Tips sử dụng Google Workspace trên điện thoại hiệu quả 2024

Mười bốn năm sau khi Google Apps được giới thiệu, vào năm 2020, Google Suite đã đổi tên thành Google Workspace. Nó được tạo thành từ một tập hợp rộng lớn các công cụ điện toán đám mây, năng suất và cộng tác cần thiết cho hoạt động quản lý doanh nghiệp nhỏ hàng ngày. Những công nghệ này nhằm mục đích tăng năng suất và tạo điều kiện cho sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả. Trong bài viết này, GCS sẽ giới thiệu cho các bạn những tips sử dụng Google Workspace trên điện thoại.

Mẹo của chuyên gia: Chúng tôi khuyên bạn nên đăng ký Google Workspace Enterprise để tận dụng nhiều cài đặt, ứng dụng và lựa chọn cá nhân hóa hơn cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Các ứng dụng Google Workspace

Trước khi đến với những tips sử dụng Google Workspace trên điện thoại, chúng ta cùng điểm qua chức năng của những ứng dụng trong Google Workspace nhé.

Bạn có biết Google Workspace có nhiều tính năng hơn Gmail và Lịch không?

Bạn có thường xuyên sử dụng tập lệnh Apps hoặc Google Biểu mẫu không?

Hãy để chúng tôi khám phá ngắn gọn các ứng dụng này và cách bạn có thể sử dụng Google Workspace dành cho doanh nghiệp.

Tips sử dụng Google Workspace trên điện thoại

Sau đây hãy cùng GCS khám phá các tips sử dụng Google Workspace trên điện thoại được yêu thích nhất mà bạn có thể triển khai trong doanh nghiệp nhỏ của mình để phát huy tối đa khả năng của Google Workspace nhé.

1. Tips sử dụng Drive trên điện thoại

Đặt ngày hết hạn để truy cập tệp

Đây là một trong những tips sử dụng Google Workspace trên điện thoại được người dùng ấn tượng nhất. Google Drive giúp bạn dễ dàng thuê ngoài công việc một cách an toàn từ những người làm việc tự do. Nó cũng cho phép bạn cấp cho họ quyền truy cập tạm thời vào các tài liệu và tập tin. Khi hết giờ, họ sẽ mất quyền truy cập vào các tệp này.

• Bước 1: Trong Drive, nhấp chuột phải vào tệp bạn muốn chia sẻ và chọn “Chia sẻ” (Share)

• Bước 2: Nhập địa chỉ email của người dùng

• Bước 3: Nhấp vào cấp quyền để chỉnh sửa và nhấp vào “Thêm thời hạn sử dụng” (Add Expiry) → Chỉnh sửa ngày hết hạn và chọn “Chia sẻ” (Share).

Tải video từ điện thoại của bạn lên Google Drive

Tips sử dụng Google Workspace trên điện thoại tiếp theo đó là tải hình ảnh và video từ điện thoại của bạn lên Drive bằng ứng dụng dành cho thiết bị di động.

Nhấn vào biểu tượng + từ dưới cùng bên phải, chọn “Tải lên” (Upload), điều hướng đến các tệp được yêu cầu rồi nhấn vào chúng để tải lên.

Tìm tệp lớn trong Google Drive

Nếu Drive của bạn gần đầy, mẹo này cho phép bạn xác định tệp hoặc tài liệu nào chiếm nhiều dung lượng nhất. Mở Drive, định vị và chọn phần “Storage” ở phía dưới bên trái. 

Thao tác này sẽ cung cấp danh sách kích thước của tất cả tài liệu và tệp được lưu trữ trong Drive của bạn. Nếu hết dung lượng lưu trữ, bạn có thể xóa những tệp hoặc tệp lớn hơn mà bạn không cần nữa.

2. Tips sử dụng Gmail trên điện thoại

Không những trên Drive, tips sử dụng Google Workspace trên điện thoại còn bạn cần biết nằm ở trong ứng Gmail mà các doanh nghiệp hay sử dụng.

Sử dụng chế độ riêng tư

Khi gửi chế độ bí mật, bạn có thể ngăn người nhận chuyển tiếp, sao chép, in hoặc tải thư xuống bằng cách chọn thư đó từ ngăn dưới cùng bên phải khi tạo thư.

Sử dụng tính năng trả lời tự động

Tính năng trả lời tự động hỗ trợ thông báo cho mọi người khi Gmail không sử dụng được, cho phép bạn trả lời các thông tin liên lạc do người khác gửi trong khi vẫn duy trì sự tập trung vào kỳ nghỉ của mình, giúp lấy được lòng tin của người gửi thư.

Các bước để bật tính năng trả lời tự động bao gồm:

• Bước 1: Vào ứng dụng Gmail và đăng nhập tài khoản của bạn.
• Bước 2: Ở trang chính của Gmail → Chọn dấu 3 gạch ngang → Vào Cài đặt.

• Bước 3: Chọn ô có chứa tên Gmail của bạn → Ấn chọn “Thư trả lời tự động”.

Cài đặt thông báo hẹn lịch họp hằng tuần

Tính năng Calendar trong Gmail cung cấp cho người dùng khả năng quản lý lịch làm việc, đặt lịch hẹn và mời người khác tham gia cùng họ. Những tính năng này hoàn toàn miễn phí và có sẵn trên nhiều loại thiết bị, bao gồm cả PC và điện thoại di động. Nếu tính năng này được sử dụng đúng cách trong văn phòng, nó có thể giảm lượng thời gian cần thiết để nhận thông báo lịch và sắp xếp các cuộc họp cũng như lịch làm việc một cách hiệu quả. Đây là một trong những tips sử dụng Google Workspace trên điện thoại giúp nâng cao hiệu suất làm việc.

Sắp xếp email của bạn bằng các bộ lọc

Tips sử dụng Google Workspace trên điện thoại tiếp theo đó là Bộ lọc Gmail. Bộ lọc cho phép Gmail tự động gửi và sắp xếp thư đến của bạn đến một vị trí được xác định trước chẳng hạn như lưu trữ, gắn nhãn, gắn dấu sao hoặc thậm chí xóa thư đó. 

Bạn có thể thiết lập bộ lọc tự động bằng thanh tìm kiếm nâng cao của Gmail, sau đó lọc email dựa trên các ràng buộc như người gửi, nội dung hoặc thậm chí kích thước. Sau đó, nhấp vào nút “Tạo bộ lọc” (Create filters) và cho Gmail biết phải làm gì với những email như vậy trong tương lai.

3. Tips sử dụng Calendar trên điện thoại

Hẹn giờ lịch họp trên Calendar

Bạn sẽ có thể lập kế hoạch và sắp xếp thời gian cho các cuộc họp và các dịp quan trọng một cách khéo léo hơn với công cụ này. 

Bạn có thể chọn Sự kiện bằng cách nhấn vào dấu +. Đây là nơi bạn nhập tiêu đề sự kiện, cuộc họp hoặc mô tả sự kiện, đặt thời gian cho một khoảng thời gian nhất định hoặc chọn bao gồm cả ngày. Google Maps và Google Calendar tương tác với nhau, giúp việc thêm người tham gia và địa điểm cho các cuộc họp nhóm trở nên rất dễ dàng.

Bằng cách chọn biểu tượng chuông để sửa đổi thời gian thông báo, bạn cũng có thể chỉ định số phút trước thông báo sự kiện. Sử dụng Google Calendar, bạn có thể đồng thời thêm tệp đính kèm cho các thành viên nhóm.

Hủy lịch họp trên Calendar

Bạn có khả năng xóa sự kiện mà bạn tạo. Thao tác này sẽ xóa sự kiện khỏi lịch của tất cả những người được mời, bao gồm cả lịch của bạn.

• Khởi chạy Google Calendar trên điện thoại iPad hoặc Android của bạn.
• Mở sử kiện bạn cần xóa.

• Nhấn vào Xem thêm ở góc trên bên phải.
• Nhấp vào (Delete Event) Xóa.

Quan trọng: Bạn không thể xóa sự kiện nếu bạn không phải là chủ sở hữu của sự kiện đó. Chỉ có thể xóa các sự kiện khỏi lịch của bạn.

Ẩn sự kiện cá nhân

Không ai muốn đồng nghiệp của mình biết họ đang làm gì trong giờ làm việc. Thay đổi chế độ hiển thị các sự kiện của bạn từ công khai sang riêng tư để ngăn chúng hiển thị trên lịch công khai.

Sử dụng lịch nhóm

Tạo, lên lịch và quản lý dự án cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp nhỏ của bạn bằng cách sử dụng Google Calendar. Lịch nhóm có thể được sử dụng để phối hợp lịch trình và theo dõi các cuộc họp. 

Để tạo lịch, hãy mở Calendar và ở bên trái để thêm lịch nhóm, hãy chọn “Thêm+” (Add+) rồi chọn “Tạo lịch mới” (Create new calendar). Tiến hành điền các mô tả cần thiết và chọn múi giờ, sau đó nhấp vào “Tạo lịch” (Create a calendar).

4. Tips sử dụng Docs trên điện thoại

Nhập, chỉnh sửa và định dạng tài liệu bằng giọng nói của bạn

Nếu bạn là người yêu thích trợ lý giọng nói (Voice assistants) thì bạn sẽ thích tính năng giọng nói sẵn có trong Docs. Tài liệu có một số lệnh thoại cho phép bạn chỉnh sửa và định dạng văn bản mà không cần gõ. Để làm như vậy, bạn chỉ cần chạm vào nút Micro trên bàn phím và nói. Văn bản của bạn được viết ra sẽ chính xác đến mức làm bạn ngạc nhiên.

Truy cập các tính năng cộng tác của Google Docs Mobile

Bạn có thể nhấn vào menu ba chấm ở góc trên bên phải và chọn Chia sẻ và Xuất nếu bạn cần làm việc cùng nhau khi đang di chuyển.

• Chia sẻ: Để cho phép một số người dùng nhất định truy cập, hãy nhấn vào chia sẻ. Riêng tư hơn nhưng lại yêu cầu chủ sở hữu phải cho phép nhiều người truy cập hơn.
• Chia sẻ liên kết: Để tạo liên kết mà bất kỳ ai cũng có thể chia sẻ, hãy nhấp vào đây. Không bí mật nhưng bất kỳ ai có kết nối đều có thể xem nhanh chóng.

Truy cập ảnh mà không cần rời khỏi ứng dụng

Việc sở hữu một chiếc máy tính để bàn mang lại cho bạn lợi thế là có sẵn nhiều ứng dụng để chuyển đổi nhanh chóng. Việc sử dụng công cụ tìm hình ảnh trong ứng dụng Google Docs dành cho thiết bị di động sẽ mang lại giải pháp thuận tiện hơn nếu bạn cần hình ảnh.

• Ở thanh công cụ phía trên, chọn nút +
• Ấn chọn “Hình ảnh”, sau đó tìm trực tiếp từ web.

Bạn cũng có thể sử dụng thiết bị của riêng mình để thay thế ảnh hoặc tìm kiếm ảnh mới trong Google Drive. Chọn hình ảnh ưa thích của bạn và nhấp vào Chèn.

5. Tips sử dụng Google Workspace Admin trên điện thoại

Khôi phục tài khoản người dùng đã xóa gần đây

Khôi phục tài khoản người dùng đã bị xóa trong vòng 20 ngày mà không mất dữ liệu liên quan thông qua Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Google Workspace (Google Workspace Admin console). 

• Bước 1: Đăng nhập bằng đặc quyền của quản trị viên cấp cao (Admin) trên mobile và đi tới “Menu” 
• Bước 2: Vào “Thư mục”(Directory) và “Người dùng” (Users)

• Bước 3: Nhấp vào “Tùy chọn khác” (More options) → Chọn “Người dùng đã xóa gần đây” (Recently deleted users)

• Bước 4: Đánh dấu người dùng tài khoản và nhấp vào “Phục hồi” (Recover) → Tiến hành chỉ định người dùng cho một đơn vị tổ chức và nhấp vào “Khôi phục” (Recover).

Quản lý cấp độ truy cập cho bộ nhớ dùng chung (Shared Drive)

Với Google Admin, bạn không còn lo lắng về việc nhân viên vô tình sửa đổi hoặc xóa tệp khỏi bộ nhớ dùng chung. Hạn chế quyền truy cập bằng cách chỉ định vai trò cho các thành viên như người quản lý, người đóng góp hoặc người xem. 

• Bước 1: Từ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên (Admin console), hãy nhấp vào “Menu” → Chọn “Ứng dụng” (Apps)

• Bước 2: Chọn “Google Workspace”, “Drive” và “Docs”

• Bước 3: Ấn chọn “Quản lý bộ nhớ dùng chung” (Manage shared drives) → Sau đó, chọn vào “Quản lý thành viên” (Manage members) và cập nhật cấp truy cập mới của họ.

Khắc phục sự cố với Google Admin Toolbox

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Hộp công cụ dành cho quản trị viên của Google (Google Admin Toolbox) để khắc phục sự cố mà bạn có thể có với các dịch vụ của Google Workspace trong doanh nghiệp nhỏ của bạn. 

Ví dụ: Bạn có thể khám phá lý do tại sao email mất nhiều thời gian hơn để được gửi bằng cách sử dụng công cụ “Tiêu đề thư” (Message header) có sẵn trong Toolbox.

6. Tips sử dụng Google Slides trên điện thoại

Chèn hình ảnh từ tìm kiếm của Google

Nâng cao sự hấp dẫn trực quan cho bản trình bày của bạn bằng tính năng khám phá trong Slides. Với tính năng này, bạn có thể tìm và chèn hình ảnh từ internet mà không cần rời khỏi bài thuyết trình của mình trên mobile dễ dàng. Chỉ cần chạm vào thêm hình ảnh, tìm hình ảnh cần tìm của bạn. Sau đó, copy hình ảnh vào slide của bạn.

Tự động điều chỉnh văn bản trong Slides

Việc thay đổi kích thước văn bản để vừa với hộp văn bản hoặc hình dạng trong Trang trình bày có thể gây khó chịu và mất thời gian. Google Trang trình bày có một tính năng tự động thay đổi kích thước cho bạn. Tính năng cho phép bạn thu nhỏ văn bản khi tràn hoặc thay đổi kích thước hình dạng cho phù hợp với văn bản trên mobile dễ dàng. 

Lời kết

Những tips sử dụng Google Workspace trên điện thoại trong bài viết này của GCS Vietnam hy vọng sẽ hữu ích để bạn khai thác toàn bộ về Gmail, Docs, Slides, Admin Console, Drive và Calendar. Những điều này đã được chứng minh là giúp tăng năng suất cho các chủ doanh nghiệp và với sự hiểu biết về cách chúng hoạt động, bạn có thể tận dụng tối đa chúng. Đừng ngần ngại và hãy liên hệ ngay GCSVN qua số Hotline: 024.9999.7777 để được giải đáp hỗ trợ 24/7 khi bạn gặp bất kỳ khó khăn nào liên quan đến Gmail doanh nghiệp cũng như Google Workspace nhé.