Yêu cầu và xem xét phê duyệt tài liệu chính thức trong Google Docs

Trước đây, Google đã tung ra một bản beta mới cho phép bạn yêu cầu và xem xét các phê duyệt chính thức trên Google Docs, Sheets, Slides. Tuy nhiên giờ đây, Google đang triển khai khả năng đó cho nhiều người dùng hơn trong Google Docs.

Sau khi được yêu cầu, người phê duyệt có thể phê duyệt, từ chối, thêm nhận xét hoặc chỉnh sửa tài liệu theo phản hồi. Tất cả những điều này có thể được thực hiện mà không cần rời khỏi môi trường an toàn của Google Workspace.

Việc đảm bảo phê duyệt tài liệu có thể khó khăn khi cộng tác với nhiều bên liên quan và các ưu tiên cạnh tranh. Tính năng này giúp bạn dễ dàng bảo mật những phê duyệt đó và xem ai đã phê duyệt chúng trong Google Docs.

Tính năng này cũng đảm bảo rằng khi các chỉnh sửa được thực hiện đối với một tài liệu, tất cả những người đánh giá sẽ được thông báo và phiên bản mới nhất của tài liệu được phê duyệt lại. Nó cũng đảm bảo rằng một khi tất cả những người đánh giá đã cung cấp sự chấp thuận của họ, tệp sẽ khóa và không thể được chỉnh sửa, đảm bảo tính toàn vẹn cho tài liệu Google Docs của bạn.

Đồng thời, tính năng mới này cũng sẽ hợp lý hóa quy trình làm việc cần thiết để đảm bảo sự chấp thuận đối với các hợp đồng, tài liệu pháp lý và các tình huống khác khi yêu cầu phê duyệt chính thức đều có thể sử dụng tính năng mới này trong Google Docs. 

Sau khi một tài liệu được gửi để phê duyệt, người đánh giá sẽ nhận được thông báo qua email, trình duyệt hoặc Google Chat, dựa trên vị trí họ đã chọn trong cài đặt web của Google Drive để nhận thông báo. Sau đó, họ sẽ nhận được một liên kết mà họ có thể theo dõi trực tiếp đến tài liệu.

Nếu bạn đặt ngày đến hạn, những người đánh giá của bạn sẽ nhận được lời nhắc qua email rằng họ cần phê duyệt hoặc đã quá hạn. Bạn cũng sẽ có thể ngăn bất kỳ người dùng nào chỉnh sửa nội dung của mục hoặc để lại nhận xét và đề xuất bằng cách chọn khóa tài liệu.

Lưu ý: Các tài liệu theo mặc định sẽ vẫn được mở khóa cho đến khi chúng được phê duyệt hoàn toàn.

Nếu bạn yêu cầu phê duyệt từ nhiều người, tài liệu được coi là đã được phê duyệt sau khi tất cả những người đánh giá phê duyệt tệp. Nếu chỉnh sửa được thực hiện trong quá trình phê duyệt, tất cả người đánh giá sẽ cần phê duyệt lại phiên bản mới nhất của tệp và sẽ nhận được thông báo qua email trong những trường hợp đó. Yêu cầu phê duyệt tài liệu bị từ chối đối với tất cả người đánh giá nếu một người đánh giá duy nhất từ ​​chối tệp.

Sau khi tất cả những người đánh giá phê duyệt tài liệu, tệp sẽ bị khóa. Không thể chỉnh sửa các tệp đã khóa cho đến khi chúng được mở khóa hoặc phê duyệt. Mở khóa tệp sẽ hủy yêu cầu phê duyệt hiện tại.

Bắt đầu từ ngày 8 tháng 11 năm 2021, quản trị viên có thể cài đặt và định cấu hình trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, Tuy nhiên những cài đặt này sẽ không được hiển thị ngay. Đến ngày 15 tháng 11 năm 2021, khi tính năng này ra mắt người dùng Google Workspace thì những cài đặt của quản trị viên trước đó mới được hiển thị.

Tất cả người dùng Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus và tổ chức phi lợi nhuận, cũng như G Suite Business, G Suite Enterprise, Drive Enterprise, G Suite cho giáo dục, G Suite Enterprise cho Giáo dục và G Suite dành cho tổ chức phi lợi nhuận.

Do đó, những ai đang sử dụng Google Workspace Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline và G Suite Basic hoặc Tài khoản Google cá nhân hãy nâng cấp lên những phiên bản nâng cao hơn kể trên để yêu cầu và xem xét tài iệu chính thức trong Google Docs nhé. GCS cung cấp các gói Google Workspace với mức giá vô cùng ưu đãi, nhấn đăng ký dưới đây để chọn phiên bản phù hợp với doanh nghiệp bạn nhé. 

Đăng ký ngay

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.