10 cài đặt Gmail thần thánh mà người dùng không thể bỏ qua

Cài đặt Gmail soạn tin ở chế độ toàn màn hình

Theo mặc định, cửa sổ soạn thư của Gmail dành cho các email mới là một hộp nhỏ ở góc dưới bên phải màn hình. Nó có vẻ sẽ tối ưu khi bạn muốn theo dõi hộp thư đến của mình. Tuy nhiên, nó cũng sẽ khiến bạn mất tập trung trong khi đang soạn email.

Nếu bạn thích trải nghiệm viết toàn màn hình thường xuyên hơn, hãy mở hộp thư mới trong trang web Gmail. Sau đó, chọn biểu tượng menu ba chấm ở góc dưới bên phải màn hình email. Tiếp đó chọn Mặc định cho toàn màn hình. Cuối cùng load lại trang để kiểm tra kết quả.

Giờ đây, cửa sổ soạn thư trong Gmail của bạn sẽ luôn mở ra ở chính giữa và lớn như cửa sổ trình duyệt hiện tại của bạn cho phép. Nếu bạn muốn thu nhỏ nó trở lại thành thiết lập nhỏ hơn đó, bạn có thể chỉ cần nhấp vào biểu tượng có hai mũi tên hướng vào trong ở góc trên bên phải màn hình. 

Đọc nhiều hơn, nhấp ít hơn

Nhắc tới vấn đề đọc, một trong những cài đặt Gmail đơn giản và hữu ích nhất mà bạn có thể thay đổi là tùy chọn cho “Kích thước trang tối đa”, nằm trong tab Chung của cài đặt trang web.

Theo mặc định ban đầu, Gmail chỉ hiển thị 50 cuộc hội thoại trên mỗi trang và yêu cầu bạn nhấp vào trang tiếp theo để xem thêm thư. Thiết lập như vậy chỉ phù hợp khi trước, lúc băng thông ở mức cao. Nhưng ngày nay, tất cả những lần nhấp thêm đó chỉ khiến mọi thứ trở nên bất tiện. Vì vậy, hãy tiết kiệm thời gian cho mình bằng cách thay đổi cài đặt đó từ 50 thành 100.

Sắp xếp cài đặt Gmail theo thứ tự thích hợp

Nếu bạn đang sử dụng giao diện hộp thư đến theo thẻ mặc định của Gmail theo thứ tự Xã hội, Quảng cáo và Cập nhật. Tuy nhiên, giao diện trong ứng dụng dành cho thiết bị di động sẽ được sắp xếp lại thư trong tab Quảng cáo lên đầu để người dùng định vị đó là phần quan trọng.

Trên thực tế, các thông điệp trong danh mục thường được hiển thị theo thứ tự thời gian. Bạn thường xuyên bị nhìn thấy các email cũ ở phía trên cùng màn hình, trong khi các email quan trọng thì bị đẩy xuống phía bên dưới.

Bạn có thể khôi phục lại trật tự cho hộp thư đến của mình bằng cách chuyển đổi cài đặt chuyên sâu trong ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động. 

• Trên hệ điều hành Android, mở cài đặt ứng dụng > chọn tên tài khoản của bạn > Danh mục hộp thư đến > Bật nhóm email hàng đầu.
• Trên iOS, tùy chọn tương tự phía trên, trên màn hình cài đặt Gmail xuất hiện ngay sau khi nhấn vào tên tài khoản của mình. 

Tùy chỉnh đặt thời gian nhắc lại email trong cài đặt Gmail

Nhắc lại là một cài đặt Gmail được nhiều người yêu thích, nhưng nó cũng là một trong những tính năng khá khó hiểu. Bạn có thể tùy chỉnh thời gian mặc định để nhắc lại email trong cài đặt Gmail một cách cụ thể vào sáng, chiều hay tối. Tuy nhiên, cài đặt điều chỉnh đó không nằm trong Gmail. Trên thực tế, nó lại được đặt trong Google Keep.

Bạn chỉ cần mở trang web Keep lên, nhấp vào biểu tượng cài đặt hình bánh răng ở góc trên bên phải màn hình. Sau đó, chọn Cài đặt hoặc mở phần tương đương trong Keep dành cho thiết bị di động, tìm Phần mặc định lời nhắc trong bảng và bật lên. 

Bạn có thể đặt các giá trị cho Buổi sáng, Buổi chiều và Buổi tối thành bất kỳ thời điểm nào phù hợp với bạn rồi chọn Lưu. Sau khi hoàn tất, hãy quay lại Gmail và nhắc lại một thư, bạn sẽ thấy thời gian tùy chỉnh mới của mình xuất hiện trong các tùy chọn được đề xuất mặc định.

Bật nút “hai trong một”

Gmail là một trình cho phép bạn thực hiện cả hai tác vụ gửi và lưu trữ chỉ với một cú click trên máy tính. Tính năng này cực kỳ hữu ích, bạn nên kích hoạt ngay. Vào phần Chung của cài đặt Gmail, chọn Gửi và lưu trữ. Thay đổi phần cài đặt của nó thành Hiển thị nút Gửi và lưu trữ trong thư trả lời. Sau khi bấm Lưu, bạn sẽ thấy có nút màu xanh làm mới cạnh nút Gửi thông thường, cho phép bạn gửi và lưu trữ trong một bước duy nhất bất kỳ lúc nào bạn đang trả lời email.

Một mẹo bổ sung dành cho bạn: Khi nút đó hiển thị, bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl (hoặc Cmd) + Enter để kích hoạt cùng một hành động mà không cần bất kỳ thao tác di chuột nào.

Cài đặt Gmail trở nên cá nhân hơn

Ngày nay, tất cả chúng ta đều nhận được cả email cá nhân và email hàng loạt, và mặc dù cả hai đều có thể hoàn toàn hợp pháp và có giá trị, nhưng đặc biệt, những email thực sự được viết cho bạn có thể là những thư cần được chú ý ngay lập tức.

Ngày nay, người dùng đều nhận được cả thư cá nhân và thư hàng loạt. Mặc dù cả hai loại đều hoàn toàn hợp pháp và có giá trị, nhưng thông thường, bạn sẽ cần ưu tiên những email cá nhân gửi tới.

Cài đặt Gmail để giúp sắp xếp nội dung cá nhân và hàng loạt, chỉ cần tìm tùy chọn Chỉ báo mức cá nhân trong tab Chung của phần Cài đặt. Thay đổi cài đặt Gmail thành Hiển thị chỉ báo, bạn sẽ nhìn thấy các mũi tên đơn bên cạnh các tin nhắn được gửi cụ thể đến địa chỉ của bạn. Các mũi tên đôi bên cạnh các tin nhắn chỉ được gửi cho bạn mà không có người nhận nào khác liên quan.

Cài đặt Gmail sắp xếp lại nhãn của bạn

Trong số nhiều nhãn mà bạn tạo ra trong quá trình sử dụng Gmail, chỉ có một số ít trong đó được bạn tương tác thường xuyên. Việc của bạn là sắp xếp lại toàn bộ nhãn của bạn không sử dụng thường xuyên và chỉ để lại cho mình những nhãn thực sự cần thiết. Hãy bắt đầu dọn dẹp lại bằng cách nhấp vào tab Nhãn trong cài đặt Gmail. Khi đó, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các nhãn có sẵn của mình, sau đó ẩn bất cứ thứ gì bạn không thường xuyên truy cập. Kết quả, bạn sẽ không lãng phí thời gian để xem qua những thứ không quan trọng.

Bật xác nhận trước khi gửi

Email thường chứa nhiều nội dung trong đó, điều này khiến người dùng dễ có sai sót khi gửi. Vì thế, bạn nên bật chế độ xác nhận trước khi gửi. Trong ứng dụng Gmail, nhấn chọn biểu tượng menu ở góc trên bên trái của màn hình hộp thư đến. Sau đó, chọn Cài đặt > Cài đặt chung sau đó cuộn hết cỡ xuống cuối màn hình. Tại đó, bạn sẽ tìm được ba tùy chọn mặc định: Xác nhận trước khi xóa, Xác nhận trước khi lưu trữ và Xác nhận trước khi gửi.

Tăng thời gian hoàn tác email đã gửi

Gmail có một tính năng cực kỳ hữu ích là Hoàn tác gửi, cho phép bạn khôi phục thư sau khi đã gửi. Nó được sử dụng trong trường hợp bạn đột nhiên phát hiện ra mình đã soạn thư sau hoặc nhầm lẫn thư mục đích kèm không phù hợp. Tuy nhiên, ban đầu nó chỉ mặc định kéo dài trong vòng 5 giây. Đây là một khoảng thời gian quá ngắn để bạn có thể hoàn tác lại, nhất là trong khi bạn đang vội vàng, thao tác rất có thể sẽ bị bỏ lỡ. 

Bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh trong nháy mắt để tăng thời gian từ 5 lên tới 30 giây. Trong phần tùy chọn Chung của cài đặt Gmail, tìm phần Hoàn tác gửi. Bạn có thể chọn nhiều mức thời gian, tối đa lên tới 30 giây trước khi email thực sự được gửi đi. 

Tùy chỉnh các phím tắt vuốt giúp tiết kiệm thời của Gmail

Hãy xác định những thao tác thường xuyên thực hiện nhất trên Gmail của bạn như lưu trữ, xóa, đánh dấu là đã đọc hoặc chưa đọc,… Từ những thao tác đó, tạo phím tắt vuốt của ứng dụng để ưu tiên sử dụng thuận tiện hơn.

Chẳng hạn, bạn muốn vuốt sang trái trên bất kỳ thư nào trong hộp thư đến của mình để tạm ẩn email và vuốt sang phải để lưu trữ. Hoặc có thể bạn muốn vuốt sang trái để chuyển một tin nhắn đã đọc hay chưa đọc và vuốt sang phải để xóa nó. Hãy cài đặt những thao tác lệnh tùy chỉnh phù hợp nhất với bạn.

Trong ứng dụng Gmail chạy hệ điều hành Android, tìm kiếm tùy chọn Thao tác vuốt trong phần Cài đặt chung của cài đặt ứng dụng. Trên iOS, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn menu trong cài đặt chính của ứng dụng. Dù bằng cách nào, bạn chỉ cần một lần nhấn là có thể thiết lập ngay cài đặt Gmail thao tác vuốt. 

Tổng kết

Trên đây là chia sẻ của GCS Vietnam về 10 cài đặt Gmail thần thánh hữu ích cho người dùng. Nếu bạn đang quan tâm tới Gmail doanh nghiệp hay Google Workspace, hãy nhấc máy lên và gọi ngay tới số Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn gói dịch vụ tối ưu nhất cho doanh nghiệp.