10 cài đặt Gmail thần thánh mà người dùng không thể bỏ qua

Một số cài đặt Gmail chỉ có sẵn trên web Gmail. Trong khi đó, những người khác chỉ có app hoặc dành cho thiết bị di động trên một nền tảng cụ thể. CGS sẽ giúp bạn khai phá những cài đặt hữu ích, tận dụng tối đa mọi tiềm năng của Gmail.

Cài đặt Gmail soạn tin ở chế độ toàn màn hình

Theo mặc định, cửa sổ soạn thư của Gmail dành cho các email mới là một hộp nhỏ ở góc dưới bên phải màn hình. Nó có vẻ sẽ tối ưu khi bạn muốn theo dõi hộp thư đến của mình. Tuy nhiên, nó cũng sẽ khiến bạn mất tập trung trong khi đang soạn email.

Nếu bạn thích trải nghiệm viết toàn màn hình thường xuyên hơn, hãy mở hộp thư mới trong trang web Gmail. Sau đó, chọn biểu tượng menu ba chấm ở góc dưới bên phải màn hình email. Tiếp đó chọn Mặc định cho toàn màn hình. Cuối cùng load lại trang để kiểm tra kết quả.

mặc định toàn màn hình

Giờ đây, cửa sổ soạn thư trong Gmail của bạn sẽ luôn mở ra ở chính giữa và lớn như cửa sổ trình duyệt hiện tại của bạn cho phép. Nếu bạn muốn thu nhỏ nó trở lại thành thiết lập nhỏ hơn đó, bạn có thể chỉ cần nhấp vào biểu tượng có hai mũi tên hướng vào trong ở góc trên bên phải màn hình. 

Đọc nhiều hơn, nhấp ít hơn

Nhắc tới vấn đề đọc, một trong những cài đặt Gmail đơn giản và hữu ích nhất mà bạn có thể thay đổi là tùy chọn cho “Kích thước trang tối đa”, nằm trong tab Chung của cài đặt trang web.

Theo mặc định ban đầu, Gmail chỉ hiển thị 50 cuộc hội thoại trên mỗi trang và yêu cầu bạn nhấp vào trang tiếp theo để xem thêm thư. Thiết lập như vậy chỉ phù hợp khi trước, lúc băng thông ở mức cao. Nhưng ngày nay, tất cả những lần nhấp thêm đó chỉ khiến mọi thứ trở nên bất tiện. Vì vậy, hãy tiết kiệm thời gian cho mình bằng cách thay đổi cài đặt đó từ 50 thành 100.

Sắp xếp cài đặt Gmail theo thứ tự thích hợp

Nếu bạn đang sử dụng giao diện hộp thư đến theo thẻ mặc định của Gmail theo thứ tự Xã hội, Quảng cáo và Cập nhật. Tuy nhiên, giao diện trong ứng dụng dành cho thiết bị di động sẽ được sắp xếp lại thư trong tab Quảng cáo lên đầu để người dùng định vị đó là phần quan trọng.

Trên thực tế, các thông điệp trong danh mục thường được hiển thị theo thứ tự thời gian. Bạn thường xuyên bị nhìn thấy các email cũ ở phía trên cùng màn hình, trong khi các email quan trọng thì bị đẩy xuống phía bên dưới.

Bạn có thể khôi phục lại trật tự cho hộp thư đến của mình bằng cách chuyển đổi cài đặt chuyên sâu trong ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động. 

  • Trên hệ điều hành Android, mở cài đặt ứng dụng > chọn tên tài khoản của bạn > Danh mục hộp thư đến > Bật nhóm email hàng đầu.
  • Trên iOS, tùy chọn tương tự phía trên, trên màn hình cài đặt Gmail xuất hiện ngay sau khi nhấn vào tên tài khoản của mình. 

Tùy chỉnh đặt thời gian nhắc lại email trong cài đặt Gmail

Nhắc lại là một cài đặt Gmail được nhiều người yêu thích, nhưng nó cũng là một trong những tính năng khá khó hiểu. Bạn có thể tùy chỉnh thời gian mặc định để nhắc lại email trong cài đặt Gmail một cách cụ thể vào sáng, chiều hay tối. Tuy nhiên, cài đặt điều chỉnh đó không nằm trong Gmail. Trên thực tế, nó lại được đặt trong Google Keep.

Bạn chỉ cần mở trang web Keep lên, nhấp vào biểu tượng cài đặt hình bánh răng ở góc trên bên phải màn hình. Sau đó, chọn Cài đặt hoặc mở phần tương đương trong Keep dành cho thiết bị di động, tìm Phần mặc định lời nhắc trong bảng và bật lên. 

cai dat gmail 2

Bạn có thể đặt các giá trị cho Buổi sáng, Buổi chiều và Buổi tối thành bất kỳ thời điểm nào phù hợp với bạn rồi chọn Lưu. Sau khi hoàn tất, hãy quay lại Gmail và nhắc lại một thư, bạn sẽ thấy thời gian tùy chỉnh mới của mình xuất hiện trong các tùy chọn được đề xuất mặc định.

Bật nút “hai trong một”

Gmail là một trình cho phép bạn thực hiện cả hai tác vụ gửi và lưu trữ chỉ với một cú click trên máy tính. Tính năng này cực kỳ hữu ích, bạn nên kích hoạt ngay. Vào phần Chung của cài đặt Gmail, chọn Gửi và lưu trữ. Thay đổi phần cài đặt của nó thành Hiển thị nút Gửi và lưu trữ trong thư trả lời. Sau khi bấm Lưu, bạn sẽ thấy có nút màu xanh làm mới cạnh nút Gửi thông thường, cho phép bạn gửi và lưu trữ trong một bước duy nhất bất kỳ lúc nào bạn đang trả lời email.

Một mẹo bổ sung dành cho bạn: Khi nút đó hiển thị, bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl (hoặc Cmd) + Enter để kích hoạt cùng một hành động mà không cần bất kỳ thao tác di chuột nào.

Cài đặt Gmail trở nên cá nhân hơn

Ngày nay, tất cả chúng ta đều nhận được cả email cá nhân và email hàng loạt, và mặc dù cả hai đều có thể hoàn toàn hợp pháp và có giá trị, nhưng đặc biệt, những email thực sự được viết cho bạn có thể là những thư cần được chú ý ngay lập tức.

Ngày nay, người dùng đều nhận được cả thư cá nhân và thư hàng loạt. Mặc dù cả hai loại đều hoàn toàn hợp pháp và có giá trị, nhưng thông thường, bạn sẽ cần ưu tiên những email cá nhân gửi tới.

Cài đặt Gmail để giúp sắp xếp nội dung cá nhân và hàng loạt, chỉ cần tìm tùy chọn Chỉ báo mức cá nhân trong tab Chung của phần Cài đặt. Thay đổi cài đặt Gmail thành Hiển thị chỉ báo, bạn sẽ nhìn thấy các mũi tên đơn bên cạnh các tin nhắn được gửi cụ thể đến địa chỉ của bạn. Các mũi tên đôi bên cạnh các tin nhắn chỉ được gửi cho bạn mà không có người nhận nào khác liên quan.

Cài đặt Gmail sắp xếp lại nhãn của bạn

Trong số nhiều nhãn mà bạn tạo ra trong quá trình sử dụng Gmail, chỉ có một số ít trong đó được bạn tương tác thường xuyên. Việc của bạn là sắp xếp lại toàn bộ nhãn của bạn không sử dụng thường xuyên và chỉ để lại cho mình những nhãn thực sự cần thiết. Hãy bắt đầu dọn dẹp lại bằng cách nhấp vào tab Nhãn trong cài đặt Gmail. Khi đó, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các nhãn có sẵn của mình, sau đó ẩn bất cứ thứ gì bạn không thường xuyên truy cập. Kết quả, bạn sẽ không lãng phí thời gian để xem qua những thứ không quan trọng.

cai dat gmail 3

Bật xác nhận trước khi gửi

Email thường chứa nhiều nội dung trong đó, điều này khiến người dùng dễ có sai sót khi gửi. Vì thế, bạn nên bật chế độ xác nhận trước khi gửi. Trong ứng dụng Gmail, nhấn chọn biểu tượng menu ở góc trên bên trái của màn hình hộp thư đến. Sau đó, chọn Cài đặt > Cài đặt chung sau đó cuộn hết cỡ xuống cuối màn hình. Tại đó, bạn sẽ tìm được ba tùy chọn mặc định: Xác nhận trước khi xóa, Xác nhận trước khi lưu trữ và Xác nhận trước khi gửi.

xác nhận trước khi gửi

Tăng thời gian hoàn tác email đã gửi

Gmail có một tính năng cực kỳ hữu ích là Hoàn tác gửi, cho phép bạn khôi phục thư sau khi đã gửi. Nó được sử dụng trong trường hợp bạn đột nhiên phát hiện ra mình đã soạn thư sau hoặc nhầm lẫn thư mục đích kèm không phù hợp. Tuy nhiên, ban đầu nó chỉ mặc định kéo dài trong vòng 5 giây. Đây là một khoảng thời gian quá ngắn để bạn có thể hoàn tác lại, nhất là trong khi bạn đang vội vàng, thao tác rất có thể sẽ bị bỏ lỡ. 

Bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh trong nháy mắt để tăng thời gian từ 5 lên tới 30 giây. Trong phần tùy chọn Chung của cài đặt Gmail, tìm phần Hoàn tác gửi. Bạn có thể chọn nhiều mức thời gian, tối đa lên tới 30 giây trước khi email thực sự được gửi đi. 

Tùy chỉnh các phím tắt vuốt giúp tiết kiệm thời của Gmail

Hãy xác định những thao tác thường xuyên thực hiện nhất trên Gmail của bạn như lưu trữ, xóa, đánh dấu là đã đọc hoặc chưa đọc,… Từ những thao tác đó, tạo phím tắt vuốt của ứng dụng để ưu tiên sử dụng thuận tiện hơn.

Chẳng hạn, bạn muốn vuốt sang trái trên bất kỳ thư nào trong hộp thư đến của mình để tạm ẩn email và vuốt sang phải để lưu trữ. Hoặc có thể bạn muốn vuốt sang trái để chuyển một tin nhắn đã đọc hay chưa đọc và vuốt sang phải để xóa nó. Hãy cài đặt những thao tác lệnh tùy chỉnh phù hợp nhất với bạn.

Trong ứng dụng Gmail chạy hệ điều hành Android, tìm kiếm tùy chọn Thao tác vuốt trong phần Cài đặt chung của cài đặt ứng dụng. Trên iOS, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn menu trong cài đặt chính của ứng dụng. Dù bằng cách nào, bạn chỉ cần một lần nhấn là có thể thiết lập ngay cài đặt Gmail thao tác vuốt. 

Trên đây 10 cài đặt Gmail thần thánh hữu ích cho người dùng. Nếu bạn đang quan tâm tới Gmail doanh nghiệp hay Google Workspace, hãy nhấc máy lên và gọi ngay tới số hotline GCS 024.9999.7777 để được tư vấn gói dịch vụ tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top