Sử dụng Wrap Text trên Google Sheets ở máy tính và điện thoại đúng cách

Việc văn bản trong Google Sheets bị cắt mất hoặc tràn ô là vấn đề phổ biến khi xử lý dữ liệu. Với tính năng Wrap Text trên Google Sheets, bạn có thể hiển thị đầy đủ nội dung trong mỗi ô mà không lo bị ẩn mất. Khám phá ngay bài viết dưới đây cùng GCS Việt Nam để hiểu rõ hơn về tính năng này, cũng như là cách sử dụng trên cả máy tính và điện thoại. 

Wrap Text trên Google Sheets là gì?

Tính năng Wrap Text trên Google Sheets hay còn gọi là ngắt dòng trong ô. Tính năng này cho phép nội dung văn bản tự động xuống dòng khi đoạn vượt quá chiều rộng của ô. Hay thay vì nội dung bị ẩn hoặc tràn sang ô bên cạnh thì nhờ Wrap Text trên Google Sheets, nội dung sẽ xuống dòng kế tiếp trong cùng một ô. Từ đó, người theo dõi sẽ dễ dàng đọc và nắm bắt được nội dung, dữ liệu cụ thể, chính xác nhất. 

Tuy nhiên, trước khi nắm rõ được cách sử dụng tính năng này, bạn phải hiểu rõ về ba chế độ hiển thị nội dung trong ô của Google Sheets:

• Thứ nhất, overflow (tràn ô) – văn bản hiển thị tràn qua các ô trống bên cạnh.
• Thứ hai, wrap (ngắt dòng) – văn bản xuống dòng trong cùng một ô.
• Thứ ba, clip (cắt bớt) – chỉ hiển thị phần vừa với ô, phần còn lại bị ẩn.

Khi bạn sử dụng Wrap Text thì chiều cao của các ô sẽ tự động điều chỉnh. Toàn bộ nội dung được hiển thị vừa với chiều rộng của ô. Từ đó, bảng tính Google Sheets của bạn sẽ trông gọn gàng, rõ ràng và chuyên nghiệp hơn. 

Các trường hợp cụ thể nên sử dụng Wrap Text trên Google Sheets

Tính năng chính của Wrap Text trên Google Sheets là giúp văn bản hiển thị đầy đủ trong một ô và tối ưu bố cục bảng tính. Và trong một số tình huống cụ thể, việc sử dụng tính năng Wrap Text mang tới nhiều lợi ích quan trọng khác. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến:

• Khi nội dung trong ô quá dài

Nếu bạn nhập nội dung dài như mô tả sản phẩm, địa chỉ, ghi chú, phản hồi khách hàng,… văn bản sẽ bị cắt hoặc tràn sang ô khác. Nếu như bạn dùng tính năng Wrap Text, toàn bộ nội dung hiển thị đầy đủ và dễ đọc hơn, không mất định dạng trong một số. 

• Khi trình bày bảng báo cáo, kế hoạch

Trong các báo cáo công việc, kế hoạch tuần, khảo sát ý kiến,…. nội dung cần phải được trình bày rõ ràng và có tính chuyên nghiệp cao. Nhờ vào tính năng ngắt dòng trong ô, nội dung dữ liệu sẽ được sắp xếp một cách logic và dễ theo dõi nhất. 

• Khi in bảng tính

Nếu bạn muốn in file Google Sheets ra giấy, việc không dùng Wrap Text có thể khiến nội dung bị ẩn hoặc không hiển thị đầy đủ. Do đó, việc sử dụng ngắt dòng trong ô rất quan trọng. Bởi vì Wrap Text sẽ giúp đảm bảo nội dung được hiển thị gọn trong một trang giấy, tránh mất thông tin khi in. 

Lợi ích của việc sử dụng Wrap Text trên Google Sheets

Với từng trường hợp cụ thể, tính năng Wrap Text trên Google Sheets sẽ mang tới các lợi ích khác nhau. Dưới đây là 04 lợi ích nổi bật khi bạn sử dụng cách Wrap Text trên Google Sheets đúng cách:

• Nội dung được hiển thị đầy đủ trong một ô

Lợi ích lớn nhất của tính năng Wrap Text là giúp nội dung dài tự động xuống dòng và nằm trọn trong phạm vi của ô tính. Khi bạn làm việc với các đoạn mô tả sản phẩm, ghi chú chi tiết,.. thì điều này được xem là một vấn đề cực kỳ quan trọng. Bạn sẽ không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào, đồng thời cũng dễ dàng nắm bắt được đầy đủ chi tiết nội dung mà không cần nhấp đúp vào ô hay di chuyển chuột xem phần cần thiết. 

• Giữ bố cục bảng tính gọn gàng, dễ theo dõi

Thay vì phải kéo rộng các cột để chứa toàn bộ nội dung và văn bản dài, tính năng Wrap Text cho phép dữ liệu văn bản tự động xuống dòng trong phạm vi chiều rộng của cột. Kích thước bảng tính được giữ nguyên và bố cục trang tính dễ theo dõi, quản lý. Trong quá trình làm báo cáo, bảng chấm công hoặc các kế hoạch cần trình bày rõ ràng thì nhất định không nên bỏ qua tính năng này. .

• Tăng tính chuyên nghiệp khi chia sẻ, in ấn

Nếu một bảng tính chứa nhiều văn bản dài, sử dụng tính năng Wrap Text sẽ giúp đảm bảo tất cả nội dung đều được hiển thị đầy đủ trên trang in. Do đó, khi thực hiện in ấn hay chia sẻ, nội dung trong tài liệu sẽ tránh được tình trạng bị cắt xén và không in ra hoàn chỉnh. 

• Dễ dàng thao tác và chỉnh sửa

Khi người dùng bật Wrap Text trên Google Sheets, việc chỉnh sửa văn bản trong từng ô sẽ dễ dàng hơn. Người dùng cũng không cần kéo rộng chiều rộng các ô để chứa đủ văn bản. Hơn nữa việc đọc – sửa – cập nhật dữ liệu trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. 

Cách  Wrap Text trên Google Sheets trên máy tính và điện thoại đúng cách

Để tận dụng tối đa lợi ích của Wrap Text, bạn cần biết cách sử dụng nó một cách chính xác. Nội dung dưới đây trong bài viết sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng Wrap Text trên Google Sheets ở máy tính và điện thoại cụ thể và chi tiết nhất. 

Cách  Wrap Text trên Google Sheets trên máy tính

Việc sử dụng Wrap Text trên Google Sheets máy tính rất đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện theo một số các thao tác cơ bản như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn mở trang tính Google Sheets muốn ngắt dòng trong ô.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn tiến hành chọn vào dữ liệu ô bị tràn >> thực hiện tô chọn vùng dữ liệu cần điều chỉnh ngắt dòng. 

– Bước 3: Trên thanh công cụ menu, bạn tiến hành nhấn vào mục  Định dạng (Format) >> chọn Xuống dòng tự động (Text Wrapping)

– Bước 4: Tại bước này, bạn chọn vào 3 tùy chọn

+ Tràn (Overflow) – khi nội dung dữ liệu bị vượt quá kích thước ô sẽ hiển thị sang bên cạnh (nếu dữ liệu ô bên cạnh trống).

+ Xuống dòng (Wrap) – ô dữ liệu sẽ tự động mở rộng theo chiều dọc để chứa toàn bộ nội dung văn bản mà không bị thay đổi vùng chiều rộng.

+ Cắt (Clip) – khi văn bản bị giới hạn ở trong ô, chỉ hiển thị lại phần vừa với kích thước của phần ô hiện tại.

Để đảm bảo, bạn chọn vào Xuống dòng (Wrap) để nội dung của văn bản được hiển thị đầy đủ trong ô mà không bị tràn ra ngoài. 

– Bước 5: Cuối cùng, bạn thực hiện kiểm tra lại kết quả đã hiển thị lại ở phần bảng tính.

Ngoài ra, với thiết bị máy tính thì bạn có thể thao tác nhanh tính năng Wrap Text, bằng cách sử dụng thanh công cụ. Bạn chỉ cần thực hiện chọn vào Wrap Text hiển thị phía bên phải của thanh công cụ và dùng như hình dưới đây. 

Cách  Wrap Text trên Google Sheets trên điện thoại

Đối với giao diện điện thoại việc sử dụng Wrap Text trên Google Sheets sẽ có phần khác biệt nhiều. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Wrap Text trên điện thoại cụ thể và dễ dàng nhất:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở trang tính trong Google Sheets trên thiết bị điện thoại.

– Bước 2: Bạn tiếp hành mở file trang tính muốn ngắt dòng trong ô.

– Bước 3: Sau đó, bạn chọn vào ô cần ngắt dòng >> click vào một biểu tượng hình chữ A trên thanh công cụ phía trên cùng của giao diện.

– Bước 4: Sau đó, giao diện mới xuất hiện chọn vào Ô >> gạch thanh trượt Xuống dòng tự động sang bên phải để mở.

– Bước 5: Cuối cùng trở về lại giao diện và kiểm tra ô tràn dữ liệu đã hiển thị xuống dòng đúng chưa và hoàn tất.

Một số mẹo bổ sung khi sử dụng Wrap Text trên Google Sheets

Tính năng Wrap Text trên Google Sheets không chỉ đơn thuần là thao tác xuống dòng tự động. Khi bạn thực hiện kết hợp tính năng với các công cụ khác sẽ mở ra nhiều khả năng mới. Dưới đây là một số mẹo bổ sung khi sử dụng Wrap Text trong Google Sheets. 

• Tận dụng tính năng Tự điều chỉnh kích thước cột

Khi áp dụng Wrap Text cho một hoặc nhiều ô, bạn có thể nhận thấy rằng chiều rộng cột hiện tại vẫn chưa tối ưu được kết quả hiển thị toàn bộ nội dung được xuống dòng. Thay vì điều chỉnh thủ công cho từng cột, tính năng Wrap Text sẽ tự động điều chỉnh kích thước cột sao cho vừa vặn với độ dài nội dung. 

• Sử dụng phím tắt để tăng nâng cao tốc độ thao tác

Đối với những người thường xuyên sử dụng tính năng Wrap Text trên Google Sheets, việc sử dụng phím tắt sẽ giúp tăng tốc thao tác làm việc. Thay vì phải di chuyển chuột đến thanh công cụ áp dụng Wrap Text, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Alt + O, sau đó thả tay và nhấn tiếp phím W để tùy chọn Xuống dòng ( đối với Windows). Hay nhấn tổ hợp phím ⌥ Option + ⌘ Command + Enter (đối với macOS) để áp dụng Wrap Text. 

• Kết hợp Wrap Text định dạng căn chỉnh

Sau khi bạn áp dụng Wrap Text, đương nhiên văn bản sẽ được căn chỉnh trong ô có thể ảnh hưởng đến thẩm mỹ của bảng tính. Do đó, bạn nên kiểm tra lại và tùy chọn căn chỉnh căn trái, căn phải, căn giữa theo các chiều ngang dọc sao cho nội dung được hiển thị tối ưu nhất. Đặc biệt, với các tiêu đề hoặc nhãn ngắn gọn thì việc tùy chỉnh rất quan trọng. Cách thức này sẽ giúp bố cục văn bản được cân đối và chuyên nghiệp hơn. 

Một vài lưu ý khi sử dụng Wrap Text trên Google Sheets

Trong quá trình sử dụng Wrap Text trên Google Sheets, người dùng cũng cần phải nắm rõ một số lưu ý quan trọng sau đây để tối ưu hiệu suất làm việc cùng Trang tính hơn:

• Tránh dùng Wrap Text cho những ô chứa công thức phức tạp

Nếu bạn đang sử dụng các hàm như ARRAYFORMULA, IMPORTXML, JOIN, hoặc những công thức trả về văn bản là động. Khi bạn sử dụng tính năng Wrap Text có thể làm ảnh hưởng tới bảng tính. Có thể, bảng tính còn gặp khó khăn trong việc kiểm tra lỗi công thức. Do đó, trong các trường hợp đặc biệt này thì bạn nên xem xét và điều chỉnh độ rộng của cột thay vì ép nội dung phải xuống dòng tự động. 

• Cẩn trọng khi kết hợp Wrap Text với việc căn chỉnh nội dung

Sau khi bật Wrap Text trên Google Sheets, văn bản trong ô có thể bị căn giữa hoặc lệch dòng không mong muốn. Bạn hãy kiểm tra lại căn chỉnh trái – giữa – phải và trên – giữa – dưới sao cho bảng tính giữ được định dạng đồng nhất. 

• Hạn chế sử dụng Wrap Text trong bảng dữ liệu lớn

Với bảng tính có hàng trăm dòng, hàng chục cột, việc áp dụng Wrap Text hàng loạt có thể ảnh hưởng đến tốc độ tải và xử lý dữ liệu trên Google Sheets. Nhất là các loại máy tính cấu hình yếu hoặc trình duyệt nhiều tab. Với các trường hợp này thì bạn chỉ nên bật ngắt dòng tự đồng cho các cột thực sự cần thiết. 

• Tránh dùng ngắt dòng trong ô khi sử dụng tính năng gộp ô

Mặc dù Google Trang tính cho phép gộp ô. Nhưng tính năng Wrap Text lại không hoạt động ổn định trong các ô đã merge. Văn bản có thể hiển thị không đều, bị lệch hoặc không xuống dòng như mong muốn. Chính vì vậy, nếu cần trình bày nội dung văn bản nhiều dòng thì bạn hãy cân nhắc sử dụng các ô riêng biệt thay vì chỉ gộp ô. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là tổng hợp những thắc mắc phổ biến nhất mà người dùng thường gặp khi sử dụng Wrap Text trên Google Sheets. Cùng với đó là những giải đáp chi tiết và cụ thể nhất để các bạn nắm rõ cách sử dụng tính năng ngắt dòng tự động hiệu quả và chính xác. 

1 – Có thể Wrap Text cho nhiều ô cùng lúc được không?

Có. Bạn chỉ cần chọn nhiều ô bằng cách giữ chuột hoặc Ctrl/Command, sau đó nhấn vào biểu tượng Wrap Text trên thanh công cụ. Ngay sau đó, tính năng sẽ tự động áp dụng cho tất cả các ô đã được chọn. 

2 – Wrap Text có tác dụng cho cả hàng và cột trong Google Sheets không?

Không. Tính năng ngắt dòng tự động chỉ điều chỉnh cách hiển thị văn bản trong từng ô. Tuy nhiên, nếu bạn dùng Wrap Text cho nhiều ô trong một hàng hoặc một cột, hiệu ứng hiển thị sẽ trở về đều nhau. 

3 – Làm sao để xóa Wrap Text?

Để xóa Wrap Text, bạn chỉ cần vào Định dạng >> chọn Xuống dòng tự động >> chọn Tràn trên thanh công cụ để tắt tính năng. 

4 – Làm sao biết một ô đã được Wrap Text hay chưa?

Khi một ô hiển thị nội dung xuống dòng bên trong, đó là dấu hiệu đã bật tính năng xuống dòng tự động. Ngoài ra, bạn có thể kiểm tra bằng cách nhìn biểu tượng Wrap Text có đang được chọn hay không?

5 – Có thể đặt mặc định xuống dòng tự động cho cả bảng tính được không?

Không có tính năng thiết lập mặc định. Nhưng bạn có thể sao chép và tạo mẫu bảng tính với tính năng xuống dòng tự động sẵn và dùng lại khi cần thiết. 

6 – Sử dụng tính năng Wrap Text có làm ảnh hưởng đến dung lượng file hay không?

Không. Tính năng xuống dòng tự động chỉ định dạng hiển thị và không ảnh hưởng đến dung lượng hoặc hiệu suất bảng tính.

7 – Tính năng Wrap Text có hoạt động với dữ liệu dạng số hoặc ngày tháng không?

Có. Nhưng do nội dung ngắn nên thường không cần thiết. Tính năng xuống dòng tự động vẫn có thể áp dụng nếu như dữ liệu nội dung đủ dài.  

Lời kết

Sử dụng tính năng Wrap Text trên Google Sheets tuy đơn giản nhưng lại mang lại hiệu quả rất lớn trong việc trình bày và xử lý dữ liệu. Hy vọng rằng bài viết trên đây mà chúng tôi mang đến sẽ giúp các bạn đảm bảo được việc sử dụng tính năng ngắt dòng tự động trên cả thiết bị máy tính và điện thoại. Và nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan đến tính năng Wrap Text này, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ kịp thời từ các chuyên gia nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777