10+ Tips Google Workspace for Healthcare dành cho các tổ chức y tế

Để nâng cao chất lượng dịch vụ và đảm bảo an toàn dữ liệu cho các tổ chức ý tế toàn cầu thì cần có những có những hướng dẫn nhằm vận hành hiệu quả. Bài viết này sẽ giới thiệu 10+ Tips Google Workspace for Healthcare hữu ích hiệu quả cho ngành y tế, giúp các tổ chức y khoa tối ưu hóa tiềm năng của nền tảng này và đạt được mục tiêu của mình. Khám phá chi tiết cùng GCS bên dưới ngay.

Tips sử dụng Google Workspace for Healthcare hiệu quả dành cho các tổ chức y tế

Google Workspace mang đến bộ công cụ toàn diện giúp các tổ chức y tế cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động, nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe và đảm bảo an toàn dữ liệu bệnh nhân. Dưới đây là 10+ mẹo hữu ích để tận dụng tối đa Google Workspace trong lĩnh vực y tế:

Hỗ trợ bệnh nhân từ xa với các giải pháp chăm sóc sức khỏe trực tuyến

Đáp ứng nhu cầu chăm sóc bệnh nhân từ xa, các nhà cung cấp dịch vụ y tế ngày càng hướng đến các giải pháp thay thế, đặc biệt trong những trường hợp không thể gặp mặt trực tiếp tại phòng khám. 

Với các giải pháp chăm sóc sức khỏe trực tuyến như Google Meet và Gmail, các bác sĩ và nhân viên y tế có thể kết nối với bệnh nhân một cách an toàn và được bảo mật theo HIPAA.

Trang bị cho nhân viên y tế tuyến đầu các thiết bị an toàn ngay từ khâu thiết kế

Google Workspace for Healthcare giúp nhân viên tuyến đầu và các nhân viên y tế nhập và truy cập thông tin bệnh nhân nhanh chóng, an toàn. Bạn có thể duy trì các tiêu chuẩn, kiểm soát, quản trị và tuân thủ trong khi nhân viên y tế của bạn làm việc mọi lúc mọi nơi với các thiết bị di động và công cụ cộng tác. Triển khai quản lý thiết bị di động và mã hóa cấp thiết bị với Android Enterprise hoặc Chromebook để có giải pháp chia sẻ tệp an toàn.

Nhân viên có thể tạo một kho lưu trữ tệp Google Drive duy nhất tuân thủ HIPAA. Tại đây, nhân viên y tế hay y tá chăm sóc có thể lưu trữ an toàn tài liệu và thông tin của bệnh nhân, tổ chức – bất kể định dạng tệp nào.

Tính năng đồng bộ và chia sẻ của Drive cho phép mọi người truy cập, chia sẻ và cộng tác trên các tệp của họ. Bây giờ tổ chức y tế sẽ có một điểm tập trung cho tất cả thông tin quan trọng, mà bất kỳ nhân viên nào (hoặc chỉ một nhóm được chọn) đều có thể truy cập bất cứ lúc nào, từ bất kỳ thiết bị do công ty quản lý nào.

Cải thiện hiệu quả hoạt động với nền tảng Drive không giấy tờ, hỗ trợ cộng tác

Bằng cách sử dụng My Drive hoặc các ổ đĩa được chia sẻ, bác sĩ và nhân viên điều dưỡng có thể lưu trữ và chia sẻ các bản sao kỹ thuật số của phim chụp X-quang, CT scan, tin nhắn thoại và video, cùng các xét nghiệm chẩn đoán khác. 

Các tệp tin trên Drive được cập nhật theo thời gian thực và có thể được xem từ bất kỳ thiết bị nào (Android, Chrome, iPad của Apple, v.v.) trong một môi trường an toàn, giảm thiểu những hạn chế do nhiều ứng dụng EHR và EMR gây ra.

Đào tạo chuyên gia y tế mọi lúc, mọi nơi

Bạn đang gặp khó khăn trong việc đào tạo đội ngũ nhân viên y tế rải rác trên nhiều địa điểm, ca làm việc và lĩnh vực chuyên môn khác nhau? Google Workspace hỗ trợ bạn xây dựng cổng đào tạo tự phục vụ, đáp ứng mọi nhu cầu từ giảng dạy định hướng đến giáo dục thường xuyên. 

Lưu trữ tất cả tài liệu đào tạo trong My Drive hoặc ổ đĩa dùng chung, sau đó nhúng các tệp này vào Google Sites. Tại các địa điểm đào tạo trực tiếp, bạn có thể sử dụng Chromebook như thiết bị giảng dạy dạng ki-ốt. Đối với các buổi đào tạo trực tuyến trên toàn cầu, hãy tiến hành lớp học trực tuyến với Google Meet để tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

Cải thiện trải nghiệm của bệnh nhân với quy trình đăng ký, giao tiếp và phản hồi nhanh chóng

Để đăng ký khám, bệnh nhân điền vào các biểu mẫu đăng ký trực tuyến (tạo bằng Google Forms) tại ki-ốt Chromebook. Phản hồi có thể được gửi đến Google Sheets để giúp nhân viên theo dõi danh sách chờ bệnh nhân.

Trong suốt buổi khám chữa bệnh, bác sĩ và y tá có thể thêm thông tin hành chính vào cùng 1 bảng tính. Các cập nhật trên bảng tính diễn ra theo thời gian thực, vì vậy nhân viên y tế có thể biết ngay lập tức những thông tin cần chia sẻ với từng bệnh nhân trước khi họ rời đi, chẳng hạn như lịch hẹn tái khám kèm theo lời nhắc nhở.

Cuối buổi hẹn, bệnh nhân hoàn thành một cuộc khảo sát Forms khác tại ki-ốt Chromebook để cung cấp phản hồi, giúp tổ chức có thể liên tục cải thiện trải nghiệm của bệnh nhân.

Quản lý quy trình vận hành bệnh viện trực tuyến, mọi lúc mọi nơi

Đơn giản hóa các quy trình vận hành bệnh viện và loại bỏ giấy tờ bằng cách chuyển tất cả các hoạt động và quy trình của bạn lên nền tảng đám mây. 

Với Google Forms, bạn có thể tạo các biểu mẫu điện tử để thu thập phản hồi của bệnh nhân, đơn đặt hàng vật tư, yêu cầu nghỉ phép của nhân viên, xác nhận chính sách của công ty, v.v., chỉ trong vài phút. Forms rất dễ cập nhật và bạn có thể truy cập chúng từ máy kiosk, máy tính hoặc thiết bị di động.

Tạo, quản lý và hiển thị thương hiệu trên nền tảng kỹ thuật số cho toàn tổ chức

Các cơ sở y tế thường xuyên tạo và quản lý khối lượng lớn nội dung nội bộ và bên ngoài. Bạn có thể sử dụng Google Docs, Sheets và Slides để thiết kế poster và lịch trình cho các buổi trị liệu sắp tới, quảng cáo hiệu thuốc, thông tin về dị ứng và nhiều nội dung đa dạng khác.

Bằng cách quản lý các số liệu của tổ chức như tỷ lệ kín phòng bệnh, số y tá trực và thời gian chờ đợi của bệnh nhân trong Sheets, bạn có thể tăng tính minh bạch và cải thiện năng suất. Lưu trữ tất cả nội dung của bạn trong My Drive hoặc ổ đĩa dùng chung để nhân viên luôn truy cập được vào các phiên bản mới nhất. Sau đó, hãy loại bỏ giấy tờ bằng cách phân phối và hiển thị các nội dung này dưới dạng kỹ thuật số, chẳng hạn như trên Chromebook.

Tuyển dụng, phỏng vấn và đào tạo nhân viên y tế nhanh chóng

Các tổ chức y tế luôn tìm kiếm những nhân viên mới tài năng, do đó việc rút ngắn quy trình tuyển dụng và đào tạo sẽ cải thiện hiệu quả hoạt động. Sau khi các ứng viên tiềm năng gửi thông tin qua Google Forms, bạn có thể phỏng vấn những ứng viên sáng giá nhất từ bất kỳ đâu trên thế giới bằng Google Meet. 

Cuối cùng, đơn giản hóa quy trình đào tạo với trang web Google Sites chứa danh sách kiểm tra và các nhiệm vụ dành cho nhân viên mới.

Tận dụng công nghệ AI vào các tác vụ hàng ngày

Nếu tổ chức của bạn cho phép, bạn có thể tận dụng tiện ích trí tuệ nhân tạo, Gemini for Google Workspace. Sử dụng Gemini trực tiếp trong các ứng dụng Google Workspace như Docs, Sheets, Slides, Meet và Gmail để hỗ trợ viết, trực quan hóa, tổ chức và kết nối thông tin. Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập Gemini như một ứng dụng độc lập tại gemini.google.com.

>>Tham khảo thêm: Hướng dẫn viết prompt trong Gemini for Google Workspace

Phối hợp và Truyền đạt Kế hoạch Điều trị cho nhiều nhân viên y tế

Trong bệnh viện, bệnh nhân thường xuyên tiếp xúc với ít nhất 10 chuyên gia y tế khác nhau. Do đó, việc phối hợp chăm sóc bệnh nhân hiệu quả sẽ mang lại những tác động tích cực như cải thiện kết quả điều trị, giảm chi phí và giảm số lần tái khám. Google Workspace hỗ trợ các tổ chức y tế trong việc trao đổi và phối hợp một kế hoạch chăm sóc thống nhất cho bệnh nhân giữa các chuyên gia và chuyên khoa khác nhau.

– Tạo thư mục bệnh nhân: Sử dụng My Drive hoặc Shared Drive để tạo thư mục riêng cho từng bệnh nhân. Thư mục này sẽ lưu trữ các hồ sơ bệnh án, biểu đồ, kết quả xét nghiệm của bệnh nhân.

– Chia sẻ an toàn: Chia sẻ quyền truy cập thư mục bệnh nhân với tất cả các nhân viên y tế liên quan một cách an toàn.

– Cập nhật thông tin theo thời gian thực: Bên trong thư mục bệnh nhân, bạn có thể sử dụng Google Docs để tạo các ghi chú y tế hoặc Google Sheets để theo dõi các tác vụ và kết quả điều trị. Tính năng “Bình luận” trong tệp cho phép các nhân viên y tế đặt câu hỏi theo dõi với các chuyên gia khác. 

Tất cả các tệp trong thư mục bệnh nhân sẽ được cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo tất cả nhân viên y tế luôn có quyền truy cập vào thông tin mới nhất, mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị.

Nâng cao năng lực cho đội ngũ y tế từ xa với Google Workspace

Cuối cùng, Google Workspace for Healthcare sẽ giữ cho các nhóm chăm sóc từ xa luôn kết nối và cập nhật các thông tin quan trọng, tình trạng bệnh nhân để họ có thể thực hiện công việc hiệu quả hơn. 

Google Workspace trang bị cho bệnh viện, quản trị viên và nhân viên chăm sóc các công cụ cộng tác kỹ thuật số hiện đại. Các đội chăm sóc có thể làm việc cùng nhau từ xa và theo thời gian thực với các tính năng của Google Workspace như hội nghị truyền hình, trò chuyện, email và tài liệu được chia sẻ. Chia sẻ và cộng tác với đồng nghiệp và các đối tác bên ngoài – mọi lúc, mọi nơi và trên nhiều thiết bị khác nhau.

Đôi nét về tính năng của Google Workspace for Healthcare

Hỗ trợ giao tiếp hiệu quả

– Gmail và Chat – Trao đổi và giao tiếp trực tuyến xuyên quốc gia

Google Workspace cung cấp Gmail, một nền tảng email an toàn và đáng tin cậy, cho phép các nhân viên y tế trao đổi thông tin nhanh chóng và hiệu quả với bệnh nhân, đồng nghiệp và các bên liên quan khác. Bên cạnh đó, Chat, tính năng nhắn tin tức thời tích hợp sẵn trong Gmail, hỗ trợ giao tiếp trực tuyến nhanh chóng để giải quyết các vấn đề y tế khẩn cấp hoặc trao đổi thông tin liên quan đến bệnh nhân mà không cần chuyển tiếp email qua lại nhiều lần.

– Google Meet – Trò chuyện trực tuyến với khách hàng

Google Meet, dịch vụ gọi video chất lượng cao, cho phép các tổ chức y tế tổ chức các cuộc họp trực tuyến an toàn giữa các bác sĩ, y tá, chuyên gia y tế và bệnh nhân từ xa. Meet giúp tiết kiệm thời gian di chuyển, cải thiện khả năng tiếp cận dịch vụ chăm sóc sức khỏe cho bệnh nhân ở vùng xa xôi, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức các buổi hội thảo đào tạo từ xa cho nhân viên y tế.

– Drive – Kho tàng lưu trữ dữ liệu hồ sơ bệnh án
Drive là giải pháp lưu trữ đám mây an toàn, cho phép các tổ chức y tế lưu trữ và chia sẻ tài liệu y tế, hình ảnh y tế và các dữ liệu bệnh nhân khác một cách dễ dàng và an toàn. Với Drive, các nhân viên y tế có thể truy cập và cập nhật thông tin bệnh nhân mọi lúc, mọi nơi, cải thiện tính đồng bộ và hiệu quả làm việc nhóm.

Cải thiện hiệu quả làm việc

– Calendar – Quản lý, sắp xếp lịch khám tự động 

Calendar là công cụ quản lý lịch trình trực tuyến, giúp các nhân viên y tế dễ dàng đặt lịch hẹn với bệnh nhân, quản lý thời gian hiệu quả và sắp xếp các hoạt động y tế một cách khoa học. Bác sĩ có thể chia sẻ lịch khám bệnh với bệnh nhân để họ có thể tự đặt lịch hẹn trực tuyến, giảm thiểu tình trạng xếp hàng chờ đợi và tiết kiệm thời gian cho cả đôi bên.

– Docs, Sheets và Slides – Ghi chép, liệt kê và trình bày những thông tin của bệnh nhân

Bộ ba công cụ Docs, Sheets và Slides cho phép các tổ chức y tế tạo, chỉnh sửa và chia sẻ các tài liệu y tế, bảng tính theo dõi dữ liệu bệnh nhân và các bài thuyết trình chuyên nghiệp một cách dễ dàng. Tính năng cộng tác theo thời gian thực cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu cùng lúc, cải thiện hiệu quả làm việc nhóm và đảm bảo tính nhất quán của thông tin.

– Forms – Khảo sát, thu thập tình trạng bệnh nhân từ xa

Forms là công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến, giúp các tổ chức y tế dễ dàng thu thập dữ liệu y tế từ bệnh nhân, chẳng hạn như tiền sử bệnh lý, triệu chứng và các thông tin liên quan khác. Bệnh nhân có thể điền vào biểu mẫu Forms trước khi đến khám, giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi và cho phép bác sĩ nắm bắt tình trạng bệnh nhân trước khi gặp mặt.

– Tích hợp tiện ích Gemini for Google Workspace

Google Gemini giúp người dùng y tế tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tự động hóa các tác vụ tẻ nhạt, chẳng hạn như nhập dữ liệu bệnh nhân, tổng hợp báo cáo và tạo báo cáo y tế. Ngoài ra, Gemini for Google Workspace còn cung cấp các tính năng sau:

• Tự động nhập dữ liệu bệnh nhân từ Gmail: Gemini có thể tự động nhập dữ liệu bệnh nhân từ các email, chẳng hạn như tên, ngày sinh, địa chỉ email và số điện thoại.
• Tạo báo cáo y tế từ Sheets: Gemini có thể tạo báo cáo y tế từ dữ liệu bệnh nhân trong Sheets, chẳng hạn như lịch sử khám bệnh, kết quả xét nghiệm và chẩn đoán.

• Chủ động nhắc nhở lịch hẹn: Gemini có thể chủ động nhắc nhở bệnh nhân về các lịch khám, xét nghiệm, tiêm phòng sắp tới. Nhờ đó, bạn sẽ không còn phải lo lắng việc bỏ lỡ các lịch hẹn quan trọng, ảnh hưởng đến quá trình điều trị.
• Bảo mật thông tin người bệnh: Công nghệ AI của Google cung cấp những hỗ trợ đề cao việc bảo mật thông tin sức khỏe. Cụ thể, Gemini sẽ hỗ trợ các cơ sở y tế tuân thủ theo quy định HIPAA (Hiệp hội bảo hiểm y tế di động và trách nhiệm giải trình) bằng cách cung cấp cho các bệnh viện tính năng kiểm soát và theo dõi chặt chẽ quyền truy cập vào hồ sơ bệnh án. Nhờ đó, thông tin cá nhân của bạn luôn được an toàn.

Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe

– Google Sites

Sites của Google Workspace for Healthcare hỗ trợ các tổ chức y tế xây dựng các trang web nội bộ để chia sẻ thông tin y tế đáng tin cậy cho cả bệnh nhân và đội ngũ nhân viên y tế. Những trang web này đóng vai trò như thư viện kiến thức trực tuyến, chứa đựng các nội dung thiết yếu như:

– Hướng dẫn chăm sóc sức khỏe tại nhà: Cung cấp các chỉ dẫn chi tiết, dễ hiểu về cách chăm sóc bản thân sau khi xuất viện hoặc trong quá trình điều trị tại nhà.

– Thông tin chi tiết về dịch vụ y tế: Giới thiệu đầy đủ về các dịch vụ khám chữa bệnh, xét nghiệm, điều trị mà cơ sở y tế cung cấp. Bệnh nhân có thể dễ dàng nắm được quy trình, chi phí và những lưu ý cần thiết cho từng dịch vụ.

– Giải đáp các câu hỏi thường gặp (FAQ): Liệt kê và giải đáp những thắc mắc thường gặp về các tình trạng bệnh lý, triệu chứng, phương pháp điều trị,… giúp bệnh nhân chủ động tìm hiểu thêm về sức khỏe của mình.

– Google Forms

Ngoài việc thu thập dữ liệu y tế từ bệnh nhân, tính năng Forms còn cho phép các cơ sở y tế thu thập phản hồi của bệnh nhân về chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Bằng cách phân tích phản hồi này, các cơ sở y tế có thể:

• Xác định những điểm mạnh và điểm yếu của mình.
• Từ đó, thực hiện các cải tiến để nâng cao chất lượng dịch vụ.

*Ví dụ: Bệnh viện có thể sử dụng Forms để thu thập ý kiến của bệnh nhân về thời gian chờ đợi, thái độ của nhân viên y tế, hoặc mức độ hài lòng với các dịch vụ điều trị. Nhờ đó, bệnh viện có thể cải thiện quy trình làm việc, đào tạo nhân viên và nâng cao chất lượng chăm sóc tổng thể.

Đăng ký Google Workspace for Healthcare ở đâu?

Nền tảng Google Workspace for Healthcare cung cấp nhiều tính năng hữu ích, tuy nhiên để tận dụng tối đa các lợi ích này, việc đăng ký và triển khai dịch vụ đòi hỏi sự am hiểu nhất định. Vậy đơn vị nào tại Việt Nam cung cấp dịch vụ Google Workspace for Healthcare? 

Tại Việt Nam, để đăng ký Google Workspace dành cho các tổ chức y tế, GCS Technology Company Vietnam là đối tác đáng tin cậy bạn nên lựa chọn. Bởi GCS Vietnam là nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây được Google chứng nhận, với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm về các giải pháp Google Workspace và Google Cloud Platform.

Những lợi ích khi đăng ký Google Workspace for Healthcare thông qua GCS Vietnam:

• Hỗ trợ tư vấn 1:1 khi đăng ký dịch vụ 
• Triển khai và cấu hình bảo mật toàn bộ dịch vụ khách hàng yêu cầu
• Ưu đãi tới 40% giá khi đăng ký từ 3 năm trở lên
• Đào tạo và hỗ trợ sử dụng chi tiết từng tính năng 
• Triển khai giải pháp phù hợp với bối cảnh thị trường y tế Việt Nam.

Lời kết

Bằng cách áp dụng các Tips Google Workspace for Healthcare được chia sẻ trong bài viết này, các tổ chức y tế có thể tận dụng tối đa lợi ích của Google Workspace, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe cho cộng đồng. Nếu còn thêm bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần tư vấn về dịch vụ Google Workspace, hãy nhắn lại thông tin liên hệ đến GCS Vietnam qua Livechat bên dưới để được hỗ trợ nhanh nhất.