Tăng hiệu suất quản lý phòng họp Google Meet với tính năng huỷ phòng họp

Đôi nét về Google Meet với tính năng huỷ phòng họp

Trong môi trường làm việc kết hợp hiện nay, Google Meet cung cấp một nền tảng lý tưởng để hợp tác nhanh chóng, cho phép nhiều người giao tiếp và trao đổi ý tưởng trong thời gian thực. Đồng thời, nhu cầu tối ưu hóa các phòng họp cho doanh nghiệp ngày càng gia tăng nhằm thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả hơn.

Tính năng huỷ phòng họp giúp gỡ bỏ phòng họp đã đặt khi có một thành viên trong số tất cả người tham dự từ chối lời mời giờ đây sẽ được BẬT theo mặc định. Sự cập nhật mới này hỗ trợ người dùng quản trị viên và đồng nghiệp sở hữu dữ liệu về bối cảnh tốt hơn để lên kế hoạch vị trí, quản lý phòng họp và sự tiện ích cho người tham dự.

Trong giai đoạn chuyển đổi từ ngày 11/1 đến ngày 6/3/2023, quản trị viên có thể chọn không tham gia phòng họp có cấu trúc hoặc loại trừ nhóm người dùng khỏi cài đặt huỷ phòng họp này.

Các điều chỉnh cài đặt tính năng “huỷ phòng họp” mới của Google Meet

Google đã giới thiệu một cài đặt chung để BẬT/TẮT tính năng huỳ phòng cho tất cả các phòng thuộc một miền và cài đặt chọn không tham gia cho từng tài nguyên phòng riêng lẻ. Điều này sẽ không được kích hoạt cho đến khi kết thúc giai đoạn chuyển đổi.

Cài đặt cũ bật hoặc tắt hủy phòng sẽ được đổi tên thành “Hủy phòng theo lịch” và sẽ chỉ khả dụng trong giai đoạn chuyển đổi.

Nếu bạn muốn duy trì chế độ thiết lập hiện tại của doanh nghiệp và chỉ khả dụng hoá số lượng phòng giới hạn cho tính năng huỷ phòng, thì các chế độ cài đặt cũ hoàn toàn có thể áp dụng cho các điều chỉnh cài đặt mới với các bước dưới đây:

✅Trong bảng điều khiển quản trị viên, chọn Buildings and resources (Không gian làm việc và tài nguyên) > Manage resources (Quản lý tài nguyên).

✅Bấm chọn Add a filter (Thêm bộ lọc) và chọn bộ lọc Legacy Calendar-based room release: Off (Huỷ phòng theo lịch: Tắt) và Exempt from room release: Off (Miễn huỷ phòng: Tắt)

✅Nhấp vào hộp đánh dấu ở đầu danh sách tài nguyên để chọn tất cả tài nguyên.

✅Nhấp vào trình đơn thả xuống “Edit” (Chỉnh sửa) ở bên tay phải và chọn “Edit room exemption: On” (Chỉnh sửa huỷ phòng theo lịch).

✅Nếu danh sách có trên 200 tài nguyên, hãy lặp lại các bước trên cho đến khi các bộ lọc được áp dụng không hiển thị thêm tài nguyên nào nữa.

Nếu bạn muốn sửa đổi hoạt động tính năng hủy phòng trước khi kết thúc giai đoạn chuyển đổi, bạn có thể điều chỉnh cài đặt huỷ phòng theo lịch cho phòng họp thích hợp. Điều này có thể thực hiện trong bảng điều khiển quản trị viên với các bước dưới đây:

• Chọn Buildings and resources (Không gian làm việc và tài nguyên) > Manage resources (Quản lý tài nguyên).
• Chọn một hoặc nhiều tài nguyên muốn chỉnh sửa.
• Nhấp vào trình đơn thả xuống “Edit” (Chỉnh sửa) ở bên tay phải và chọn “Edit room exemption: On” (Chỉnh sửa huỷ phòng theo lịch).

Lưu ý cho quản trị viên

????Đối với doanh nghiệp đã thiết lập phòng họp có cấu trúc, quản trị viên sẽ thấy tùy chọn BẬT hoặc TẮT tính năng huỷ phòng họp trong bảng điều khiển quản trị viên kể từ ngày 11/1/2023.

????Kể từ ngày 6/3/2023, tính năng này sẽ được BẬT mặc định cho doanh nghiệp đã thiết lập phòng họp có cấu trúc trong bảng điều khiển quản trị viên.

????Để loại trừ theo cách thủ công một số hoặc tất cả các phòng họp có cấu trúc khỏi tính năng huỷ phòng, đi đến Buildings and resources (Không gian làm việc và tài nguyên) > Manage resources (Quản lý tài nguyên) > bấm chọn phòng mong muốn. Sau đó di chuyển đến mục cài đặt phòng > BẬT chế độ “Exempt from room release” (Miễn huỷ phòng).

????Sau ngày 6/3/2023, các phòng sẽ không được huỷ.

????Để chọn không tham gia cài đặt này đối với nhóm người dùng, đi đến Buildings and resources (Không gian làm việc và tài nguyên) > room settings (cài đặt phòng) > EDIT GROUP (Chỉnh sửa nhóm) bên cạnh “Exempt user groups from room release” (Loại nhóm người dùng huỷ phòng) > Thêm nhóm mong muốn.

????Phòng họp không được huỷ khi có trên 20 người tham gia hoặc kéo dài trên 4 tiếng.

Có thể bạn quan tâm: 8 tiện ích Google Meet Extension không thể bỏ qua

Lời kết

Tính năng trên khả dụng cho khách hành Google Workspace Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus, Education Standard và Teaching và Learning Upgrade cũng như các khách hàng cũ của G Suite Business kể từ ngày 11/1/2023. Không áp dụng cho khách hàng Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Enterprise Essentials, Nonprofits, Frontline cũng như khách hàng legacy G Suite Basic và người dùng có tài khoản Google cá nhân.

Trên đây là cải tiến mới nhất dành cho cài đặt thay đổi phòng họp trong Google Meet. Quý khách hàng đừng quên truy cập Blog Tin Tức của GCS hàng ngày để cập nhật những thông báo hữu ích về Google Workspace nhé.