Tổng quan Google Sheets – Tổng hợp những chức năng bạn cần phải biết

Như trước kia mới chỉ có Microsoft Excel thì bạn nghĩ rằng không có phần mềm nào hay hơn cả. Nhưng đến khi Google cho ra mắt Google Sheets, nó đã thay thế hoàn toàn. Google Sheets giúp bạn làm việc ở mọi nơi, mọi lúc, toàn bộ dữ liệu luôn sẵn sàng cho bạn sử dụng cũng như việc bạn có thể chia sẻ dữ liệu với người khác một cách cực kỳ thuận tiện. 

Với những lợi ích siêu lớn của Google Sheets chúng ta đều đã biết, tuy nhiên để sử dụng được hết các tính năng của nó thì không phải ai cũng biết. Trong bài này GCS sẽ giới thiệu tổng quan Google Sheets, giúp bạn thao tác nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn với thời gian tiết kiệm nhất.

Tuỳ chỉnh bảng tính và dữ liệu của bạn

Google Sheets có thanh menu phía trên gồm những các tính năng hỗ trợ cho công việc, khá tương tự giao diện Excel. Để tùy chỉnh dễ dàng hơn trong các bảng tính và dữ liệu bạn cần nắm rõ các tính năng trên thanh điều khiển hay thanh công cụ: 

Sao chép định dạng văn bản trong bảng tính

Cho phép bạn đặt một vùng văn bản thành định dạng bạn muốn (kiểu phông chữ, kích thước, kiểu chữ, màu, đậm, nghiêng,…) và sao chép định dạng đó sang các vùng khác của văn bản. Nhấp đúp vào biểu tượng sơn định dạng sẽ khóa sơn – cho phép bạn chọn nhiều vùng văn bản cần thay đổi. Đây là một phương pháp rất hiệu quả để tăng tốc độ định dạng của các dòng văn bản, nhưng nó cũng hữu ích khi làm việc trong một bảng trong tài liệu Google.

Trong khi bạn không thể chọn một cột trong bảng, chẳng hạn như để nhanh chóng in đậm tất cả văn bản trong một cột, bạn có thể sử dụng công cụ tô định dạng để tăng tốc độ. Chỉ cần định dạng văn bản trong một ô như bạn yêu cầu và sau đó sử dụng nút sơn định dạng để sao chép định dạng đó sang bất kỳ ô nào khác.

Định dạng dữ liệu trong bảng tính

Bất cứ khi nào bạn làm việc với một bảng tính, bạn nên sử dụng các định dạng số thích hợp cho dữ liệu của mình. Các định dạng số cho bảng tính của bạn biết chính xác loại dữ liệu bạn đang sử dụng, như phần trăm (%), đơn vị tiền tệ ($), thời gian, ngày tháng,…

Cũng giống như các kiểu định dạng khác, chẳng hạn như thay đổi màu phông chữ, bạn sẽ áp dụng các định dạng số bằng cách chọn các ô và chọn tùy chọn định dạng mong muốn. Có hai cách chính để chọn định dạng số:

Bấm vào một trong các lệnh định dạng số nhanh trên thanh công cụ.

Bạn có thể chọn từ nhiều tùy chọn hơn trong menu thả xuống Thêm Định dạng liền kề.

Thêm hoặc chỉnh sửa đường viền ô

Đường viền ô và màu nền giúp bạn dễ dàng tạo ranh giới rõ ràng và xác định cho các phần khác nhau trong bảng tính của mình.

Để thêm đường viền ô

1. Chọn ô hoặc các ô bạn muốn sửa đổi.
   
2. Chọn nút Viền và chọn tùy chọn đường viền mong muốn từ menu thả xuống. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn hiển thị tất cả các đường viền ô.
   
3. Các đường viền ô mới sẽ xuất hiện.

Để thay đổi màu nền

Thật dễ dàng để thay đổi màu nền của bất kỳ ô nào, được gọi là Đổ màu.

1. Chọn ô hoặc các ô bạn muốn sửa đổi.
2. Định vị và chọn nút Tô màu từ thanh công cụ.
   
3. Chọn một màu từ menu thả xuống. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn màu xanh lam.
   
4. Màu tô mới sẽ xuất hiện.
   

Thay đổi căn chỉnh văn bản

Theo mặc định, mọi văn bản được nhập vào bảng tính của bạn sẽ được căn chỉnh ở phía dưới bên trái của ô. Mọi số sẽ được căn chỉnh ở góc dưới cùng bên phải của ô. Thay đổi căn chỉnh của nội dung ô cho phép bạn chọn nơi nội dung sẽ xuất hiện.

Để sửa đổi căn chỉnh văn bản theo chiều ngang

1. Chọn văn bản bạn muốn sửa đổi.
   
2. Nhấp vào nút Căn chỉnh ngang trong thanh công cụ, sau đó chọn căn chỉnh mong muốn từ menu thả xuống.
   
3. Văn bản sẽ sắp xếp lại.

Để sửa đổi căn chỉnh văn bản theo chiều dọc

1. Chọn văn bản bạn muốn sửa đổi.
2. Nhấp vào nút Căn chỉnh theo chiều dọc trong thanh công cụ, sau đó chọn căn chỉnh mong muốn từ trình đơn thả xuống.
   
3. Văn bản sẽ sắp xếp lại.
   

Thay đổi xuống dòng tự động hay xoay văn bản

Xuống dòng tự động cho văn bản

Trong khi làm việc trong bảng tính, bạn có thể nhập nhiều dữ liệu vào một ô hơn dung lượng cho phép nhưng nội dung văn bản bị ẩn đi. Để hiển thị đầy đủ nội dung thông tin bạn hãy thực hiện các bước sau: 

1. Chọn các ô mà bạn muốn bọc
2. Nhấp vào tùy chọn Định dạng trong menu
3. Di con trỏ vào tùy chọn Text Wrapping (Xuống dòng tự động).
4. Nhấp vào Wrap (Xuống dòng).

Để tuỳ chọn xuống dòng tự động cũng có sẵn trong thanh công cụ (ngay bên dưới các tùy chọn menu). Để bọc văn bản từ thanh công cụ, hãy chọn các ô mà bạn muốn bọc và sau đó nhấp vào biểu tượng bọc văn bản (đó là một trong ba tùy chọn khả dụng khi bạn nhấp vào biểu tượng Gói văn bản).

Cách xoay văn bản trong Google Sheets

Khi bạn muốn thay đổi hướng của văn bản trong các ô bảng tính, chẳng hạn như khi bạn muốn đặt văn bản theo chiều dọc. Có một số cách để xoay văn bản trong bảng tính Google và vì vậy bạn có thể chọn hướng / góc văn bản chính xác phù hợp nhất với mục đích của mình.

Để xoay văn bản trong Google Sheets, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn ô hoặc các ô có văn bản mà bạn muốn xoay
2. Mở menu xoay văn bản trong thanh công cụ hoặc từ menu thả xuống “Định dạng”
3. Chọn góc mà bạn muốn xoay văn bản của mình

Ngay bên dưới là các bước chi tiết hơn về xoay văn bản, và sau đó chúng ta sẽ đi qua các ví dụ khác.

Cách xoay văn bản trong Google Sheets

Bắt đầu bằng cách chọn một ô hoặc nhiều ô trong trang tính của bạn, có chứa văn bản mà bạn muốn xoay.

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn ô A1.

Sau khi chọn các ô có văn bản được xoay, hãy mở menu xoay văn bản bằng cách thực hiện một trong các thao tác sau:

Tùy chọn 1 – Nhấp vào menu trên thanh công cụ có chữ cái nghiêng “A”, như được hiển thị trong hình ảnh ngay bên dưới.

Tùy chọn 2 – Nhấp vào trình đơn “Định dạng” trong thanh công cụ, sau đó nhấp vào “Xoay văn bản”, như được hiển thị trong hình ảnh ngay bên dưới.