4 tips sử dụng Google Workspace để duy trì năng suất khi làm việc từ xa

Đối với nhiều người, làm việc từ xa là một trải nghiệm mới và cần phải có thời gian làm quen. Để trợ giúp cho các bạn trong quá trình làm việc từ xa, dưới đây là 4 mẹo mà GCS đã tổng hợp lại để bạn luôn có thể duy trì năng suất khi làm việc từ xa. 

Đối với nhiều người, làm việc từ xa là một trải nghiệm mới và cần phải có thời gian làm quen. Để trợ giúp cho các bạn trong quá trình làm việc từ xa, dưới đây là 4 mẹo mà GCS đã tổng hợp lại để bạn luôn có thể duy trì năng suất khi làm việc từ xa. 

Tạo kích hoạt “công việc” cho não của bạn

Khi bạn làm việc trong văn phòng, thói quen chuẩn bị và đi làm hàng ngày sẽ giúp não bộ của bạn sẵn sàng cho ngày mới. Khi bạn làm việc từ xa, bạn có thể tạo các kích hoạt “bắt đầu ngày mới” giúp bạn sẵn sàng làm việc theo cách tương tự như tập thể dục, đọc tin tức hoặc pha cà phê. 

Không gian làm việc cũng có thể là một điểm nhấn. Một không gian sạch sẽ, ngăn nắp và có ánh sáng tự nhiên sẽ giúp cho não bộ của bạn nhận biết bạn đang ở nơi mà bạn có thể làm việc hiệu quả và không bị mất tập trung. 

Về sự phân tâm: chúng là một trong những thách thức lớn nhất khi làm việc từ xa. Để giữ cho não bộ của bạn ở chế độ phù hợp, hãy tránh thực hiện những công việc không liên quan trong thời gian làm việc. 

Ví dụ: hãy lên lịch cho mình hàng ngày về thời gian bạn sẽ làm những công việc khác nhau, hãy tham khảo template lịch 168 của GCS để lập cho mình một kế hoạch chi tiết cho từng giờ một tại đây

lam viejc cung google workspace 1

Lập ra danh sách những việc cần làm

Một danh sách việc cần làm đơn giản có thể làm nên điều kỳ diệu trong việc giúp bạn luôn sắp xếp được thời gian hợp lý, có động lực và năng suất khi làm việc từ xa. Khi bạn tạo danh sách của mình, hãy nghĩ về các mục tiêu lớn và dài hạn, như hoàn thành một dự án, cũng như hoàn thành các mục tiêu nhỏ để dẫn đến mục tiêu lớn. Kiểm tra những mục tiêu nhỏ hơn đó cho bạn biết bạn đang tiến bộ, điều này mang lại cho bạn sự củng cố tích cực trong suốt cả ngày. Công việc có vẻ khả thi hơn nhiều khi tất cả không còn là nhiệm vụ khổng lồ nữa. 

Hãy viết hoặc gõ ra danh sách của bạn thay vì chỉ có nó trong đầu. Bạn sẽ không phải dành không gian trong đầu để liên tục ghi nhớ những gì bạn phải làm tránh việc mất tập trung khi phải nhớ nhớ quên quên. 

Tips: hãy sử dụng Google Tasks để lên danh sách việc cần làm và thông báo nhắc nhở để làm những công việc đó. 

lam viejc cung google workspace 3

Lên lịch cho mọi thứ

Làm việc từ xa đòi hỏi một lịch trình giống như một công việc văn phòng thông thường, điều đó không có nghĩa là cả ngày của bạn phải làm việc liên tục. Bạn cần nghỉ ngơi, giải lao thường xuyên để thư giãn về tinh thần và cả thể chất, chỉ là bất kỳ hoạt động nào cũng cần lên lịch. 

Khi tạo lịch trình cho công việc, hãy hiển thị lịch cho đồng nghiệp của bạn bằng tính năng lịch được chia sẻ của Google Calendar. Bằng cách này, họ sẽ biết khi nào bạn rảnh để gặp gỡ và lên lịch một kế hoạch khác. 

lam viejc cung google workspace 4

Tạo quy trình cộng tác với đội nhóm

Làm việc từ xa có vẻ giống như một trải nghiệm một mình, nhưng nó thường vẫn liên quan đến việc tương tác với những người trong đội nhóm của bạn. Đó có thể là những cuộc họp nhóm, nhận nhiệm vụ, đưa ra quyết định, đưa ra phản hồi. Hoặc cộng tác cùng làm việc trên một file tài liệu, bảng tính hoặc trang trình bày. Vì vậy, điều quan trọng là phải thiết lập các phương pháp cộng tác trong khi làm việc từ xa để công việc của bạn không bị ảnh hưởng bởi bất kỳ lý do gì dù có làm việc ở đâu đi chăng nữa. 

Dù email có thể đang là không gian gửi nhận thông tin hữu hiệu nhất, tuy nhiên nếu bạn cần đặt câu hỏi nhanh hoặc gửi cập nhật nhanh cho nhóm của mình, ứng dụng Google Hangouts là một lựa chọn thay thế tốt cho email. 

Các cuộc thảo luận chi tiết hoặc cần sự đóng góp của nhiều người thường yêu cầu một cuộc họp chính thức. Nói chuyện trực tiếp thường có thể giúp ích cho sự cộng tác, vì vậy bạn có thể cân nhắc tổ chức hội nghị truyền hình qua ứng dụng Google Meet vào những thời điểm này. 

lam viejc cung google workspace 2

Trên đây chỉ là một vài cách mà GCS.vn đề xuất nhằm duy trì sự tập trung và tinh thần cộng tác giữa các thành viên trong nhóm, trong công ty. Đây chính là chìa khóa giúp mỗi người  làm việc từ xa một cách ổn định mà vẫn đảm bảo được sự tăng trưởng. Để biết thêm thông tin, hãy theo dõi các bài viết mới nhất trên Blog chúng tôi tại đây.

Nếu  bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất. 

Truy cập các Group của GCS để cùng giao lưu và thảo luận về công nghệ/chuyển đổi số và Google Workspace tại:
👉🏻 Hỗ trợ Google Workspace Tiếng Việt: https://www.facebook.com/groups/googleworkspacevn/
👉🏻 Góc Công Nghệ – Cộng đồng chia sẻ kiến thức hỗ trợ cho doanh nghiệp ✅: https://www.facebook.com/groups/goccongnghe
👉🏻 Cộng đồng doanh nghiệp chuyển đổi số thành công: https://www.facebook.com/groups/dxbiz

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top