SAP là gì? Khi tích hợp SAP thì doanh nghiệp có lợi ích gì?

Ngày nay, doanh nghiệp mong muốn tìm đến những ứng dụng trao đổi thông tin trong toàn bộ tổ chức nhằm cải thiện hoạt động kinh doanh theo từng chu kỳ cụ thể. Một trong những giải pháp hữu ích có thể đưa các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và nhanh chóng hơn đó chính là nhờ tích hợp SAP. Vậy SAP là gì? Lợi ích khi tích hợp SAP cho Google Workspace như thế nào đối với doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu trong bài viết này ngay.

SAP là gì?

SAP là từ viết tắt của Hệ thống (Systems), Ứng dụng (Applications) & Sản phẩm (Products). SAP được hiểu là một trong những hệ thống ứng dụng giúp hoạch định các sản phẩm kinh doanh trong những doanh nghiệp ở dạng quy mô nhỏ tới lớn. 

Mặt khác, SAP ERP là giải pháp phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hàng đầu được phát triển bởi công ty SAP SE của Đức. Dịch vụ này được các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô sử dụng để quản lý các hoạt động cốt lõi của họ, bao gồm tài chính, kế toán, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng và quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

Dữ liệu từ các mô-đun khác nhau này được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tập trung trong môi trường tích hợp, cho phép thông tin và dữ liệu truyền từ thành phần SAP này sang thành phần khác và loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thừa.

Từ mua hàng đến hậu cần, kế toán và mua sắm đến sản xuất, phần mềm SAP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh và đảm bảo luồng thông tin liền mạch trong toàn tổ chức. Phần mềm này liên kết các bộ phận kinh doanh của một tổ chức, cho phép chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực cũng như giám sát và quản lý tập trung các bộ phận đó.

Do đó, lợi ích của việc sử dụng phần mềm SAP là nó hoàn toàn được liên kết và kết nối với nhau. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tuân thủ đơn giản hơn với các hướng dẫn quản trị và các luật khác, đồng thời giúp luồng công việc diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Mặc dù phần mềm đã được tiêu chuẩn hóa nhưng nó có thể được điều chỉnh theo yêu cầu cụ thể của bất kỳ công ty nào. Ngoài ra nó có thể được thiết lập trên đám mây hoặc tại chỗ.

Tính năng của SAP

Sau khi đã hiểu phần mềm SAP là gì, chúng ta cùng đến phần phân tích SAP có những tính năng gì để giúp ích cho doanh nghiệp.

1. Tích hợp nền tảng

SAP hợp nhất tất cả các hoạt động thiết yếu của doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất. Điều này loại bỏ sự cần thiết của một số hệ thống khác nhau, có thể tốn kém và khó bảo trì.

2. Khả năng mở rộng

SAP có thể được mở rộng để đáp ứng nhu cầu mở rộng của các công ty. Các công ty nhỏ với một vài nhân viên cho đến các công ty đa quốc gia lớn với hàng nghìn công nhân đều có thể sử dụng nó.

3. Tính linh hoạt

SAP có khả năng thích ứng và có thể được điều chỉnh theo yêu cầu riêng của công ty. Điều này có nghĩa rằng các công ty có thể thiết lập hệ thống để hoạt động theo cách họ thấy phù hợp.

4. Phạm vi tiếp cận toàn cầu

Các doanh nghiệp ở hơn 190 quốc gia sử dụng SAP, có sẵn hơn 50 ngôn ngữ. Vì điều này, đây là sự lựa chọn tuyệt vời cho các công ty có hoạt động quốc tế.

5. Cập nhật liên tục

Các tính năng và chức năng mới được bổ sung thường xuyên vào hệ thống SAP. Điều này đảm bảo rằng các công ty luôn có thể được hưởng lợi từ những tiến bộ công nghệ mới nhất.

6. Tích hợp Machine Learning và trí tuệ nhân tạo (AI)

Phần mềm SAP tích hợp Machine Learning và trí tuệ nhân tạo (AI)  hỗ trợ tự động hóa quy trình, nâng cao khả năng ra quyết định và cung cấp cho doanh nghiệp những hiểu biết sâu sắc về dữ liệu.

Lợi ích của SAP đối với doanh nghiệp

Giá trị của hệ thống SAP nằm ở những gì nó có thể mang lại cho doanh nghiệp, bao gồm hỗ trợ một loạt nhiệm vụ hành chính và cho phép bạn tự động hóa đẩy nhanh các quy trình kinh doanh thông thường. Phần mềm này không chỉ cung cấp cho bạn các quy trình chính xác hơn mà còn có cái nhìn toàn diện về mọi khía cạnh của công ty. Dưới đây là những lợi ích chính của việc sử dụng hệ thống SAP như sau:

1. Quản lý thông tin nâng cao

Việc tính toán và hiểu tỷ lệ lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận bán hàng và các chỉ số quan trọng khác theo cách thủ công trở nên khó khăn hơn khi doanh nghiệp đang trên đà mở rộng. Nhưng tất cả các quy trình này có thể được tự động hóa bằng hệ thống SAP, giúp việc truy cập dữ liệu trở nên đơn giản và nhanh chóng. Nó hỗ trợ việc tạo ra các báo cáo phối hợp về các thông số cần thiết. Lưu ý rằng việc đánh giá thành công và thiết lập các mục tiêu trong tương lai phụ thuộc rất nhiều vào số liệu thống kê và số liệu hiệu suất của doanh nghiệp.

2. Hiệu quả chi phí

Có người đã chứng minh rằng khả năng cung cấp dữ liệu chính xác, theo thời gian thực của hệ thống SAP giúp giảm chi phí hành chính và vận hành. Công nghệ này hỗ trợ duy trì kiểm soát hoạt động, giảm gián đoạn sản xuất và sắp xếp dữ liệu một cách có tổ chức. Nhờ đó, các quyết định được đưa ra nhanh chóng và khôn ngoan hơn.

3. Giảm sự dư thừa và tăng tính minh bạch

Sự trùng lặp do một số mục nhập gây ra sẽ giảm đi khi bạn tự động hóa các bản ghi của mình và chia sẻ chúng trong một cơ sở dữ liệu. Chỉ những mục gần đây nhất mới được hệ thống SAP báo cáo. Bạn có thể dễ dàng xây dựng được bức tranh phù hợp trong mọi tình huống nếu có dữ liệu đáng tin cậy. 

Ngoài ra, điều này làm tăng tính minh bạch cho doanh nghiệp của bạn ở mọi cấp độ. Bạn có thể theo dõi và đánh giá một số quy trình nhỏ với hệ thống, bao gồm đơn đặt hàng, kiểm kê sản phẩm, vận chuyển và thanh toán. Do đó, bạn sẽ luôn có thể biết chính xác từng hoạt động đã được hoàn thành như thế nào.

4. Hoạt động hiệu quả

Bạn sẽ không phải thực hiện nhiều công việc tẻ nhạt bằng tay khi sử dụng hệ thống SAP. Điều này làm tăng hiệu suất và giảm khả năng tạo ra dữ liệu lỗi, điều này có thể dễ dàng dẫn đến những sai sót kinh doanh và chi phí tốn kém. Nó cũng đơn giản hóa việc thu thập dữ liệu cho bạn, bất kể lĩnh vực chuyên môn của bạn là gì. Bằng cách này, công ty của bạn sẽ đi đúng hướng và bạn sẽ có thể quan sát mọi khía cạnh trong hoạt động kinh doanh của mình.

5. Bao gồm mọi người tham gia chuỗi giá trị

Bạn phải bao gồm tất cả những người tham gia vào chuỗi giá trị, chẳng hạn như đối tác, nhà cung cấp và khách hàng, nếu bạn muốn công ty của mình hoạt động bình thường. Đảm bảo những người tham gia có tiếng nói trong cách công ty của bạn phát triển hàng hóa và dịch vụ. Cuối cùng, bạn phải phát triển hàng hóa và dịch vụ để cải thiện trải nghiệm của mọi người.

6. Tăng khả năng thích ứng

Khách hàng của bạn là trọng tâm chính của hệ thống SAP ERP. Cho dù đại diện bán hàng của bạn đang ở văn phòng hay đang di chuyển, nó đều cung cấp các lựa chọn triển khai linh hoạt giúp tăng tiềm năng của họ. Nó cho phép đại diện bán hàng của bạn sử dụng nhiều loại thiết bị, bao gồm máy tính xách tay, máy tính bảng, máy tính để bàn và điện thoại di động, để truy cập dữ liệu thích hợp trong thời gian thực, từ mọi nơi. Năng suất và hiệu quả nhờ đó được nâng cao.

Tích hợp SAP cho Google Workspace

Hiện nay, có hơn ba tỷ người sử dụng Google Workspace trong đó bao gồm cả những doanh nghiệp có tiêu chuẩn cao nhất về tính khả dụng và tính bảo mật. Các doanh nghiệp này sử dụng Google Workspace để có thể cộng tác hiệu quả hơn, giữ liên lạc, trao đổi ý tưởng và làm việc an toàn từ mọi vị trí. Với sự tích hợp của SAP S/4HANA ERP, hệ thống ERP phổ biến nhất trên toàn cầu và Google Workspace, hoạt động cộng tác giữa các doanh nghiệp đã đạt đến một tầm cao mới.

SAP là một tập đoàn đổi mới công nghệ đã có mặt trên thị trường phần mềm doanh nghiệp được nửa thế kỷ. Với 460.000 người tiêu dùng ở 140 quốc gia, nó chiếm 87% tổng thương mại toàn cầu ngày nay. Bên cạnh đó, Google Workspace cung cấp kết nối liền mạch giữa dữ liệu doanh nghiệp trung thực và kịp thời với các công cụ năng suất hàng ngày mà khách hàng SAP S/4HANA sử dụng để thực hiện công việc của họ. 

Trong SAP S/4HANA Cloud ERP được mã hóa, họ có thể truy cập các ứng dụng Google Workspace. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu thu thập tệp từ email và Drives, tải xuống, xử lý chúng và sau đó nhập dữ liệu vào ERP. Tương tự, trong các đám mây được bảo vệ, Google Sheets, Docs, Slides và các ứng dụng Workspace khác giúp việc trao đổi và chỉnh sửa dữ liệu từ hệ thống ERP trở nên đơn giản.

1. Tính năng khi tích hợp SAP với Google Workspace

Các tính năng mà doanh nghiệp sẽ được cung cấp khi tích hợp SAP với Google Workspace gồm có:

• Dữ liệu có thể được xuất từ SAP S/4HANA sang các chương trình Google Workspace như Google Sheets
• Nhập dữ liệu từ các ứng dụng Google Workspace, bao gồm cả Google Sheets, vào SAP S/4HANA.
• Chỉnh sửa, chú thích và thêm tài liệu vào tệp Google một cách an toàn và dễ dàng, cho phép cộng tác theo thời gian thực với những người khác. Nội dung này sau đó có thể được nhập vào môi trường SAP S/4HANA.

2. Lợi ích khi tích hợp SAP với Google Workspace

Có vô số lợi ích cho việc tích hợp này nhờ tính linh hoạt của Google Workspace mà chúng ta có thể kể đến sau đây:

• Làm việc chung trong một môi trường an toàn, bảo mật: Bất kỳ quy trình hoặc hoạt động hợp tác nào thu thập hoặc sử dụng dữ liệu của doanh nghiệp đều trở nên hiệu quả hơn vì tất cả các quy trình đều diễn ra trong một môi trường chung, an toàn và duy nhất. 
• Kiểm soát quyền truy cập: Với SAP, giờ đây người dùng có thể chỉnh sửa và nhận xét về tài liệu ngay lập tức, loại bỏ rủi ro và sự không chắc chắn liên quan đến việc kiểm tra tệp vào và ra.
• Cộng tác tích hợp: Ưu điểm của các tệp Google được chia sẻ để cộng tác cũng áp dụng cho cách cộng tác của toàn bộ nhóm SAP S/4HANA. 

Ví dụ, một nhóm người nhận được email có tệp bảng tính chứa đầy dữ liệu từ ERP; họ phải tải tệp xuống, thực hiện mọi sửa đổi cần thiết và trả lại tệp. Giờ đây, người phụ trách đối chiếu có thể dễ dàng xuất dữ liệu sang Google Sheets để các cá nhân khác có thể đọc và nhận xét về dữ liệu liên quan của họ nhờ tích hợp Google Workspace. Điều này có thể xảy ra đồng thời mà không cần ai tải xuống bất kỳ phần mềm nào hoặc sử dụng email. Tất cả công việc được theo dõi trong một không gian hợp tác và an toàn bằng cách sử dụng dữ liệu đã được xác minh.

Ứng dụng của SAP trong các lĩnh vực doanh nghiệp

SAP được nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới sử dụng, do đó, việc làm quen với nhiều mô-đun và tính năng của nó có thể giúp ích cho bạn khi nộp đơn xin việc hoặc thậm chí khi bạn đang cố gắng thăng tiến trong công ty của mình. 

Phát triển kiến thức chuyên môn về SAP trong lĩnh vực công việc của bạn có thể giúp bạn thăng tiến lên vị trí quản lý hoặc lãnh đạo. Sau đây là một số lĩnh vực và vai trò công việc mà SAP ERP có thể áp dụng, cùng với các mô-đun và tính năng được cung cấp cho từng lĩnh vực.

1. Phần mềm SAP quản lý nguồn nhân lực

Các nhà quản lý nhân sự có thể tìm thấy tất cả các công cụ họ cần để đảm bảo bộ phận nhân sự của họ hoạt động trơn tru với SAP ERP. Bạn có thể lưu giữ hồ sơ về mọi chi tiết của nhân viên bằng cách sử dụng SAP ERP, kể từ khi họ nộp đơn xin việc cho đến khi họ rời công ty. Dưới đây là một số mô-đun nhân sự mà SAP cung cấp:

• Quản lý tổ chức: Kế hoạch quản lý quy trình làm việc có thể được tạo bằng mô-đun này.
• Quản lý nhân sự: Bạn có thể ghi lại dữ liệu quan trọng của nhân viên bằng mô-đun này, cùng với những thứ khác. Ngày làm việc, thông tin cá nhân và thông tin tiền lương của họ là một vài ví dụ về dữ liệu này.
• Phát triển nhân sự: Bạn có thể sử dụng mô-đun này để giúp phát triển kỹ năng của nhân viên trong tổ chức của mình. Phát triển kỹ năng giúp giảm tỷ lệ luân chuyển nhân viên và tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên của công ty.
• Quản lý thời gian: Bạn có thể sử dụng mô-đun này để theo dõi dữ liệu liên quan đến việc chấm công của từng nhân viên. Điều này bao gồm thông tin về ca làm việc, lịch trình và bất kỳ sự nghỉ phép hoặc vắng mặt nào của họ.
• Bảng lương: Bạn có thể sử dụng mô-đun này để xử lý các khoản thanh toán và khấu trừ của nhân viên như tiền lương, phúc lợi, thuế và các khoản đóng góp của công ty.

2. Phần mềm SAP giám sát dự án

Để hỗ trợ các nhà quản lý dự án giám sát công việc của họ từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành, SAP cung cấp nhiều công cụ SAP cung cấp các mô-đun quản lý dự án sau:

• Module khởi tạo dự án: Mô-đun này cung cấp các công cụ để quản lý việc thiết lập và khởi động dự án. Bạn có thể làm việc theo các giai đoạn như xác định dự án, tạo WBS, quản lý hoạt động mạng, quản lý cột mốc và tạo dự án nói chung.
• Module lập kế hoạch dự án: Mô-đun này có chức năng lập kế hoạch, lập kế hoạch năng lực, lập kế hoạch lao động, lập kế hoạch doanh thu, lập kế hoạch vật tư, lập kế hoạch chi phí và lập kế hoạch lực lượng lao động.
• Module thực hiện dự án: Phân hệ này có chức năng quản lý việc thực hiện và giám sát dự án. Bạn có thể xử lý các công việc như nhận hàng, nhập bảng chấm công, xuất hàng, nhập dịch vụ, thanh toán, xác nhận và phân tích tiến độ trong mô-đun này.
• Module kết thúc dự án: Phân hệ này cung cấp các chức năng liên quan đến kết thúc dự án.

3. Phần mềm SAP quản lý kho

Một trong những ứng dụng của SAP trong doanh nghiệp đó là có thể quản lý kho một cách hiệu quả. Trong đó, SAP cung cấp các các module quản lý kho sau:

• Quản lý xử lý đầu vào: SAP cung cấp các khả năng như chấp nhận biên nhận sản xuất, xử lý biên nhận được tối ưu hóa và xác thực dữ liệu cho các thông báo vận chuyển, giúp đơn giản hóa việc quản lý xử lý đầu vào.
• Quản lý xử lý đầu ra: Người quản lý kho có thể lên lịch đóng gói và giao hàng cũng như chọn hàng dựa trên chất lượng với sự trợ giúp của module này.
• Quản lý lưu trữ và vận hành: Người quản lý kho có thể quản lý tốt hơn các quy trình nội bộ của mình với sự trợ giúp của mô-đun này. Đếm chu kỳ, kiểm kê vật lý, hiển thị hàng tồn kho và trạng thái thiết bị xử lý là một số quy trình này.
• Quản lý đa chức năng: Quản lý hàng loạt, lên lịch hẹn tại bến tàu, quản lý số sê-ri, xử lý truy xuất nguồn gốc và phân tích đa chức năng là một số tính năng có sẵn trong module này.

4. Phần mềm SAP quản lý mối quan hệ với khách hàng

Để hỗ trợ các chuyên gia CRM trong việc tự động hóa và tích hợp tất cả các tương tác với khách hàng, SAP đã cung cấp nhiều công cụ nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong lĩnh vực này. Các tính năng của module CRM như sau:

• Sales CRM: Với các tính năng như bán hàng có hướng dẫn được hỗ trợ bởi AI, báo giá được cá nhân hóa, không gian đàm phán bán hàng, nền tảng quản lý giải quyết tranh chấp, lập mô hình kế hoạch và hạn ngạch theo thời gian thực cũng như quản lý doanh thu, thanh toán và hóa đơn, module này giúp bạn mang đến cho khách hàng trải nghiệm tuyệt vời.

• Marketing CRM: Module này cung cấp các tính năng như phân tích đa chiều, nhận dạng và nhắm mục tiêu khách hàng, cộng tác nhóm, thiết kế trải nghiệm khách hàng hợp lý, truy cập hồ sơ khách hàng thống nhất và hiểu biết sâu sắc về hành vi của người tiêu dùng.

• CRM dành cho dịch vụ khách hàng: Các nhà quản lý và nhân viên dịch vụ khách hàng có thể cung cấp dịch vụ khách hàng một cách tốt nhất với sự hỗ trợ của module này. Các tính năng bao gồm chuyển cuộc hội thoại, thảo luận có sự hỗ trợ của AI, kết nối mạng theo yêu cầu, tối ưu hóa chẩn đoán sự cố, lịch sử tương tác dịch vụ và hiểu biết sâu sắc về khách hàng đều có trong module này.
• Commerce CRM: Mô-đun này cung cấp các tính năng như tích hợp thành phần, quản lý đơn hàng, khả năng dành riêng cho ngành, mở rộng nền tảng và quy trình thương mại minh bạch.

5. Phần mềm SAP quản lý tài chính và kế toán

SAP cung cấp giải pháp quản lý tài chính và kế toán toàn diện. Đây là một số chức năng mà hệ thống này cung cấp:

• Lập kế hoạch và phân tích tài chính: Bạn có thể tận dụng các công cụ như quản lý hiệu suất, dự báo, lập ngân sách, phân tích và báo cáo trong module này.
• Quản lý kế toán và thuế: Bạn có thể truy cập các yếu tố bao gồm kế toán tài chính và đối chiếu, báo cáo, công bố thông tin, tuân thủ quy định và kế toán cho quá trình kết thúc thông qua module này.
• Quản lý tiền: Hệ thống này bao gồm các tính năng như quản lý ngân quỹ doanh nghiệp, quản lý tiền mặt, dự báo dòng tiền, quản lý nợ, quản lý rủi ro và quản lý đầu tư.
• Tài khoản phải trả và phải thu: cung cấp các module như đánh giá tín dụng, quản lý rủi ro, thu nợ, quản lý tranh chấp, quản lý hóa đơn và thanh toán.

Lời kết

Qua bài viết này, người đọc đã có những kiến thức tổng quan cũng như chi tiết về SAP là gì cũng như hệ thống SAP ERP là gì, từ đó chúng ta có được các lợi ích, tính năng cụ thể hơn. Ngoài ra khi tích hợp với Google Workspace, SAP còn đem đến những ứng dụng thiết thực hơn cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng quy mô và quản lý nhân sự, kế hoạch kinh doanh. Nếu có bất kỳ thắc mắc và cần sự hỗ trợ tư vấn về các dịch vụ Google Workspace từ GCS Technology Company Vietnam, các bạn hãy nhắn tin trực tiếp qua Livechat để được giải đáp một cách chi tiết.