Ứng dụng PWA cho Google Drive: Cách cài đặt và sử dụng

Ứng dụng PWA cho Google Drive là giải pháp giúp người dùng cài đặt Google Drive trực tiếp từ trình duyệt và sử dụng như một ứng dụng trên máy tính mà không cần cài đặt phần mềm truyền thống. Nhờ khả năng truy cập nhanh, giao diện gọn gàng và hỗ trợ trên nhiều hệ điều hành, Google Drive PWA đang trở thành lựa chọn phù hợp cho cá nhân và doanh nghiệp thường xuyên làm việc với Google Workspace. Để giúp bạn hiểu rõ hơn về ứng dụng này, bài viết này sẽ giải thích rõ ứng dụng PWA cho Google Drive là gì, cách hoạt động, tính năng, cách sử dụng hiệu quả, cùng tham khảo nhé.

Ứng dụng PWA cho Google Drive là gì?

Ứng dụng PWA cho Google Drive là phiên bản Progressive Web App (PWA) của Google Drive, cho phép người dùng cài đặt Google Drive trực tiếp từ trình duyệt để sử dụng như một ứng dụng trên máy tính. Thay vì mỗi lần phải mở trình duyệt và truy cập website, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng Google Drive trên Desktop hoặc Taskbar để làm việc nhanh hơn.

Về bản chất, Google Drive PWA hoạt động dựa trên nền tảng web nhưng được tối ưu để mang lại trải nghiệm gần giống một phần mềm cài đặt. Ứng dụng có cửa sổ làm việc riêng, giao diện gọn gàng, không hiển thị thanh địa chỉ hay các tab trình duyệt, giúp người dùng tập trung hơn khi quản lý và đồng bộ tệp.

Với công nghệ PWA, Google Drive có thể hoạt động ổn định trên nhiều hệ điều hành như Windows, macOS, Linux và ChromeOS mà không cần cài đặt phần mềm riêng cho từng nền tảng. Đồng thời, ứng dụng cũng được cập nhật tự động và hỗ trợ một số tính năng ngoại tuyến, giúp việc lưu trữ, chia sẻ và truy cập dữ liệu trở nên linh hoạt hơn. 

Google Drive PWA hoạt động như thế nào?

Ứng dụng PWA cho Google Drive hoạt động như một ứng dụng độc lập trên máy tính. Mặc dù vẫn sử dụng nền tảng web của Google Drive, nhưng PWA được tối ưu để mang lại trải nghiệm nhanh gọn và thuận tiện hơn so với việc truy cập qua trình duyệt thông thường. 

Quy trình hoạt động của Google Drive PWA diễn ra như sau:

• Người dùng truy cập Google Drive bằng trình duyệt có hỗ trợ PWA.
• Trình duyệt nhận diện Google Drive đáp ứng tiêu chuẩn của Progressive Web App và cho phép cài đặt.
• Sau khi cài đặt, Google Drive sẽ xuất hiện dưới dạng một ứng dụng riêng trên Desktop, Taskbar hoặc Start Menu.
• Khi mở ứng dụng, Google Drive khởi chạy trong một cửa sổ độc lập, giúp bạn truy cập nhanh mà không cần mở trình duyệt hay nhập địa chỉ website.

Về mặt kỹ thuật, Google Drive PWA sử dụng các công nghệ web hiện đại như Service Worker, Web App Manifest và HTTPS để đảm bảo ứng dụng hoạt động ổn định, an toàn và mang lại trải nghiệm gần giống một phần mềm cài đặt. Nhờ đó, ứng dụng có thể lưu một phần dữ liệu vào bộ nhớ đệm (cache), giúp tải nội dung nhanh hơn và hỗ trợ sử dụng một số tính năng khi thiết bị tạm thời mất kết nối Internet. 

Tính năng Google Drive PWA

Ứng dụng PWA cho Google Drive không chỉ giúp bạn truy cập Google Drive nhanh hơn mà còn mang đến trải nghiệm sử dụng gần giống một ứng dụng cài đặt trên máy tính. Dù vẫn hoạt động trên nền tảng web, phiên bản PWA được tối ưu để hỗ trợ quản lý tệp, cộng tác trực tuyến và làm việc linh hoạt trên nhiều thiết bị mà không cần cài đặt phần mềm truyền thống. 

Dưới đây là những tính năng nổi bật của ứng dụng PWA cho Google Drive:

• Truy cập Google Drive độc lập

Sau khi cài đặt, Google Drive sẽ xuất hiện dưới dạng một ứng dụng riêng với biểu tượng trên Desktop, Taskbar hoặc Start Menu. Bạn chỉ cần một cú nhấp chuột để mở ứng dụng mà không phải khởi động trình duyệt hay nhập địa chỉ website. Google Drive PWA mở trong một cửa sổ riêng, không hiển thị thanh địa chỉ hoặc các tab trình duyệt, giúp không gian làm việc gọn gàng và tập trung hơn. 

• Quản lý tệp và thư mục đầy đủ

Google Drive PWA vẫn cung cấp hầu hết các tính năng quản lý dữ liệu của phiên bản web. Người dùng có thể tạo và sắp xếp thư mục, tải tệp hoặc thư mục lên Google Drive, đổi tên, di chuyển, sao chép hoặc xóa tệp, đánh dấu sao các tệp quan trọng, tìm kiếm và lọc tệp theo nhiều tiêu chí. Bạn có thể quản lý tài liệu thuận tiện mà không cần chuyển đổi giữa nhiều cửa sổ hoặc tab trình duyệt.

• Làm việc liền mạch trên Google Workspace

Google Drive PWA tích hợp trực tiếp với các ứng dụng trong Google Workspace như Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms. Bạn có thể tạo mới, mở, chỉnh sửa và cộng tác trên các tài liệu ngay trong giao diện Google Drive. Việc chuyển đổi giữa các ứng dụng diễn ra nhanh chóng, giúp tối ưu quy trình làm việc cá nhân cũng như đội nhóm.

• Chia sẻ/cộng tác thời gian thực

Ứng dụng PWA cho Google Drive kế thừa đầy đủ khả năng cộng tác trực tuyến của Google Drive. Người dùng có thể chia sẻ tệp hoặc thư mục, phân quyền người xem, người nhận xét hoặc người chỉnh sửa và làm việc đồng thời với nhiều thành viên trên cùng một tài liệu. 

• Hỗ trợ làm việc ngoại tuyến

Khi bật chế độ ngoại tuyến (Offline), Google Drive PWA cho phép mở và chỉnh sửa một số tài liệu Google Docs, Google Sheets hoặc Google Slides đã được lưu trước đó ngay cả khi không có kết nối Internet. Sau khi thiết bị kết nối mạng trở lại, mọi thay đổi sẽ được tự động đồng bộ lên Google Drive mà không cần thao tác thủ công.

• Cập nhật tự động và tối ưu hiệu năng

Không giống các phần mềm truyền thống, Google Drive PWA luôn được cập nhật tự động khi Google phát hành phiên bản mới. Người dùng không cần tải bản cập nhật hay cài đặt thủ công nhưng vẫn luôn được sử dụng các tính năng mới và bản vá bảo mật mới nhất. Bên cạnh đó, ứng dụng cũng được tối ưu để sử dụng ít tài nguyên hệ thống hơn, khởi động nhanh và mang lại trải nghiệm mượt mà ngay cả khi xử lý nhiều tài liệu cùng lúc.

Vì sao nên sử dụng ứng dụng PWA cho Google Drive?

Hiện nay, khá nhiều người lựa chọn ứng dụng PWA cho Google Drive thay vì chỉ truy cập qua trình duyệt thông thường. Đối với những người thường xuyên sử dụng Google Drive và bộ ứng dụng Google Workspace, PWA là giải pháp giúp tối ưu thao tác, nâng cao hiệu suất làm việc và hỗ trợ cộng tác thuận tiện trên nhiều thiết bị. Ngoài ra, sử dụng Google Drive PWA còn mang đến nhiều ưu điểm nổi bật như:

• Truy cập Google Drive nhanh như ứng dụng

Thay vì phải mở trình duyệt, nhập địa chỉ website hoặc tìm tab Google Drive đang mở, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng Google Drive trên Desktop, Taskbar hoặc Dock để bắt đầu làm việc. Khi cài đặt dưới dạng PWA, Google Drive sẽ mở trong một cửa sổ riêng thay vì chạy trên giao diện trình duyệt thông thường. Việc không hiển thị thanh địa chỉ và các tab giúp không gian làm việc tối giản hơn, đặc biệt phù hợp với những người sử dụng Google Drive thường xuyên mỗi ngày.

• Hoạt động linh hoạt trên đa dạng hệ điều hành

PWA cho Google Drive có khả năng hoạt động trên nhiều nền tảng mà không cần cài đặt phiên bản riêng cho từng hệ điều hành. Chỉ cần sử dụng trình duyệt hỗ trợ PWA như Google Chrome hoặc Microsoft Edge, bạn có thể cài đặt và sử dụng Google Drive trên Windows, macOS, Linux, ChromeOS. Nhờ trải nghiệm sử dụng thống nhất, người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các thiết bị mà không cần làm quen lại với giao diện hay cách thao tác.

• Tiết kiệm tài nguyên hệ thống

So với nhiều phần mềm cài đặt truyền thống, Google Drive PWA có dung lượng nhẹ và không yêu cầu chạy các tiến trình đồng bộ liên tục trong nền. Đối với các thiết bị có cấu hình trung bình hoặc người dùng thường xuyên mở nhiều ứng dụng cùng lúc, Google Drive PWA là lựa chọn phù hợp để duy trì trải nghiệm làm việc mượt mà mà không làm ảnh hưởng đáng kể đến hiệu năng hệ thống.

• Phù hợp với người làm việc trên Google Workspace

Nếu đang sử dụng Google Workspace, Google Drive PWA sẽ giúp bạn kết nối nhanh với toàn bộ hệ sinh thái của Google như Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms, Gmail hay Google Meet. Bạn có thể mở tài liệu, chỉnh sửa, chia sẻ và cộng tác với đồng nghiệp ngay trong một cửa sổ làm việc duy nhất. Mọi thay đổi đều được lưu trực tiếp trên đám mây và đồng bộ gần như theo thời gian thực, giúp các thành viên luôn làm việc trên cùng một phiên bản tài liệu.

Điều kiện để cài đặt Google Drive PWA

Để cài đặt được Google Drive PWA, thiết bị của bạn cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản về trình duyệt, hệ điều hành, tài khoản Google và kết nối internet. Cụ thể như sau:

• Sử dụng trình duyệt hỗ trợ PWA

Thiết bị cần sử dụng trình duyệt có hỗ trợ Progressive Web App (PWA). Hiện nay, Google Drive PWA hoạt động tốt nhất trên các trình duyệt sử dụng nhân Chromium, bao gồm Google Chrome, Microsoft Edge,…

• Thiết bị cần sử dụng hệ điều hành tương thích

Google Drive PWA có thể cài đặt trên nhiều hệ điều hành mà không cần bộ cài riêng cho từng nền tảng. Các hệ điều hành được hỗ trợ gồm Windows 10 và Windows 11, macOS, Linux, ChromeOS. 

• Có tài khoản Google

Để sử dụng Google Drive PWA, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản Google, có thể là tài khoản Gmail cá nhân, tài khoản Google Workspace dành cho doanh nghiệp hoặc tổ chức, các phiên bản Google Workspace khác như Education hoặc Nonprofits. Sau khi đăng nhập, toàn bộ dữ liệu sẽ được đồng bộ với tài khoản Google, giúp bạn truy cập và làm việc trên nhiều thiết bị một cách liền mạch. 

• Kết nối internet ổn định

Thiết bị cần có kết nối internet để trình duyệt tải các thành phần cần thiết của ứng dụng và hoàn tất quá trình cài đặt. Trong quá trình sử dụng, Google Drive PWA cũng ưu tiên môi trường làm việc trực tuyến để đồng bộ dữ liệu, chia sẻ tệp và cộng tác theo thời gian thực. Nếu muốn chỉnh sửa tài liệu khi không có mạng, bạn cần bật chế độ offline và thiết lập ngoại tuyến trước đó. 

Cách cài đặt ứng dụng PWA cho Google Drive

Việc cài đặt ứng dụng PWA cho Google Drive cực kỳ đơn giản và không đòi hỏi bất kỳ kỹ năng tin học phức tạp nào. Mọi thao tác cài đặt đều được thực hiện trực tiếp, an toàn 100% ngay trên giao diện trình duyệt web của bạn.

– Bước 1: Khởi động trình duyệt web, truy cập vào trang chủ Google Drive tại địa chỉ drive.google.com và tiến hành đăng nhập tài khoản Google của bạn.

– Bước 2: Nhìn lên thanh địa chỉ ở góc trên bên phải. Bạn sẽ thấy một biểu tượng nhỏ hình chiếc máy tính kèm mũi tên chỉ xuống (hoặc biểu tượng hình dấu cộng +). Khi di chuột vào, màn hình sẽ hiện chữ “Cài đặt Google Drive” (Install Google Drive).

– Bước 3: Nhấp chuột vào biểu tượng Cài đặt. Một cửa sổ nhỏ (pop-up) xác nhận sẽ xuất hiện trên màn hình với câu hỏi “Bạn có muốn cài đặt ứng dụng không?”. Bạn chỉ cần bấm vào nút Cài đặt (Install).

– Bước 4: Ngay lập tức, trang web Google Drive sẽ tự động chuyển đổi thành một ứng dụng cửa sổ riêng biệt. Đồng thời, một biểu tượng shortcut của Google Drive PWA cũng sẽ tự động được thêm vào màn hình chính (Desktop) và menu Start của máy tính.

Hướng dẫn sử dụng Google Drive PWA sau khi cài đặt

Sau khi đã cài đặt thành công ứng dụng PWA cho Google Drive, việc làm quen và khai thác tối đa sức mạnh của ứng dụng này sẽ giúp bạn tăng tốc độ xử lý công việc lên đáng kể. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng hiệu quả dành cho người mới bắt đầu:

Tạo lối tắt truy cập nhanh 

Để không phải tìm kiếm biểu tượng ứng dụng mỗi lần cần dùng, bạn nên ghim ứng dụng vào thanh tác vụ:

• Trên Windows: Khi cửa sổ Google Drive PWA đang mở, bạn nhấp chuột phải vào biểu tượng Google Drive dưới thanh Taskbar Chọn Ghim vào thanh tác vụ (Pin to taskbar).

• Trên macOS: Nhấp chuột phải vào biểu tượng Drive trên thanh Dock Chọn Tùy chọn (Options) Chọn Giữ trên Dock (Keep in Dock). Từ nay, bạn chỉ cần 1-click là có thể mở ngay Google Drive.

Kích hoạt và quản lý chế độ làm việc ngoại tuyến 

Đây là tính năng quan trọng nhất bạn cần thiết lập ngay sau khi cài đặt:

– Bước 1: Mở ứng dụng Google Drive PWA Nhấn vào biểu tượng Bánh răng cài đặt ở góc trên bên phải Chọn Cài đặt (Settings).

– Bước 2: Tại giao diện Cài đặt chung, tìm đến mục Ngoại tuyến (Offline) Đánh dấu tích vào ô “Tạo, mở và chỉnh sửa các tệp Google Tài liệu, Trang tính và Trình bày gần đây của bạn trên thiết bị này khi đang ngoại tuyến”.

– Bước 3: Nhấn Xong (Done). Hệ thống sẽ mất khoảng vài phút để tải bộ nhớ đệm các tệp gần đây về máy.

Thao tác Kéo – Thả (Drag & Drop) và phím tắt 

Với hai thao tác này, bạn chỉ cần thực hiện cách thức như sau:

• Tải tệp lên: Bạn chỉ cần mở thư mục trên máy tính (File Explorer/Finder), chọn các tệp cần lưu trữ rồi kéo thả trực tiếp vào cửa sổ PWA.
• Sử dụng phím tắt nâng cao: Bấm phím / để nhảy nhanh đến thanh tìm kiếm tệp; bấm phím c để mở menu tạo tệp mới; bấm Shift + T để tạo ngay một Google Docs mới.

So sánh Google Drive PWA và Google Drive for Desktop

Sau khi tìm hiểu về Google Drive PWA, khá nhiều người băn khoăn có thể thay thế hoàn toàn Google Drive for Desktop hay không. Thực tế, mặc dù đều giúp truy cập và làm việc với dữ liệu trên Google Drive, nhưng đây là hai giải pháp được thiết kế cho những nhu cầu sử dụng khác nhau.

Google Drive PWA hướng đến trải nghiệm nhanh, gọn và ưu tiên làm việc trực tuyến, trong khi Google Drive for Desktop là phần mềm chuyên dụng dành cho đồng bộ dữ liệu giữa máy tính và Google Drive, hỗ trợ sao lưu và làm việc ngoại tuyến hiệu quả hơn. Vì vậy, việc lựa chọn giải pháp nào sẽ phụ thuộc vào cách bạn làm việc, dung lượng dữ liệu cần quản lý cũng như yêu cầu về đồng bộ và bảo mật. 

Dưới đây là bảng so sánh cụ thể giữa Google Drive PWA và Google Drive for Desktop:

Đối với phần lớn người dùng Google Workspace làm việc trên nền tảng đám mây, Google Drive PWA là giải pháp đơn giản, nhẹ và đủ đáp ứng nhu cầu hằng ngày. Ngược lại, nếu công việc của bạn yêu cầu đồng bộ dữ liệu liên tục hoặc quản lý nhiều tệp cục bộ, Google Drive for Desktop vẫn là lựa chọn toàn diện hơn. Trong thực tế, nhiều người dùng và doanh nghiệp cũng kết hợp cả hai giải pháp để tận dụng ưu điểm của từng công cụ.

Khi nào nên sử dụng Google Drive PWA?

Không có một giải pháp nào là hoàn hảo cho tất cả mọi người, nhưng Google Drive PWA sẽ là sự lựa chọn chuẩn xác và thông minh nhất trong các trường hợp cụ thể sau đây:

• Bạn sở hữu máy tính có cấu hình khiêm tốn hoặc dung lượng ổ cứng hạn chế:

Nếu máy tính của bạn chỉ có RAM 4GB hoặc 8GB, hoặc dung lượng ổ SSD khá “khiêm tốn” (128GB – 256GB), việc cài phần mềm Google Drive for Desktop sẽ khiến máy tính của bạn luôn trong tình trạng đầy bộ nhớ và giật lag. Lúc này, PWA là sự thay thế hoàn hảo vì nó không chiếm dụng tài nguyên máy.

• Công việc của bạn gắn liền với hệ sinh thái Google Workspace:

Nếu 90% công việc hàng ngày của bạn là tạo báo cáo trên Google Sheets, soạn thảo văn bản trên Google Docs, thiết kế slide trên Google Slides hay làm biểu mẫu trên Google Forms, việc dùng PWA sẽ cho bạn một không gian làm việc chuyên nghiệp, không bị phân tâm bởi các tab trình duyệt khác.

• Bạn thường xuyên phải di chuyển và làm việc trong điều kiện mạng chập chờn:

Những người hay đi công tác, làm việc trên xe khách, cà phê hay máy bay sẽ đánh giá rất cao khả năng mở và chỉnh sửa văn bản ngoại tuyến của Google Drive PWA. Bạn có thể làm việc liên tục mà không lo bị mất dữ liệu khi rớt mạng.

• Làm việc linh hoạt trên cùng lúc nhiều thiết bị và hệ điều hành

Nếu bạn dùng máy tính Windows ở công ty, MacBook ở nhà và dùng thêm iPad để làm việc di động, cài đặt PWA giúp bạn giữ nguyên một giao diện và thói quen thao tác duy nhất trên mọi nền tảng mà không cần cài đặt phần mềm khác nhau.

Câu hỏi thường gặp

1. PWA khác ứng dụng web thông thường ở điểm nào?

Ứng dụng web thông thường bắt buộc phải mở bên trong một tab trình duyệt, chứa thanh địa chỉ, phụ thuộc 100% vào mạng Internet (mất mạng là ngưng hoạt động) và không thể cài đặt biểu tượng ra màn hình chính. 

Trong khi đó, PWA có thể cài đặt ra Desktop như phần mềm thật, chạy trong cửa sổ riêng độc lập, gửi được thông báo đẩy và có khả năng hoạt động ngay cả khi không có mạng Internet nhờ công nghệ Service Workers.

2. Sử dụng Google Drive PWA có tốn tiền không?

Miễn phí. PWA là một tính năng công nghệ chuẩn hóa được Google tích hợp sẵn cho tất cả người dùng Google Drive (cả tài khoản Gmail cá nhân miễn phí lẫn tài khoản Google Workspace trả phí dành cho doanh nghiệp).

3. Nếu tôi xóa lịch sử duyệt web thì dữ liệu PWA có bị mất không?

Các tệp tài liệu chính của bạn luôn được lưu trữ an toàn trên đám mây của Google nên không bao giờ bị mất. Tuy nhiên, nếu bạn thực hiện xóa sạch lịch sử duyệt web bao gồm “Cookie và dữ liệu trang web” (Cookies and Site Data), các tệp được lưu đệm để xem Offline có thể sẽ bị xóa tạm thời và bạn cần mở mạng lên để PWA tải lại bộ nhớ đệm đó.

4. Tôi có thể đăng nhập nhiều tài khoản trên Google Drive PWA không?

Có. Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi qua lại giữa các tài khoản Google cá nhân và công việc ngay trong giao diện PWA bằng cách nhấp vào ảnh đại diện (Avatar) ở góc trên bên phải ứng dụng, tương tự như thao tác trên web.

Lời kết

Ứng dụng PWA cho Google Drive là giải pháp giúp bạn truy cập Google Drive nhanh chóng như một ứng dụng, tối ưu trải nghiệm làm việc trực tuyến và tận dụng hiệu quả hệ sinh thái Google Workspace.

Tùy theo nhu cầu sử dụng, bạn có thể lựa chọn Google Drive PWA hoặc Google Drive for Desktop để đạt hiệu quả làm việc tốt nhất. Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu triển khai Google Workspace bản quyền, cộng tác trên nền tảng Google hoặc tối ưu quy trình chuyển đổi số, hãy liên hệ GCS Việt Nam để được đội ngũ chuyên gia tư vấn nhé.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777