Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 17/3 – 21/3

Tháng 3 này, Google Workspace tiếp tục mang đến hàng loạt cải tiến mạnh mẽ giúp người dùng tập trung vào việc nâng cao hiệu suất làm việc. Cũng như, các tính năng được tăng cường bảo mật, mở rộng khả năng cộng tác thông tin. Trong bài viết này, hãy cùng GCS Việt Nam khám phá chi tiết về những cập nhật tính năng mới của Google Workspace đáng chú ý nhé. 

1 – Quản trị viên triển khai Context-Aware Access cho người dùng NotebookLM và NotebookLM Plus

NotebookLM và NotebookLM Plus trở thành dịch vụ cốt lõi của Google Workspace. Do đó, hiện tại Google đã bổ sung tính năng cho phép quản trị viên chỉ định Context-Aware Access (CAA) khi người dùng của họ truy cập vào NotebookLM và NotebookLM Plus. 

Khi sử dụng Context-Aware Access, quản trị viên sẽ thiết lập các cấp độ truy cập khác nhau cho NotebookLM và NotebookLM Plus dựa trên danh tính của người dùng và ngữ cảnh yêu cầu. Điều này giúp cung cấp quyền kiểm soát truy cập chi tiết mà không cần VPN. Hay quản trị viên phải cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào tài nguyên Google Workspace dựa trên chính sách của tổ chức. 

Ngoài ra, Google cũng đã giới thiệu thêm các tính năng mới trong NotebookLM và NotebookLM Plus như là:

• Sơ đồ tư duy tương tác cho phép người dùng khám phá các chủ đề phức tạp trong tài liệu.
• Bộ chọn ngôn ngữ đầu ra cho phép người dùng chọn ngôn ngữ đầu ra cho văn bản được tạo trong NotebookLM.

2 – Tính năng ngăn ngừa mất dữ liệu của Gmail hiện hỗ trợ “các đoạn trích nội dung nhạy cảm”

Để tăng cường bảo mật Gmail, Google hiện đã hỗ trợ tính năng “các đoạn trích nội dung nhạy cảm”. Với tính năng này, quản trị viên xem “các đoạn trích nội dung nhạy cảm” cho các tin nhắn Gmail. 

Nội dung phù hợp và thông tin về loại bộ phát hiện dữ liệu được hiển thị trong bảng điều khiển bên cạnh dưới “Log Details” trong công cụ điều tra bảo mật.

• Đảm bảo quản trị viên có quyền “view sensitive content“.
• Cấu hình DLP Snippets trong Admin console (Security > Data Protection > Data Protection Settings > Sensitive Content Storage).

3 – Sử dụng Gemini trong Google Slides, Google Chat bằng nhiều ngôn ngữ hơn

Thông báo mới nhất của Google, Gemini trong bảng điều khiển Google Slides hỗ trợ nhiều ngôn ngữ hơn. Bao gồm: 

• Tiếng Ả Rập
• Tiếng Catalan
• Tiếng Trung Quốc
• Tiếng Séc 
• Tiếng Đan Mạch 
• Tiếng Hà Lan 
• Phần Lan 
• Tiếng Hy Lạp 
• Tiếng Do Thái 
• Tiếng Hungary 
• Tiếng Indonesia 
• Tiếng Mã Lai 
• Tiếng Na Uy 
• Đánh bóng 
• Tiếng Rumani 
• Tiếng Nga 
• Tiếng Thụy Điển 
• Thái Lan 
• Thổ Nhĩ Kỳ 
• Tiếng Ukraina 
• Tiếng Việt

• Gemini trong Google Slides

Với khả năng tạo hình ảnh, tóm tắt nội dung và đề xuất ý tưởng, Gemini giúp người dùng tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức bằng cách ngôn ngữ khác nhau.  Khi sử dụng tính năng này, Gemini trong bảng điều khiển sẽ tự hoạt động theo ngôn ngữ mà bạn đặt trong tài khoản Google. Bạn có thể truy cập bảng điều khiển bên bằng cách nhấp vào “Hỏi Gemini” (nút spark) ở góc trên bên phải của Slides trên web.

• Gemini trong Google Chat

Với tính năng này, Gemini có thể tóm tắt nội dung các cuộc trò chuyện người dùng nhanh chóng nắm bắt các điểm chính. Gemini cũng có thể nhận diện ra hành động người dùng đề cập trong cuộc trò chuyện, giúp người dùng theo dõi và hoàn thành nhiệm vụ. Tính năng đặc biệt này, Gemini giúp các thành viên trong nhóm cộng tác hiệu quả hơn. 

4 – Quy tắc ngăn mất dữ liệu dựa trên nhãn phân loại được áp dụng ngay lập tức trong Gmail trên web

Trước đây, người dùng sẽ được thông báo về bất kỳ tác động nào sau khi nhắn rời hộp thư gửi đi. Nhưng với bản cập nhật mới này, phản hồi được cung cấp ngay lập tức cho người dùng về lý do tin nhắn của họ được phân loại, chặn…. 

Việc Google Workspace mở rộng tính năng phân loại dữ liệu Gmail giúp quản trị viên có khả năng giảm thiểu được việc rò rỉ thông tin của họ. Người dùng có thể sử dụng một số những tính năng này như sau:

• Ngăn chặn chia sẻ tin nhắn dựa trên phân loại cụ thể. Tức là tạo nhãn phân loại và sử dụng hành động khi tin nhắn được gửi đi. Cảnh báo – người dùng sẽ thấy thông báo rằng tin nhắn chứa nội dung nhạy cảm nhưng vẫn được gửi đi. Chặn – người dùng sẽ được thông báo rằng tin nhắn sẽ không được gửi đi trừ khi nhãn được thay đổi hoặc xóa.
• Phân loại cho mọi tin nhắn để ngăn chặn chia sẻ. Cách này đảm bảo mọi tin nhắn đều được phân loại, thúc đẩy việc tuân thủ chính sách phân loại dữ liệu của tổ chức.
• Tự động áp dụng nhãn phân loại để ngăn chặn. Tức là tự động hóa quá trình phân loại, giảm thiểu lỗi do con người gây ra.

5 – Xem tóm tắt các tệp Google Docs, Slides hoặc Sheets trong Google Chat

Google Workspace tiếp tục cải tiến tính năng thông minh bằng cách giới thiệu khả năng tóm tắt trực tiếp các tệp Google Docs, Slides và Sheets và được chia sẻ trực tiếp trong Google Chat. Tính năng mới này cho phép người dùng nhanh chóng nắm bắt nội dung chính của tệp mà không cần phải mở từng tài liệu.

Khi một tệp Google Docs, Slides hoặc Sheets được chia sẻ trong cuộc trò chuyện Chat, một thẻ xem trước tệp sẽ xuất hiện. Trong thẻ xem trước này, người dùng sẽ thấy nút “Tóm tắt tệp này” (Summarize this file). Bằng cách nhấp vào nút này, Gemini sẽ tự động tạo một bản tóm tắt ngắn gọn, dạng gạch đầu dòng, giúp người dùng nắm bắt nội dung chính của tệp ngay lập tức.

Người dùng không cần phải mở từng tệp để hiểu nội dung, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, đặc biệt trong các cuộc trò chuyện có nhiều tệp được chia sẻ. Bản tóm tắt cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh chóng về nội dung chính, giúp người dùng đưa ra phản hồi nhanh. Ngoài ra, các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin quan trọng trong các tệp chia sẻ. Từ đó giúp tăng cường hiệu quả cộng tác khi làm việc. 

6 – Giới thiệu Canvas – không gian cộng tác mới trong Gemini

Google tiếp tục mở rộng khả năng của Gemini trong Google Workspace với Canvas. Đây là một không gian cộng tác mới giúp tạo tài liệu và mã nguồn dễ dàng hơn.

Canvas cho phép người dùng tạo, định dạng và tinh chỉnh tài liệu hoặc mã nguồn. Người dùng có thể tạo bản nháp đầu tiên, yêu cầu phản hồi từ Gemini và tinh chỉnh nội dung. Sử dụng các công cụ chỉnh sửa nhanh để thay đổi tông giọng, độ dài hoặc định dạng. Xuất nội dung sang Google Docs chỉ bằng một cú nhấp chuột để cộng tác với người khác.

Ngoài ra, Canvas giúp chuyển đổi ý tưởng thành mẫu ứng dụng web, đoạn mã, tệp lệnh. Canvas có sẵn trên web (gemini.google.com) cho người dùng Google Workspace doanh nghiệp và giáo dục.

7 – Gemini trả lời thông minh theo ngữ cảnh hiện khả dụng cho phiên bản Google Workspace Business và Enterprise

Google tiếp tục mở rộng khả năng của Gemini trong Google Workspace, tập trung vào việc tăng cường khả năng cộng tác đa ngôn ngữ trong Chat. Đồng thời nâng cao hiệu quả giao tiếp qua email với tính năng Trả lời thông minh theo ngữ cảnh.

Tính năng này hỗ trợ thêm các ngôn ngữ là:

• Tiếng Tây Ban Nha
• Tiếng Bồ Đào Nha
• Tiếng Ý
• Tiếng Đức
• Tiếng Nhật
• Tiếng Pháp
• Tiếng Hàn

Những lợi ích mở rộng của tính năng trả lời thông minh của Gemini:

• Gemini có thể tóm tắt nội dung các cuộc trò chuyện, giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt các điểm chính. 
• Gemini có thể tìm kiếm thông tin trên web trực tiếp từ Chat, giúp người dùng nhanh chóng tìm kiếm câu trả lời và thông tin liên quan.
• Gemini có thể phân tích ngữ cảnh của email và đưa ra phản hồi chi tiết. Trước khi thực hiện trả lời email, người dùng sẽ thấy một vài tuỳ chọn phản hồi, có thể chọn phản hồi phù hợp và chỉnh sửa gửi đi.  

8 – Thêm tính năng mới mới vào Google Vids “Tạo giọng đọc AI tự động cho video”

Google Vids tiếp tục được nâng cấp với tính năng “tạo giọng đọc AI tự động cho video”. Tính năng này giúp tự động tạo giọng đọc AI cho từng cảnh video từ kịch bản được đề xuất bởi AI. Điều này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tạo ra những video chuyên nghiệp một cách dễ dàng hơn.

Tính năng này dành cho cả quản trị viên (có thể bật/tắt tính năng ở cấp độ tổ chức) và người dùng cuối (người dùng các phiên bản Google Workspace Business, Enterprise, Essentials, Education Plus và khách hàng có tiện ích Gemini). Gemini sẽ giúp họ:

• Tạo bản nháp video hoàn chỉnh, có thể chỉnh sửa, từ lời nhắc và nội dung trong Google Drive.
• Loại bỏ công sức ghi âm thủ công mà tự động tạo giọng đọc AI cho từng cảnh video từ kịch bản do AI đề xuất với giọng chuyên nghiệp.
• Người dùng có thể dễ dàng chỉnh sửa kịch bản và cập nhật giọng đọc chỉ bằng một cú nhấp chuột. 

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ của GCS Việt Nam về những thông tin về các bản cập nhật tính năng mới của Google Workspace ở thời điểm hiện tại của tháng 3.  Ngoài ra, nếu muốn biết thêm các thông tin khác về Google Workspace đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua các kênh.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777