Tổng hợp tính năng của Shared Drive giúp bạn ghi nhớ trong 1 nốt nhạc

Tại sao bạn cần sử dụng Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung)? Tính năng của Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung) trong Google Drive để lưu trữ, tìm kiếm và truy cập File thuộc về nhóm không phải một cá nhân.

Tất cả các thành viên của bộ nhớ dùng chung đều xem cùng một nội dung.

Khi nhân viên rời đi và quản trị viên xóa tài khoản của họ, các File của họ vẫn còn trong bộ nhớ dùng chung.

Thêm người dùng vào một nhóm trong Google Groups sẽ tự động thêm họ vào tất cả các bộ nhớ dùng chung.

Ngoài ra:

Bạn có thể thêm người dùng bên ngoài tổ chức của mình vào bộ nhớ dùng chung. Nếu bạn làm:

• Bộ nhớ dùng chung xuất hiện trong Google Drive của người dùng bên ngoài.
• Mọi công việc mà người dùng bên ngoài đóng góp (Ví dụ: chỉnh sửa, tạo hoặc tải File lên) đều được miền đã tạo bộ nhớ dùng chung chuyển đến và sở hữu.
• Người dùng bên ngoài phải có Tài khoản Google và đăng nhập vào Drive

Người dùng có thể truy cập bộ nhớ dùng chung trên máy tính của họ bằng File Drive trực tuyến.

Các tính năng của Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) bạn cần phải biết

Tạo một Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung) mới

Để tạo Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung) mới bạn hãy làm theo các bước dưới đây: 

Bước 1: Mở Google Drive.

Bước 2: Ở bên trái, nhấp vào Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung).

Bước 3: Ở trên cùng, nhấp vào biểu tượng New (Mới) .

Bước 4: Nhập tên và nhấp vào Create (Tạo).

Cách thêm các thành viên vào Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung) để cùng lưu trữ và cộng tác

Thêm thành viên vào Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung) chỉ cần vài thao tác đơn giản:

Bước 1: Trên máy tính của bạn, truy cập vào drive.google.com.

Bước 2: Ở bên trái, nhấp vào Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) và nhấp đúp vào một trong các Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung) của bạn.

Bước 3: Ở trên cùng, nhấp vào Add members (Thêm thành viên).

Bước 4: Thêm tên, địa chỉ Email hoặc Nhóm Google.
Theo mặc định, thành viên mới là Người quản lý nội dung. Họ có thể tải lên, chỉnh sửa, di chuyển hoặc xóa tất cả các File.

Bước 5: Thay đổi:

• Đặt cấp độ truy cập  cho một thành viên mới, nhấp vào Mũi tên xuống và chọn một tùy chọn.
• Cho dù các thành viên mới có được thông báo hay không, hãy nhấp vào Thông báo cho mọi người.

Bước 6: Nhấp vào Send (Gửi).

Hướng dẫn bạn cách thêm File hoặc thư mục vào Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung)

Thêm File hoặc thư mục vào Shared Drives thật đơn giản và nhanh chóng:

Bước 1: Truy cập vào drive.google.com.

Bước 2: Nhấp chuột trái vào Shared Drives, rồi chọn một Shared Drive nhóm của bạn.

Bước 3: Nhấp vào New (Mới).

Bước 4: Kéo File hiện có (mà bạn sở hữu) từ máy tính của bạn hoặc từ Drive của tôi vào Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung). Hoặc, ở đầu Drive, nhấp vào New ( Mới) và chọn một tùy chọn:

• Để tạo File, hãy chọn loại File bạn muốn tạo, chẳng hạn như Google Tài liệu.
• Để tải File lên, hãy nhấp vào File upload (Tải File lên). Điều hướng đến File và mở nó.

Bước 5: Nhấp đúp vào File để mở và chỉnh sửa.

Cách để thay đổi các quyền truy cập cho các thành viên trong Shared Drive

Bạn muốn thay đổi quyền truy cập của từng thành viên cho phù hợp với nhiệm vụ của họ trong nhóm:

Bước 1: Ở bên trái, nhấp vào Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung).

Bước 2: Ở trên cùng, bên cạnh tên bộ nhớ dùng chung, nhấp vào Mũi tên xuống Manager (Quản lý).

Bước 3: Bên cạnh tên của thành viên, hãy nhấp vào Mũi tên xuống và chọn cấp truy cập mới hoặc Remove members (Xóa thành viên).

Bước 4: Nhấp vào Done (Xong).

Các cấp độ quyền truy cập cho phép bạn có thể làm gì.

Cách để ẩn hoặc hiện Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) trong Google Drive

Bước 1: Truy cập vào Google Drive.

Bước 2: Nhấp chuột vào Shared Drives (Bộ nhớ nhớ dùng chung).

Bước 3: Để ẩn nhấp chuột phải Folder (Thư mục) và nhấp vào Hide Shared Drive (Ẩn bộ nhớ dùng chung).

Hoặc:  Để hiện nhấp chuột phải Folder (Thư mục) và nhấp vào Unhide Shared Drive (Hiện bộ nhớ dùng chung).

Trên đây là tổng hợp các tính năng của Shared Drives để bạn dễ dàng nhìn và hệ thống lại để đi đến những chức năng nâng cao của Google Drive.

Bạn muốn tìm hiểu thêm và nâng cao cấp độ của mình để sử dụng Google Drive thành thạo và biến công việc trở nên trơn tru và tự động hóa hơn.