5 bước để doanh nghiệp bắt đầu quá trình chuyển đổi số

Nhiều năm trở lại đây, chúng ta đã chứng kiến thành công to lớn của quá trình chuyển đổi số và những thành tựu mà các doanh nghiệp nhận được từ việc áp dụng công nghệ vào sản xuất, kinh doanh. Trong đó, Cloud (đám mây) được coi là một trong những công nghệ quan trọng nhất mà doanh nghiệp có thể áp dụng.

Dưới đây là 5 bước mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện để bắt đầu hành trình chuyển đổi số của họ.

Bước 1: Xác định mục tiêu của doanh nghiệp từ hành trình chuyển đổi số

Việc chuyển đổi tổ chức của bạn bao gồm nhiều bước và có thể thay đổi quy trình kinh doanh, giải pháp được sử dụng và thậm chí là thay đổi cả những nền tảng cốt lõi của doanh nghiệp bạn. Theo truyền thống ở Ấn Độ, giao dịch thị trường chứng khoán được thực hiện bằng cách sử dụng đặt chỗ trên giấy thủ công. Tuy nhiên, theo thời gian, chúng đã chuyển đổi số và bây giờ mọi thứ đều diễn ra trên Internet. Bạn thậm chí không cần phải đến đại lý để thực hiện giao dịch, bạn có thể làm điều đó một cách thoải mái ngay tại nhà của mình. Tương tự như vậy, nhiều ứng dụng giao dịch (Như Internet Banking, ví điện tử,…), trò chơi, và các ứng dụng tương tự đã tràn ngập thị trường với bước ngoặt riêng trong câu chuyện chuyển đổi số.

5-buoc-de-doanh-nghiep-bat-dau-qua-trinh-chuyen-doi-so-anh-1

Hôm nay doanh nghiệp bạn có một con đường rộng lớn để lựa chọn hành trình của mình đó là chuyển đổi số, câu hỏi đặt ra là bạn muốn đến đâu và mức độ tự động hóa trong quy trình kinh doanh mà bạn muốn đạt được trong việc giảm bớt công việc thủ công dư thừa.

Bước 2: Phân tích hành vi của người dùng trong tổ chức của bạn và lập báo cáo về tất cả phần mềm (hoặc công nghệ) được sử dụng

Nhiều công ty tôi đã làm việc không biết về tất cả các giải pháp CNTT mà họ sử dụng. Ngay cả khi họ có một kho giải pháp được sử dụng, họ cũng không biết về bộ tính năng của nó. Các tổ chức, doanh nghiệp đầu tư vào các giải pháp CNTT dư thừa chỉ vì họ không biết về bộ tính năng của các giải pháp và phần mềm hiện có của họ.

Vì vậy, hãy mở Google Sheet và cập nhật danh sách tất cả khoảng không quảng cáo dành cho CNTT mà doanh nghiệp của bạn đang đầu tư vào. Khi danh sách đã sẵn sàng, hãy chia sẻ điều này với nhà tư vấn CNTT đáng tin cậy của bạn và nhận lời khuyên của họ nếu các giải pháp được sử dụng có thể được hợp nhất hoặc nếu có thể được chuyển sang một giải pháp hiệu quả hơn về chi phí.

Bước 3: Làm việc hiệu quả bằng cách sử dụng các tính năng của giải pháp doanh nghiệp như Google Workspace hoặc Microsoft 365

Bạn cần tìm hiểu xem bạn có đang sử dụng tất cả các tính năng của nó hay bạn đang sử dụng sai giải pháp. Tiết kiệm môi trường là quan trọng, nhưng tiết kiệm tiền cũng rất quan trọng. Bạn không thể hưởng lợi từ các công ty hàng đầu trong ngành như Google Workspace & Microsoft 365 chỉ bằng cách đăng ký giải pháp của họ. Bạn cũng cần hiểu tất cả các tính năng của nó và áp dụng nó vào quy trình kinh doanh của doanh nghiệp mình. Các tổ chức khác nhau có văn hóa và phong cách làm việc khác nhau, các giải pháp cũng nên được khắc phục để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của từng doanh nghiệp. Một giải pháp kinh doanh tiêu chuẩn sẽ giúp bạn làm việc với các thiết bị hội nghị trực tuyến, nhắn tin nội bộ, email bảo mật, quản lý tệp được quản lý cùng với các tiện ích khác có thể giúp các nhóm và người dùng làm việc một cách hiệu quả hơn.

5 buoc de doanh nghiep bat dau qua trinh chuyen doi so anh 2

Nếu không có giải pháp kinh doanh tiêu chuẩn như Google Workspace hoặc Microsoft 365, thì doanh nghiệp bạn sẽ có khả năng chi tiêu nhiều tiền hơn khả năng tiết kiệm được.

Bước 4: Thay đổi phải được thực hiện từ nhà quản lý hàng đầu

Đầu tư vào công nghệ và giải pháp mới sẽ chỉ là trung tâm chi phí cho đến khi ban lãnh đạo cao nhất tham gia vào quy trình và đưa ra ủy quyền về việc áp dụng các giải pháp. Các giải pháp bạn sẽ gặp trong hành trình chuyển đổi số không rẻ từ góc độ tiền tệ nhưng mang lại lợi tức đầu tư cao dựa trên giá trị mà chúng cung cấp cho doanh nghiệp. Giá trị này đôi khi có thể bị bỏ qua khi giải pháp không được áp dụng đúng cách trong toàn tổ chức.

Để Quản lý thay đổi thành công, hãy luôn giữ các Giám đốc Trải nghiệm khách hàng tự tin và yêu cầu họ tác động đến tổ chức từ trên xuống dưới về lợi ích của những giải pháp mới

Bước 5: Có một kế hoạch kết thúc mở trong tương lai

5 buoc de doanh nghiep bat dau qua trinh chuyen doi so anh 3

Với công nghệ phát triển nhanh chóng, bất kỳ chuyển đổi số nào đều không thể hoàn thành trừ khi bạn lên kế hoạch trước và lên kế hoạch cho những thay đổi tiếp theo. Nếu bạn chuyển đổi doanh nghiệp của mình theo đúng hướng, những thay đổi dự kiến trong tương lai sẽ dễ dàng được chấp nhận và sử dụng. Chúng ta sẽ tiếp tục tiến bộ trong lĩnh vực chuyển đổi số và điều này sẽ mở ra tương lai đạt được các nhiệm vụ và kết quả trong thời gian ngắn hơn và ít  nhiệm vụ hơn.

Bắt đầu hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay bằng việc áp dụng 5 bước trên. Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, hãy liên hệ với GCS để được tư vấn giải pháp phù hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp và trải nghiệm miễn phí bộ giải pháp Google Workspace.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top