Trò chuyện và kết nối với đồng nghiệp qua Hangouts trong Gmail

Bên cạnh việc gửi và nhận email, người dùng Gmail có quyền truy cập vào một loạt các tính năng bổ sung có thể khá hữu ích. Một trong những tính năng phổ biến nhất là Gmail Chat.

Để quản lý liên lạc của bạn ở một nơi, trên mọi thiết bị, hãy thêm Google Chat vào hộp thư đến Gmail của bạn. Nhận tất cả các tính năng của Trò chuyện trực tiếp trong Gmail để bạn có thể cộng tác và giữ kết nối từ một vị trí trung tâm. 

Bạn có thể làm được tất cả mọi thứ trong Gmail với Chat. Khi bạn cần nhắn tin cho một người bạn hay một nhóm, bạn sẽ không phải mở thêm các tab để truy cập các mạng xã hội. Chỉ cần trên Gmail bạn đã làm được quá nhiều thứ như nhắn tin, cuộc họp video,…

Khách hàng của G Suite có thể sử dụng Chat mà không mất thêm phí và thêm vào hộp thư đến Gmail của mình. Chat là ứng dụng cộng tác dễ dàng và hiệu quả, giúp các bạn có thể dễ dàng hoàn tất công việc của mình ở một nơi. Với các phòng ảo chuyên biệt giúp lưu trữ dự án theo thời gian – cộng thêm các cuộc trò chuyện theo chuỗi. 

Lợi ích khi sử dụng Chat trong Gmail: 

  • Lợi ích lớn nhất mà người dùng khi sử dụng Google Chat trong Gmail đó là họ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. Như trước kia chưa khi chưa biết đến thường phải nhắn tin trên các phần mềm khác như Messenger, Skype, Zalo,…Nhưng hiện nay chỉ với Gmail bạn đã có thể làm được quá nhiều thứ.
  • Tải mục lên từ Drive, cộng tác trên Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày.
  • Tham gia cuộc họp trực tuyến với Meet hoặc dùng tính năng tìm kiếm mạnh mẽ của Google để tra cứu các thành viên trong phòng, các cuộc họp trước đây và tệp chia sẻ. 
  • Có các phòng ảo chuyên biệt giúp lưu trữ dự án theo thời gian – cộng thêm các cuộc trò chuyện theo chuỗi. 

Sự khác biệt giữa các Trò chuyện trong Gmail và Trò chuyện là gì?

Bạn nhận được các tính năng tương tự trong Trò chuyện và Trò chuyện trong Gmail, nhưng trải nghiệm Gmail tích hợp cung cấp vị trí trung tâm để cộng tác trên các dịch vụ G Suite của bạn.

  • Trò chuyện — Sử dụng khi bạn muốn giao tiếp chủ yếu qua tin nhắn trò chuyện. Ví dụ: khi đang di chuyển, bạn có thể muốn kiểm tra nhanh ứng dụng Trò chuyện trên thiết bị di động để tìm tin nhắn.
  • Gmail — Sử dụng khi bạn muốn cộng tác với một nhóm từ sự thuận tiện của hộp thư đến Gmail của bạn. Nếu đang làm việc trên máy tính của mình, bạn có thể thích sử dụng Gmail trong khi cộng tác với những người khác trên các tệp và tác vụ mà không cần phải chuyển đổi giữa các dịch vụ.

Hướng dẫn sử dụng Trò chuyện trong Gmail

Thật dễ dàng khi bạn có thể nhắn tin với bạn bè, đối tác của mình trên hòm thư mà không cần phải sử dụng thêm bất kỳ ứng dụng nào khác. Để giúp mọi người có thể trò chuyện dễ dàng, GCS sẽ giúp bạn từng bước cụ thể:

  • Bước 1: Trên máy tính của bạn, mở Gmail.
  • Bước 2: Sau khi truy cập vào Gmail màn hình giao diện chính xuất hiện. 
  • Bước 3: Để chat trên Gmail, nhắn tin trên Gmail thì bạn click chuột vào biểu tượng img 601d492469f87.
huong dan su dung tro chuyen trong gmail 1

Bước 4: Nhắn tin trò chuyện với mọi người.

huong dan su dung tro chuyen trong gmail 2 1

Khi bạn mới bắt đầu sử dụng thì phần lớn bạn sẽ không có cuộc trò chuyện nào. Để trò chuyện với mọi người bạn nhấn vào Start a new one (Bắt đầu một cuộc trò chuyện mới). 

Bước 5: Bạn phải gửi lời mời, và lời mời đó phải được xác nhận bởi người kia thì mới tiến hành chat được.

huong dan su dung tro chuyen trong gmail 3 1

Bước 6: Trò chuyện với mọi người. 

Bật hoặc tắt Trò chuyện trong Gmail

  1. Trên máy tính của bạn, mở Gmail.
  2. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) và chọn See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).
  3. Ở trên cùng, nhấp vào Chat and Meet (Trò chuyện và họp).
  4. Chọn Hangouts on (Bật Trò chuyện) hoặc Hangouts off (Tắt trò chuyện) để bật hoặc tắt Trò chuyện trong Gmail.
  5. Ở dưới cùng, nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi).

Lưu ý:  Nếu bạn tắt Trò chuyện trong Gmail, danh sách cuộc trò chuyện và cửa sổ bật lên của bạn sẽ không xuất hiện trong Gmail, nhưng bạn vẫn chưa đăng xuất khỏi Trò chuyện.

Thay đổi vị trí của bảng Trò chuyện trong Gmail

Bạn có thể di chuyển bảng Trò chuyện sang bên phải hoặc bên trái hộp thư đến của mình.

huong dan su dung tro chuyen trong gmail 4 1
  1. Trên máy tính của bạn, mở Gmail.
  2. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) và chọn See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).
  3. Ở trên cùng, nhấp vào Chat and Meet (Trò chuyện và họp).
  4. Bên cạnh Chat position (Vị trí trò chuyện), chọn Left side of the inbox (Bên trái hộp thư đến) hoặc Right side of the inbox (Bên phải hộp thư đến).
  5. Nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi).

Thay đổi trạng thái hoạt động của bạn trong Gmail

Bạn có thể thay đổi trạng thái của mình thành Tự động, Không làm phiền hoặc Đi vắng. Nếu:

  • Bạn có trạng thái là Tự động img 601d4924b2b31, bạn có vẻ đang hoạt động.
  • Bạn không hoạt động trong hơn 15 phút, trạng thái của bạn thay đổi thành Vắng mặt img 601d4924b7916.

Bạn đặt trạng thái của mình thành Không làm phiền img 601d4924bcc2f , bạn ẩn thông báo.

Đặt trạng thái của bạn thành Không làm phiền

huong dan su dung tro chuyen trong gmail 5 1
  1. Mở Gmail.
  2. Ở trên cùng, hãy nhấp vào trạng thái của bạn.
  3. Chọn khoảng thời gian bạn muốn ẩn thông báo của mình.
  4. (Tùy chọn) Để tắt Không làm phiền, hãy nhấp vào trạng thái của bạn và sau đóTurn off do not disturb (Tắt không làm phiền).

Khi bạn sử dụng ứng dụng Chat tích hợp sẵn trong Gmail, bạn sẽ tiếp kiệm được quá nhiều thời gian. Nhờ có các công cụ được tích hợp liền mạch, bạn có thể theo sát các thông tin trao đổi liên quan đến công việc và chọn đúng kênh cho từng cuộc trò chuyện.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

cách-quan-ly-thong-bao-email-bang-hiver

Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Khi cài đặt Hiver thành công, việc nhận thông báo về những thư quan trọng vẫn chưa được quản lý. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết về Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver.
hiver (1)2 (1)

Đối Tác Chính Thức Duy Nhất Của Hiver Tại Việt Nam

Hiện nay, Gmail là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Sẽ thật tuyệt vời nếu Gmail có thể hỗ trợ đa kênh, cộng tác dễ dàng hơn với đối tác cùng đồng nghiệp, tự động hoá mọi tác vụ, phân tích báo cáo một cách chuyên sâu,.. Đó không còn là một ước vọng quá xa xôi khi Hiver ra đời.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về Hiver cũng như đối tác của Hiver tại Việt Nam qua những thông tin chia sẻ của GCS dưới đây.

Hiver là gì?

loi-ich-cua-hiver

Hiver là một nền tảng mạnh mẽ cung cấp những giải pháp trong việc quản lý email cũng như helpdesk dựa trên Gmail. Nhờ có Hiver, mọi tổ chức và doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình làm việc đồng thời tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân sự.

Những tính năng như quản lý email, tự động hoá, phân tích báo cáo, hợp tác,.. đều được tích hợp trọn vẹn trong 4 lĩnh vực chính mà Hiver hỗ trợ, cụ thể:

  • Hiver for Customer Service: Hỗ trợ khách hàng thông qua email, xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải ngay từ giao diện hộp thư đến của Gmail quen thuộc. 
  • Hiver for Finance Operations: Truy vấn sổ sách kế toán, cộng tác về hoá đơn, chứng từ,... nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. 
  • Hiver for People Operations: Cung cấp những câu trả lời chính xác cho các truy vấn liên quan đến chính sách của công ty, bảng lương nhân viên,...
  • Hiver for IT Operations: Cập nhật những vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải, đưa ra yêu cầu hỗ trợ và giải pháp khắc phục kịp thời.

Đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam

hvn-doi-tac-hiver-tai-viet-nam

Trải qua 6 năm phát triển, Hiver đã có hơn 2000 khách hàng trung thành đồng thời có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Tuy nhiên, Hiver vẫn là một “khái niệm” còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam. Điều này càng được khẳng định khi hiện nay HVN Group là đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam. 

GCS hiện đang cung cấp các giải pháp Email doanh nghiệp trên Google và thuộc thương hiệu con của HVN Group. Vậy nên việc kết hợp cộng tác Hiver là điều rất mong muốn của HVN và GCS. Từ đó hỗ trợ tất cả các khách hàng của mình đang sử dụng Google Workspace biết đến Hiver để tăng hiệu quả trong công việc của họ hơn. Hiện tại, khách hàng khi lựa chọn Hiver tại GCS sẽ 2 gói dịch vụ với mức giá cực kỳ ưu đãi. 

Giá để sử dụng Hiver

  • Gói Lite cơ bản với mức giá 15$/người dùng/tháng
  • Gói Pro cao cấp với mức giá 39$/người dùng/tháng cùng nhiều tính năng nổi bật hơn. 

Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp với GCS Technology (Google Cloud Solutions) - một thương hiệu con của tập đoàn HVN Group  qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể và cặn kẽ hơn. 

Triển khai Hiver tại GCS mang đến những điều gì cho người sử dụng?

Sự ra đời của Hiver đã giải quyết nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi hầu hết hiện nay các Helpdesk đều đắt tiền và quá trình sử dụng không hề đơn giản. Hiver đã giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa mọi nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và hơn hết việc triển khai Hiver đã biến Gmail trở thành một công cụ toàn năng:

Mọi kênh liên lạc đều gói gọn bên trong Gmail

Nhờ Hiver, việc quản lý giao tiếp trên tất cả các kênh bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tiếp, WhatsApp với nhà cung cấp hay khách hàng đều được thực hiện ngay tại Gmail. Từ đó xây dựng cơ sở tri thức cả bên trong lẫn bên ngoài, thúc đẩy hoạt động tự phục vụ và chuyển hướng truy vấn.

hiver3

Nâng cao quá trình cộng tác trong tổ chức

Đơn giản chỉ bằng một thao tác "@" đề cập đến đồng nghiệp của bạn, note lại một ghi chú ngay bên cạnh chuỗi email là bạn có thể cộng tác về các truy vấn với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức/ doanh nghiệp của mình.

Tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại

Giờ đây dù làm ít nhưng bạn lại có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì Hiver giúp cho bạn cùng đội nhóm có thể giản lược công việc nhàm chán, tiết kiệm thời gian và công sức bằng tính năng tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc có điều kiện. Chẳng hạn như tất cả mọi truy vấn liên quan đến một lỗi sản phẩm sẽ được tự động chỉ định cho một chuyên gia kỹ thuật cụ thể.

hiver4

Phân tích báo cáo một cách chuyên sâu hơn

Hiver hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc của đội nhóm bằng cách phân tích chuyên sâu những báo cáo cùng các số liệu chính. Từ đó, bạn có thể phát hiện những sự cố, những vấn đề nghiêm trọng để khắc phục kịp thời và nhanh chóng hơn.

Mọi công việc đều được thực hiện tại Gmail

Các công cụ phổ biến như WhatsApp, Asana, Slack, Salesforce,.. đều được tích hợp và được thực hiện tại Gmail một cách trọn vẹn. Chính vì thế Hiver đã khiến Gmail trở thành một nền tảng toàn diện có thể quản lý những tác vụ, các dự án và nhiều kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau. Không chỉ gói gọn mọi kênh liên lạc, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi công việc ngay tại Gmail.

Phân quyền và giao việc dễ dàng ngay trên Gmail

hiver-5 (1)

Giờ đây việc phân quyền, giao nhiệm vụ và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ đã trở nên dễ dàng hơn sau khi triển khai Hiver. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chỉ định nhân sự giải đáp, phản hồi email của đối tác hay khách hàng. Điều này tránh được tình trạng bỏ sót email và khách hàng/ đối tác cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn. 

Đặc biệt, báo cáo phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân sẽ được tổng hợp lại. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp cho tổ chức có thể theo dõi, giám sát công việc của nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của GCS về đối tác của Hiver tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tối ưu hoá hiệu suất làm việc đồng thời tăng cường sự cộng tác cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay GCS Technology - Google Cloud Solutions để trải nghiệm sự thay đổi cũng như hiệu quả mà nền tảng này mang đến. 

Bạn có thể kết nối trực tiếp với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới. Đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tư vấn đồng thời hỗ trợ triển khai Hiver nhanh chóng và toàn diện nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Scroll to Top