Xem và sử dụng nội dung được đề xuất trong Google Docs

Bạn đã khám phá ra một tính năng tìm kiếm thông tin vô cùng hữu ích ngay trên Google Docs chưa. Với những thao tác vô cùng đơn giản, bạn chỉ bôi đen từ cần tìm rồi nhấn chuột phải sau đó chọn Khám phá sẽ xuất hiện một thanh Research, xuất hiện ở phía bên phải màn hình, một loạt các kết quả tìm kiếm xuất hiện. Về cơ bản thì nó tương tự như một trang tìm kiếm Google thu nhỏ, bạn có thể vừa gõ văn bản vừa dùng thanh Research này để tìm kiếm tài liệu và thông tin mà không cần phải mở thêm 1 tab mới trên trình duyệt. Thông qua việc tìm kiếm thông tin ngay trong Google Docs, điều đó sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều, tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. 

Trong bài viết dưới đây GCS sẽ hướng dẫn bạn cách để xem và sử dụng nội dung đề xuất trong Google Docs.

Sử dụng “Khám phá” trong Google Docs

  1. Trên máy tính của bạn, hãy mở một tài liệu trong Google Docs.
  2. Ở dưới cùng bên phải, nhấp vào “Khám phá” Khám phá.
  3. Nhập nội dung bạn cần tìm kiếm.
  4. Các thông tin liên quan, hình ảnh hoặc Drive sẽ xuất hiện.
  5. Nhấp vào nội dung bạn cần tìm kiếm.

Thêm hình ảnh hoặc thông tin từ các tài liệu khác hoặc web

  1. Trên máy tính của bạn, hãy mở một tài liệu trong Google Docs.
  2. Ở dưới cùng bên phải, nhấp vào “Khám phá” Khám phá.
  3. Ở trên cùng, hãy tìm kiếm tài liệu, bản trình bày, hình ảnh, biểu đồ hoặc trang web. Kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị trong các danh mục:
đề xuất trong Google Docs
  • Web : Thông tin từ web liên quan đến tài liệu của bạn.
  • Hình ảnh : Hình ảnh từ web liên quan đến tài liệu của bạn.
  • Drive : Tài liệu được lưu trong Google Drive của bạn.
  1. Thêm một mục từ tìm kiếm của bạn:
đề xuất trong Google Docs
  • Thêm hình ảnh hoặc biểu đồ : Nhấp vào mục bạn muốn thêm. Ở trên cùng, nhấp vào “Chèn”.
  • Thêm chú thích cuối trang : Trỏ vào kết quả tìm kiếm của bạn. Nhấp vào “Cite as footnote” Trích dẫn dưới dạng chú thích cuối trang
  • Thêm liên kết : Trỏ đến kết quả tìm kiếm của bạn. Nhấp vào “Chèn liên kết” Thêm vào

Mẹo: Để xem thêm biểu đồ hoặc hình ảnh từ một tài liệu, hãy nhấp vào “Xem thêm nội dung” bên dưới bản trình bày hoặc tài liệu.

Sử dụng các chỉnh sửa được đề xuất

Tuỳ chỉnh nội dung trên Google Docs 

Trong Google Docs có một tính năng giúp bạn chỉ có thể thêm các đề xuất mà không phải chỉnh sửa từ ngữ nguyên gốc.

đề xuất trong Google Docs

Bước 1: Mở một file tài liệu trên máy tính của bạn. 

Bước 2: Ở phía ngoài cùng bên phải của thanh công cụ nhấp vào biểu tượng bút chỉnh sửa img 601d3fa5d30f9

Bước 3: Thực hiện các tùy chọn của bạn: 

  • Editing (Chỉnh sửa)

Khi bạn cung cấp quyền truy cập cho ai đó, mọi người có thể chỉnh sửa, thay thế tài liệu đó của bạn.  

  • Suggesting(Đề xuất) 

Bất kỳ ai có thể nhận xét về tài liệu đều có thể nhập văn bản ở chế độ Đề xuất. Khi bạn thực hiện các thay đổi đối với tài liệu ở chế độ Đề xuất, văn bản đã nhập của bạn được bao quanh ở trên cùng và dưới cùng bởi một dấu ngoặc và các thao tác xóa được hiển thị bằng dấu gạch ngang.

  • Viewing (Đang xem)

Ở chế độ Xem, bạn không thể chỉnh sửa tài liệu và không thể xem được các nhận xét của người khác. 

Chấp nhận hoặc từ chối đề xuất

Chấp nhận từng mục đề xuất

  1. Trên máy tính, hãy mở một tài liệu trên trang docs.google.com.
  2. Chọn một nhận xét.
  3. Nhấp vào biểu tượng Chấp nhận img 601d3fa5d7d94 hoặc biểu tượng Từ chối img 601d3fa5dc773.

Để xem tất cả các nội dung chỉnh sửa, hãy chuyển lên phần trên cùng bên phải và nhấp vào mục Nhận xét.

Chấp nhận hoặc từ chối tất cả các nội dung đề xuất

đề xuất trong Google Docs
  1. Trên máy tính, hãy mở một tài liệu.
  2. Nhấp vào phần Tool (Công cụ) sau đó Review suggested edits (Xem lại các mục chỉnh sửa đề xuất).
  3. Một hộp sẽ xuất hiện ở phía trên cùng bên phải.
  4. Để xem trước giao diện của tài liệu khi có hoặc không có sự thay đổi, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống Mũi tên xuống và chọn một tùy chọn.
  5. Nhấp vào phần Accept All (Chấp nhận tất cả) hoặc Reject All (Từ chối tất cả).

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top