9 mẹo làm việc với những người không sử dụng Google Workspace

Cộng tác và trao đổi thông tin với khách hàng là một trong những hoạt động không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, Google Workspace là một trong những lựa chọn tối ưu của mỗi tổ chức hay doanh nghiệp để từ đó nâng cao hiệu quả công việc. Trong bài viết này, GCS sẽ đưa ra một số mẹo kết nối với người ngoài tổ chức của bạn bằng Google Workspace. 

Lên lịch sự kiện và cuộc họp video

Trong Calendar , bạn có thể lên lịch các sự kiện và cuộc họp video với những người không có tài khoản Google Workspace. Khách sẽ nhận được lời mời qua email và có thể trả lời. Sử dụng Google Meet, bất kỳ khách nào cũng có thể tham gia cuộc họp của bạn bằng cách nhấp vào liên kết trong lời mời của bạn hoặc nhập mã cuộc họp trên meet.google.com.

Lưu ý:  Nếu bạn đang tham gia cuộc họp của tổ chức khác hoặc không có tài khoản Google Workspace, bạn vẫn có thể tham gia cuộc họp video; tuy nhiên, bạn phải được người tham gia phê duyệt yêu cầu tham gia của bạn.

Làm việc trên các tệp Microsoft Office – ngay cả khi bạn không có Office

Trong Google Workspace, bạn vẫn có thể làm việc trên các tệp Office, ngay cả khi bạn không có Office. Hãy tải lên Google Drive những tệp Office và bạn có thể chỉnh sửa, chia sẻ và cộng tác ngay lập tức. 

Chia sẻ tệp trình chỉnh sửa Google Docs ở định dạng Office

Nếu người mà bạn đang làm việc cùng với công cụ Office, bạn có thể gửi cho họ một bản sao của bạn Docs, Sheets và Slides tập tin trong một định dạng Office. Ví dụ: bạn có thể tạo tệp trong Docs và sau đó gửi tệp đó qua email cho ai đó dưới dạng tệp Microsoft Word.

Nhận xét các tệp Office từ Drive

Nhận xét về tệp Office, tệp Adobe PDF và hơn thế nữa ngay từ Drive. Những người bạn làm việc cùng có thể trả lời lại, ngay cả khi họ không sử dụng Google Workspace. Ví dụ: nếu đồng nghiệp mở tệp bằng Word, họ sẽ thấy nhận xét của bạn trong tệp và có thể trả lời.

Chia sẻ tệp trên Google cho bất kỳ ai truy cập

Bạn có thể chia sẻ tệp hoặc thư mục Drive với ai đó cho dù họ có Tài khoản Google hay không(*). Chỉ cần chia sẻ tệp với địa chỉ email của họ. Những người không có Tài khoản Google sẽ nhận được lời mời qua email (kèm theo mã PIN) để cộng tác trên tệp hoặc thư mục được chia sẻ. Sau khi mọi người đăng nhập bằng mã PIN, họ có thể xem, nhận xét, đề xuất các chỉnh sửa và chỉnh sửa trực tiếp các tệp và thư mục. 

* Chia sẻ của khách truy cập phải được bật cho tổ chức của bạn. 

Nhập và chuyển đổi tài liệu, bảng tính và bản trình bày sang các định dạng của Google

Nếu bạn đang làm việc trên các tệp không phải của Google Docs, Sheets, Slides, bạn có thể tải chúng lên Google Drive. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa chúng ở định dạng ban đầu hoặc chuyển đổi chúng sang định dạng Google. Ví dụ: bạn có thể chuyển đổi tệp Word sang Docs, sau đó chỉnh sửa và nhận xét về tệp đó đồng thời với nhóm của bạn. Nếu tệp của bạn có nhận xét hoặc các thay đổi được theo dõi, chúng sẽ được chuyển đổi thành nhận xét và đề xuất của Docs. 

Chia sẻ tệp có dung lượng lớn

Không phải lúc nào cũng có thể gửi các tệp lớn qua email. Các nhà cung cấp email khác nhau có thể có các giới hạn tệp đính kèm khác nhau. Thay vì gửi một tệp lớn qua email cho ai đó, hãy chia sẻ tệp từ Drive . Khi một người nhấp vào liên kết trong email, liên kết đó sẽ mở ra trên web, ngay cả khi họ không sử dụng Google Workspace hoặc không có Tài khoản Google.

Giữ an toàn cho các tệp được chia sẻ

Các tính năng chia sẻ và kiểm soát quyền truy cập trong Drive giúp làm việc với các đối tác bên ngoài trở nên đơn giản và an toàn. 

• Ví dụ: khi chia sẻ các tệp bảo mật, bạn có thể ngăn mọi người tải xuống, in hoặc sao chép chúng. Bạn cũng có thể đặt ngày hết hạn trên tệp để các đối tác hoặc khách hàng bên ngoài không còn có thể truy cập chúng sau khi dự án kết thúc.

Nếu bạn đang tải xuống một tệp bên ngoài, trước tiên Drive sẽ quét hầu hết các tệp để tìm vi rút. Nếu phát hiện thấy vi-rút, tệp sẽ không được tải xuống.

Chia sẻ tệp với các nhóm

Chia sẻ lịch, trang web và tài liệu Google của bạn với nhiều người cùng một lúc bằng Google Groups. Mọi người trong nhóm có quyền truy cập vào tất cả các tệp được chia sẻ với nhóm. Mọi người có thể ở bên trong hoặc bên ngoài tổ chức của bạn. Bạn có thể thêm mọi người vào nhóm nếu cần hoặc xóa người không còn quyền truy cập nữa. 

Việc cộng tác và trao đổi với khách hàng và đối tác diễn ra dễ dàng và thuận tiện không chỉ mang lại hiệu quả công việc của tổ chức mà còn mang đến những cơ hội tìm kiếm những khách hàng tiềm năng. GCS mong bài chia sẻ này có ích cho bạn và doanh nghiệp của mình. Hãy cùng theo dõi những bài viết hữu ích về Google Workspace trên Blog – Kiến thức GCS nhé. 

Cuối cùng, GCS Techonology hy vọng 9 mẹo làm việc với người không sử dụng Google Workspace sẽ mang lại cho bạn kiến thức hữu ích. Nếu bạn đang gặp bất kỳ vấn đề hoặc thắc mắc nào từ của thông tin bên trên hãy liên hệ Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox để được các chuyên viên hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.

Truy cập các Group của GCS để cùng giao lưu và thảo luận về công nghệ/chuyển đổi số và Google Workspace tại: Hỗ trợ Google Workspace Tiếng Việt Góc Công Nghệ – Cộng đồng chia sẻ kiến thức hỗ trợ cho doanh nghiệp Cộng đồng doanh nghiệp chuyển đổi số thành công