Hướng dẫn cách xóa tài khoản Google Workspace đúng cách chi tiết

Bạn đang cần xóa tài khoản Google Workspace và không chắc bắt đầu từ đâu? Đừng lo lắng! GCS đã tổng hợp hướng dẫn chi tiết từng bước giúp bạn thực hiện việc xóa tài khoản Google Workspace một cách an toàn và triệt để, đảm bảo không để lại bất kỳ rủi ro nào về sau. 

Khi nào nên xóa tài khoản Google Workspace?

Việc xóa tài khoản Google Workspace không chỉ đơn thuần là ngừng sử dụng dịch vụ; đó còn là một quyết định chiến lược mang lại nhiều lợi ích quan trọng về bảo mật và quản lý cho cả cá nhân lẫn tổ chức.

Ngăn chặn truy cập trái phép và tăng cường bảo mật

Bảo mật luôn là ưu tiên hàng đầu. Nếu một tài khoản Google Workspace cũ vẫn tồn tại và không được quản lý, nó sẽ trở thành lỗ hổng bảo mật nghiêm trọng. Những người không được ủy quyền có thể dễ dàng truy cập vào Gmail, Google Drive, Calendar và các ứng dụng khác, dẫn đến nguy cơ rò rỉ thông tin nhạy cảm của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Hơn nữa, các tài khoản không hoạt động trong thời gian dài thường là mục tiêu tấn công hàng đầu của tin tặc. Việc xóa tài khoản Google Workspace giúp bạn chủ động loại bỏ những rủi ro tiềm ẩn này.

Tối ưu chi phí và cải thiện quản lý tài nguyên

Google Workspace hoạt động theo mô hình tính phí dựa trên số lượng người dùng. Vì vậy, nếu có những tài khoản không còn được sử dụng nhưng vẫn tồn tại, bạn sẽ phải chịu chi phí định kỳ một cách không cần thiết. Đối với các cá nhân hay tổ chức có nhiều tài khoản dư thừa, khoản chi phí này có thể trở nên đáng kể. Xóa tài khoản Google Workspace là giải pháp hiệu quả giúp tiết kiệm tài chính và tối ưu hóa việc quản lý tài nguyên kỹ thuật số.

Khi không còn nhu cầu sử dụng

Nhiều tổ chức có thể chỉ sử dụng Google Workspace trong giai đoạn thử nghiệm, triển khai dự án ngắn hạn hoặc sau đó chuyển sang các nền tảng khác như Microsoft 365, Zoho, hoặc các giải pháp nội bộ. Trong những trường hợp này, việc giữ lại tài khoản Google Workspace không chỉ trở nên dư thừa mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro không đáng có. Khi bạn quyết định xóa tài khoản Google Workspace, bạn đồng thời loại bỏ những dữ liệu không cần thiết và những rắc rối phát sinh từ chúng.

Lưu ý quan trọng trước khi xóa tài khoản Google Workspace 

Trước khi quyết định xóa tài khoản Google Workspace, bạn cần chú ý ngay những cảnh báo sau đây.

• Mất dữ liệu vĩnh viễn

Khi bạn xóa tài khoản Workspace, mọi nội dung trong Gmail, Google Drive, Calendar, Chat, Docs, Sites…. đều bị xóa vĩnh viễn. Đặc biệt, khi hủy đăng ký và xóa tài khoản tổ chức thì toàn bộ dữ liệu trong các Shared Drives, groups cũng đề bị xóa và không thể khôi phục lại được. 

• Không thể khôi phục

Việc khôi phục từng phần hoặc toàn bộ dữ liệu sau khi đã xóa là hoàn toàn không đủ khả năng. Shared Drives, Google Calendar, Contacts đều bị xóa, mọi thứ bị loại  khỏi hệ thống. 

• Tác động đến các dịch vụ được liên kết

Google Workspace thường không hoạt động độc lập – nó được tích hợp với các dịch vụ và hệ sinh thái lớn. Vì vậy việc xóa có thể ảnh hưởng sâu rộng đến các ứng dụng bên thứ ba cài qua Marketplace, OAuth client, API. Các ứng dụng tích hợp sẽ mất quyền truy cập hoặc bị gỡ bỏ một cách không báo trước. Điều này có thể làm ngưng chức năng website, CRM, bot hoặc phần mềm nội bộ. Cũng như tên miền sẽ được giải phóng trong vòng 24–84 giờ sau khi xóa tài khoản. 

Những việc cần chuẩn bị trước khi xóa tài khoản Google Workspace

Trước khi tiến hành xóa tài khoản Google Workspace, bạn cần thực hiện một số chuẩn bị quan trọng. Việc làm này sẽ giúp bạn đảm bảo được an toàn dữ liệu, tránh được những ảnh hưởng đến hệ thống. Dưới đây là 04 việc quan trọng mà bạn cần chuẩn bị trước khi xóa tài khoản Google Workspace. 

Sao lưu dữ liệu người dùng

Sao lưu dữ liệu là bước nền tảng quan trọng để tránh mất mát dữ liệu vĩnh viễn. Bạn có thể sao lưu dữ liệu bằng hai cách sau đây:

• Sử dụng Google Data Export: Tính năng này cho phép admin xuất toàn bộ dữ liệu tổ chức, bao gồm Gmail, Drive, Lịch, Contacts, Chat… thành file nén. 
• Sử dụng Google Takeout: Tính năng này cho phép từng người dùng xuất ra dữ liệu cá nhân tự động. 

Tuy nhiên, các tổ chức lớn nên triển khai cả hai: Data Export để đảm bảo sự toàn vẹn và công cụ tự động để phòng trường hợp thất lạc sau này.

Hủy gói đăng ký và thanh toán

Bạn cần thực hiện hủy gói đăng ký các ứng dụng, dịch vụ trước xóa tài khoản. Điều này sẽ tránh được trường hợp dữ liệu bị thay đổi mặc dù đã xóa. Bạn hãy đăng nhập với quyền Super Admin >> vào Admin Console >> chọn Billing >> chọn Subscriptions >> chọn Cancel Subscription.

Ảnh hưởng đến tên miền và dịch vụ liên quan

Xóa tài khoản Workspace sẽ ảnh hưởng sâu rộng đến hệ sinh thái như là:

• Tên miền (domain): Sau khi tài khoản bị xóa, Google sẽ giữ domain khoảng 24–84 giờ trước khi giải phóng. Nếu bạn muốn dùng tên miền đó cho Workspace mới hoặc Microsoft 365, phải lên kế hoạch di chuyển DNS đúng thời điểm.
• Các bản ghi DNS (MX, SPF, TXT…): Bạn cần xóa hoặc chuyển đổi các bản ghi bản trong DNS để tránh ảnh hưởng email hoặc dịch vụ khác.
• Google Marketplace & Ứng dụng OAuth, API: Các kết nối app bên thứ ba, OAuth client sẽ mất quyền hoặc bị ngắt kết nối đột ngột sau khi xóa tài khoản.

Cách bước xóa tài khoản Google Workspace từ A – Z

Việc xóa tài khoản Google Workspace đòi hỏi tuân thủ các bước để không gây mất dữ liệu, gián đoạn hệ thống. Dưới đây là 04 bước xóa tài khoản Google Workspace:

Bước 1 – Sao lưu dữ liệu của bạn

Sao lưu dữ liệu là bước không thể bỏ qua được. Trước khi thực hiện bất kỳ thao tác xoá nào trong Admin Console, bạn cần đảm bảo rằng tất cả dữ liệu quan trọng đã được sao lưu an toàn.

• Đối với dữ liệu của người dùng: Bạn hãy sử dụng Google Takeout để tải xuống các bản sao lưu của Gmail, Google Drive, Google Photos, Google Calendar, Google Contacts, và các dịch vụ khác. Bạn hãy đảm bảo mọi tài liệu, bảng tính, email, ảnh, tệp tin khác được lưu trữ cục bộ hoặc đã được chuyển qua một dịch vụ lưu trữ đám mây khác.
• Đối với dữ liệu quản trị: Bạn có thể thực hiện ghi chú lại hoặc chụp lại màn hình những dữ liệu cài đặt hoặc báo cáo thông tin quan trọng trong Admin Console.

Bước 2 – Đăng nhập vào Google Admin Console

Bước này sẽ giúp bạn thực hiện mọi thao tác quản trị tài khoản Google Workspace.

– Đầu tiên, bạn cần truy cập vào admin.google.com.

– Tiếp theo, bạn thực hiện chọn vào Cài đặt tài khoản. 

– Tiếp tục, bạn chọn vào danh mục Quản lý tài khoản. 

–  Tại mục này bạn sẽ xem được yêu cầu trước khi xóa tài khoản, bao gồm:

+ Lưu hoá đơn và nhật ký giao dịch

+ Lưu lại dữ liệu người dùng

+ Huỷ gói thuê bao và xoá tài nguyên 

Bước 3 – Thu hồi quyền truy cập và xóa tài khoản người dùng

Khi đến bước huỷ gói thuê bao, bạn tiếp tục thực hiện các thao tác như sau:

– Đầu tiên, bạn chuyển đến trang Gói thuê bao

– Tiếp theo, bạn sẽ thấy gói đăng ký trước đó. Bạn thực hiện thao tác huỷ từng gói theo hướng dẫn.

–  Sau đó, bạn quay lại mục quản lý tài khoản >> chọn Quản lý tài khoản. 

–  Khi đó, bạn sẽ thấy mục Xóa tài khoản bắt đầu hiển thị nút Xoá tài khoản như hình.

Bước 4 – Xóa dịch vụ 

Cuối cùng, khi nút Xoá tài khoản xuất hiện, bạn hãy click vào nút >> tích chọn Tôi đã đọc nội dung trên và muốn tiếp tục xoá tài khoản của tổ chức >> chọn tiếp Xoá tài khoản và hoàn tất. 

Các giải pháp thay thế cho việc xóa tài khoản Google Workspace

Việc xóa tài khoản Google Workspace là hành động làm một lần và không thể hoàn tác. Vì thế, trước khi đưa ra quyết định xóa thì bạn nên cân nhắc một số giải pháp thay thế. Nếu như bạn không muốn gặp phải một số lỗi phát sinh về dữ liệu không mong muốn. 

• Tạm dừng tài khoản

Thay vì xóa hoàn toàn, bạn có thể tạm dừng tài khoản Google Workspace để dừng hoạt động tham thời nhưng vẫn giữ nguyên được dữ liệu người dùng. Cũng như, bạn vẫn giữ được quyền quản trị, để khi cần vẫn khôi phục dịch vụ, cấu hình,… 

• Chuyển giao quyền sở hữu

Nếu bạn không còn sử dụng tài khoản Google Workspace nhưng tổ chức khác có nhu cầu sử dụng lại, bạn hoàn toàn có thể chuyển giao quyền sở hữu tài khoản. Điều này có thể tiết kiệm thời gian khởi tạo hệ thống mới đối với những người muốn đăng ký tài khoản Workspace. Đồng thời, tránh mất được việc dữ liệu quan trọng hoặc gián đoạn dịch vụ khi chuyển đổi domain.

Đăng ký Google Workspace tại GCS Việt Nam

Nếu sau khi xóa tài khoản Google Workspace, bạn muốn đăng ký lại tài khoản để sử dụng tiếp. Bạn có thể tham khảo GCS Việt Nam – đối tác chính thức của Google – là lựa chọn đáng tin cậy.

Tại sao nên đăng ký Workspace qua GCS Việt Nam?

Nếu muốn đăng ký Workspace, các bạn có thể tham khảo GCS Việt Nam. Nơi đây là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Bời vì:

• Cung cấp nhiều gói dịch vụ

GCS Việt Nam cung cấp Google Workspace với nhiều gói Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise… GCS Việt Nam sẽ giúp bạn lựa chọn gói phù hợp với quy mô, ngân sách và nhu cầu sử dụng thực tế.

• Chuyển đổi tài khoản từ Google gốc sang GCS không mất dữ liệu

Bạn đang dùng Workspace trực tiếp từ Google? GCS hỗ trợ chuyển đổi sang đại lý mà không làm mất dữ liệu hay gây gián đoạn email.

• Ưu đãi giá tốt, hợp đồng rõ ràng

GCS Việt Nam cung cấp giá dịch vụ được công khai minh bạch, hỗ trợ hợp đồng và thanh toán linh hoạt. Với các doanh nghiệp đăng ký nhiều tài khoản hoặc có nhu cầu dài hạn, GCS Việt Nam còn có chính sách ưu đãi riêng biệt.

• Hỗ trợ chuyên sâu

Đội ngũ kỹ thuật viên của GCS Việt Nam luôn hỗ trợ 1:1 trực tiếp, đảm bảo không bị gián đoạn dịch vụ. Đơn vị sẽ giải quyết các lỗi cho khách hàng ngay lập tức. 

Liên hệ GCS Việt Nam

Hãy để GCS Việt Nam giúp bạn đăng ký dịch vụ GCS Việt Nam qua thao tác bằng cách click ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY. 

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

FAQ – Câu hỏi thường gặp 

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về vấn đề xóa tài khoản Google Workspace:

1- Xóa tài khoản Google Workspace có bị mất dữ liệu không?

Có. Khi bạn xóa tài khoản Google Workspace, tất cả dữ liệu gắn với tài khoản đó như Gmail, Google Drive, Lịch, Contacts, Keep… sẽ bị xóa vĩnh viễn.

2 – Có thể khôi phục tài khoản Google Workspace sau khi xóa không?

Bạn chỉ khôi phục tài khoản Google Workspace trong giới hạn nhất định:

• Tài khoản người dùng (user account), bạn có thể khôi phục trong vòng 20 ngày. Sau thời điểm này, tài khoản và dữ liệu sẽ bị xóa vĩnh viễn.
• Hủy toàn bộ đăng ký Google Workspace của tổ chức, Google sẽ giữ lại dữ liệu trong khoảng thời gian giới hạn (thường 30 ngày). Sau đó tất cả dữ liệu, người dùng và thông tin tên miền sẽ bị xóa khỏi hệ thống.

3 – Việc xóa tài khoản Google Workspace có giải phóng dung lượng lưu trữ không?

Có, nhưng tùy trường hợp.

• Khi bạn xóa người dùng, dung lượng lưu trữ liên quan sẽ được giải phóng khỏi tổng quota tổ chức.
• Nếu bạn xóa vĩnh viễn tài khoản Google Workspace tổ chức, sau khi kết thúc quá trình xóa (thường sau 30–90 ngày), toàn bộ dữ liệu trong Gmail, Drive, Shared Drives… sẽ bị xóa và dung lượng trên hệ thống Google cũng được thu hồi.

Lời kết

Như vậy, bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và chi tiết nhất về cách xóa tài khoản Google Workspace. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến quá trình quản lý tài khoản Google Workspace, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ nhanh chóng nhé.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777