quan-tri-nhom-group-trong-google-workspace-nhu-the-nao

Quản trị Nhóm (Group) trong Google Workspace như thế nào?

Một trong những ưu điểm lớn nhất của Google Workspace là tạo ra môi trường để người dùng cộng tác theo nhóm linh hoạt, dễ dàng hơn khi làm việc theo cách truyền thống. Là một quản trị viên, bạn cần biết cách quản lý người dùng cũng như các nhóm trong tổ chức mình trong Google Workspace. Và nếu bạn chưa biết, GCS sẽ hướng dẫn bạn những thao tác đơn giản để tạo và quản trị nhóm (group) trong bài viết này.

Bạn có thể tạo Nhóm người dùng với những mục đích như: 

  • Gửi email, chia sẻ thông tin đến nhiều người.
  • Sắp xếp cuộc họp.
  • Tìm những người có chung sở thích hoặc thuộc tính.

Bước đầu tiên, tại giao diện chính của Group > nhấn chọn Tạo nhóm người dùng – Create group. Sau đó, bạn điền những thông tin sau và cài đặt cho Nhóm: 

  • Tên nhóm (Name).
  • Địa chỉ email của Nhóm (Group email address): Nếu tổ chức của bạn có nhiều tên miền , hãy nhấp vào mũi tên Xuống ở trường bên phải ký hiệu @ và chọn tên miền bạn muốn.
  • Mô tả (Description): Bạn hãy tóm tắt nội dung mục đích của Nhóm để các thành viên có thể nắm bắt.
  • Người sở hữu nhóm – Group owners : thêm người sở hữu nhóm.
unnamed 2

Trong phần Cài đặt nhóm, bạn có thể tùy chọn những thay đổi phù hợp với mục đích tạo Nhóm của bạn:

  • Public: Bất kì ai ở trong tên miền chính đều có thể tham gia, gửi bài viết, xem danh sách thành viên và đọc lại các tin đã lưu.
  • Team: chỉ người quản lý mới có thể mời thành viên mới tham dự nhóm, nhưng bất kì ai ở trong tên miền chính có thể đăng bài viết, xem danh sách thành viên và đọc lại các tin đã lưu.
  • Announcement-only: Bất kì người quản lý nào có thể gửi bài vieert và xem danh sách thành viên, nhưng bất kì ai trong tên miền chính có thể tham gia nhóm và đọc lại các tin đã lưu.
  • Restricted: Chỉ người quản lý mới được mời thành viên mới, chỉ thành viên mới có thể đăng bài viết, xem danh sách thành viên, đọc lại các tin đã lưu, các tin nhắn gửi đến nhóm sẽ không xuất hiện trong kết quả tìm kiếm.
quan-tri-nhom-group-trong-google-workspace-nhu-the-nao-anh-2

Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấp vào Tạo nhóm (Create Group) để hoàn tất quá trình tạo nhóm.

unnamed 2 1

Thêm thành viên cho Group (Nhóm người dùng)

Thêm từng thành viên vào Nhóm

Bước 1: Trong danh sách các Nhóm người dùng, bạn bấm vào tên Nhóm mà bạn muốn thêm thành viên.

Bước 2: Nhấp vào Thành viên (Members) > Chọn biểu tượng Add  new member để thêm thành viên mới vào nhóm

quan-tri-nhom-group-trong-google-workspace-nhu-the-nao-anh-4

Bước 3: Sau đó bạn nhập tên thành viên mà bạn muốn thêm vào. Bạn có thể bấm vào Advanced và chọn thêm toàn bộ thành viên của tên miền vào nhóm

quan-tri-nhom-group-trong-google-workspace-nhu-the-nao-anh-5

Lưu ý: Nếu thêm từng thành viên bạn có thể chỉ định quyền là thành viên đơn thuần (Member), quản lý nhóm (Manager) hoặc là admin của Nhóm (Owner).

Thêm từng thành viên mới vào Nhóm

Cách 1: Chọn vào Nhóm mà bạn muốn thêm thành viên. Ở phía trên, nhấp vào Thêm người dùng vào Nhóm (Add users to Group), chọn Nhóm mà bạn muốn thêm thành viên và nhấp vào Thêm (Add) để hoàn tất quá trình.

quan-tri-nhom-group-trong-google-workspace-nhu-the-nao-anh-6

Cách 2:

  • Trong trang Danh sách người dùng, tìm đến người dùng bạn muốn thêm vào Nhóm.
  • Di chuột đến Người dùng và nhấp vào Thêm vào Nhóm (Add to group).
  • Sau đó chọn Nhóm mà bạn muốn thêm thành viên và nhấp vào Thêm (Add) để hoàn tất quá trình.
unnamed 6 1

Thêm nhiều thành viên vào Nhóm cùng một lúc

  • Trong trang Danh sách người dùng, tìm đến những người dùng bạn muốn thêm vào Nhóm.
  • Góc phải phía trên nhấp vào Thêm nhiều người dùng vào Nhóm (Add Users to Group)
  • Chọn Nhóm mà bạn muốn thêm thành viên và nhấp vào Thêm (Add) để hoán tất quá trình.

Chỉnh sửa thông tin Nhóm

  • Chọn Nhóm mà bạn muốn chỉnh sửa thông tin, chọn Thông tin nhóm (Group information)
  • Các thông tin nhóm có thể chỉnh sửa bao gồm: Tên nhóm (Rename Group); Địa chỉ email nhóm và Mô tả (Group details) và bí danh nhóm (Aliases). Sau đó bạn chỉ cần ấn vào Lưu (Save) để hoàn tất quá trình chỉnh sửa thông tin nhóm.
quan-tri-nhom-group-trong-google-workspace-nhu-the-nao-anh-7

Tạo Bí danh nhóm

  • Chọn Nhóm mà bạn muốn chỉnh sửa thông tin, tìm và nhấp vào Bí danh (Aliases).
  • Điền bí danh bạn muốn, nhấp vào Add Alias và nhấn Done để hoàn thành
quan-tri-nhom-group-trong-google-workspace-nhu-the-nao-anh-11

Xóa nhóm

Bạn cần xác nhận lại yêu cầu xóa nhóm, nhấp vào Delete group để hoàn tất quá trình xóa nhóm.

Chọn vào Nhóm mà bạn muốn xóa, bấm vào Thêm (More), chọn Xóa nhóm (Delete group).

quan-tri-nhom-group-trong-google-workspace-nhu-the-nao-anh-8

Bạn cần xác nhận lại yêu cầu xóa nhóm, nhấp vào Delete group để hoàn tất quá trình xóa nhóm.

quan-tri-nhom-group-trong-google-workspace-nhu-the-nao-anh-10

Trong quá trình thực hiện, nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào, hãy liên hệ ngay với GCS theo số Hotline: 024 9999 7777, đội ngũ chuyên viên kỹ thuật của GCS luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7.

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất. 

Hãy liên hệ với HVN để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn

0 0 Các bình chọn
Đánh giá bài viết
Đăng ký
Thông báo của
guest
0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
Scroll to Top