5 Rủi ro dùng Email doanh nghiệp giá rẻ các tổ chức cần biết 2024

Email doanh nghiệp giá rẻ hiện nay có thể đã không còn xa lạ gì đối với những doanh nghiệp đang tìm kiếm dịch vụ Email. Nhưng đi kèm với đó, chúng ta không thể không chú ý đến những rủi ro dùng Email doanh nghiệp giá rẻ. Giá rẻ có đi kèm với chất lượng tốt hay không? Những lưu ý nào cần biết để không bị mất dữ liệu? Hãy cùng GCSVN tìm hiểu ngay.

Thế nào là email doanh nghiệp giá rẻ?

Email doanh nghiệp giá rẻ về bản chất là những email có giá lách luật những chính sách của Google, cũng như là không đảm bảo được bảo mật thông tin, dễ gặp những vấn đề trong quá trình khách hàng Google Workspace sử dụng như rò rỉ dữ liệu, hay dễ dàng bị khóa từ chính tài khoản của mình. Điều này gây ra cản trở công việc, hiệu suất làm việc không đáng có,

Cụ thể, những nơi bán Email doanh nghiệp giá rẻ sẽ có những tính chất như sau:

Đầu tiên, một số nhà cung cấp email doanh nghiệp giá rẻ sẽ có quy trình đặt hàng vi phạm nguyên tắc của Google. Sau khi mua tên miền chính, họ sẽ tiếp thị tên miền phụ cho khách hàng. Đương nhiên, người dùng cũng sẽ phải đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng, trong đó có việc mất khả năng kiểm soát tài khoản Gmail của mình. Ngoài ra, điều này sẽ gây ra nhiều vấn đề rò rỉ dữ liệu.

Vấn đề thứ hai là một số trang web cung cấp địa chỉ email doanh nghiệp giá rẻ lách chính sách của Google bằng cách đăng ký các khu vực địa lý giả mạo. Điều này ngụ ý rằng họ sẽ báo cáo sai địa chỉ của khách hàng đối với quốc gia và khu vực của họ. Thực ra đây thực sự là một cách bán giải pháp vô trách nhiệm vì tài khoản Gmail sẽ bị khóa vĩnh viễn ngay khi Google phát hiện ra.

Thứ ba, đó là thủ đoạn “lùa gà” bằng cách đưa ra mức giá tăng cao. Hầu hết các thủ thuật đều có mục tiêu ẩn là lấy thông tin khách hàng hoặc hướng người dùng đến nhà cung cấp email thay thế thay vì Google.

Trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ ngày nay, Email doanh nghiệp ngày càng phổ biến hơn bao giờ hết. Vì vậy, trên thị trường đã xuất hiện nhiều nơi bán email doanh nghiệp giá rẻ, với giá khởi điểm hàng tháng chỉ từ vài chục nghìn. 

Đối với một dịch vụ Email chất lượng cao thì đây là một mức giá khá đáng quan ngại. Một hệ thống email giá rẻ sẽ chỉ có những tính năng cơ bản như gửi và nhận email, bảo mật cơ bản và giao diện web đơn giản. Nó cũng sẽ thiếu các công cụ làm việc nhóm hiệu quả, có trải nghiệm người dùng kém ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và tiềm ẩn nhiều rủi ro như mất toàn bộ dữ liệu, cùng nhiều hậu quả khác. Điều này là do việc sử dụng hệ thống email giá rẻ sẽ không cho phép nhà cung cấp có được phần cứng cũng như là phần mềm tốt.

Chính sách giá niêm yết của email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp là một phiên bản dịch vụ email của Google Workspace nhằm đáp ứng nhu cầu thương mại và tổ chức. Các chủ doanh nghiệp có thể đăng ký trực tiếp với bên Google khi mua Gmail dành cho doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn có thể đăng ký với tổ chức đối tác của Google tại quốc gia cư trú của bạn để nhận trợ giúp về hóa đơn, hỗ trợ về mặt kỹ thuật và hỗ trợ sau mua hàng. 

Về chi phí, Google đặt giá bán cho Gmail dành cho doanh nghiệp và tất cả các dịch vụ phần mềm dưới dạng dịch vụ khác. Cả người mua trực tiếp và người mua thông qua các đơn vị đối tác đều phải tuân theo bảng giá công bố của công ty.

Một số đối tác của Google có thể áp dụng chi phí chiết khấu cho những khách hàng mua số lượng lớn, có tính đến các ưu đãi về giá. Tuy nhiên, mức phí đó sẽ không khác nhiều so với mức phí của nhà cung cấp.

Vậy những rủi ro dùng email doanh nghiệp giá rẻ sẽ bao gồm những gì và những lưu ý quan trọng nào cần nhớ khi mua email doanh nghiệp giá rẻ? Chúng ta cùng theo dõi trong các phần tiếp theo.

Một số rủi ro dùng Email doanh nghiệp giá rẻ

1. Các biện pháp bảo mật không đầy đủ làm ảnh hưởng đến quyền riêng tư

Việc sử dụng email doanh nghiệp giá rẻ có nguy cơ thiếu các tính năng bảo mật mạnh mẽ không có trong phiên bản chính thức. Điều này giúp tin tặc dễ dàng thực hiện các cuộc tấn công, đột nhập vào hệ thống và sử dụng email để thực hiện các hình thức lừa đảo và spam khác.

Nếu như doanh nghiệp mua Email doanh nghiệp có tên miền phụ thì sẽ rất dễ để lại lỗ hổng hệ thống và những dữ liệu quan trọng có thể bị đánh cắp.

2. Việc vi phạm chính sách của Google có thể dẫn đến mất tất cả dữ liệu

Các phiên bản Email doanh nghiệp chi phí thấp có thể đi ngược lại các điều khoản dịch vụ và tiêu chuẩn của Google. Công ty sẽ không thể truy cập vào hệ thống email sau khi Google kiểm tra tài khoản.

Điều này đồng nghĩa doanh nghiệp có thể đứng trước nguy cơ mất hoàn toàn dữ liệu mà không được báo trước. Hơn hết, kéo theo sau đó là tình trạng gián đoạn hoạt động, mất dữ liệu khách hàng và những thông tin giao dịch quan trọng khác.

3. Hạn chế về quyền và tính năng quản trị

Thêm nữa, rủi ro dùng email doanh nghiệp giá rẻ đó là sẽ có khả năng ít tính năng hơn phiên bản có giá theo như chính sách Google. Các tính năng quan trọng như bảo mật phức tạp, lịch làm việc và tích hợp ứng dụng có thể không khả dụng với bạn.

Như đã trình bày trước đó, công ty của bạn sẽ mất một số quyền quản trị thiết yếu nếu bạn mua Gmail dưới tên miền phụ không được nắm quyền quản lý. Chỉ định đặc quyền của người dùng, quản lý những thiết bị có thể truy cập vào Gmail, thêm người dùng, v.v. là một số ví dụ về tính năng.

Tuy nhiên, hiệu suất và độ ổn định không thể được đảm bảo với các phiên bản không được phê duyệt. Kết quả là các hoạt động thường xuyên của công ty có thể bị gián đoạn.

4. Khả năng gia tăng thư rác và quảng cáo

Trong một số email không chính thức, nhà cung cấp có thể tùy ý thêm quảng cáo vào giao diện hoặc vào các email được gửi và nhận. Không cần phải nói cũng biết rằng không phải người dùng nào cũng thích trải nghiệm này. 

Việc mua email doanh nghiệp cũng một phần là để bớt đi những thư rác, quảng cáo, spam nhưng việc gia tăng việc quảng cáo sẽ trở thành vấn đề đối với một doanh nghiệp cần sự chắt lọc rõ ràng vì có khá nhiều thư quan trọng từ phía đối tác cũng như khách hàng.

5. Thiếu sự hỗ trợ hoặc quan tâm khi phát sinh vấn đề kỹ thuật

Một điều cần cân nhắc hay rủi ro dùng email doanh nghiệp giá rẻ là những mối lo liên quan đến hỗ trợ kỹ thuật. Các phiên bản Gmail rẻ hơn thường không có trợ giúp kỹ thuật toàn diện và tức thời. Điều này có thể khiến công ty gặp khó khăn trong việc tìm ra vấn đề hoặc giải pháp cho các vấn đề kỹ thuật của mình.

Lưu ý để tránh mất dữ liệu khi dùng email doanh nghiệp giá rẻ

Sau khi đã tìm hiểu những rủi ro dùng Email doanh nghiệp giá rẻ, chúng ta cùng đến với những lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ Email doanh nghiệp:

1. Kiểm tra tính bảo mật

Khi đã đăng ký dịch vụ Email doanh nghiệp từ một đại lý bán, các bạn hãy xác minh xem nhà cung cấp dịch vụ Email giá rẻ có các tính năng bảo mật đáng tin cậy như chứng chỉ SSL/TLS, mã hóa dữ liệu và ngăn chặn hành vi giả mạo và thư rác hay không. Đây là một trong những điểm đáng quan tâm để doanh nghiệp tránh bị mất dữ liệu khi dùng email doanh nghiệp giá rẻ.

2. Dịch vụ chăm sóc khách hàng, hỗ trợ khi gặp sự cố

Các bạn có thể kiểm tra nơi cung cấp dịch vụ đó có có cung cấp dịch vụ khách hàng tốt không, đảm bảo giải quyết được những sự cố mà người dùng gặp phải hay không. Các bạn có thể xem xét kinh nghiệm kinh doanh sản phẩm và đội ngũ chuyên gia của họ có chất lượng không. Nếu như họ không thể đưa ra những bằng chứng xác thực về trình độ chuyên môn cũng như giấy phép ủy quyền của Google thì đó có thể là những nơi không cung cấp dịch vụ chất lượng. Ngoài ra họ cũng sẽ khó có thể hiểu hết được những vấn đề khi có sự cố đáng tiếc với Email doanh nghiệp của bạn.

GCS Technology Company Limited Vietnam là một trong những đối tác ủy quyền cấp cao của Google Cloud tại Việt Nam, trực thuộc tập đoàn HVN và đã có hơn 12 năm kinh nghiệm. Khi lựa chọn GCS Vietnam, bạn sẽ có thể yên tâm vì nơi đây chuyên cung cấp các sản phẩm Google Workspace chất lượng, trong đó có Email doanh nghiệp với mức giá ưu đãi hấp dẫn và được hỗ trợ tận tình 24/7.

3. Kiểm tra dung lượng lưu trữ cần thiết

Trong khi xem xét mua dịch vụ Email doanh nghiệp giá rẻ, các bạn nên tìm hiểu dung lượng lưu trữ mà dịch vụ email cung cấp cho bạn. Hãy đảm bảo rằng dung lượng đó đúng với gói dịch vụ bạn yêu cầu chứ không chỉ là dung lượng ảo. Vì lượng dữ liệu và thông tin, email của doanh nghiệp khá lớn nên việc đảm bảo dung lượng lưu trữ thực sự cần thiết.

4. Kiểm tra chính sách sử dụng quảng cáo

Email từ một số nhà cung cấp dịch vụ email rẻ tiền nhất định có thể chứa quảng cáo. Điều này có thể gây bất tiện và làm giảm trải nghiệm của người dùng. Trước khi sử dụng dịch vụ, hãy đảm bảo bạn biết đầy đủ về chính sách sử dụng quảng cáo của đại lý cung cấp dịch vụ.

5. Kiểm tra đầy đủ tính năng và chất lượng

Khi so sánh với các dịch vụ email cao cấp, một số nhà cung cấp dịch vụ email rẻ tiền có thể cung cấp ít chức năng hơn. Xác minh rằng các chức năng quan trọng như gửi và nhận email đáng tin cậy, khả năng tìm kiếm, tính năng đồng bộ hóa và đáp ứng yêu cầu của bạn. Đảm bảo dịch vụ email của bạn cho phép tích hợp với các chương trình khác, chẳng hạn như quản lý tác vụ hoặc lập lịch, nếu bạn cần kết hợp email với chúng.

6. Khả năng chuyển đổi dịch vụ

Xem xét việc liệu bạn có thể dễ dàng di chuyển dữ liệu và địa chỉ email của mình nếu bạn quyết định thay đổi nhà cung cấp email trong tương lai.

7. Độ tin cậy và phản hồi của người dùng

Có một cách mà chúng ta thường hay dùng để xem xét, đánh giá những sản phẩm, dịch vụ, nơi mua có chất lượng không, đó chính là dựa vào những phản hồi của người dùng trước của nơi bán đó. Phương pháp này khá chính xác nếu bạn biết cách để tổng hợp tất cả những ý kiến của người dùng, cả ý kiến tích cực và trái chiều. Từ đó bạn sẽ có cái nhìn khách quan về dịch vụ Email doanh nghiệp giá rẻ và biết thêm về những rủi ro dùng Email doanh nghiệp giá rẻ.

8. Kiểm tra thời gian hoạt động ổn định của công ty

Để tránh những rủi ro dùng email doanh nghiệp giá rẻ, bạn có thể kiểm tra thời gian hoạt động của nơi bạn đang mong muốn mua dịch vụ Email doanh nghiệp giá rẻ có đáng tin không và hệ thống cũng phải ổn định, đầy đủ các bộ phận. Điều này cũng giúp đảm bảo rằng bạn sẽ không mất dữ liệu quan trọng hoặc gặp sự cố kết nối.

9. Kiểm tra xem dịch vụ Email đó có hạn chế Email được gửi không

Có những nơi cung cấp dịch vụ Email giá rẻ đưa ra mức hạn chế số lượng Email bạn nhận và gửi đi trong 1 khoảng thời gian ngắn. Hãy chắc chắn rằng bạn biết những hạn chế này và quyết định xem chúng có phù hợp với yêu cầu của bạn hay không.

10. Tính năng khôi phục và sao lưu của email

Xem xét liệu bạn có thể sao lưu và khôi phục dữ liệu email của mình với nhà cung cấp hay không. Điều này là cần thiết để đảm bảo rằng trong trường hợp có sự cố xảy ra, bạn sẽ có thể giữ được những thông tin, dữ liệu quan trọng.

Lựa chọn đối tác ủy quyền của Google uy tín, chất lượng cao

Để đảm bảo hơn hết về mặt giá cả cũng như chất lượng của Email doanh nghiệp, các bạn có thể tìm các đối tác cấp cao được ủy quyền bởi Google bằng cách tìm kiếm trên trang Find a partner. Tại đó, những đại lý cung cấp dịch vụ Google Workspace đã có giấy chứng nhận là cơ sở ủy quyền chính thức được lưu hành và bán những sản phẩm, dịch vụ chính hảng của Google trên thị trường Việt Nam nói riêng và quốc gia khác nói chung. 

Ngoài ra, GCS Technology Vietnam cũng là một trong số những đối tác cấp cao hàng đầu tại Việt Nam được ủy quyền của Google Cloud. Các bạn có thể tin tưởng và nhận sự hỗ trợ từ phía GCS về tất cả các dịch vụ cũng như được tư vấn về các gói Email doanh nghiệp phù hợp với quy mô nhân sự công ty. Ngoài ra, tại đây cũng đang có những ưu đãi hấp dẫn để người dùng tham khảo, tất nhiên chất lượng dịch vụ cũng như được hỗ trợ tận tình 24/7 luôn được ưu tiên khi khách hàng đăng ký dịch vụ tại GCS Vietnam.

Lời kết

Bài viết trên đây của GCS đã đặt ra những rủi ro dùng Email doanh nghiệp giá rẻ làm cơ sở để các tổ chức, công ty có thể cân nhắc kỹ hơn khi mua Gmail của Google Workspace. Nếu cần giải đáp trực tiếp thì hãy nhắn ngay thông tin của bạn ở phần Chatbox bên dưới để nhận được tư vấn, hỗ trợ về dịch vụ Email doanh nghiệp một cách chi tiết cũng như có các ưu đãi về giá cả hấp dẫn, đi kèm với chất lượng luôn được ưu tiên hàng đầu.