Top 3 dịch vụ email cho doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

Email là phương tiện giao tiếp quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Ngay cả khi doanh nghiệp không dùng nó để giao tiếp trong văn phòng, thì đó vẫn là phương tiện giao tiếp chính của doanh nghiệp với khách hàng. Vì vậy doanh nghiệp cần chọn cho mình dịch vụ email phù hợp góp phần tăng hiệu suất cũng như năng suất doanh nghiệp.

Email là phương tiện giao tiếp quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Ngay cả khi doanh nghiệp không dùng nó để giao tiếp trong văn phòng, thì đó vẫn là phương tiện giao tiếp chính của doanh nghiệp với khách hàng của họ. Email cũng là một trong những công cụ tiếp thị quan trọng nhất của doanh nghiệp. Ngay cả khi việc sử dụng tin nhắn, mạng xã hội và trò chuyện trực tiếp trong thương mại điện tử ngày càng tăng, tiếp thị qua email vẫn cần thiết để tiếp cận đối tượng của doanh nghiệp. Đó cũng là cách đáng tin cậy nhất để thông báo cho khách hàng về các chương trình khuyến mãi và mẩu tin tiếp thị, để thu hút khách hàng quay lại cửa hàng trực tuyến của doanh nghiệp.

Tùy thuộc vào từng mô hình kinh doanh, doanh nghiệp có thể tùy chọn giải pháp email tích hợp sẵn phù hợp. Dưới đây là top 3 giải pháp email mang lại hiệu quả tuyệt vời cho doanh nghiệp của bạn.

Gmail

Được phát hành lần đầu tiên vào năm 2004, Gmail của Google đã trở thành công ty dẫn đầu thị trường về dịch vụ email miễn phí với hơn một tỷ người dùng trên toàn cầu. Điểm nổi bật của nhất của Gmail là giao diện web rút gọn. Phần lớn màn hình được dành cho hộp thư đến của bạn, với tối thiểu thanh công cụ và những thứ lộn xộn khác. Các tin nhắn được sắp xếp gọn gàng thông qua các cuộc trò chuyện để dễ xem hơn và bạn có thể đọc và trả lời email một cách dễ dàng, ngay cả khi là người dùng lần đầu. Tin nhắn có thể được tự động lọc thành các danh mục theo tab như Chính, Xã hội và Quảng cáo, giúp bạn tập trung vào nội dung bạn cần. Tính năng chặn thư rác hàng đầu giúp hộp thư đến của bạn không có rác, bạn có thể quản lý các tài khoản khác từ cùng một giao diện (Outlook, Yahoo, bất kỳ email IMAP hoặc POP nào khác) và có 15GB bộ nhớ cho hộp thư đến, Drive và ảnh của bạn. 

Ngoài ra, Google cung cấp phiên bản Gmail trả phí dành cho doanh nghiệp – Google Workspace.

Sản phẩm chuyên nghiệp hơn này loại bỏ quảng cáo và cho phép sử dụng địa chỉ email tùy chỉnh tên miền (yourname@yourcompany.tld). Các công cụ di chuyển theo định hướng kinh doanh có thể nhập thư từ Outlook, Exchange, Lotus và hơn thế nữa. Không gian lưu trữ tăng gấp đôi lên 30GB trên gói Cơ bản và bạn nhận được địa chỉ email nhóm không giới hạn, thời gian hoạt động được đảm bảo 99,9% và hỗ trợ 24/7.

Tương tự như Microsoft, Google Workspace cung cấp tất cả ứng dụng để làm việc với tài liệu (Google Docs), bảng tính (Google Sheets) và bản trình bày (Google Slides). Lịch dùng chung giúp doanh nghiệp tổ chức, sắp xếp công việc tốt hơn, có hội nghị video và thoại cho các cuộc họp trực tuyến (Google Meet) và tất nhiên có hỗ trợ 24/7 để giữ cho hệ thống của doanh nghiệp hoạt động trơn tru.

Outlook.com

Outlook.com là một ứng dụng trong Microsoft 365, những ai đã quen dùng Microsoft chắc hẳn cũng đã quen với ứng dụng Outlook này. Giao diện web của Outlook tuân theo phong cách quen thuộc như trên phiên bản máy tính và hầu hết các ứng dụng email khác: thư mục và công cụ tổ chức ở bên trái, nội dung của thư mục hiện tại ở trung tâm và ngăn xem trước đơn giản ở bên phải. 

Tùy giao diện theo phong cách truyền thống nhưng những tính năng có trong Outlook lại là sự vượt trội đáng kể. Dịch vụ tự động phát hiện các email quan trọng và đặt chúng vào Hộp thư đến Ưu tiên, tránh cho mọi sự xao nhãng. Các sự kiện quan trọng như đặt vé máy bay hay đặt bàn cho bữa tối có thể tự động được thêm vào lịch của bạn. Thật dễ dàng để chia sẻ lịch đó với những người dùng Outlook hoặc Microsoft 365 khác hoặc bạn có thể lưu các sự kiện của mình vào Lịch gia đình mà mọi người đều có thể truy cập. Ngoài ra, có một số tính năng thú vị, chẳng hạn như khả năng thêm các cuộc thăm dò trực tiếp vào email Outlook của bạn. Hỗ trợ tệp đính kèm tuyệt vời bao gồm khả năng chia sẻ trực tiếp tệp OneDrive dưới dạng bản sao hoặc liên kết. Bạn cũng có thể đính kèm tệp trực tiếp từ tài khoản Google Drive, Dropbox và Box của mình và hộp thư 15GB lớn cho phép lưu trữ nhiều tệp từ người khác.

Nâng cấp lên Microsoft 365 sẽ mang đến cho bạn hộp thư không có quảng cáo, dung lượng lưu trữ thư 50GB và dung lượng lưu trữ OneDrive lớn 1TB. Các tính năng bổ sung bao gồm làm việc ngoại tuyến, công cụ định dạng tin nhắn chuyên nghiệp, hỗ trợ dựa trên điện thoại hoặc trò chuyện, khôi phục tệp khỏi các cuộc tấn công độc hại và hơn thế nữa. Cập nhật các phiên bản Word, Excel và PowerPoint mới nhất.

Zoho mail

Zoho Mail là một dịch vụ email dành cho doanh nghiệp, cung cấp bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến, quản lý tài liệu và một loạt các công cụ cộng tác và các tính năng bổ sung khác để cải thiện quy trình làm việc, chẳng hạn như tìm kiếm nâng cao và hệ thống ghi nhãn chi tiết. Tài khoản Zoho Mail miễn phí bao gồm 5GB dung lượng và có thể được mở rộng khi nâng cấp. Zoho cũng có trình nhắn tin nhanh Zoho Chat tích hợp và có thể kết nối với Google Documents cũng như một số ứng dụng Zoho có sẵn.

Dịch vụ email này rất dễ sử dụng và cung cấp một bộ tính năng phù hợp để giúp sắp xếp email của bạn: thư mục, thẻ, bộ lọc, tìm kiếm thông minh và hơn thế nữa. Bạn cũng có thể tạo các phím tùy chỉnh để mở rộng và thay thế các chữ viết tắt dễ dàng mà bạn chọn bằng các từ và cụm từ đầy đủ khi bạn nhập. Zoho cũng có chế độ ngoại tuyến, cho phép bạn đọc và trả lời email của mình ngay cả khi kết nối internet bị lỗi. Zoho Mail cũng đã giới thiệu một ứng dụng khách IMAP để giúp bạn định cấu hình, đồng bộ hóa và quản lý các tài khoản email khác của mình qua IMAP.

Tuy nhiên bản Zoho mail miễn phí cũng gặp phải một vài hạn chế như chỉ cung cấp quyền truy cập web và không hỗ trợ chuyển tiếp mail. Nhưng với phiên bản nâng cấp hơn như Zoho Standard, chuyện đó đã được giải quyết. Nâng cấp lên bản trả phí bạn có quyền truy cập IMAP và POP, chuyển tiếp email, đồng bộ hóa hoạt động, lưu trữ nhiều miền, bí danh miền, bộ nhớ 30GB, giới hạn tệp đính kèm 30MB (tăng từ 25MB với gói miễn phí) và một số cải tiến lớn ở những nơi khác (ví dụ: khả năng gửi các tệp đám mây cho người dùng không phải Zoho).

Cả ba dịch vụ trên đều có bản miễn phí cho người dùng trải nghiệm, tuy nhiên để tận dụng được hết những tính năng mà dịch vụ cung cấp cũng như để thấy rõ hiệu quả và năng suất mà những tính năng đó mang lại, các doanh nghiệp nên nâng cấp lên bản trả phí. Tùy vào nhu cầu và chi phí mà các doanh nghiệp lựa chọn phiên bản phù hợp. 

GCS hiện đang cung cấp các phiên bản của Google Workspace, các dịch vụ tư vấn chiến lược, hỗ trợ kỹ thuật cấp doanh nghiệp từ đầu đến cuối. Với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ 24/7, GCS sẽ giúp bạn lựa chọn được dịch vụ email phù hợp nhất với doanh nghiệp. 

Duy nhất tại GCS, doanh nghiệp sẽ được giảm giá lên đến 40% chi phí cho 20 giấy phép đầu tiên đăng ký dịch vụ trong tháng này.

Đăng ký ngay

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ mail Microsoft 365 và Zoho tại đây.