quả, các bạn có thể tham khảo ngay:

Cách chia sẻ 1 Sheet trong Google Sheets bằng file mới

Tạo một file Google Sheets mới chỉ chứa trang tính mà bạn muốn chia sẻ là cách an toàn để bạn dễ dàng kiểm soát thông tin nhất. Phương pháp này hữu ích khi bạn muốn chia sẻ một tập hợp dữ liệu cụ thể mà không có bất kỳ sự liên kết nào với bảng tính gốc. Người nhận chỉ có thể truy cập vào đúng thông tin được chia sẻ. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn được nguy cơ người dùng vô tình truy cập hoặc xem các trang tính trong file gốc.  

Để thực hiện chia sẻ 1 Sheet trong Google Trang tính bằng cách này, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước cơ bản sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần thực hiện mở file Google Trang tính gốc.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện nhấn vào tên Sheet hiển thị ở cuối trang >> chọn Sao chép vào >> chọn Trang tính mới.

– Bước 3: Sau đó, có một file mới vừa tạo xuất hiện, bạn cần bấm vào đó để đổi tên và kiểm tra nội dung.

– Bước 4: Tiếp tục, bạn nhấn vào nút Chia sẻ phía góc phải trên cùng.

– Bước 5: Lúc này, bạn chỉ cần thực hiện chỉnh quyền truy cập Người xem, Người nhận xét, Người chỉnh sửa theo cách công khai hoặc giới hạn địa chỉ email.

– Bước 6: Cuối cùng, bạn chỉ cần chọn nút Sao chép đường liên kết >> chọn Xong và gửi đi cho người nhận. 

Cách chia sẻ 1 Sheet trong Google Sheets bằng cách bảo vệ trang tính

Phương pháp bảo vệ trang tính cho phép bạn giữ toàn bộ trang tính còn nguyên vẹn. Nhưng bạn sẽ bị hạn chế về quyền chỉnh sửa và xem đối với các trang tính cụ thể. Cách làm này khá hữu ích cho những ai muốn chia sẻ toàn bộ file cho người khác. Nhưng họ chỉ muốn một số thành viên nhất định có thể xem và chỉnh sửa một Sheet trong trang tính nhất định. 

Để thực hiện cách chia sẻ 1 Sheet trong Trang tính bằng phương pháp này, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước như sau:

–  Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở file Google Sheets và chọn vào các trang tính không muốn chia sẻ. 

– Bước 2: Sau đó, bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào từng Sheet >> chọn Bảo vệ trang tính.

– Bước 3: Lúc này, bạn thực hiện Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi >> chọn Xong. Bạn có thể đồng thời loại bỏ những người không muốn cấp quyền.

– Bước 4: Với các Sheet khác bạn cũng thực hiện tương tự như thế. 

– Bước 5: Cuối cùng, bạn chỉ thấy 1 file được mở khóa như hình. Lúc này, bạn chỉ cần chia sẻ toàn bộ file Google Sheets qua nút Chia sẻ cho mọi người. 

Cách chia sẻ 1 Sheet trong Google Sheets bằng link liên kết

Chia sẻ 1 Sheet trong Google Trang tính thông qua liên kết là phương pháp nhanh chóng và tiện lợi nhất. Cách thức này cho phép bạn cấp quyền truy cập linh hoạt cho người nhận. Đồng thời, bạn cũng hoàn toàn dễ kiểm soát quyền chỉnh sửa và truy cập của người khác. Tuy nhiên, phương pháp thực hiện cách chia sẻ 1 Sheet trong trang tính này vẫn còn bất cập nhiều hạn chế. Đó là người nhận file bạn chia sẻ vẫn cho thể truy cập vào những Sheet khác trong file Google Sheets. Do đó, bạn cần chú ý để đảm bảo tính an toàn tối đa nhất. 

Cách thức để thực hiện chia sẻ 1 Sheet trong Google Sheets bằng link liên kết như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn mở file Google Trang tính muốn chia sẻ.

– Bước 2: Bạn tiếp tục chọn vào phần Sheet muốn chia sẻ.

– Bước 3: Cuối cùng, bạn chỉ cần copy link của Sheet phía bên trên cùng để chia sẻ cho người khác. 

Lợi ích của việc chỉ chia sẻ 1 Sheet trong Google Sheets

Việc chỉ chia sẻ một trang tính cụ thể trong Google Sheets mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho người dùng. Bởi nó không chỉ mang lợi về mặt bảo mật mà còn tối ưu hóa hiệu quả làm việc. Đặc biệt là trong trường hợp bạn có một bảng tính phức tạp và không muốn chia sẻ toàn bộ file. Việc chỉ thực hiện cách chia sẻ 1 Sheet trong trang tính sẽ giúp bạn kiểm soát hoàn toàn thông tin được truyền tải. Đồng thời vẫn đảm bảo được rằng mỗi người nhận chỉ tiếp cận được những gì mà họ cần được biết. 

Dưới đây là một số lợi ích mà việc chỉ chia sẻ 1 Sheet trong Google Sheets.

• Thứ nhất, tăng cường tối đa khả năng bảo mật thông tin

Trong một bảng tính lớn, có thể rất nhiều trang tính chứa dữ liệu nhạy cảm như thông tin tài chính, dữ liệu khách hàng nội bộ, các dự án mật. Nếu bạn chia sẻ toàn bộ file sẽ dẫn tới nguy cơ rò rỉ thông tin không mong muốn. Bằng cách chia sẻ một trang tính cụ thể, bạn có thể yên tâm rằng các Sheet khác chứa dữ liệu quan trọng sẽ không bị lộ ra bên ngoài. 

• Thứ hai, tăng cường khả năng cộng tác và quản lý

Trong các dự án lớn, mỗi đội nhóm hoặc cá nhân có thể chịu trách nhiệm cho một phần dữ liệu nhất định. Bằng cách chia sẻ riêng từng trang tính, bạn có thể dễ dàng phân công rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân. 

Ví dụ, nhóm Marketing có thể có quyền truy cập vào trang Dữ liệu khách hàng. Hay nhóm Tài chính được truy cập vào Sheet Báo cáo doanh thu. Mỗi bộ phận sẽ làm việc độc lập trên một phần dữ liệu của mình mà không ảnh hưởng đến các phần khác, tạo điều kiện cho một quy trình làm việc hiệu quả và linh hoạt. 

• Thứ ba, giảm thiểu khả năng nhầm lẫn dữ liệu

Khi người dùng chỉ cần truy cập vào một trang tính, giao diện sẽ ít bị lộn xộn hơn. Đồng thời họ cũng dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết. Thay vì nhìn một bảng tính với hàng chục trang tính khác nhau, người dùng sẽ bị choáng ngợp trước các thông tin cần phải tìm kiếm. 

Chỉ một trang tính hiển thị thông tin liên quan sẽ giúp họ tập trung vào nhiệm vụ của mình, giảm thiểu thời gian tìm kiếm. Đồng thời, điều này cũng tránh được tình trạng người dùng vô tình chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu ở các trang tính khác mà không không có ý định tương tác.

Một số lưu ý quan trọng khi chia sẻ 1 Sheet trong Google Sheets

Mặc dù việc thực hiện cách chia sẻ 1 Sheet trong Trang tính mang lại nhiều lợi ích. Nhưng bạn cũng cần phải lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây để tránh được những rủi ro không đáng có khi làm việc với trang tính. 

• Thứ nhất, kiểm soát an toàn quyền truy cập

Khi bạn chia sẻ một trang tính, hãy luôn xem xét kỹ lưỡng quyền truy cập cho người nhận. Đặc biệt, nếu trong trường hợp bạn chia sẻ đường liên kết ở chế độ công khai thì cần phải chắc chắn rằng dữ liệu trang tính không chứa thông tin nhạy cảm. 

• Thứ hai, đảm bảo trang tính được chia sẻ độc lập.

Với phương pháp sao chép trang tính sang file mới để chia sẻ, bạn cần đảm bảo rằng file này hoàn toàn độc lập với file gốc. Bất kỳ thay đổi nào thực hiện trên trang tính gốc sẽ không tự động cập nhập trong file đã chia sẻ.

• Thứ ba, kiểm tra kỹ nội dung trước khi chia sẻ

Trước khi gửi liên kết hoặc chia sẻ file, bạn hãy dành thời gian xem lại nội dung của trang tính. Bạn cần phải đảm bảo không có dữ liệu không muốn chia sẻ, công thức không lỗi, thông tin nhạy cảm không có. 

• Cuối cùng, sử dụng tên tệp và tên trang tính rõ ràng

Khi bạn tạo một file mới chỉ để chứa một trang tính, hãy đặt tên file và tên trang tính rõ ràng. Bạn cần đảm bảo rằng người nhận dễ dàng hiểu được nội dung file và tránh tình trạng nhầm lẫn không mong muốn. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về cách chia sẻ 1 Sheet trong trang tính, bạn có thể tham khảo các câu trả lời chi tiết:

1 – Có thể chia sẻ một dải ô cụ thể thay vì toàn bộ Sheet không?

Có, Google Sheets cho phép bạn chia sẻ một dải ô cụ thể thông qua tính năng Bảo vệ dải ô. Tính năng này nằm trong cùng tùy chọn với Bảo vệ trang tính. 

2 – Nếu tôi thay đổi dữ liệu trong trang tính gốc sau khi sao chép sang file mới, liệu file đã chia sẻ có tự động cập nhật không? 

Không, nếu bạn sao chép trang tính sang một file mới và chia sẻ file đó. Lúc này, file mới sẽ là một bản sao độc lập. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện trong trang tính gốc sau khi sao chép sẽ không tự động cập nhật trong file đã chia sẻ. 

3 – Có cách nào để chia sẻ một trang tính mà không cần người nhận có tài khoản Google không?

Có, nếu bạn tùy chỉnh chia sẻ Bất kỳ ai có đường liên kết và chia sẻ bảng tính cho người khác. Tuy nhiên, với trường hợp này, file Sheet được chia sẻ ở chế độ Người xem mới không cần tài khoản Google. Còn nếu bạn muốn nhận xét và chỉnh sửa thì cần phải đăng nhập tài khoản Google.

4 – Có giới hạn về số lượng người tôi có thể chia sẻ một Sheet không?

Google có giới hạn về số lượng người có thể xem và chỉnh sửa cùng một lúc trên một bảng tính thường là khoảng 100 người chỉnh sửa. Đối với, chia sẻ quyền truy cập qua danh sách trong phần email thì không có giới hạn nào về số lượng. 

5 – Việc chia sẻ nhiều Sheet độc lập có ảnh hưởng đến hiệu suất của Google Drive không?

Việc có nhiều file Google Sheets độc lập trên Google Drive có thể làm tăng số lượng file của bạn. Nhưng không ảnh hưởng đến hiệu suất dùng Google Drive. Hiệu suất của Drive chủ yếu liên quan đến kích thước tổng thể file và số lượng file được mở ra cùng lúc. 

Lời kết

Như vậy, bài viết này đã cung cấp một cái nhìn toàn diện về cách chia sẻ 1 Sheet trong Trang tính. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về cách chia sẻ trang tính trong Google Sheets, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn làm việc hiệu quả hơn với các công cụ của Google.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777