03 Cách xóa định dạng trong Google Docs đơn giản, nhanh chóng

Khi sao chép nội dung từ website hoặc file Word sang Google Docs, bạn thường gặp tình trạng lệch font, sai cỡ chữ hoặc rối bố cục. Lúc này, bạn phải biết cách xóa định dạng trong Google Docs. Nếu chưa biết, hãy theo dõi bài viết dưới đây, GCS Việt Nam sẽ bật mí cho các bạn 03 cách xóa định dạng trong Google Tài liệu dễ dàng và đơn giản nhất. 

Xóa định dạng trong Google Docs là gì?

Khi sử dụng Google Docs để soạn thảo tài liệu, bạn sẽ thường xuyên áp dụng nhiều kiểu trình bày như in đậm, in nghiêng, đổi font, đổi màu chữ, căn lề hoặc giãn dòng. Tuy nhiên, không phải lúc nào các định dạng này cũng phù hợp với bố cục chung của tài liệu. 

Xóa định dạng trong Google Tài liệu là thao tác đưa đoạn văn bản về trạng thái mặc định, loại bỏ toàn bộ thuộc tính trình bày nhưng vẫn giữ nguyên nội dung chữ. Nói cách đơn giản, khi bạn thực hiện cách xóa định dạng trong Google Tài liệu, hệ thống sẽ giữ nguyên nội dung văn bản, xóa toàn bộ hiệu ứng hiển thị, đưa chữ về font và cỡ mặc định của tài liệu. Điều quan trọng là thao tác này không xóa nội dung, mà chỉ xóa cách hiển thị nội dung đó. 

Định dạng văn bản bao gồm những yếu tố nào?

Trước khi tìm hiểu sâu về cách xóa định dạng trong Google Docs, bạn cần hiểu rõ định dạng thực chất bao gồm những thành phần nào. Khi bạn nhấn lệnh xóa định dạng, hệ thống sẽ quét và loại bỏ các yếu tố sau:

*Định dạng ký tự

Đây là các thuộc tính tác động trực tiếp lên chữ:

• Font chữ (Arial, Times New Roman, Roboto…)
• Cỡ chữ (12pt, 14pt, 18pt…)
• Màu chữ
• In đậm (Bold)
• In nghiêng (Italic)
• Gạch chân (Underline)
• Gạch ngang (Strikethrough)
• Tô màu nền (Highlight)

Ví dụ: Khi bạn copy nội dung từ website, chữ có thể bị đổi sang màu xanh, kích thước lớn nhỏ khác nhau. Nếu bạn áp dụng cách xóa định dạng trong Google Tài liệu, tất cả các yếu tố này sẽ được đưa về mặc định.

*Định dạng đoạn văn

Đây là nhóm định dạng áp dụng cho cả đoạn:

• Căn lề trái, phải, giữa hoặc đều hai bên để bố cục cân đối
• Giãn dòng (1.0, 1.5, 2.0…)
• Khoảng cách trước và sau đoạn
• Thụt đầu dòng

*Kiểu văn bản

Google Docs cung cấp các kiểu định dạng sẵn như:

• Normal text
• Heading 1
• Heading 2
• Heading 3

Khi bạn xóa định dạng trong Google Docs, văn bản thường sẽ quay về kiểu Normal text, trừ khi bạn chỉ xóa định dạng ký tự.

Khi nào cần xóa định dạng?

Không phải lúc nào bạn cũng cần áp dụng cách xóa định dạng trong Google Tài liệu. Trong một số trường hợp bạn buộc phải sử dụng thao tác này như là:

• Khi copy nội dung từ trang web khác

Khi bạn copy nội dung từ các trang tin tức, blog hoặc Wikipedia, đoạn văn bản đó mang theo định dạng CSS của website. Nếu bạn dán trực tiếp vào Google Docs, bạn sẽ thấy font chữ không đồng nhất, màu chữ khác nhau, kích thước đoạn to nhỏ lộn xộn, có nền highlight. Lúc này, cách xóa định dạng trong Google Docs sẽ giúp bạn làm sạch toàn bộ văn bản chỉ trong vài giây.

• Khi copy từ Microsoft Word sang Google Docs

Microsoft Word và Google Docs sử dụng hệ thống xử lý định dạng khác nhau. Khi chuyển nội dung qua lại, bạn có thể gặp lỗi lệch font, sai khoảng cách dòng, vỡ bố cục. Xóa định dạng giúp bạn reset toàn bộ và thiết kế lại theo chuẩn của Google Docs.

• Khi văn bản bị rối bố cục

Nếu tài liệu của bạn xuất hiện tình trạng đoạn to đoạn nhỏ, giãn dòng không đều, căn lề lệch nhau, màu sắc không đồng nhất. Thay vì chỉnh từng chi tiết nhỏ, bạn nên xóa định dạng toàn bộ đoạn rồi định dạng lại từ đầu.

• Khi chuẩn hóa tài liệu SEO

Trong SEO Content, cấu trúc Heading (H1, H2, H3) phải rõ ràng và thống nhất. Nếu bạn không xóa định dạng cũ, có thể sẽ xảy ra lỗi heading hiển thị đúng hình thức nhưng không đúng cấu trúc, mục lục tự động bị lỗi, Google không nhận diện đúng thẻ tiêu đề. Vì vậy, trước khi dàn layout, bạn nên thực hiện xóa định dạng trong Google Tài liệu để đảm bảo cấu trúc sạch và chuẩn.

Tại sao cần xóa định dạng trong Google Docs?

Việc xóa định dạng trong Google Docs không chỉ là thao tác kỹ thuật đơn giản, nó còn là bước giúp bạn kiểm soát toàn bộ bố cục tài liệu hiệu quả. Dưới đây là một số lợi ích mà việc xóa định dạng trong Google Tài liệu mang tới.

• Giúp tài liệu đồng bộ và chuyên nghiệp hơn

Khi bạn sao chép nội dung từ nhiều nguồn khác nhau như website, file Word hoặc tài liệu cũ, mỗi đoạn văn có thể sử dụng font chữ khác nhau, cỡ chữ khác nhau, màu sắc không đồng nhất, kiểu in đậm, in nghiêng lộn xộn. Nếu bạn không xóa định dạng, tài liệu trông thiếu sự thống nhất. 

Khi bạn áp dụng cách xóa định dạng trong Google Tài liệu, toàn bộ văn bản sẽ được đưa về cùng một chuẩn. Sau đó, bạn có thể định dạng lại theo bộ nhận diện chung của công ty hoặc dự án.

• Tránh lỗi font chữ và lỗi hiển thị

Không phải tất cả các font đều tương thích giữa các hệ thống. Khi bạn copy nội dung từ website hoặc từ Microsoft Word sang Google Docs, có thể xảy ra tình trạng font chữ bị thay thế tự động, ký tự tiếng Việt bị lỗi, cỡ chữ bị phóng to hoặc thu nhỏ bất thường. Nguyên nhân là do font gốc không tồn tại trong hệ thống Google Docs hoặc không tương thích. 

Khi bạn xóa định dạng trong Google Docs, hệ thống sẽ loại bỏ font cũ và đưa văn bản về font mặc định. Điều này giúp tài liệu hiển thị ổn định hơn trên mọi thiết bị.

• Tiết kiệm thời gian chỉnh sửa

Nhiều người mới thường mắc sai lầm là chỉnh sửa từng đoạn nhỏ, như đổi lại font từng dòng, sửa lại màu chữ, căn chỉnh lại từng đoạn. Cách làm này thường rất mất thời gian. Thay vào đó, bạn chỉ cần chọn toàn bộ văn bản và thực hiện cách xóa định dạng trong Google Tài liệu. Sau đó, bạn chỉ cần áp dụng lại một kiểu định dạng chuẩn cho toàn bộ tài liệu. Chỉ với vài thao tác, bạn có thể reset toàn bộ bố cục thay vì sửa thủ công từng phần.

• Giúp cấu trúc Heading sạch và chuẩn SEO

Nếu bạn làm SEO Content, cấu trúc Heading (H1, H2, H3) phải rõ ràng và chính xác. Khi bạn copy nội dung từ nguồn khác, định dạng cũ có thể làm heading hiển thị to nhưng không đúng thẻ, làm mục lục tự động bị lỗi, khiến cấu trúc nội dung bị rối. Khi bạn xóa định dạng trong Google Tài liệu trước khi dán lại Heading, bạn sẽ kiểm soát được toàn bộ cấu trúc. Điều này giúp tài liệu rõ ràng hơn và hỗ trợ tối ưu SEO tốt hơn.

• Tăng khả năng đọc

Một văn bản có giãn dòng quá dày hoặc quá sát, màu chữ quá nhạt, nền highlight quá nhiều,… sẽ khiến người đọc mỏi mắt và khó tập trung. Khi bạn thực hiện cách xóa định dạng trong Google Docs, bạn đang đưa văn bản về trạng thái tối giản. Sau đó, bạn có thể thiết lập lại giãn dòng 1.3 – 1.5, một font chữ dễ đọc và màu chữ thống nhất.

03 Cách xóa định dạng trong Google Tài liệu nhanh nhất

Trong Google Docs, bạn có thể xóa định dạng theo nhiều cách khác nhau. Tùy theo nhu cầu sử dụng, bạn có thể chọn cách thực hiện phù hợp. Dưới đây là 03 cách xóa định dạng trong Google Docs và hướng dẫn chi tiết, các bạn có thể tham khảo:

Cách 1 – Dùng phím tắt xóa định dạng

Đây là cách nhanh nhất, tiết kiệm thời gian mà nhiều người thường sử dụng. Đặc biệt là những người thường xuyên chỉnh sửa bài viết dài, cần xóa định dạng nhiều lần và muốn thao tác nhanh mà không cần dùng chuột. 

Các bước thực hiện xóa định dạng bằng phím tắt như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, nếu bạn chỉ muốn xóa một đoạn, dùng chuột bôi đen đoạn đó. Nếu bạn muốn xóa toàn bộ tài liệu, nhấn Ctrl + A (Windows) hoặc Command + A (Mac).

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện nhấn tổ hợp phím xóa định dạng.

• Trên Windows: Ctrl + \
• Trên Mac: Command + \

Ngay lập tức, hệ thống sẽ xóa toàn bộ font chữ tùy chỉnh, cỡ chữ khác biệt, màu chữ, highlight, in đậm, in nghiêng, gạch chân, các kiểu trình bày ký tự khác. Văn bản sẽ quay về định dạng mặc định (thường là Arial, cỡ 11 hoặc theo cài đặt tài liệu).

Cách 2 – Sử dụng thanh menu Định dạng

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng thanh menu Định dạng để thao tác xóa định dạng trong Google Tài liệu. Các bước thực hiện xóa định dạng bằng phương pháp này như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở file cần chỉnh sửa như bình thường. Sau đó, bạn thực hiện thao tác dùng chuột kéo để chọn đoạn văn bản có định dạng rối. 

– Bước 2:  Tiếp theo, bạn thực hiện thao tác chọn mục Format (Định dạng) trên phần thanh công cụ.

– Bước 3: Trong menu thả xuống, bạn tìm mục Clear formatting và nhấn chuột trái vào đó.

Ngay sau khi bạn nhấn, toàn bộ định dạng của đoạn văn sẽ được xóa.

Cách 3 – Sử dụng tùy chọn Chuột phải

Ngoài hai cách trên, bạn còn một phương pháp rất tiện lợi khác để xóa định dạng trong Google Docs, đó là thao tác bằng chuột.

*Dùng chuột phải để xóa định dạng

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện thao tác bôi đen đoạn văn bản và chọn đúng phần nội dung đang có lỗi định dạng.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện nhấn chuột phải vào vùng đã chọn.

– Bước 3: Trong menu hiện ra, nếu có tùy chọn Xóa định dạng (Clear formatting), bạn chỉ cần nhấp vào đó. Hệ thống sẽ lập tức xóa định dạng giống như hai cách trên.

*Dán không kèm định dạng

Thay vì xóa định dạng sau khi dán, bạn có thể ngăn định dạng ngăn từ đầu. Khi bạn copy nội dung từ website hoặc từ Microsoft Word, đừng dùng Ctrl + V. Thay vào đó, bạn hãy dùng phím như sau:

• Windows: Ctrl + Shift + V
• Mac: Command + Shift + V

Thao tác này gọi là Paste without formatting (Dán không định dạng). Khi bạn sử dụng cách này bạn sẽ không cần thực hiện thêm bước xóa định dạng trong Google Docs.

Lỗi và cách khắc phục khi thực hiện xóa định dạng trong Google Docs

Mặc dù thao tác xóa định dạng trong Google Tài liệu khá đơn giản, nhưng trong quá trình sử dụng thực tế, nhiều người vẫn gặp lỗi khiến kết quả không như mong muốn. Nếu bạn không hiểu nguyên nhân thì rất mất thời gian để khắc phục. 

Dưới đây là những lỗi phổ biến khi áp dụng cách xóa định dạng trong Google Docs.

Lỗi phím tắt xóa định dạng không hoạt động

Đây là lỗi rất nhiều người gặp phải khi dùng tổ hợp Ctrl + \ hoặc Command + \ trong Google Docs nhưng không thấy phản hồi.

Nguyên nhân gây lỗi:

• Bạn đang ở chế độ “Viewing” (Chỉ xem) nên không có quyền chỉnh sửa.
• Bạn đang ở chế độ “Suggesting” (Đề xuất chỉnh sửa).
• Trình duyệt bị xung đột với tiện ích mở rộng (Extension).
• Bộ gõ tiếng Việt (Unikey, EVKey…) đang chiếm tổ hợp phím.
• Bàn phím gặp lỗi phần cứng.

Cách khắc phục như sau:

• Bạn cần chuyển đổi từ Viewing sang Chỉnh sửa. Nếu bạn không có quyền chỉnh sửa, bạn cần yêu cầu chủ tài liệu cấp quyền.
• Bạn cần chuyển từ Suggesting sang Editing. Chế độ Suggesting đôi khi khiến một số thao tác không hoạt động như mong muốn.
• Bạn hãy tắt tạm thời các tiện ích liên quan đến phím tắt hoặc chỉnh sửa văn bản rồi tải lại trang. 
• Nếu phím tắt vẫn không hoạt động, bạn có thể áp dụng cách xóa định dạng trong Google Docs bằng menu Định dạng  >> Xóa định dạng.

Lỗi xóa nhưng vẫn sai font hoặc màu nền

Nhiều người nghĩ rằng đã xóa định dạng trong Google Tài liệu hoàn toàn, nhưng văn bản vẫn còn màu nền, font chữ không đúng, khoảng cách dòng lạ. 

Nguyên nhân vấn đề:

• Văn bản chứa style ẩn từ website.
• Font gốc không tồn tại trên hệ thống.
• Bạn chỉ xóa định dạng ký tự nhưng chưa reset kiểu đoạn (Styles).

Cách khắc phục như sau:

• Chọn toàn bộ văn bản và nhấn Ctrl + A (Windows) hoặc Command + A (Mac) >> nhấn Ctrl + \ hoặc vào menu Format → Clear formatting.
• Trên thanh công cụ, tìm mục Styles >> chọn “Normal text”. Thao tác này giúp đưa toàn bộ tài liệu về trạng thái chuẩn.
• Bôi đen đoạn văn bản >> nhấn vào biểu tượng Highlight (cây bút) >> chọn “None” (Không màu). Sau bước này, bạn đã làm sạch hoàn toàn định dạng ẩn.

Lỗi mất cấu trúc Heading (H1, H2, H3)

Đây là lỗi thường gặp khi bạn chọn toàn bộ tài liệu và xóa định dạng. Sau khi thực hiện, các tiêu đề Heading 1, Heading 2, Heading 3 đều bị chuyển về Normal text. 

Nguyên nhân chủ yếu là do bạn xóa cả phần Styles, không chỉ định dạng ký tự.

Bạn có thể xử lý lỗi này theo các bước sau:

• Áp dụng lại Heading thủ công bằng cách bôi đen tiêu đề >> chọn lại Heading 1, Heading 2 hoặc Heading 3 trên thanh Styles.
• Nếu tài liệu đã có hệ thống Heading, bạn hãy bôi đen từng đoạn văn giữa các tiêu đề và thực hiện lại các đặt Heading thủ công.

Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện xóa định dạng trong Google Docs

Để giúp bạn thực hiện thao tác xóa tiêu đề đơn giản và không bị lỗi, hãy lưu ý một số điều quan trọng sau đây:

• Thứ nhất, cẩn thận với cấu trúc Tiêu đề

Khi bạn sử dụng tổ hợp phím Ctrl + A (chọn tất cả) rồi nhấn xóa định dạng, Google Docs sẽ đưa toàn bộ văn bản về dạng Normal Text. Các tiêu đề H1, H2, H3 mà bạn đã mất công thiết lập để làm mục lục tự động sẽ biến mất. 

Do đó, bạn chỉ nên bôi đen và xóa định dạng cho từng đoạn văn bản cụ thể thay vì chọn toàn bộ tài liệu nếu đã phân cấp tiêu đề xong. 

• Thứ hai, xóa định dạng không đồng nghĩa với xóa Liên kết(Hyperlinks)

Thực tế, xóa định dạng chỉ xóa phần màu xanh và gạch chân của đường link. Còn mã liên kết vẫn còn ẩn bên dưới. Nếu người đọc click vào, họ vẫn bị dẫn đến trang web khác. Nếu muốn xóa cả link, bạn phải bôi đen đoạn đó, chuột phải và chọn Xóa liên kết (Remove link).

• Thứ ba, phân biệt Xóa định dạng và Dán không định dạng

Xóa định dạng (Ctrl + ) dùng khi văn bản đã nằm trong tài liệu. Dán không định dạng (Ctrl + Shift + V) dùng ngay lúc đang đưa văn bản từ ngoài vào. 

• Thứ tư, lưu ý về màu nền

Khi bạn copy văn bản từ các trang web có chế độ tối, lúc dán vào Google Docs sẽ kèm theo một lớp nền đen hoặc xám. Lệnh xóa định dạng đôi khi sẽ không để ý đến lớp màu nền này. Do đó, bạn cần bôi đen văn bản, chọn biểu tượng Màu đánh dấu (Highlight color) trên thanh công cụ và chọn Không có (None) để làm sạch hoàn toàn.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp mà nhiều người thắc mắc khi tìm hiểu về cách xóa định dạng trong Google Docs.

1. Xóa định dạng có làm mất liên kết (Link) không?

Không. Xóa định dạng chỉ loại bỏ kiểu hiển thị, liên kết vẫn giữ nguyên. Tuy nhiên nếu link có màu đặc biệt, màu đó sẽ trở về mặc định.

2. Làm thế nào để xóa định dạng cho toàn bộ văn bản (Ctrl + A)?

Bạn hãy nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ tài liệu, sau đó dùng Ctrl + \ để xóa định dạng toàn bộ.

3. Tại sao phím tắt xóa định dạng không hoạt động?

Có thể do trình duyệt chặn phím tắt hoặc bạn chưa chọn văn bản.

4. Có thể khôi phục lại định dạng sau khi xóa không?

Có. Bạn hãy nhấn Ctrl + Z để hoàn tác ngay lập tức.

Lời kết

Xóa định dạng trong Google Docs là kỹ năng cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ ai thường xuyên làm việc với tài liệu online. Khi hiểu rõ bản chất và áp dụng đúng cách xóa định dạng trong Google Tài liệu, bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian chỉnh sửa, đồng thời đảm bảo tài liệu luôn chuyên nghiệp, đồng bộ và dễ đọc.

Nếu trong quá trình thực hiện các thao tác còn gặp khó khăn, bạn hãy liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh sau để nhận được hỗ trợ kịp thời nhé.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777