Tắt ứng dụng người dùng riêng lẻ trên Google Workspace

Bạn không muốn cấp quyền sử dụng Google Drive hoặc Google Site cho một số nhân viên trong công ty (Vd: Các nhân sự CSKH chỉ dùng Gmail để gửi nhận thư trả lời phản ánh khách hàng và bạn không muốn họ dùng Google Drive cho những việc cá nhân hoặc tắt cài đặt Less secure apps để họ không thể kết nối tài khoản với ứng dụng bên thứ 3 nào đó để tránh rủi ro bảo mật). Tuy nhiên Google Workspace không có tính năng chặn ứng dụng cho từng người dùng riêng lẻ.

Để áp dụng các cài đặt, ứng dụng khác nhau cho một nhóm người dùng, hãy tạo một đơn vị tổ chức con bên dưới tổ chức chính của bạn và đặt người dùng vào đó. Sau đó, bạn có thể áp dụng các cài đặt duy nhất cho đơn vị tổ chức con đó.

Đơn vị tổ chức chỉ đơn giản là một nhóm mà quản trị viên có thể tạo trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google (Admin Console) để áp dụng cài đặt cho một nhóm người dùng cụ thể. Theo mặc định, tất cả người dùng tạo mới đều được đặt trong tổ chức cấp cao nhất (tổ chức chính).

Các tổ chức con kế thừa các cài đặt từ tổ chức chính, nhưng có thể thay đổi để phù hợp với nhu cầu của tổ chức con.

Tạo một đơn vị tổ chức con

Bước 1: Trên Admin Console bạn vào Menu > Directory > Organizational units > bấm vào biểu tượng Create new organizational units để tạo tổ chức (Organization).

Bước 2: Nhập tên tổ chức con ở phần Name of organizational, nhập mô tả ở Description nếu cần, chọn tổ chức chính của tổ chức con mới này. Bấm CREATE để tạo.

Bước 3: Lặp lại các bước nếu bạn muốn tạo thêm nhiều tổ chức con khác. Ngoài ra bạn có thể di chuột vào tên tổ chức để tạo mới, di chuyển sang tổ chức chính (top-level organization) khác hoặc nhấn biểu tượng ba chấm để chỉnh sửa (Edit) hoặc xóa (Delete).

Tùy chọn cài đặt ứng dụng cho tổ chức con

Bước 1: Trên Admin Console, bạn vào Menu > Apps > Google Workspace > Service Status.

Bước 2: Chọn tên tổ chức ở cột bên trái và tắt ứng dụng không cần thiết cho tổ chức đó.

Bước 3: Như ảnh ví dụ, bạn có thể thấy ứng dụng Google Drive và Google Sites đã được tắt cho tổ chức Collaborator.

Bạn có thể áp dụng tương tự cho các ứng dụng khác hoặc các cài đặt khác (như các cài đặt ở Directory, Security .v.v. nói chung là bất kỳ cài đặt nào trên Admin Console mà cho phép bạn tùy chọn tên tổ chức thì đều có thể áp dụng cài đặt riêng cho từng tổ chức).

Chuyển người dùng vào tổ chức tùy chọn

Đối với tài khoản người dùng tạo mới

Bước 1: Trên Admin Console bạn vào Menu > Directory > Users > Add new user để tạo tài khoản người dùng mới.

Bước 2: Bạn nhấn chọn Manage user’s password, Organizational unit, and profile photo để mở rộng phần quản lý này.

Bước 3: Ở phần Organizational unit, bạn chọn tổ chức cho tài khoản người dùng > Nhấn DONE để hoàn thành.

Bước 4: Đặt mật khẩu cho tài khoản và bấm ADD NEW USER để tạo tài khoản. Như vậy tài khoản vừa tạo của bạn sẽ nằm trong tổ chức Collaborator.

Chuyển tổ chức cho người dùng có sẵn

Bước 1: Trên bảng quản lý người dùng, di chuyển chuột của bạn đến tên tài khoản cần chuyển tổ chức > nhấn chọn More ở phần menu hiện ra > Change organizational unit.

Bước 2: Chọn tổ chức bạn muốn chuyển người dùng vào > Nhấn chọn CONTINUE > CHANGE trên cửa sổ xác nhận chuyển tổ chức.

Như vậy bạn đã biết cách tạo tổ chức con với các cài đặt riêng biệt để áp dụng cho nhóm người dùng nào đó trên tổ chức của bạn. Tóm tắt lại các bước như sau:

• Bạn tạo một tổ chức con
• Cài đặt ứng dụng riêng cho tổ chức con đó (Vd: tắt Google Drive, tắt Less secure apps .v.v.)
• Chuyển người dùng của bạn vào tổ chức con đó để áp dụng cài đặt của tổ chức vào người dùng (Vd bạn tắt Google Drive trên tổ chức A thì những người dùng thuộc tổ chức A sẽ không dùng được Google Drive nữa)

Trên đây là những hướng dẫn giúp bạn tắt ứng dụng của người dùng riêng lẻ trên Google Workspace. GCS hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình sử dụng Google Workspace.

Chúc các bạn có một trải nghiệm tuyệt vời khi sử dụng dịch vụ của GCS. Trong quá trình cài đặt, nếu bạn gặp bất cứ khó khăn nào, hãy gọi ngay cho GCS theo số Hotline 024 9999 7777, đội ngũ chuyên viên kỹ thuật của GCS luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7.