10 Tính năng cải thiện trải nghiệm Google Docs hữu ích hiện nay

10 Tính năng cải thiện trải nghiệm Google Docs tuyệt vời

Dịch văn bản bằng Google Docs ngay lập tức

Bạn có thể cần chia sẻ hay nghiên cứu tài liệu trên Google Docs bằng một ngôn ngữ khác. Khi đó, với tính năng dịch văn bản, bạn có thể tạo ngay ra một bản sao dịch tài liệu đó. Tuy nó sẽ không đem lại văn bản hoàn hảo 100% như khi bạn tự dịch, nhưng nhìn chung, nó vẫn sẽ đáp ứng được những ý chính bạn cần nắm. 

Cách thực hiện: Tools (Công cụ) > Translate Document (Dịch tài liệu) > Chọn ngôn ngữ cần dịch > Translate (Dịch). 

Hiển thị số từ trong văn bản Google Docs

Đây là một trong những tính năng vô cùng tuyệt vời, đặc biệt với những người chuyên viết lách cần kiểm soát số lượng nội dung văn bản. Tính năng này sẽ giúp hiển thị số lượng từ liên tục dưới cùng bên phải cửa sổ chỉnh sửa của bạn.

Cách thực hiện: Tools (Công cụ) > Word count (Đếm từ) hoặc nhấn tổ hợp Ctrl Shift C > Hiển thị số từ khi nhập.

Tạo một trang web từ Google Docs

Bạn có thể xuất bản tài liệu từ Google Docs lên website nhanh chóng, dễ dàng và miễn phí. Trong trường hợp khẩn cấp, đây có thể là một cách thuận tiện để tạo một trang Web. Bạn thậm chí còn được cung cấp tiện ích để làm cho nó có thể chỉnh sửa công khai và chuyển nó thành một Wiki cộng đồng. 

Cách thực hiện: Files (Tệp) > Share (Chia sẻ) > Public to web (Xuất bản lên web).

Tạo phím tắt khi đánh máy

Bạn có thể yêu cầu Google Docs mở rộng bất kỳ tổ hợp cụm từ hoặc đoạn ký tự ngắn nào mà bạn nhập. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi soạn thảo văn bản. Bạn có thể thiết lập chúng cho địa chỉ email, một từ bạn thường xuyên viết sai chính tả hoặc bất kỳ từ nào khác. Chẳng hạn, bạn gán địa chỉ email thành cụm “my email”, khi bạn nhập cụm từ đó, Docs sẽ tự động hiện lên địa chỉ email của bạn. 

Cách thực hiện: Tools (Công cụ) > Preferences (Tùy chọn) > Substitutions (Thay thế).

Kiểm tra các thay đổi trong Google Docs

Lịch sử chỉnh sửa là một công cụ tuyệt vời để kiểm tra những gì mọi người thay đổi mà không cần phải hỏi rò thông tin một cách thủ công. Trong nháy mắt, tính năng này sẽ cung cấp cho bạn những gì đã được thay đổi, bởi ai và vào thời gian nào.

Cách thực hiện: File (Tệp) > Version history (Lịch sử phiên bản) > See version history (Xem lịch sử phiên bản).

Đặt tên cho các phiên bản

Nếu bạn đang chỉnh sửa tài liệu và có nhiều phiên bản khác nhau, hãy chuyển tới File (Tệp) > Version history (Lịch sử phiên bản) > Name current version (Đặt tên cho phiên bản). Điều này sẽ giúp bạn tìm kiếm phiên bản chỉnh sửa mình cần một cách nhanh chóng hơn. 

Thêm mục lục cho văn bản Google Docs

Nếu bạn có một tài liệu dài, hãy tự động tạo mục lục (TOC) để người đọc có thể nhanh chóng tìm thấy những gì họ cần. 

Cách thực hiện: Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn TOC xuất hiện > Insert (Chèn) > Table of Contents (Mục lục) và quyết định xem bạn muốn các liên kết có màu đen hay xanh lam. Chúng tôi khuyến khích bạn chọn màu đen để có giao diện gọn gàng hơn. Sau đó, điều chỉnh các tiêu đề chính trong tài liệu để chúng xuất hiện trong TOC bằng cách sử dụng menu Định dạng để tạo kiểu cho các thẻ heading.  

Dọn dẹp tài liệu của bạn

Sử dụng ngắt dòng ngang để sắp xếp, dọn dẹp các tài liệu dài thành các phần gọn gàng hơn. 

Cách thực hiện: Insert (Chèn) > Horizontal line (Đường ngang).

Gợi ý một số phông chữ thường dùng

Tính năng cải thiện trải nghiệm Google Docs cuối cùng mà chúng tôi muốn nhắc đến chắc hẳn bạn đã từng biết đúng không? Vì khi sử dụng phông chữ, bạn cần chọn những phông dễ đọc, thanh lịch và chuyên nghiệp. Một số gợi ý phù hợp cho bạn như Arial, Times New Roman, Helvetica, Roboto, Georgia,…

Nếu bạn muốn có thêm tùy chọn phông chữ, hãy nhấp vào nút phông chữ trên bảng công cụ, sau đó nhấp vào Thêm phông chữ để thêm các lựa chọn thay thế.

Sử dụng lệnh trong thanh tìm kiếm để tạo tài liệu mới

Bạn có thể bỏ qua các bước điều hướng và bắt đầu làm việc trên một tài liệu mới ngay lập tức bằng cách sử dụng lệnh doc.new. Điều này vừa giúp thao tác công việc nhanh, vừa tránh bạn xao nhãng khi làm việc.

Một số phím tắt bạn nên biết khi dùng Google Docs

Để quá trình sáng tạo nội dung được dễ dàng hơn chúng ta cần phải nắm rõ một số các phím tắt cơ bản và nâng cao rất nhiều người sử dụng như bảng sau:

Tổng kết

Trên đây là tips 10 Tính năng cải thiện trải nghiệm Google Docs hay nhất mà GCSVN đã chia sẻ để giúp bạn tối ưu thời gian làm việc. Để đăng ký bộ công cụ “làm việc trên mây” Google Workspace tại GCS Technology Company Vietnam thì hãy gọi ngay qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc nhắn tin trực tiếp ở phần Chatbox để nhận được sự tư vấn, báo giá chi tiết sớm nhất.