Webmail là gì? 5 Lợi ích của Webmail đối với doanh nghiệp 2024

Email là một trong những công cụ giao tiếp và trao đổi thông tin quan trọng không thể thiếu. Để sử dụng email, người dùng có thể sử dụng các ứng dụng email trên máy tính hoặc webmail. Webmail là một ứng dụng quản lý email trực tuyến chạy trên nền tảng website, cho phép người dùng truy cập email của mình từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Trong bài viết này chúng ta sẽ cùng đi vào tìm hiểu Webmail là gì, cách sử dụng và ưu, nhược điểm của Webmail đối với doanh nghiệp.

Webmail là gì?

WebMail là ứng dụng chuyên dụng quản lý gửi và nhận email trực tuyến hoạt động realtime trên nền tảng website có thể truy cập được với nhiều loại thiết bị. Không giống như Thunderbird hay Microsoft Outlook, nó không cần cài đặt phần mềm. Đây là một loại dịch vụ được cung cấp bởi một số công ty và ISP (nhà cung cấp dịch vụ Internet) nhất định.

Đối với những người thường xuyên rời xa máy tính và sử dụng nhiều thiết bị, Webmail là một giải pháp tuyệt vời cho những người dùng như vậy. Gmail, Hotmail và các nhà cung cấp chính thức khác là những ví dụ phổ biến về webmail, cung cấp dung lượng lưu trữ khổng lồ và hầu hết tất cả đều miễn phí.

Đối với email phía máy khách, người dùng không cần kết nối internet để xem lại email cũ vì chúng có thể được lưu trữ trực tiếp trên máy tính. Tuy nhiên, với webmail, bạn luôn cần có kết nối Internet để xem lại thư vì chúng có sẵn thông qua các máy chủ chuyên dụng qua kết nối mạng. Đó là một trong những lợi ích khác của webmail.

Tính năng chính của Webmail

Webmail cung cấp nhiều tính năng chính, giúp người dùng có thể quản lý email của mình một cách hiệu quả. Một số tính năng chính của webmail bao gồm:

• Tạo, gửi, nhận, trả lời, chuyển tiếp email: Đây là những tính năng cơ bản nhất của webmail, cho phép người dùng tạo, gửi, nhận, trả lời, chuyển tiếp email.
• Tạo thư mục, nhãn, lọc email: Các tính năng này giúp người dùng quản lý email của mình một cách hiệu quả hơn. Thư mục giúp người dùng sắp xếp email theo chủ đề, nhãn giúp người dùng đánh dấu email theo một tiêu chí cụ thể, lọc email giúp người dùng lọc email theo các tiêu chí nhất định.
• Tìm kiếm email: Tính năng này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm email theo tiêu đề, nội dung, người gửi, người nhận,…
• Sử dụng chữ ký email: Chữ ký email giúp người dùng thêm thông tin liên hệ của mình vào cuối mỗi email.
• Thêm ảnh đại diện: Ảnh đại diện giúp người dùng nhận diện nhau dễ dàng hơn.
• Thêm địa chỉ liên hệ: Địa chỉ liên hệ giúp người dùng lưu trữ thông tin của những người mà họ thường xuyên liên hệ.
• Tạo lịch, nhắc nhở: Các tính năng này giúp người dùng quản lý lịch trình của mình một cách hiệu quả hơn.
• Sử dụng các ứng dụng khác: Một số nhà cung cấp dịch vụ webmail cho phép người dùng sử dụng các ứng dụng khác như Google Drive, Google Docs,…

Ngoài các tính năng chính được sử dụng nhiều đã nêu ở trên thì vẫn có khá nhiều tính năng khác hữu ích cho người dùng  như:

• Chặn email, thư rác
• Tự động trả lời
• Xác minh hai bước
• Lập lịch gửi email
• Tạo bản sao lưu email
• Tích hợp với các dịch vụ khác

Tính năng của các Webmail có thể sẽ được cập nhật, nâng cấp và thay đổi sẽ tùy thuộc vào xu hướng người dùng, nhu cầu mới trong tương lai.

• Nhận email: Để nhận email, bạn click vào nút “Nhận” trên thanh công cụ.
• Trả lời email: Để trả lời email, bạn click vào nút “Trả lời” trên thanh công cụ.
• Chuyển tiếp email: Để chuyển tiếp email, bạn click vào nút “Chuyển tiếp” trên thanh công cụ.
• Xóa email: Để xóa email, bạn click vào nút “Xóa” trên thanh công cụ.

Để sử dụng các tính năng nâng cao của Webmail, bạn cần tìm hiểu hướng dẫn sử dụng của nhà cung cấp dịch vụ webmail mà bạn đang sử dụng.

Ưu điểm, nhược điểm của Webmail

1. Ưu điểm

Vì Webmail cho phép người dùng truy cập và sử dụng email của mình thông qua kết nối internet; nó mang lại cho bạn nhiều lợi ích khác nhau.

• Khả năng tiếp cận dễ dàng

Một trong những ưu điểm lớn nhất của webmail là tính dễ sử dụng, điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn làm việc từ xa và đi du lịch nhiều. Bạn có thể truy cập và sử dụng nó từ bất kỳ máy tính nào với sự trợ giúp của internet. Nó bao gồm các điểm truy cập công cộng như thư viện và cơ sở lưu trú. Bạn có thể đọc tất cả thông tin liên lạc của mình bất kể bạn đăng nhập tài khoản ở đâu vì tất cả chúng đều được lưu trữ tập trung.

• Tiết kiệm chi phí

Các nhà cung cấp lớn thường cung cấp các dịch vụ webmail cơ bản miễn phí. Ngoài ra, một số nhà cung cấp còn cung cấp thêm một số dịch vụ nâng cấp cùng với nhiều tính năng nâng cao hỗ trợ các doanh nghiệp lớn trong việc xử lý nhiều công việc quan trọng và cơ chế bảo mật tốt hơn.

• Giữ địa chỉ của bạn

Sử dụng webmail còn giúp bạn không phải cập nhật địa chỉ email, ngay cả khi bạn chuyển đổi nhà cung cấp dịch vụ Internet. Điều này cho phép bạn truy xuất các liên hệ trước đó của mình và các liên hệ của bạn sẽ không phải lo lắng về việc không nhớ địa chỉ gần đây nhất khi cố gắng liên hệ với bạn.

• Dung lượng lưu trữ lớn

Dung lượng lưu trữ là một trong những lợi ích chính của webmail. Nó chỉ ra rằng hầu hết các dịch vụ webmail đều cung cấp dung lượng lưu trữ hàng gigabyte hoặc dung lượng lưu trữ không giới hạn, cho phép bạn lưu trữ một lượng đáng kể thư và các tệp đính kèm quan trọng. Bạn không cần phải lưu tất cả dữ liệu đó vào máy tính, giải phóng dung lượng cho những thứ khác.

2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật của Webmail đối với doanh nghiệp, vẫn còn có các mặt hạn chế mà doanh nghiệp cần lưu ý.

• Hạn chế làm việc ngoại tuyến

Mặc dù băng thông rộng trở nên phù hợp hơn về mặt độ tin cậy nhưng cả hai đều được yêu cầu kết nối thiết bị của bạn với mạng để viết, gửi tin nhắn cũng như xem lại tin nhắn. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không thể xem các email cũ nếu không kết nối Internet và thậm chí bạn không thể tải xuống các tin nhắn mới nhất của mình. Do đó, tin nhắn không thể được soạn ngoại tuyến rồi kết nối và gửi đi.

• Hạn chế sử dụng tên cá nhân

Bởi vì webmail có lượng người tiêu dùng lớn như vậy nên bạn thường sẽ nhận thấy rằng bạn không thể tạo địa chỉ bằng cách sử dụng tên riêng của mình hoặc tên bạn có trong đầu vì nó đã bị sử dụng. Có thể cần một chút sáng tạo để mang đến cho bạn một địa chỉ email đơn giản và khó quên mà vẫn có thể sử dụng được. 

• Quảng cáo

Từ các nhà quảng cáo, nhà cung cấp email trực tuyến phải nhận được doanh thu khi bạn sử dụng dịch vụ miễn phí. Điều đó có nghĩa là bạn không được phép thực hiện quảng cáo cá nhân hóa, một số dịch vụ email truyền thống và thậm chí bạn sẽ phải để banner của nhà quảng cáo trong 

• Không có sự đảm bảo về dịch vụ

Ngay cả với danh tiếng hiện tại của WebMail là một trong những nền tảng quản lý thư tốt nhất, các vấn đề vẫn có thể phát sinh. Người dùng có thể gặp phải sự gián đoạn đối với hoạt động email trong trường hợp xảy ra mối nguy hiểm không lường trước được. Rất may, có rất ít khả năng xảy ra sự kiện, do đó nhiều tổ chức vẫn có thể chấp nhận được lỗ hổng này.

• Doanh nghiệp có thể mất mọi email

Nó có vẻ khá rủi ro, đặc biệt đối với những cá nhân đang kinh doanh. Tuy nhiên, hầu hết các hệ thống WebMail hiện có từ các nhà cung cấp đáng tin cậy đều có thể bảo mật dữ liệu. Dù vậy, bạn không nên quá chủ quan. Trong khi sử dụng WebMail, hãy thường xuyên sao lưu dữ liệu của bạn!

• Nhiều thư quảng cáo

WebMail là một chương trình trực tuyến trên nền tảng Web. Do đó, việc người tiêu dùng không nhìn thấy những quảng cáo khó chịu khi sử dụng là một thách thức. Nhưng nói chung, những quảng cáo này không chiếm quá nhiều diện tích màn hình hoặc ảnh hưởng đáng kể đến việc sử dụng. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nâng cấp lên các gói dịch vụ Webmail cao cấp hơn để tránh việc bị spam cũng như quảng cáo, cũng như hạn chế các thư gây nguy hiểm cho dữ liệu doanh nghiệp.

Lợi ích của Webmail đối với doanh nghiệp

Qua những khái niệm về Webmail là gì? Cách sử dụng ra sao? Vậy thì Webmail mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp, GCS Technology Company Vietnam sẽ liệt kê bao gồm như:

1. Tăng cường năng suất và hiệu quả

Webmail giúp doanh nghiệp tăng cường năng suất và hiệu quả bằng cách cung cấp các tính năng giúp quản lý email hiệu quả hơn. Các tính năng như tạo thư mục, nhãn, lọc email, tìm kiếm email,… giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và quản lý email của mình. Ngoài ra, webmail cũng cung cấp các tính năng như tự động trả lời, lịch, nhắc nhở,… giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức.

2. Tăng cường bảo mật

Webmail thường sử dụng các công nghệ bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc bị đánh cắp thông tin.

3. Cải thiện tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Sử dụng địa chỉ email theo tên miền của doanh nghiệp giúp tăng cường tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Điều này giúp tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.

4. Tăng cường khả năng hợp tác

Webmail giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng hợp tác bằng cách cung cấp các tính năng như chia sẻ tệp, tạo nhóm,… Các tính năng này giúp các thành viên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng trao đổi thông tin và hợp tác với nhau.

5. Tiết kiệm chi phí

Webmail thường miễn phí hoặc có chi phí thấp. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí so với việc sử dụng các ứng dụng email trên máy tính. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về lợi ích của việc ứng dụng webmail trong công việc hàng ngày của doanh nghiệp:

• Gửi email marketing đến khách hàng tiềm năng: Webmail giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo và gửi email marketing, đồng thời theo dõi hiệu quả của các chiến dịch marketing.
• Quản lý các dự án: Webmail giúp doanh nghiệp dễ dàng chia sẻ thông tin, tài liệu, lịch trình,… với các thành viên trong nhóm dự án.
• Cung cấp dịch vụ khách hàng: Webmail giúp doanh nghiệp dễ dàng trả lời các câu hỏi của khách hàng, giải quyết các vấn đề của khách hàng,…

Tóm lại, Webmail mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng webmail để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình.

Cách sử dụng Webmail

Để sử dụng Webmail, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Đăng ký tài khoản Webmail

Để đăng ký tài khoản Webmail, bạn cần truy cập vào trang web của nhà cung cấp dịch vụ webmail mà bạn muốn sử dụng. Sau đó, bạn điền đầy đủ thông tin đăng ký bao gồm tên, địa chỉ email, mật khẩu,…

2. Truy cập Webmail

Sau khi đăng ký thành công, bạn có thể truy cập Webmail bằng cách mở trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ web của nhà cung cấp dịch vụ webmail. Sau đó, bạn nhập tên và mật khẩu của mình để đăng nhập.

Cách sử dụng các tính năng cơ bản của Webmail

Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy giao diện của Webmail. Giao diện Webmail thường bao gồm các thành phần sau:

• Thanh công cụ: Thanh công cụ chứa các nút lệnh để thực hiện các thao tác cơ bản như gửi, nhận, trả lời, chuyển tiếp email,…
• Hộp thư đến: Hộp thư đến chứa các email mà bạn đã nhận được.
• Hộp thư nháp: Hộp thư nháp chứa các email mà bạn đang soạn thảo nhưng chưa gửi đi.
• Hộp thư đã gửi: Hộp thư đã gửi chứa các email mà bạn đã gửi đi.
• Hộp thư bị xóa: Hộp thư bị xóa chứa các email mà bạn đã xóa.

Một số dịch vụ Webmail phổ biến hiện nay

Có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ Webmail, cung cấp nhiều tính năng hữu ích dành riêng cho SMBs. Một số dịch vụ Webmail phổ biến bao gồm trong bảng dưới đây:

Lời kết

Như vậy, qua bài viết này, người dùng đã hiểu được Webmail là gì cùng với cách sử dụng và lợi ích của Webmail đối với doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay qua Live Chat của GCS Technology Company Vietnam nếu cần sự hỗ trợ, tư vấn về dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp của bạn nhé.