Quản trị Nhóm (Group) trong Google Workspace như thế nào?

Là một quản trị viên, bạn cần biết cách quản lý người dùng cũng như các nhóm trong tổ chức mình trong Google Workspace. Và nếu bạn chưa biết, GCS sẽ hướng dẫn bạn những thao tác đơn giản đó.

Một trong những ưu điểm lớn nhất của Google Workspace là tạo ra môi trường để người dùng cộng tác theo nhóm linh hoạt, dễ dàng hơn khi làm việc theo cách truyền thống. Là một quản trị viên, bạn cần biết cách quản lý người dùng cũng như các nhóm trong tổ chức mình trong Google Workspace. Và nếu bạn chưa biết, GCS sẽ hướng dẫn bạn những thao tác đơn giản để tạo và quản trị nhóm (group) trong bài viết này.

Tạo Nhóm người dùng

Bạn có thể tạo Nhóm người dùng với những mục đích như: 

  • Gửi email, chia sẻ thông tin đến nhiều người.
  • Sắp xếp cuộc họp.
  • Tìm những người có chung sở thích hoặc thuộc tính.

Bước đầu tiên, tại giao diện chính của Group > nhấn chọn Tạo nhóm người dùng – Create group. Sau đó, bạn điền những thông tin sau và cài đặt cho Nhóm: 

  • Tên nhóm (Name).
  • Địa chỉ email của Nhóm (Group email address): Nếu tổ chức của bạn có nhiều tên miền , hãy nhấp vào mũi tên Xuống ở trường bên phải ký hiệu @ và chọn tên miền bạn muốn.
  • Mô tả (Description): Bạn hãy tóm tắt nội dung mục đích của Nhóm để các thành viên có thể nắm bắt.
  • Người sở hữu nhóm – Group owners : thêm người sở hữu nhóm.
unnamed 2

Trong phần Cài đặt nhóm, bạn có thể tùy chọn những thay đổi phù hợp với mục đích tạo Nhóm của bạn:

  • Public: Bất kì ai ở trong tên miền chính đều có thể tham gia, gửi bài viết, xem danh sách thành viên và đọc lại các tin đã lưu.
  • Team: chỉ người quản lý mới có thể mời thành viên mới tham dự nhóm, nhưng bất kì ai ở trong tên miền chính có thể đăng bài viết, xem danh sách thành viên và đọc lại các tin đã lưu.
  • Announcement-only: Bất kì người quản lý nào có thể gửi bài vieert và xem danh sách thành viên, nhưng bất kì ai trong tên miền chính có thể tham gia nhóm và đọc lại các tin đã lưu.
  • Restricted: Chỉ người quản lý mới được mời thành viên mới, chỉ thành viên mới có thể đăng bài viết, xem danh sách thành viên, đọc lại các tin đã lưu, các tin nhắn gửi đến nhóm sẽ không xuất hiện trong kết quả tìm kiếm.
quan-tri-nhom-group-trong-google-workspace-nhu-the-nao-anh-2

Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấp vào Tạo nhóm (Create Group) để hoàn tất quá trình tạo nhóm.

unnamed 2 1

Thêm thành viên cho Group (Nhóm người dùng)

Thêm từng thành viên vào Nhóm

Bước 1: Trong danh sách các Nhóm người dùng, bạn bấm vào tên Nhóm mà bạn muốn thêm thành viên.

Bước 2: Nhấp vào Thành viên (Members) > Chọn biểu tượng Add  new member để thêm thành viên mới vào nhóm

quan-tri-nhom-group-trong-google-workspace-nhu-the-nao-anh-4

Bước 3: Sau đó bạn nhập tên thành viên mà bạn muốn thêm vào. Bạn có thể bấm vào Advanced và chọn thêm toàn bộ thành viên của tên miền vào nhóm

quan-tri-nhom-group-trong-google-workspace-nhu-the-nao-anh-5

Lưu ý: Nếu thêm từng thành viên bạn có thể chỉ định quyền là thành viên đơn thuần (Member), quản lý nhóm (Manager) hoặc là admin của Nhóm (Owner).

Thêm từng thành viên mới vào Nhóm

Cách 1: Chọn vào Nhóm mà bạn muốn thêm thành viên. Ở phía trên, nhấp vào Thêm người dùng vào Nhóm (Add users to Group), chọn Nhóm mà bạn muốn thêm thành viên và nhấp vào Thêm (Add) để hoàn tất quá trình.

quan-tri-nhom-group-trong-google-workspace-nhu-the-nao-anh-6

Cách 2:

  • Trong trang Danh sách người dùng, tìm đến người dùng bạn muốn thêm vào Nhóm.
  • Di chuột đến Người dùng và nhấp vào Thêm vào Nhóm (Add to group).
  • Sau đó chọn Nhóm mà bạn muốn thêm thành viên và nhấp vào Thêm (Add) để hoàn tất quá trình.
unnamed 6 1

Thêm nhiều thành viên vào Nhóm cùng một lúc

  • Trong trang Danh sách người dùng, tìm đến những người dùng bạn muốn thêm vào Nhóm.
  • Góc phải phía trên nhấp vào Thêm nhiều người dùng vào Nhóm (Add Users to Group)
  • Chọn Nhóm mà bạn muốn thêm thành viên và nhấp vào Thêm (Add) để hoán tất quá trình.

Chỉnh sửa thông tin Nhóm

  • Chọn Nhóm mà bạn muốn chỉnh sửa thông tin, chọn Thông tin nhóm (Group information)
  • Các thông tin nhóm có thể chỉnh sửa bao gồm: Tên nhóm (Rename Group); Địa chỉ email nhóm và Mô tả (Group details) và bí danh nhóm (Aliases). Sau đó bạn chỉ cần ấn vào Lưu (Save) để hoàn tất quá trình chỉnh sửa thông tin nhóm.
quan-tri-nhom-group-trong-google-workspace-nhu-the-nao-anh-7

Tạo Bí danh nhóm

  • Chọn Nhóm mà bạn muốn chỉnh sửa thông tin, tìm và nhấp vào Bí danh (Aliases).
  • Điền bí danh bạn muốn, nhấp vào Add Alias và nhấn Done để hoàn thành
quan-tri-nhom-group-trong-google-workspace-nhu-the-nao-anh-11

Xóa nhóm

Bạn cần xác nhận lại yêu cầu xóa nhóm, nhấp vào Delete group để hoàn tất quá trình xóa nhóm.

Chọn vào Nhóm mà bạn muốn xóa, bấm vào Thêm (More), chọn Xóa nhóm (Delete group).

quan-tri-nhom-group-trong-google-workspace-nhu-the-nao-anh-8

Bạn cần xác nhận lại yêu cầu xóa nhóm, nhấp vào Delete group để hoàn tất quá trình xóa nhóm.

quan-tri-nhom-group-trong-google-workspace-nhu-the-nao-anh-10

Trong quá trình thực hiện, nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào, hãy liên hệ ngay với GCS theo số Hotline: 024 9999 7777, đội ngũ chuyên viên kỹ thuật của GCS luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7.

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất. 

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
g suite legacy bi khoa

Tài khoản Google Workspace của tổ chức bạn đã bị tạm ngưng?

Một ngày như bao ngày khác, bạn mở email của mình hay tài khoản Google Workspace của tổ chức lên và nhận được thông báo như dưới đây hoặc những thông báo với nội dung tương tự bạn nên làm gì? 

Your organization's Google Workspace account has been suspended.
Please contact your Google Workspace Organization Administrator to re-
activate your organization.

We are sorry, but your 14-day trial for Google Workspace has ended.
Please subscribe in order to continue using Google Workspace.

Rất tiếc, bạn không có quyền truy cập vào Gmail. Vui lòng liên hệ với Quản trị viên tố chức của bạn để có quyền truy cập.

Tài khoản Google Workspace của tổ chức bạn đã bị tạm ngưng. Vui lòng liên hệ với Quản trị Viên Google Workspace của tổ chức bạn để kích hoạt lại tài khoản cho tổ chức.

We are sorry, but your Google Workspace account has been suspended due to payment failure.
Payment failures happen for a variety of reasons (e.g insufficient funds, expired card).
You can update your payment information or add a new form of payment to resolve the issue by going to the Billing page.
For instructions, you can refer to this Google Help article about payment.

Note that your users will be unable to use Google Workspace services like Gmail until you enable a form of payment for automatic charging.

Subscription suspended - Admin Console

Nguyên nhân dẫn tới báo lỗi như trên có thể do các lý do như sau:

  • Một là, Doanh nghiệp của bạn chưa tiến hành gia hạn khoản phí duy trì dịch vụ với Google dẫn đến việc tài khoản Google Workspace bị tạm ngưng.
  • Hai là, Tài khoản Google Workspace dùng thử 14-30 ngày của doanh nghiệp của bạn đăng ký gần đây đã hết hạn.
  • Ba là, doanh nghiệp của bạn trước đây đang sử dụng phiên bản G Suite Legacy, hay còn có tên gọi là Google Apps miễn phí; mà hiện tại Google đã thông báo ngừng duy trì cho phiên bản này. Theo đó, Google yêu cầu và hướng các doanh nghiệp, tổ chức cần nâng cấp lên phiên bản trả phí mà hiện tại Google đang cung cấp bao gồm các phiên bản Google Workspace Business Stater, Business Standard, Business Plus hay Enterprise Standard, Enterprise Plus.

 

>>> Nâng cấp G Suite Legacy Free và nhận ngay ưu đãi lên tới 70% <<<

 

Đừng quá lo lắng, việc ngay lúc này bạn cần làm là liên hệ với người phụ trách hay quản trị viên của gói Google Workspace để được hỗ trợ, hoặc nếu bạn chính là quản trị viên thì bạn hãy liên hệ với GCS - Đối tác ủy quyền chính thức của Google tại Việt Nam theo bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình để được hỗ trợ mở khoá một cách nhanh nhất. Chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp của Google tới cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam. GCS đã hỗ trợ xử lý nhiều trường hợp tài khoản G Suite (Google Workspace) bị tạm ngưng do vi phạm chính sách đồng thời khôi phục toàn vẹn dữ liệu cho người dùng trong thời gian nhanh chóng. Chi phí của việc nâng cấp lên phiên bản Google Workspace trả phí chính thức tương tự như phí đăng ký mới tuy nhiên với các khách hàng có số lượng người dùng lớn sẽ hưởng chính sách chiết khấu hấp dẫn lên tới 70%.

Scroll to Top