5 cách làm cho các cuộc họp Google Meet trở nên toàn diện hơn

Khi chúng ta đã bước qua năm 2022, rõ ràng các cuộc họp trực tuyến hỗn hợp sẽ là cơ sở chính giúp hàng triệu người trên thế giới biết công việc diễn ra như thế nào. Và Việt Nam không phải là ngoại lệ. Trong suốt thời gian vừa qua, đội ngũ Google đã dành phần lớn thời gian để cải thiện trải nghiệm kết hợp trong các công cụ của mình, đặc biệt là với cuộc họp Google Meet. Các tính năng mới như loại bỏ tiếng ồn tự động, hình nền mới và điều chỉnh ánh sáng, đã giúp người dùng tự tin hơn và tập trung vào cuộc họp hơn, bất kể họ tham gia bằng cách nào và ở đâu. 

Google cũng đã dành phần lớn thời gian trong năm ngoái để phát triển các phương pháp hay nhất của riêng mình với tư cách là một nhóm để thực hiện các cuộc họp Google Meet kết hợp một cách toàn diện nhất có thể. Trong bài viết này, GCS sẽ chia sẻ những phương pháp tận dụng những cải tiến mới nhất trong các công cụ của Google Workspace. 

Đặt chế độ Companion (Đồng hành) để hoạt động trong cuộc họp Google Meet kết hợp

Vào năm 2021, Google đã cho ra mắt tính năng chế độ Companion (đồng hành) trong Google Meet, được thiết kế để kết nối liền mạch những người trong phòng họp với đội nhóm ở xa, cho phép mọi người truy cập vào các tính năng tham gia và máy chủ nâng cao, đồng thời tận dụng tối đa âm thanh và video trong phòng họp. 

Giờ đây, người dùng có thể sử dụng chế độ Companion trên máy tính xách tay của mình được kết nối với phần cứng của Google Meet hoặc Nest Hub Max. Chế độ này cho phép người dùng truy cập các tính năng và điều khiển tương tác như trò chuyện, chia sẻ màn hình, giơ tay, thăm dò ý kiến, điều khiển máy chủ lưu trữ và hơn thế nữa. Ngoài ra, người dùng còn có thể bật phụ đề và bản dịch bằng ngôn ngữ ưa thích của mình và xem cận cảnh bản trình bày trên thiết bị của riêng bạn. 

Người dùng có thể tham gia cuộc họp bằng chế độ Companion từ trang đích cuộc họp hoặc qua đường dẫn https://meet.google.com/?companion=1&authuser=0 . Nếu người dùng có ý định chia sẻ nội dung ngay lập tức, truy cập link https://meet.google.com/?present=1&hs=138  để có thể đồng thời tham gia cuộc họp và trình bày. 

Lên lịch cuộc họp Google Meet

Với rất nhiều nhóm và múi giờ phân tán, việc lên lịch cho một cuộc họp phù hợp với tất cả mọi người có thể là một thách thức. Google đã đưa ra một số nguyên tắc để có thể đưa ra một lịch trình phù hợp với tất cả mọi người: 

• Khuyến khích đội nhóm thêm giờ làm việc, địa điểm cũng như thời gian vào Calendar. 
• Cung cấp lịch trình trước ít nhất 24h để đảm bảo mọi người có thể sắp xếp tham gia và chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp. 
• Cân nhắc luân phiên vai trò của người chủ trì và người thư ký. Điều này không chỉ giảm bớt gánh nặng cho một người mà còn cho những người khác tham gia đầy đủ hơn.

Chuẩn bị cho cuộc họp Google Meet với Spaces

Spaces được ví như một địa điểm trung tâm để cộng tác nhóm trong Google Workspace. Spaces được tích hợp chặt chẽ với các công cụ như Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet và Tasks, giúp cho người dùng tham gia vào cuộc họp, chia sẻ kiến thức, ý tưởng phát triển dự án, xây dựng văn hóa cộng đồng một cách nhanh chóng hơn.

Spaces đặc biệt hữu ích khi cần chuẩn bị cho một cuộc họp. Người tham gia có thể xem xét bất kỳ tài liệu nền hoặc bản trình bày nào. Tất cả những thông tin và cuộc thảo luận đó sau đó được lưu giữ để xem lại trong tương lai.

Trong suốt cuộc họp Google Meet

Để cuộc họp được diễn ra liền mạch và không bị khoảng cách làm gián đoạn, Google đã đưa ra một số gợi ý dành cho người dùng: 

• Mở đầu cuộc họp, hãy kết nối những người họp trực tiếp và những người họp từ xa bằng những cuộc trò chuyện nhỏ xung quanh cuộc sống. 
• Khuyến khích những người tham gia sử dụng chế độ Companion và sử dụng tính năng giơ tay phát biểu. 
• Cung cấp nhiều cách để mọi người cung cấp phản hồi. Không phải ai cũng cảm thấy thoải mái khi phát biểu trong cuộc họp nhóm, vì vậy hãy nhớ thu hút phản hồi trong tài liệu chương trình làm việc hoặc thông qua chat, Q&A và thăm dò ý kiến. 
• Sử dụng Jamboard thay vì bảng trắng vật lý để mọi người có thể xem và đóng góp. 

Sau cuộc họp Google Meet

Để đảm bảo những người tham dự cuộc họp cảm thấy được kết nối, hãy: 

• Gửi thông báo cảm ơn mọi người đã dành thời gian cũng như tóm tắt nội dung cuộc họp. 
• Tổng hợp lại ghi chú, ghi âm, công việc phải làm cho các bên liên quan, đặc biệt là những người không thể tham dự. 
• Đối với các họp định kỳ, hãy thu thập ý kiến của mọi người, mỗi tháng một lần bằng Google Forms bằng những câu hỏi như làm thế nào để cuộc diễn ra hiệu quả và toàn diện hơn, có cần thay đổi tần suất họp hay không? 

Trên đây là những phương pháp tận dụng các cải tiến mới nhất trong các công cụ của Google Workspace làm cho các cuộc gọi Google Meet trở nên toàn diện hơn. Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace. Nếu còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới Hotline: 024.9999.7777 chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.