Ý tưởng đặt tên Nhãn trong Gmail giúp bạn phân loại và tìm kiếm Email dễ dàng

Gmail là công cụ quan trọng đối với các doanh nghiệp. Với những tính năng tuyệt vời như bảo mật thông tin, nhận địa chỉ email tùy chỉnh, khả năng tích hợp mạnh mẽ và đảm bảo 99.9% thời gian hoạt động, 0% ngừng hoạt động.

Mọi Email khi được gửi đến bạn đều tập trung ở hộp thư đến tại một mục. Điều này gây ra nhiều khó khăn cho quá trình tìm kiếm lại một thông tin, email từ ai đó đã gửi cho bạn trước đó.

Nếu bạn không có quá nhiều thời gian để ngồi chọn lọc từng Email với từng chủ đề giống nhau và khác nhau. Thì bài viết sau đây sẽ giúp bạn cách sắp xếp thư đến trong Gmail một cách tối ưu để mang lại hiệu quả tốt nhất.

Các ý tưởng đặt tên Nhãn (Labels) cho bạn

Bạn có bị nhầm lẫn giữa nhãn và thư mục không? 

Nguyên nhân chính là do mô hình lưu trữ tin nhắn. Mọi người vì đã quá quen với việc chia thư thành các thư mục riêng biệt theo chủ đề của họ, tạo bản sao khi cần thiết và sau đó thoải mái xóa các bản sao từ một thư mục mà không làm ảnh hưởng đến nội dung của các thư mục khác. Mặt khác, Gmail không đưa thư vào thư mục chủ đề – nó đặt nhãn chủ đề trên thư. Đối với, nhãn bạn có thể tô màu cho các nhãn khác nhau để tạo sự khác biệt và dễ tìm kiếm. 

Lợi ích của nhãn: 

• Sắp xếp bố cục Email logic giúp bạn tiết kiệm nhiều thời. 
• Tìm kiếm nhanh chóng các email cùng chủ đề và lấy ra tất cả các thư phù hợp dưới dạng một tập hợp các kết quả tìm kiếm. 
• Các nhãn có thể được cung cấp các màu để phân biệt chúng với nhau một cách trực quan.
• Bạn có thể tạo ra hàng trăm nghìn các nhãn khác nhau.
• Trong một nhãn mẹ bạn có thể tạo ra nhiều các nhãn con khác nhau. 
• Đối với các nhãn không sử dụng thường xuyên có thể bị “ẩn” khỏi danh sách nhãn. 

Gợi ý các ý tưởng đặt tên nhãn cho bạn

Khi bạn đang tạo nhãn để sắp xếp các thư nhưng bạn lại không biết đặt tên nhãn sao cho dễ nhớ và dễ tìm kiếm. Hãy thử những ý tưởng này để sắp xếp email của bạn.

• Đặt tên nhãn cho email từ bất kỳ ai bên ngoài tổ chức của bạn. Ví dụ: bạn có thể đặt tên các đối tác của mình để dễ dàng phân biệt các thư của từng đối tác khác nhau và không bị chậm hay không trả lời thư của họ.
• Những người thuộc nội bộ trong công ty của bạn. 
• Đặt tên nhãn đối với những email được lên lịch công việc hàng ngày hàng của bạn. Ví dụ như lịch hẹn với đối tác của bạn vào ngày mai.
• Bạn có thể đặt tên các nhãn như khuyến mãi, xã hội, diễn đàn,…

Hướng dẫn tạo “Nhãn” (Label) cho các nhóm email. 

Chỉ với 2 cách tạo nhãn đơn giản mọi thứ hỗn loạn sẽ trở nên logic và công việc bạn trở nên dễ dàng hơn. 

Cách 1: Tạo nhãn trong phần cài đặt.

Bước 1: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt)See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).

Bước 2: Nhấn vào tab Labels (Nhãn).

Bước 3: Cuộn đến phần Nhãn và nhấp vào Create new label (Tạo nhãn mới).

Bước 4: Nhập tên nhãn và nhấp vào Create (Tạo).

Bạn cũng có thể tạo các nhãn lồng nhau, giống như các thư mục con.

Cách 2: Tạo nhãn ở màn hình giao diện chính của email.

Bước 1: Từ một email, nhấp vào Labels (Nhãn) Create new label (Tạo mới).

Bước 2: Nhập tên nhãn và nhấp vào Create (Tạo).

Bước 3: (Tùy chọn) Nhấp vào nhãn Nest label under (Nhãn xếp lồng trong) và chọn một nhãn hiện có để đặt nó bên dưới.

Lưu ý: Nếu bạn xóa một tin nhắn, nó sẽ bị xóa khỏi mọi nhãn được đính kèm và toàn bộ hộp thư đến của bạn.

Cách để chỉnh sửa, di chuyển và xóa nhãn trong Gmail

Chỉnh sửa nhãn:

Bước 1: Trên máy tính của bạn, truy cập  Gmail.

Bước 2: Ở phía bên trái, di chuyển đến tên của nhãn.

Bước 3: Nhấp vào Thêm .

Bước 4: Nhấn vào Edit (Chỉnh sửa) nhãn của bạn.

Áp dụng màu cho nhãn:

Bước 1: Trong bảng điều khiển bên trái, hãy trỏ đến một nhãn và nhấp vào Thêm .

Bước 2: Trỏ vào Label color (Màu nhãn) và chọn một màu. Hoặc, nhấp vào Add custom color (Thêm màu tùy chỉnh).

Thay đổi ngay lập tức áp dụng cho tất cả email có nhãn đó.

Bước 3: (Tùy chọn) Để xóa màu nhãn, hãy trỏ chuột vào Label color (Màu nhãn) và nhấp vào Remove color (Xóa màu).

Bước 4: (Tùy chọn) Để xem tất cả email có một nhãn cụ thể, trong bảng điều khiển bên trái, hãy nhấp vào tên của nhãn đó.

Bước 5: Sau đó Save (Lưu).

Hướng dẫn cách gắn nhãn và di chuyển

Gắn nhãn thư trong hộp thư đến của bạn

Bước 1: Trên máy tính của bạn, truy cập  Gmail.

Bước 2: Chọn tin nhắn.

Bước 3: Ở trên cùng, nhấp vào Nhãn  .

Bước 4: Chọn một nhãn hoặc Create new (Tạo mới) một nhãn khác.

Gắn nhãn tin nhắn bạn đang viết

Bước 1: Trên máy tính của bạn, truy cập  Gmail.

Bước 2: Ở bên trái, nhấp vào Compose (Soạn).

Bước 3: Ở dưới cùng bên phải, nhấp vào Thêm .

Bước 4: Nhấp vào Label (Nhãn), sau đó chọn nhãn bạn muốn thêm.

Bước 5: Nhấp vào Apply (Áp dụng).

Di chuyển thư sang nhãn khác

Bước 1: Trên máy tính của bạn, truy cập  Gmail.

Bước 2: Chọn tin nhắn.

Bước 3: Ở trên cùng, nhấp vào Labels (Nhãn).

Bước 4: Bỏ chọn nhãn hiện tại, sau đó chọn nhãn mới.

Bước 5: Nhấp vào Apply (Áp dụng ).

Hiển thị hoặc ẩn nhãn

Chọn xem nhãn của bạn có hiển thị trong danh sách Menu ở bên trái hộp thư đến của bạn hay không.

Bước 1: Trên máy tính của bạn, truy cập  Gmail.

Bước 2: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt)See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).

Bước 3: Nhấp vào Labels (Nhãn).

Bước 4: Cuộn đến phần Labels (Nhãn) và thay đổi những tùy chọn

Bước 5: Nhấn chọn Show (Hiển thị) hoặc Hide (Ẩn).

Xoá nhãn

Bước 1: Trên máy tính của bạn, truy cập  Gmail.

Bước 2: Ở bên trái của trang, di chuột qua tên của nhãn.

Bước 3: Nhấp vào Thêm   Remove label (Xóa nhãn).

Khi bạn biết cách sắp xếp và ý tưởng đặt tên nhãn cho Email của bạn trở nên logic cũng chính là cách bạn tiết kiệm được thời gian cho các công việc khác. Bài viết giúp bạn hiểu sâu về nhãn, giúp bạn sắp xếp các email theo từng chủ đề khác nhau và theo từng mức độ quan trọng. Ngoài việc tạo nhãn để sắp xếp và tìm kiếm thư dễ dàng hơn thì cũng có thêm một cách khác giúp bạn tìm kiếm nhanh vượt trội đó là bộ lọc Email. Bạn có thể xem thông tin hướng dẫn phân loại và lọc Email ở bài viết tiếp theo.