6 phương pháp hay nhất về Google Sheets và Excel bạn cần biết

Tương tác, cộng tác, làm việc với mọi người dễ dàng hơn cho dù có sử dụng Excel hay là Google Sheets. Dưới đây là 6 phương pháp hay nhất về Google Sheets và Excel bạn cần biết, GCS muốn chia sẻ tới bạn để công việc trở nên hiệu quả nhất.

Làm việc với các file Excel trong Drive

Có nhiều cách khác nhau để làm việc với file Microsoft Excel. Bạn có thể: 

• Nhập dữ liệu Excel vào Google Sheets (Trang tính).
• Chuyển đổi file Excel sang Google Sheets (Trang tính).
• Chỉnh sửa file Excel trong Drive mà không cần chuyển đổi chúng.
• Chuyển đổi file Google Sheets (Trang tính) sang Excel hoặc các định dạng khác.

Sử dụng Excel và Google Sheets cùng nhau

Nếu nhóm của bạn sử dụng Microsoft Excel và Google Sheets (Trang tính), đây là một số phương pháp hay nhất về thời điểm sử dụng từng sản phẩm.

Chuyển đổi bảng tính Excel hiện có sang Google Sheets (Trang tính) nếu:

• Bạn cần cộng tác hoặc chỉnh sửa đồng thời với nhóm của mình.
• Tập dữ liệu của bạn có từ 5 triệu ô trở xuống.

Tiếp tục làm việc trong bảng tính Excel hiện có của bạn nếu:

• Tập dữ liệu của bạn lớn hơn 5 triệu ô.
• Bạn đang sử dụng tiện ích bổ sung Hyperion với Excel.
• Nếu bạn sử dụng các loại biểu đồ hiếm, chẳng hạn như biểu đồ kim tự tháp 3D hoặc biểu đồ hình tròn.

Chỉnh sửa file Excel trong Google Sheets

Mở file Excel từ Drive và chỉnh sửa file đó trong Google Sheets (Trang tính). Mọi thay đổi bạn thực hiện đều được lưu ở định dạng Excel gốc. 

Chỉ trình duyệt Chrome

1. Đảm bảo rằng tiện ích mở rộng Office Editing for Docs, Google Sheets và Slides chưa được cài đặt:
   • Mở Trình duyệt Chrome và ở góc trên bên phải, nhấp vào biểu tượng MoreMore Tools (Công cụ khác)Extensions (tiện ích mở rộng)
   • Nếu bạn thấy tiện ích mở rộng Office Editing for Docs, Google Sheets và Slides, hãy nhấp vào Remove (Xóa).
2. Trong Drive, kích đúp vào file Excel.
   Bản xem trước file của bạn sẽ mở ra.
3. Ở trên cùng, nhấp vào Open with Google Sheets (Mở bằng Google Trang tính).

Giờ đây, bạn có thể chỉnh sửa, chia sẻ, xem lịch sử phiên bản, cộng tác trong thời gian thực với những người khác và hơn thế nữa. Tất cả các thay đổi bạn thực hiện sẽ được lưu vào file Microsoft Office gốc. 

Nhập dữ liệu Excel vào Google Sheets

Bạn có thể nhập dữ liệu từ file Excel sang file Google Sheets (Trang tính) mới (hoặc hiện có). File Excel của bạn sẽ không bị thay đổi, ngay cả khi bạn thay đổi file Google Sheets (Trang tính).

1. Trong Google Sheets (Trang tính), tạo mới hoặc mở một bảng tính hiện có.
2. Nhấp vào File sau đó cho Import.
3. Chọn file Excel và nhấp vào Select (Chọn).
4. Chọn một tùy chọn nhập:

• Tạo bảng tính mới
• Chèn (các) trang tính mới
• Thay thế bảng tính

5. Nhấp vào Import data (Nhập dữ liệu).
6. Nếu được nhắc, hãy nhấp vào Open now (Mở ngay).

Chuyển đổi file Excel sang Google Sheets

Thay vì nhập dữ liệu, bạn có thể chuyển đổi file Excel sang Trang tính và tiếp tục làm việc với file đó trong Trang tính. file Excel của bạn sẽ không bị thay đổi.

1. Mở  Drive và nhấp đúp vào file Excel.
   Bản xem trước file của bạn sẽ mở ra.
2. Ở trên cùng, nhấp vào Open with Google Sheets (Mở bằng Google Trang tính).
3. Nhấp vào file sau đó chọn Save as Google Sheets (Lưu dưới dạng Google Trang tính).

Để tự động chuyển đổi tất cả các file Office tải lên trong tương lai sang Google Trang tính: 

1. Trong  Drive, ở trên cùng, nhấp vào biểu tượng Cài đặt sau đó chọn Settings (Cài đặt).
2. Bên cạnh Chuyển đổi file tải lên, hãy bật Convert uploaded files to Google Docs editor format (Chuyển đổi file đã tải lên sang định dạng trình chỉnh sửa Google Tài liệu).
   Lưu ý: Các file đã tải lên trước đó sẽ không được chuyển đổi.

Trong Drive, bạn sẽ thấy file Excel và file Trang tính mới. Bạn có thể giữ hoặc xóa file Excel. Nếu bạn giữ file Excel, để tránh nhầm lẫn, bạn có thể đổi tên nó thành một cái gì đó như [Đã lưu trữ] My docs.xls.

Mẹo: Sử dụng các biểu tượng này để nhanh chóng phân biệt Google Sheets (Trang tính) và file Excel trong Drive: 

Trang tính  Excel

Chia sẻ bản sao của file Trang tính ở định dạng Excel

Bạn có thể làm việc trên bảng tính trong Google Sheets (Trang tính) và sau đó gửi bản sao qua email dưới dạng file Excel (hoặc PDF).

1. Trong Google Sheets (Trang tính), hãy mở file.
2. Nhấp vào File sau đó chọn Email as attachment (Email dưới dạng file đính kèm).
3. Trong Attach as (Đính kèm dưới dạng), chọn Microsoft Excel.
4. Nhập địa chỉ email, chủ đề và tin nhắn.
5. (Tùy chọn) Chọn hộp Send a copy to myself (Gửi bản sao cho chính tôi).
6. Nhấp vào Send (Gửi).

Bạn cũng có thể tải xuống bản sao của file Trang tính ở định dạng Excel, PDF, CSV, ODS hoặc các định dạng khác. 

1. Trong Trang tính, nhấp vào File sau đó chọn Download as.
2. Chọn định dạng file bạn muốn tải xuống.

>>Khám phá nhiều hơn: Google Sheets là gì? Tổng hợp kiến thức hay từ A-z về Sheets

Phần kết

Vừa rồi là 6 phương pháp hay nhất mà GCS Vietnam đã chia sẻ tới bạn về Google Sheets và Excel mong rằng nó sẽ hữu ích cho bạn và doanh nghiệp của mình. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan tới những sản phẩm này mà cần hỗ trợ từ đội ngũ kỹ thuật thì hãy liên hệ qua Hotline: 0777.247.777 ngay hôm nay.