5 cách làm cho các cuộc họp Google Meet trở nên toàn diện hơn

Những phương pháp tận dụng những cải tiến mới nhất trong các công cụ của Google Workspace làm cho các cuộc gọi Google Meet trở nên toàn diện hơn.

Khi chúng ta đã bước qua năm 2022, rõ ràng các cuộc họp trực tuyến hỗn hợp sẽ là cơ sở chính giúp hàng triệu người trên thế giới biết công việc diễn ra như thế nào. Và Việt Nam không phải là ngoại lệ. Trong suốt thời gian vừa qua, đội ngũ Google đã dành phần lớn thời gian để cải thiện trải nghiệm kết hợp trong các công cụ của mình, đặc biệt là với cuộc họp Google Meet. Các tính năng mới như loại bỏ tiếng ồn tự động, hình nền mới và điều chỉnh ánh sáng, đã giúp người dùng tự tin hơn và tập trung vào cuộc họp hơn, bất kể họ tham gia bằng cách nào và ở đâu. 

Google cũng đã dành phần lớn thời gian trong năm ngoái để phát triển các phương pháp hay nhất của riêng mình với tư cách là một nhóm để thực hiện các cuộc họp Google Meet kết hợp một cách toàn diện nhất có thể. Trong bài viết này, GCS sẽ chia sẻ những phương pháp tận dụng những cải tiến mới nhất trong các công cụ của Google Workspace. 

Đặt chế độ Companion (Đồng hành) để hoạt động trong cuộc họp Google Meet kết hợp

Vào năm 2021, Google đã cho ra mắt tính năng chế độ Companion (đồng hành) trong Google Meet, được thiết kế để kết nối liền mạch những người trong phòng họp với đội nhóm ở xa, cho phép mọi người truy cập vào các tính năng tham gia và máy chủ nâng cao, đồng thời tận dụng tối đa âm thanh và video trong phòng họp. 

Giờ đây, người dùng có thể sử dụng chế độ Companion trên máy tính xách tay của mình được kết nối với phần cứng của Google Meet hoặc Nest Hub Max. Chế độ này cho phép người dùng truy cập các tính năng và điều khiển tương tác như trò chuyện, chia sẻ màn hình, giơ tay, thăm dò ý kiến, điều khiển máy chủ lưu trữ và hơn thế nữa. Ngoài ra, người dùng còn có thể bật phụ đề và bản dịch bằng ngôn ngữ ưa thích của mình và xem cận cảnh bản trình bày trên thiết bị của riêng bạn. 

Người dùng có thể tham gia cuộc họp bằng chế độ Companion từ trang đích cuộc họp hoặc qua đường dẫn https://meet.google.com/?companion=1&authuser=0 . Nếu người dùng có ý định chia sẻ nội dung ngay lập tức, truy cập link https://meet.google.com/?present=1&hs=138  để có thể đồng thời tham gia cuộc họp và trình bày. 

cuoc hop google meet 1

Lên lịch cuộc họp Google Meet

Với rất nhiều nhóm và múi giờ phân tán, việc lên lịch cho một cuộc họp phù hợp với tất cả mọi người có thể là một thách thức. Google đã đưa ra một số nguyên tắc để có thể đưa ra một lịch trình phù hợp với tất cả mọi người: 

  • Khuyến khích đội nhóm thêm giờ làm việc, địa điểm cũng như thời gian vào Calendar. 
  • Cung cấp lịch trình trước ít nhất 24h để đảm bảo mọi người có thể sắp xếp tham gia và chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp. 
  • Cân nhắc luân phiên vai trò của người chủ trì và người thư ký. Điều này không chỉ giảm bớt gánh nặng cho một người mà còn cho những người khác tham gia đầy đủ hơn.

Chuẩn bị cho cuộc họp Google Meet với Spaces

Spaces được ví như một địa điểm trung tâm để cộng tác nhóm trong Google Workspace. Spaces được tích hợp chặt chẽ với các công cụ như Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet và Tasks, giúp cho người dùng tham gia vào cuộc họp, chia sẻ kiến thức, ý tưởng phát triển dự án, xây dựng văn hóa cộng đồng một cách nhanh chóng hơn.

Spaces đặc biệt hữu ích khi cần chuẩn bị cho một cuộc họp. Người tham gia có thể xem xét bất kỳ tài liệu nền hoặc bản trình bày nào. Tất cả những thông tin và cuộc thảo luận đó sau đó được lưu giữ để xem lại trong tương lai.

cuoc hop google meet 2

Trong suốt cuộc họp Google Meet

Để cuộc họp được diễn ra liền mạch và không bị khoảng cách làm gián đoạn, Google đã đưa ra một số gợi ý dành cho người dùng: 

  • Mở đầu cuộc họp, hãy kết nối những người họp trực tiếp và những người họp từ xa bằng những cuộc trò chuyện nhỏ xung quanh cuộc sống. 
  • Khuyến khích những người tham gia sử dụng chế độ Companion và sử dụng tính năng giơ tay phát biểu. 
  • Cung cấp nhiều cách để mọi người cung cấp phản hồi. Không phải ai cũng cảm thấy thoải mái khi phát biểu trong cuộc họp nhóm, vì vậy hãy nhớ thu hút phản hồi trong tài liệu chương trình làm việc hoặc thông qua chat, Q&A và thăm dò ý kiến. 
  • Sử dụng Jamboard thay vì bảng trắng vật lý để mọi người có thể xem và đóng góp. 
cuoc hop google meet 3

Sau cuộc họp Google Meet

Để đảm bảo những người tham dự cuộc họp cảm thấy được kết nối, hãy: 

  • Gửi thông báo cảm ơn mọi người đã dành thời gian cũng như tóm tắt nội dung cuộc họp. 
  • Tổng hợp lại ghi chú, ghi âm, công việc phải làm cho các bên liên quan, đặc biệt là những người không thể tham dự. 
  • Đối với các họp định kỳ, hãy thu thập ý kiến của mọi người, mỗi tháng một lần bằng Google Forms bằng những câu hỏi như làm thế nào để cuộc diễn ra hiệu quả và toàn diện hơn, có cần thay đổi tần suất họp hay không? 

Trên đây là những phương pháp tận dụng các cải tiến mới nhất trong các công cụ của Google Workspace làm cho các cuộc gọi Google Meet trở nên toàn diện hơn. Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top