5 bước để doanh nghiệp bắt đầu quá trình chuyển đổi số

Nhiều năm trở lại đây, chúng ta đã chứng kiến thành công to lớn của quá trình chuyển đổi số và những thành tựu mà các doanh nghiệp nhận được từ việc áp dụng công nghệ vào sản xuất, kinh doanh. Trong đó, Cloud (đám mây) được coi là một trong những công nghệ quan trọng nhất mà doanh nghiệp có thể áp dụng.

Dưới đây là 5 bước mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện để bắt đầu hành trình chuyển đổi số của họ.

Bước 1: Xác định mục tiêu của doanh nghiệp từ hành trình chuyển đổi số

Việc chuyển đổi tổ chức của bạn bao gồm nhiều bước và có thể thay đổi quy trình kinh doanh, giải pháp được sử dụng và thậm chí là thay đổi cả những nền tảng cốt lõi của doanh nghiệp bạn. Theo truyền thống ở Ấn Độ, giao dịch thị trường chứng khoán được thực hiện bằng cách sử dụng đặt chỗ trên giấy thủ công. Tuy nhiên, theo thời gian, chúng đã chuyển đổi số và bây giờ mọi thứ đều diễn ra trên Internet. Bạn thậm chí không cần phải đến đại lý để thực hiện giao dịch, bạn có thể làm điều đó một cách thoải mái ngay tại nhà của mình. Tương tự như vậy, nhiều ứng dụng giao dịch (Như Internet Banking, ví điện tử,…), trò chơi, và các ứng dụng tương tự đã tràn ngập thị trường với bước ngoặt riêng trong câu chuyện chuyển đổi số.

Hôm nay doanh nghiệp bạn có một con đường rộng lớn để lựa chọn hành trình của mình đó là chuyển đổi số, câu hỏi đặt ra là bạn muốn đến đâu và mức độ tự động hóa trong quy trình kinh doanh mà bạn muốn đạt được trong việc giảm bớt công việc thủ công dư thừa.

Bước 2: Phân tích hành vi của người dùng trong tổ chức của bạn và lập báo cáo về tất cả phần mềm (hoặc công nghệ) được sử dụng

Nhiều công ty tôi đã làm việc không biết về tất cả các giải pháp CNTT mà họ sử dụng. Ngay cả khi họ có một kho giải pháp được sử dụng, họ cũng không biết về bộ tính năng của nó. Các tổ chức, doanh nghiệp đầu tư vào các giải pháp CNTT dư thừa chỉ vì họ không biết về bộ tính năng của các giải pháp và phần mềm hiện có của họ.

Vì vậy, hãy mở Google Sheet và cập nhật danh sách tất cả khoảng không quảng cáo dành cho CNTT mà doanh nghiệp của bạn đang đầu tư vào. Khi danh sách đã sẵn sàng, hãy chia sẻ điều này với nhà tư vấn CNTT đáng tin cậy của bạn và nhận lời khuyên của họ nếu các giải pháp được sử dụng có thể được hợp nhất hoặc nếu có thể được chuyển sang một giải pháp hiệu quả hơn về chi phí.

Bước 3: Làm việc hiệu quả bằng cách sử dụng các tính năng của giải pháp doanh nghiệp như Google Workspace hoặc Microsoft 365

Bạn cần tìm hiểu xem bạn có đang sử dụng tất cả các tính năng của nó hay bạn đang sử dụng sai giải pháp. Tiết kiệm môi trường là quan trọng, nhưng tiết kiệm tiền cũng rất quan trọng. Bạn không thể hưởng lợi từ các công ty hàng đầu trong ngành như Google Workspace & Microsoft 365 chỉ bằng cách đăng ký giải pháp của họ. Bạn cũng cần hiểu tất cả các tính năng của nó và áp dụng nó vào quy trình kinh doanh của doanh nghiệp mình. Các tổ chức khác nhau có văn hóa và phong cách làm việc khác nhau, các giải pháp cũng nên được khắc phục để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của từng doanh nghiệp. Một giải pháp kinh doanh tiêu chuẩn sẽ giúp bạn làm việc với các thiết bị hội nghị trực tuyến, nhắn tin nội bộ, email bảo mật, quản lý tệp được quản lý cùng với các tiện ích khác có thể giúp các nhóm và người dùng làm việc một cách hiệu quả hơn.

Nếu không có giải pháp kinh doanh tiêu chuẩn như Google Workspace hoặc Microsoft 365, thì doanh nghiệp bạn sẽ có khả năng chi tiêu nhiều tiền hơn khả năng tiết kiệm được.

Bước 4: Thay đổi phải được thực hiện từ nhà quản lý hàng đầu

Đầu tư vào công nghệ và giải pháp mới sẽ chỉ là trung tâm chi phí cho đến khi ban lãnh đạo cao nhất tham gia vào quy trình và đưa ra ủy quyền về việc áp dụng các giải pháp. Các giải pháp bạn sẽ gặp trong hành trình chuyển đổi số không rẻ từ góc độ tiền tệ nhưng mang lại lợi tức đầu tư cao dựa trên giá trị mà chúng cung cấp cho doanh nghiệp. Giá trị này đôi khi có thể bị bỏ qua khi giải pháp không được áp dụng đúng cách trong toàn tổ chức.

Để Quản lý thay đổi thành công, hãy luôn giữ các Giám đốc Trải nghiệm khách hàng tự tin và yêu cầu họ tác động đến tổ chức từ trên xuống dưới về lợi ích của những giải pháp mới

Bước 5: Có một kế hoạch kết thúc mở trong tương lai

Với công nghệ phát triển nhanh chóng, bất kỳ chuyển đổi số nào đều không thể hoàn thành trừ khi bạn lên kế hoạch trước và lên kế hoạch cho những thay đổi tiếp theo. Nếu bạn chuyển đổi doanh nghiệp của mình theo đúng hướng, những thay đổi dự kiến trong tương lai sẽ dễ dàng được chấp nhận và sử dụng. Chúng ta sẽ tiếp tục tiến bộ trong lĩnh vực chuyển đổi số và điều này sẽ mở ra tương lai đạt được các nhiệm vụ và kết quả trong thời gian ngắn hơn và ít  nhiệm vụ hơn.

Bắt đầu hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay bằng việc áp dụng 5 bước trên. Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, hãy liên hệ với GCS để được tư vấn giải pháp phù hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp và trải nghiệm miễn phí bộ giải pháp Google Workspace.