3 điểm khác biệt hàng đầu giữa Gmail và Google Workspace

Google Workspace là một bộ năng suất dựa trên đám mây do Google cung cấp. Nó bao gồm email tên miền doanh nghiệp, ứng dụng lưu trữ dữ liệu Google Drive, Google Calendar, Google Docs, Sheets, Slides,… Google Workspace còn được gọi là phiên bản Gmail dành cho doanh nghiệp, Gmail dành cho công ty, hoặc email doanh nghiệp của Google. Google Workspace có rất nhiều ưu điểm hơn so với Gmail cá nhân trong việc chia sẻ và quản lý các tính năng. 

Cùng dùng chung một giao diện email là Gmail. Vậy, điểm khác biệt giữa Gmail miễn phí và Gmail trong Google Workspace trả phí là gì?

Google Workspace dành cho doanh nghiệp, Gmail dành cho cá nhân

Sự khác biệt chính giữa Gmail và Google Workspace nằm ở quyền sở hữu tài nguyên. Tài nguyên của Google Workspace thuộc sở hữu của doanh nghiệp có quyền kiểm soát cao nhất đối với tất cả các tài khoản. Tài nguyên Gmail do người dùng cá nhân sở hữu và công ty không thể quản lý hộp thư hoặc tài nguyên của từng nhân viên. Vì vậy, khi một nhân viên rời khỏi công ty, tất cả các tệp và thông tin thuộc tài khoản của nhân viên sẽ theo nhân viên đó, đây là một rủi ro cho công ty. 

Điều này cũng xảy ra tương tự đối với các dịch vụ của Google như Google Analytics, Google AdWords, v.v., được áp dụng trong tài khoản Gmail cá nhân của nhân viên sắp rời khỏi công ty. Sau khi thay đổi mật khẩu, công ty sẽ không thể truy cập các dịch vụ này nữa và yêu cầu thiết lập lại hoặc đăng ký lại.

Trong khi đó, tất cả dữ liệu trong mỗi tài khoản đều được lưu trữ trên đám mây và được quản trị viên quản lý tập trung thông qua bảng điều khiển dành cho quản trị viên, người có thể dễ dàng gán lại quyền truy cập cho nhân viên mới.

Google Workspace là một dịch vụ tính phí, Gmail miễn phí

Gmail miễn phí cho tất cả mọi người trong khi Google Workspace là một dịch vụ tính phí. Google Workspace có nhiều tính năng được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp mà không thể tìm thấy trong Gmail. Dưới đây là một số trong số họ:

• @yourcompany.com là địa chỉ email của bạn, thay vì @gmail.com: Google Workspace cho phép người dùng sử dụng nhiều tên miền làm địa chỉ người gửi của họ. Điều này đặc biệt hữu ích cho các công ty, tập đoàn có thể có nhiều công ty con vì họ có thể sở hữu nhiều tên miền khác nhau. Người dùng Google Workspacesẽ có thể sử dụng các địa chỉ email khác nhau gắn với các tên miền khác nhau làm địa chỉ của người gửi.
• Quyền truy cập vào Bảng điều khiển quản trị viên, cho phép bạn cài đặt và kiểm soát các tài khoản người dùng trong doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn. Không có sẵn cho người dùng Gmail: Google Workspace cung cấp Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, cho phép quản trị viên kiểm soát quyền tài khoản đối với những người dùng khác nhau. Ví dụ: người quản lý chỉ có thể thiết lập bộ phận kinh doanh để chia sẻ và truyền tệp với những người bên ngoài tổ chức (khách hàng, nhà cung cấp, vv). Do đó, nhân viên trong bộ phận nội bộ hoặc hành chính không có quyền chia sẻ tập.
• Cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng qua điện thoại và email: Quản trị viên của Google Workspace được hỗ trợ bởi dịch vụ khách hàng từ Google hoặc các đại lý ủy quyền qua điện thoại hoặc email 24/7. GCS là đại lý ủy quyền của Google tại Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS luôn hỗ trợ khách hàng tận tình 24/7, bất kể ngày thường hay ngày nghỉ, ngày lễ theo số Hotline: 024 9999 7777. 
• Tận hưởng dung lượng lưu trữ cao hơn, thậm chí là dung lượng không giới hạn: Phiên bản thấp nhất của Google Workspace: Google Workspace Business Starter có dung lượng tối đa là 30GB, gấp đôi so với dung lượng 15GB của Gmail cá nhân. Người dùng có thể nâng cấp những phiên bản cao cấp hơn để có dung lượng 2TB, 5TB, hoặc không giới hạn dung lượng.

Gmail được thiết kế cho cá nhân, Google Workspace được thiết kế cho doanh nghiệp

Gmail và Google Workspace khác nhau cơ bản về quan điểm thiết kế. Mặc dù có nhiều chức năng giống nhau, Gmail ban đầu được thiết kế cho người dùng cá nhân trong khi Google Workspace dành cho doanh nghiệp và cộng tác nhóm.

Do đó, vì Gmail được thiết kế cho mục đích sử dụng cá nhân theo mặc định, nên không có chức năng quản lý nhóm và việc chia sẻ tệp bị giới hạn ở việc chia sẻ giữa các cá nhân. Nếu một người dùng Gmail muốn chia sẻ một tệp với nhiều người dùng Gmail, họ phải đặt quyền truy cập tệp của từng đối tượng một. Nếu công ty là một nhóm gồm 5 thành viên, bạn phải nhập 4 địa chỉ email của các thành viên khác. Nói cách khác, càng có nhiều người trong công ty, công việc hợp tác càng trở nên rắc rối. Vì vậy, đối với một công ty có trên 10 nhân viên, việc sử dụng Gmail làm hộp thư công ty sẽ gặp nhiều bất tiện trong quá trình làm việc nhóm & cộng tác.

Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng Google Workspace, công ty có thể đặt trước quyền truy cập của tất cả các tệp đám mây. Người dùng có thể kết hợp nhiều ứng dụng khác như Google Calendar, Google Meet, Google Chat,… ngay trong giao diện Gmail. Việc này giúp người dùng thay vì mở nhiều ứng dụng khác nhau, bạn chỉ cần thao tác tất cả trên một giao diện duy nhất. 

GCS – đối tác của Google tại Việt Nam và khu vực châu Á Thái Bình Dương, chuyên cung cấp bộ ứng dụng Google Workspace cho với mức giá ưu đãi nhất. Đăng ký Google Workspace ngay tại đây để trải nghiệm sự khác biệt.

Đăng ký ngay

Nếu  bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.