Tìm kiếm tệp và phục hồi dữ liệu trên Drive

Nếu một ngày mở Google Drive lên mà thấy dữ liệu của bạn biến mất, bạn có thể sử dụng các mẹo dưới đây để khôi phục dữ liệu ngay. Hãy cùng GCS tìm hiểu chi tiết trong toàn bộ nội dung bài viết sau.

Cách khôi phục các tệp đã xóa trên Drive

Nếu bạn lỡ tay xóa mất nội dung nào đó trên Google Drive, bạn hoàn toàn có thể tự khôi phục tệp đó từ Thùng rác (Trash) bằng các thao tác đơn giản sau:

– Bước 1: Truy cập vào Google Drive, chọn Trash (Thùng rác). Bạn có thể sắp xếp các tệp vào thùng rác theo thời gian (từ cũ nhất tới mới nhất hoặc ngược lại) để dễ dàng thấy được tệp cần tìm. 

– Bước 2: Chọn chuột phải vào tệp mà bạn muốn khôi phục, sau đó nhấn chọn Restore.

khôi phục tệp bằng restore

Cách tìm kiếm tệp mà bạn không nghĩ mình đã xóa

Để tìm kiếm tệp, bạn có thể kiểm tra bảng hoạt động hoặc sử dụng tìm kiếm tệp nâng cao.

Các bước kiểm tra bảng hoạt động

– Bước 1: Truy cập vào Google Drive trên máy tính.

– Bước 2: Ở bên trái giao diện, bấm chọn My Drive.

– Bước 3: Di chuyển lên vùng phía trên bên phải, chọn View detail (Xem chi tiết) > Activity (Kích hoạt).

– Bước 4: Kéo xuống để xem lịch sử hoạt động và tìm kiếm tệp của bạn.

Cách sử dụng tìm kiếm tệp nâng cao

– Bước 1: Truy cập vào Google Drive trên máy tính.

– Bước 2: Trong thanh công cụ Search, nhấn chọn biểu tượng mũi tên xuống.

– Bước 3: Sử dụng tính năng tìm kiếm tệp nâng cao để tìm tệp của bạn.

Lý do tệp của bạn bị biến mất

Trường hợp đây là tệp do chính bạn tạo

Nếu bạn không thể tìm tệp mà mình đã tạo trong Drive, có thể tệp đó đã bị lạc mất trong  thư mục nào đó. Tệp vẫn tồn tại nhưng khó tìm thấy.

Nếu bạn không tìm thấy được tệp mà mình đã tạo trên Drive trước đó, có thể tiệp đó đã bị thất lạc sang một thư mục nào đó. Tuy tệp vẫn còn ở đó nhưng bạn không thể tìm thấy được. 

Lý do có thể là bạn đã tạo hay chia sẻ một tệp trong thư mục của người dùng khác và họ đã xóa thư mục đó đi. Tệp bạn dùng sẽ không bị xóa mất mà sẽ được tự động chuyển tới My Drive vì chỉ bạn mới có quyền xóa tệp bạn sở hữu. 

Để có thể tìm được các tệp bị thất lạc, bạn thực hiện các bước dưới đây:

– Bước 1: Truy cập vào Google Drive trên máy tính.

– Bước 2: Trong thanh tìm kiếm, hãy nhập: is:unorganized owner:me

– Bước 3: Khi bạn đã tìm thấy, hãy chuyển tới thư mục trong My Drive để lần tới tìm kiếm tệp một cách dễ dàng.

tim kiem tep 2

Trường hợp tệp không do người khác tạo

Nếu bạn không phải là người tạo ra tệp đó, cần liên hệ với người đã tạo tệp để yêu cầu họ khôi phục hoặc chia sẻ lại cho bạn.

Nếu nó nằm ở thư mục do người tạo ra

Nếu file bạn cần tìm nằm trong một thư mục đã xóa, bạn sẽ không thấy được trong Drive của mình nữa. Khi đó, bạn có thể:

  • Tìm tệp bạn đã tạo trong thư mục đã xóa bằng cách dùng tính năng Search và sử dụng cú pháp is:unorganized owner:me
  • Tìm tất cả các tệp trong thư mục mà bạn đã xóa bằng cách dùng cú pháp is:unorganized owner:me
Để những lần sau bạn có thể tìm tệp một cách dễ dàng hơn, hãy di chuyển tệp vào thư mục trong My Drive của bạn.

Một số thông tin về cách tìm tệp

thông tin về cách tìm tệp

Tìm kiếm tệp nâng cao 

Để tìm kiếm tệp nâng cao trong Drive, cần sử dụng cú pháp tìm kiếm trên thanh Search theo các tùy chọn sau:

Tìm kiếm theo

Mô tả

Cụm từ chính xác

Gõ chính xác một cụm từ bạn cần tìm kiếm

Loại trừ một từ

VD : bạn tìm tệp có chứa từ “Hỗ trợ” nhưng không chứa từ “Quản trị”

Bạn gõ : Hỗ trợ Quản trị

Chủ sở hữu tệp

VD :Tìm các tệp do GCS sở hữu :

owner:gcs@gmail.com

Tệp được chia sẻ bởi người khác

VD :Tìm các tệp do HVN chia sẻ :

from:hvn@gmail.com

Bạn đã chia sẻ tệp

VD : Tìm các tệp bạn đã chia sẻ với GCS

to:gcs@gmail.com

Các mục có gắn dấu sao

is:starred

Các mục đã xóa

is:trashed

Loại tệp

VD : tìm loại tệp dạng bảng tính:

type:spreadsheet

Khung thời gian

Trước hoặc sau ngày 18 tháng 1 năm 2021.

before:2021-01-18

after:2021-01-18

Tiêu đề

title:”Hướng dẫn”

Ứng dụng

VD : tìm các tệp đã mở trong Google Drive:

app:”Drive”

Các loại tệp bạn có thể tìm kiếm

  • Tệp do bạn tạo ra.
  • Tệp do bạn tải lên Drive.
  • Tệp mà bạn đã được chấp nhận quyền sở hữu từ người khác.

Lưu ý: Nếu Tài khoản Google của bạn đã bị xóa, bạn có thể sẽ không khôi phục được các tệp của mình. Ngoài ra, nếu dung lượng tệp Drive của bạn hiện đang bị đầy và cần nâng cấp bạn có thể lựa chọn dịch vụ nâng cấp dung lượng Drive của GCS.

Vậy là bạn đã nắm được cách tìm kiếm tệp và phục hồi dữ liệu trên Drive rồi phải không? Nếu bạn muốn tìm hiểu về Google Workspace, hãy nhấc máy lên và liên hệ với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc điền thông tin bạn ở trang liên hệ để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top