Yêu cầu và xem xét phê duyệt tài liệu chính thức trong Google Docs

Trước đây, Google đã tung ra một bản beta mới cho phép bạn yêu cầu và xem xét các phê duyệt chính thức trên Google Docs, Sheets, Slides. Tuy nhiên giờ đây, Google đang triển khai khả năng đó cho nhiều người dùng hơn trong Google Docs.

Trước đây, Google đã tung ra một bản beta mới cho phép bạn yêu cầu và xem xét các phê duyệt chính thức trên Google Docs, Sheets, Slides. Tuy nhiên giờ đây, Google đang triển khai khả năng đó cho nhiều người dùng hơn trong Google Docs.

Sau khi được yêu cầu, người phê duyệt có thể phê duyệt, từ chối, thêm nhận xét hoặc chỉnh sửa tài liệu theo phản hồi. Tất cả những điều này có thể được thực hiện mà không cần rời khỏi môi trường an toàn của Google Workspace.

yeu-cau-va-xem-xet-phe-duyet-tai-lieu-chinh-thuc-trong-google-docs-anh-1

Việc đảm bảo phê duyệt tài liệu có thể khó khăn khi cộng tác với nhiều bên liên quan và các ưu tiên cạnh tranh. Tính năng này giúp bạn dễ dàng bảo mật những phê duyệt đó và xem ai đã phê duyệt chúng trong Google Docs.

Tính năng này cũng đảm bảo rằng khi các chỉnh sửa được thực hiện đối với một tài liệu, tất cả những người đánh giá sẽ được thông báo và phiên bản mới nhất của tài liệu được phê duyệt lại. Nó cũng đảm bảo rằng một khi tất cả những người đánh giá đã cung cấp sự chấp thuận của họ, tệp sẽ khóa và không thể được chỉnh sửa, đảm bảo tính toàn vẹn cho tài liệu Google Docs của bạn.

Đồng thời, tính năng mới này cũng sẽ hợp lý hóa quy trình làm việc cần thiết để đảm bảo sự chấp thuận đối với các hợp đồng, tài liệu pháp lý và các tình huống khác khi yêu cầu phê duyệt chính thức đều có thể sử dụng tính năng mới này trong Google Docs. 

Sau khi một tài liệu được gửi để phê duyệt, người đánh giá sẽ nhận được thông báo qua email, trình duyệt hoặc Google Chat, dựa trên vị trí họ đã chọn trong cài đặt web của Google Drive để nhận thông báo. Sau đó, họ sẽ nhận được một liên kết mà họ có thể theo dõi trực tiếp đến tài liệu.

Nếu bạn đặt ngày đến hạn, những người đánh giá của bạn sẽ nhận được lời nhắc qua email rằng họ cần phê duyệt hoặc đã quá hạn. Bạn cũng sẽ có thể ngăn bất kỳ người dùng nào chỉnh sửa nội dung của mục hoặc để lại nhận xét và đề xuất bằng cách chọn khóa tài liệu.

Lưu ý: Các tài liệu theo mặc định sẽ vẫn được mở khóa cho đến khi chúng được phê duyệt hoàn toàn.

Nếu bạn yêu cầu phê duyệt từ nhiều người, tài liệu được coi là đã được phê duyệt sau khi tất cả những người đánh giá phê duyệt tệp. Nếu chỉnh sửa được thực hiện trong quá trình phê duyệt, tất cả người đánh giá sẽ cần phê duyệt lại phiên bản mới nhất của tệp và sẽ nhận được thông báo qua email trong những trường hợp đó. Yêu cầu phê duyệt tài liệu bị từ chối đối với tất cả người đánh giá nếu một người đánh giá duy nhất từ ​​chối tệp.

Sau khi tất cả những người đánh giá phê duyệt tài liệu, tệp sẽ bị khóa. Không thể chỉnh sửa các tệp đã khóa cho đến khi chúng được mở khóa hoặc phê duyệt. Mở khóa tệp sẽ hủy yêu cầu phê duyệt hiện tại.

Bắt đầu từ ngày 8 tháng 11 năm 2021, quản trị viên có thể cài đặt và định cấu hình trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, Tuy nhiên những cài đặt này sẽ không được hiển thị ngay. Đến ngày 15 tháng 11 năm 2021, khi tính năng này ra mắt người dùng Google Workspace thì những cài đặt của quản trị viên trước đó mới được hiển thị.

yeu-cau-va-xem-xet-phe-duyet-tai-lieu-chinh-thuc-trong-google-docs-anh-2

Tất cả người dùng Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus và tổ chức phi lợi nhuận, cũng như G Suite Business, G Suite Enterprise, Drive Enterprise, G Suite cho giáo dục, G Suite Enterprise cho Giáo dục và G Suite dành cho tổ chức phi lợi nhuận.

Do đó, những ai đang sử dụng Google Workspace Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline và G Suite Basic hoặc Tài khoản Google cá nhân hãy nâng cấp lên những phiên bản nâng cao hơn kể trên để yêu cầu và xem xét tài iệu chính thức trong Google Docs nhé. GCS cung cấp các gói Google Workspace với mức giá vô cùng ưu đãi, nhấn đăng ký dưới đây để chọn phiên bản phù hợp với doanh nghiệp bạn nhé. 

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

cách-quan-ly-thong-bao-email-bang-hiver

Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Khi cài đặt Hiver thành công, việc nhận thông báo về những thư quan trọng vẫn chưa được quản lý. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết về Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver.
hiver (1)2 (1)

Đối Tác Chính Thức Duy Nhất Của Hiver Tại Việt Nam

Hiện nay, Gmail là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Sẽ thật tuyệt vời nếu Gmail có thể hỗ trợ đa kênh, cộng tác dễ dàng hơn với đối tác cùng đồng nghiệp, tự động hoá mọi tác vụ, phân tích báo cáo một cách chuyên sâu,.. Đó không còn là một ước vọng quá xa xôi khi Hiver ra đời.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về Hiver cũng như đối tác của Hiver tại Việt Nam qua những thông tin chia sẻ của GCS dưới đây.

Hiver là gì?

loi-ich-cua-hiver

Hiver là một nền tảng mạnh mẽ cung cấp những giải pháp trong việc quản lý email cũng như helpdesk dựa trên Gmail. Nhờ có Hiver, mọi tổ chức và doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình làm việc đồng thời tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân sự.

Những tính năng như quản lý email, tự động hoá, phân tích báo cáo, hợp tác,.. đều được tích hợp trọn vẹn trong 4 lĩnh vực chính mà Hiver hỗ trợ, cụ thể:

  • Hiver for Customer Service: Hỗ trợ khách hàng thông qua email, xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải ngay từ giao diện hộp thư đến của Gmail quen thuộc. 
  • Hiver for Finance Operations: Truy vấn sổ sách kế toán, cộng tác về hoá đơn, chứng từ,... nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. 
  • Hiver for People Operations: Cung cấp những câu trả lời chính xác cho các truy vấn liên quan đến chính sách của công ty, bảng lương nhân viên,...
  • Hiver for IT Operations: Cập nhật những vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải, đưa ra yêu cầu hỗ trợ và giải pháp khắc phục kịp thời.

Đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam

hvn-doi-tac-hiver-tai-viet-nam

Trải qua 6 năm phát triển, Hiver đã có hơn 2000 khách hàng trung thành đồng thời có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Tuy nhiên, Hiver vẫn là một “khái niệm” còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam. Điều này càng được khẳng định khi hiện nay HVN Group là đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam. 

GCS hiện đang cung cấp các giải pháp Email doanh nghiệp trên Google và thuộc thương hiệu con của HVN Group. Vậy nên việc kết hợp cộng tác Hiver là điều rất mong muốn của HVN và GCS. Từ đó hỗ trợ tất cả các khách hàng của mình đang sử dụng Google Workspace biết đến Hiver để tăng hiệu quả trong công việc của họ hơn. Hiện tại, khách hàng khi lựa chọn Hiver tại GCS sẽ 2 gói dịch vụ với mức giá cực kỳ ưu đãi. 

Giá để sử dụng Hiver

  • Gói Lite cơ bản với mức giá 15$/người dùng/tháng
  • Gói Pro cao cấp với mức giá 39$/người dùng/tháng cùng nhiều tính năng nổi bật hơn. 

Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp với GCS Technology (Google Cloud Solutions) - một thương hiệu con của tập đoàn HVN Group  qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể và cặn kẽ hơn. 

Triển khai Hiver tại GCS mang đến những điều gì cho người sử dụng?

Sự ra đời của Hiver đã giải quyết nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi hầu hết hiện nay các Helpdesk đều đắt tiền và quá trình sử dụng không hề đơn giản. Hiver đã giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa mọi nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và hơn hết việc triển khai Hiver đã biến Gmail trở thành một công cụ toàn năng:

Mọi kênh liên lạc đều gói gọn bên trong Gmail

Nhờ Hiver, việc quản lý giao tiếp trên tất cả các kênh bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tiếp, WhatsApp với nhà cung cấp hay khách hàng đều được thực hiện ngay tại Gmail. Từ đó xây dựng cơ sở tri thức cả bên trong lẫn bên ngoài, thúc đẩy hoạt động tự phục vụ và chuyển hướng truy vấn.

hiver3

Nâng cao quá trình cộng tác trong tổ chức

Đơn giản chỉ bằng một thao tác "@" đề cập đến đồng nghiệp của bạn, note lại một ghi chú ngay bên cạnh chuỗi email là bạn có thể cộng tác về các truy vấn với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức/ doanh nghiệp của mình.

Tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại

Giờ đây dù làm ít nhưng bạn lại có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì Hiver giúp cho bạn cùng đội nhóm có thể giản lược công việc nhàm chán, tiết kiệm thời gian và công sức bằng tính năng tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc có điều kiện. Chẳng hạn như tất cả mọi truy vấn liên quan đến một lỗi sản phẩm sẽ được tự động chỉ định cho một chuyên gia kỹ thuật cụ thể.

hiver4

Phân tích báo cáo một cách chuyên sâu hơn

Hiver hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc của đội nhóm bằng cách phân tích chuyên sâu những báo cáo cùng các số liệu chính. Từ đó, bạn có thể phát hiện những sự cố, những vấn đề nghiêm trọng để khắc phục kịp thời và nhanh chóng hơn.

Mọi công việc đều được thực hiện tại Gmail

Các công cụ phổ biến như WhatsApp, Asana, Slack, Salesforce,.. đều được tích hợp và được thực hiện tại Gmail một cách trọn vẹn. Chính vì thế Hiver đã khiến Gmail trở thành một nền tảng toàn diện có thể quản lý những tác vụ, các dự án và nhiều kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau. Không chỉ gói gọn mọi kênh liên lạc, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi công việc ngay tại Gmail.

Phân quyền và giao việc dễ dàng ngay trên Gmail

hiver-5 (1)

Giờ đây việc phân quyền, giao nhiệm vụ và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ đã trở nên dễ dàng hơn sau khi triển khai Hiver. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chỉ định nhân sự giải đáp, phản hồi email của đối tác hay khách hàng. Điều này tránh được tình trạng bỏ sót email và khách hàng/ đối tác cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn. 

Đặc biệt, báo cáo phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân sẽ được tổng hợp lại. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp cho tổ chức có thể theo dõi, giám sát công việc của nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của GCS về đối tác của Hiver tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tối ưu hoá hiệu suất làm việc đồng thời tăng cường sự cộng tác cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay GCS Technology - Google Cloud Solutions để trải nghiệm sự thay đổi cũng như hiệu quả mà nền tảng này mang đến. 

Bạn có thể kết nối trực tiếp với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới. Đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tư vấn đồng thời hỗ trợ triển khai Hiver nhanh chóng và toàn diện nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Scroll to Top