4 tips sử dụng Google Workspace để duy trì năng suất khi làm việc từ xa

Đối với nhiều người, làm việc từ xa là một trải nghiệm mới và cần phải có thời gian làm quen. Để trợ giúp cho các bạn trong quá trình làm việc từ xa, dưới đây là 4 mẹo mà GCS đã tổng hợp lại để bạn luôn có thể duy trì năng suất khi làm việc từ xa. 

Tạo kích hoạt “công việc” cho não của bạn

Khi bạn làm việc trong văn phòng, thói quen chuẩn bị và đi làm hàng ngày sẽ giúp não bộ của bạn sẵn sàng cho ngày mới. Khi bạn làm việc từ xa, bạn có thể tạo các kích hoạt “bắt đầu ngày mới” giúp bạn sẵn sàng làm việc theo cách tương tự như tập thể dục, đọc tin tức hoặc pha cà phê. 

Không gian làm việc cũng có thể là một điểm nhấn. Một không gian sạch sẽ, ngăn nắp và có ánh sáng tự nhiên sẽ giúp cho não bộ của bạn nhận biết bạn đang ở nơi mà bạn có thể làm việc hiệu quả và không bị mất tập trung. 

Về sự phân tâm: chúng là một trong những thách thức lớn nhất khi làm việc từ xa. Để giữ cho não bộ của bạn ở chế độ phù hợp, hãy tránh thực hiện những công việc không liên quan trong thời gian làm việc. 

Ví dụ: hãy lên lịch cho mình hàng ngày về thời gian bạn sẽ làm những công việc khác nhau, hãy tham khảo template lịch 168 của GCS để lập cho mình một kế hoạch chi tiết cho từng giờ một tại đây. 

Lập ra danh sách những việc cần làm

Một danh sách việc cần làm đơn giản có thể làm nên điều kỳ diệu trong việc giúp bạn luôn sắp xếp được thời gian hợp lý, có động lực và năng suất khi làm việc từ xa. Khi bạn tạo danh sách của mình, hãy nghĩ về các mục tiêu lớn và dài hạn, như hoàn thành một dự án, cũng như hoàn thành các mục tiêu nhỏ để dẫn đến mục tiêu lớn. Kiểm tra những mục tiêu nhỏ hơn đó cho bạn biết bạn đang tiến bộ, điều này mang lại cho bạn sự củng cố tích cực trong suốt cả ngày. Công việc có vẻ khả thi hơn nhiều khi tất cả không còn là nhiệm vụ khổng lồ nữa. 

Hãy viết hoặc gõ ra danh sách của bạn thay vì chỉ có nó trong đầu. Bạn sẽ không phải dành không gian trong đầu để liên tục ghi nhớ những gì bạn phải làm tránh việc mất tập trung khi phải nhớ nhớ quên quên. 

Tips: hãy sử dụng Google Tasks để lên danh sách việc cần làm và thông báo nhắc nhở để làm những công việc đó. 

Lên lịch cho mọi thứ

Làm việc từ xa đòi hỏi một lịch trình giống như một công việc văn phòng thông thường, điều đó không có nghĩa là cả ngày của bạn phải làm việc liên tục. Bạn cần nghỉ ngơi, giải lao thường xuyên để thư giãn về tinh thần và cả thể chất, chỉ là bất kỳ hoạt động nào cũng cần lên lịch. 

Khi tạo lịch trình cho công việc, hãy hiển thị lịch cho đồng nghiệp của bạn bằng tính năng lịch được chia sẻ của Google Calendar. Bằng cách này, họ sẽ biết khi nào bạn rảnh để gặp gỡ và lên lịch một kế hoạch khác. 

Tạo quy trình cộng tác với đội nhóm

Làm việc từ xa có vẻ giống như một trải nghiệm một mình, nhưng nó thường vẫn liên quan đến việc tương tác với những người trong đội nhóm của bạn. Đó có thể là những cuộc họp nhóm, nhận nhiệm vụ, đưa ra quyết định, đưa ra phản hồi. Hoặc cộng tác cùng làm việc trên một file tài liệu, bảng tính hoặc trang trình bày. Vì vậy, điều quan trọng là phải thiết lập các phương pháp cộng tác trong khi làm việc từ xa để công việc của bạn không bị ảnh hưởng bởi bất kỳ lý do gì dù có làm việc ở đâu đi chăng nữa. 

Dù email có thể đang là không gian gửi nhận thông tin hữu hiệu nhất, tuy nhiên nếu bạn cần đặt câu hỏi nhanh hoặc gửi cập nhật nhanh cho nhóm của mình, ứng dụng Google Hangouts là một lựa chọn thay thế tốt cho email. 

Các cuộc thảo luận chi tiết hoặc cần sự đóng góp của nhiều người thường yêu cầu một cuộc họp chính thức. Nói chuyện trực tiếp thường có thể giúp ích cho sự cộng tác, vì vậy bạn có thể cân nhắc tổ chức hội nghị truyền hình qua ứng dụng Google Meet vào những thời điểm này. 

Trên đây chỉ là một vài cách mà GCS.vn đề xuất nhằm duy trì sự tập trung và tinh thần cộng tác giữa các thành viên trong nhóm, trong công ty. Đây chính là chìa khóa giúp mỗi người  làm việc từ xa một cách ổn định mà vẫn đảm bảo được sự tăng trưởng. Để biết thêm thông tin, hãy theo dõi các bài viết mới nhất trên Blog chúng tôi tại đây.

Hy vọng những nội dung trên đây sẽ đem lại nguồn tài nguyên hữu ích cho bạn. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay đội ngũ CSKH cao cấp tại GCS qua Hotline: 024.9999.7777 để được hỗ trợ 24/7 (trừ chủ nhật).

Truy cập các Group của GCS để cùng giao lưu và thảo luận về công nghệ/chuyển đổi số và Google Workspace tại: Hỗ trợ Google Workspace Tiếng Việt: https://www.facebook.com/groups/googleworkspacevn/ Góc Công Nghệ – Cộng đồng chia sẻ kiến thức hỗ trợ cho doanh nghiệp : https://www.facebook.com/groups/goccongnghe Cộng đồng doanh nghiệp chuyển đổi số thành công: https://www.facebook.com/groups/dxbiz