Hiện nay, Gmail là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Sẽ thật tuyệt vời nếu Gmail có thể hỗ trợ đa kênh, cộng tác dễ dàng hơn với đối tác cùng đồng nghiệp, tự động hoá mọi tác vụ, phân tích báo cáo một cách chuyên sâu,.. Đó không còn là một ước vọng quá xa xôi khi Hiver ra đời.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về Hiver cũng như đối tác của Hiver tại Việt Nam qua những thông tin chia sẻ của GCS dưới đây.

Hiver là gì?

Hiver là một nền tảng mạnh mẽ cung cấp những giải pháp trong việc quản lý email cũng như helpdesk dựa trên Gmail. Nhờ có Hiver, mọi tổ chức và doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình làm việc đồng thời tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân sự.

Những tính năng như quản lý email, tự động hoá, phân tích báo cáo, hợp tác,.. đều được tích hợp trọn vẹn trong 4 lĩnh vực chính mà Hiver hỗ trợ, cụ thể:

Hiver for Customer Service: Hỗ trợ khách hàng thông qua email, xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải ngay từ giao diện hộp thư đến của Gmail quen thuộc.
Hiver for Finance Operations: Truy vấn sổ sách kế toán, cộng tác về hoá đơn, chứng từ,... nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ.
Hiver for People Operations: Cung cấp những câu trả lời chính xác cho các truy vấn liên quan đến chính sách của công ty, bảng lương nhân viên,...
Hiver for IT Operations: Cập nhật những vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải, đưa ra yêu cầu hỗ trợ và giải pháp khắc phục kịp thời.

Đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam

Trải qua 6 năm phát triển, Hiver đã có hơn 2000 khách hàng trung thành đồng thời có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Tuy nhiên, Hiver vẫn là một “khái niệm” còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam. Điều này càng được khẳng định khi hiện nay HVN Group là đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam.

GCS hiện đang cung cấp các giải pháp Email doanh nghiệp trên Google và thuộc thương hiệu con của HVN Group. Vậy nên việc kết hợp cộng tác Hiver là điều rất mong muốn của HVN và GCS. Từ đó hỗ trợ tất cả các khách hàng của mình đang sử dụng Google Workspace biết đến Hiver để tăng hiệu quả trong công việc của họ hơn. Hiện tại, khách hàng khi lựa chọn Hiver tại GCS sẽ 2 gói dịch vụ với mức giá cực kỳ ưu đãi.

Giá để sử dụng Hiver

Gói Lite cơ bản với mức giá 15$/người dùng/tháng
Gói Pro cao cấp với mức giá 39$/người dùng/tháng cùng nhiều tính năng nổi bật hơn.

Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp với GCS Technology (Google Cloud Solutions) - một thương hiệu con của tập đoàn HVN Group qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể và cặn kẽ hơn.

Triển khai Hiver tại GCS mang đến những điều gì cho người sử dụng?

Sự ra đời của Hiver đã giải quyết nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi hầu hết hiện nay các Helpdesk đều đắt tiền và quá trình sử dụng không hề đơn giản. Hiver đã giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa mọi nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và hơn hết việc triển khai Hiver đã biến Gmail trở thành một công cụ toàn năng:

Mọi kênh liên lạc đều gói gọn bên trong Gmail

Nhờ Hiver, việc quản lý giao tiếp trên tất cả các kênh bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tiếp, WhatsApp với nhà cung cấp hay khách hàng đều được thực hiện ngay tại Gmail. Từ đó xây dựng cơ sở tri thức cả bên trong lẫn bên ngoài, thúc đẩy hoạt động tự phục vụ và chuyển hướng truy vấn.

Nâng cao quá trình cộng tác trong tổ chức

Đơn giản chỉ bằng một thao tác "@" đề cập đến đồng nghiệp của bạn, note lại một ghi chú ngay bên cạnh chuỗi email là bạn có thể cộng tác về các truy vấn với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức/ doanh nghiệp của mình.

Tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại

Giờ đây dù làm ít nhưng bạn lại có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì Hiver giúp cho bạn cùng đội nhóm có thể giản lược công việc nhàm chán, tiết kiệm thời gian và công sức bằng tính năng tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc có điều kiện. Chẳng hạn như tất cả mọi truy vấn liên quan đến một lỗi sản phẩm sẽ được tự động chỉ định cho một chuyên gia kỹ thuật cụ thể.

Phân tích báo cáo một cách chuyên sâu hơn

Hiver hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc của đội nhóm bằng cách phân tích chuyên sâu những báo cáo cùng các số liệu chính. Từ đó, bạn có thể phát hiện những sự cố, những vấn đề nghiêm trọng để khắc phục kịp thời và nhanh chóng hơn.

Mọi công việc đều được thực hiện tại Gmail

Các công cụ phổ biến như WhatsApp, Asana, Slack, Salesforce,.. đều được tích hợp và được thực hiện tại Gmail một cách trọn vẹn. Chính vì thế Hiver đã khiến Gmail trở thành một nền tảng toàn diện có thể quản lý những tác vụ, các dự án và nhiều kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau. Không chỉ gói gọn mọi kênh liên lạc, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi công việc ngay tại Gmail.

Phân quyền và giao việc dễ dàng ngay trên Gmail

Giờ đây việc phân quyền, giao nhiệm vụ và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ đã trở nên dễ dàng hơn sau khi triển khai Hiver. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chỉ định nhân sự giải đáp, phản hồi email của đối tác hay khách hàng. Điều này tránh được tình trạng bỏ sót email và khách hàng/ đối tác cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn.

Đặc biệt, báo cáo phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân sẽ được tổng hợp lại. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp cho tổ chức có thể theo dõi, giám sát công việc của nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của GCS về đối tác của Hiver tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tối ưu hoá hiệu suất làm việc đồng thời tăng cường sự cộng tác cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay GCS Technology - Google Cloud Solutions để trải nghiệm sự thay đổi cũng như hiệu quả mà nền tảng này mang đến.

Bạn có thể kết nối trực tiếp với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới. Đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tư vấn đồng thời hỗ trợ triển khai Hiver nhanh chóng và toàn diện nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Chia sẻ qua

Khi cài đặt Hiver thành công, việc nhận thông báo về những thư quan trọng vẫn chưa được quản lý. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết về Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver.

Nội dung bài viết

Không chỉ hỗ trợ quản lý email cũng như cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp, Hiver còn là nền tảng giúp Gmail trở thành một công cụ toàn năng hơn. Khi tích hợp Hiver vào trong Gmail, việc cần làm đầu tiên chính là biết được cách quản lý thông báo Email bằng Hiver là điều cần thiết. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về chủ đề này qua bài chia sẻ dưới đây.

Quản lý Email đã gửi bằng Hiver

Sau khi người dùng được thêm vào Shared Mailbox của Hiver, họ có thể xem danh sách email mà họ đã gửi bằng địa chỉ email cá nhân hoặc địa chỉ hộp thư gửi chung. Có 2 chế độ xem tổng quan trong “Sent” giúp bạn có thể quản lý tất cả các email đã gửi trong Shared Mailbox của Hiver:

Tất cả gửi (All sent): ở tab này sẽ hiển thị tất cả các email được gửi bởi các thành viên trong hộp thư chung sử dụng cùng 1 địa chỉ Shared Mailbox.
Gửi bởi tôi (My sent): Chỉ hiển thị những email mà bạn gửi bằng địa chỉ email cá nhân và địa chỉ hộp thư gửi chung. Tuy nhiên chế độ My send cần thiết lập một số cài đặt bổ sung để hiển thị email gửi từ bạn thông qua địa chỉ của hộp thư gửi chung.

Cách thiết lập "My sent" của Hiver

Để thiết lập Email bạn gửi (Setting My sent), bạn cần thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Từ giao diện của Gmail, bạn chọn “My Sent” kiểm tra xem đã thiết lập thông báo hay chưa?
Bước 2: Chọn “Go to My settings” để chuyển hướng vào giao diện đến phần cài đặt người gửi (Sender settings) của Hiver.

Bước 3: Tại đây bạn có thể thấy tất cả các hộp thư chung (Shared mailbox) mà bạn là thành viên. Theo mặc định chúng, tên hộp thư chung sẽ được hiển thị dưới dạng tên người gửi cho mọi hộp thư chung. Bạn có thể thay đổi tùy chọn tên người gửi (Sender Name) bằng tên ưa thích của mình (ví dụ: John, Catelyn,…). Ở phía bên trái màn hình, bạn sẽ thấy bản xem trước của tên Người gửi mới

Bước 4: Sau khi thiết lập tên người gửi >> Chọn “Show on My Sent” để bật hiển thị trên “My Sent” của bạn. >> Sau đó Nhấn “Save” để lưu lại.

Bước 5: Quay trở lại giao diện Gmail >> Chọn “Sent” để kiểm tra, khi đó bạn sẽ thấy hai tab là “All Sent” và “My Sent” được hiển thị ở trên Desktop như hình ảnh dưới đây.

Quản lý thông báo Email bằng Hiver

Hiver có thêm tính năng thông báo những sự kiện quan trọng mà bạn cần lưu ý ngay trong Gmail. Điều này có thể giúp bạn xử lý kịp thời và tránh bỏ qua những email, công việc quan trọng. Thông báo sẽ được hiển thị ở góc trên bên phải màn hình Gmail với biểu tượng chuông “🔔” màu vàng. Cụ thể về cách quản lý thông báo Email bằng Hiver sẽ được chia sẻ trực tiếp bên dưới như sau.

Những sự kiện được thông báo trong Hiver

Dưới đây là bảng liệt kê chi tiết những sự kiện nổi bật dẫn đến hiển thị thông báo trong Hiver như sau:

Sự kiện	Người nhận thông báo
Khi gửi/ trả lời ghi chú bằng cách sử dụng @all	Tất cả những dùng bên trong Shared Mailbox sẽ nhận được thông báo
Khi bạn gửi/ trả lời ghi chú bằng cách sử dụng @mentions	Chỉ những người được nhắc đến sẽ nhận thông báo
Khi Email được giao cho 1 cá nhân nào đó qua việc phân công thủ công cụ thể, phân công tự động hoặc tự động hóa	Những người được phân công sẽ hiển thị thông báo
Khi nhận được Email về đánh giá CSAT( Mức độ hài lòng của khách hàng)	Người nhận và quản trị đánh giá CSAT sẽ nhận được thông báo
Khi có những bản cập nhật sản phẩm mới của Hiver	Tất cả mọi người dùng tài khoản HiverHQ sẽ nhận được thông báo này
Khi có Email mới gửi tới Shared Mailbox	Tất cả các thành viên bên trong của Shared Mailbox sẽ hiển thị thông báo
Khi vi phạm thời gian phản hồi theo SLA	Người được đề cập trong phần thông báo của mỗi SLA thì sẽ nhận được thông báo
Khi vi phạm thời gian giải quyết theo SLA	Chỉ người được đề cập trong phần thông báo của mỗi SLA sẽ nhận được toàn bộ thông báo
Khi bạn gửi sử dụng chức năng Send Later trong Email bằng Hiver	Chỉ bạn nhận được thông báo khi thư được gửi đi
Khi có thay đổi trong cài đặt yêu cầu xem xét	Bạn hãy vào biểu tượng “🔔” để xem chi tiết nhé

Đôi nét về bảng thông báo

Trong bảng thông báo sẽ có hai phần chính là Tất cả (All) và Ưu tiên (Priority). Cụ thể:

Tất cả (All): Phần này chứa toàn bộ những thông báo bạn đã được nhận.
Ưu tiên (Priority): Phần này chứa những thông báo ưu tiên, bạn cần chú ý.

Khi quản lý thông báo bạn cần lưu ý những điều sau:

Nhấn chọn “Only unread” ở góc trên bên phải bảng thông báo để chỉ hiển thị những thông báo chưa đọc.

Nhấn vào biểu tượng Đánh dấu tất cả đã đọc (Mark all as read) cạnh biểu tượng thiết lập trong bảng thông báo để đánh dấu tất cả thông báo hiện tại của bạn là Đã đọc.

Để chọn loại sự kiện mà bạn muốn Ưu tiên để hiển thị trong bảng thông báo của Hiver thì hãy sử dụng nút chuyển đổi (Toggle switcher). Cùng khám phá cụ thể cách làm ngay bên dưới nhé.

Cách tùy chỉnh tab Mức độ ưu tiên

Để tùy chỉnh tab Mức độ ưu tiên bạn cần phải thực hiện những thao tác sau:

Bước 1: Nhấn vào biểu tượng chuông “🔔” thông báo .

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Cài đặt “⚙️” trong bảng thông báo của Hiver.

Bước 3: Sau đó hiện thị lên một bảng cài đặt thông báo ưu tiên cho mỗi sự kiện. Tiếp đó, bạn hãy sử dụng “Toggle switches” để Bật/Tắt thông báo mà bạn muốn ưu tiên.

Bước 4: Sau khi thiết lập những thông báo ưu tiên, bạn còn thể thể thiết lập nhận ngẫu nhiên các thông báo mới (Any new notification) hoặc chỉ nhận mới những thông báo được chọn ưu tiên (Only new priority notifications) ở phần “Display counts for” này.

Bật/Tắt Thông báo trên màn hình Desktop khi được chia sẻ Email

Việc bật/tắt thông báo trên màn hình Desktop bằng Hiver giúp bạn có thể nắm được các thông tin quan trọng khi giao tiếp với các đối tác lớn mà không bị bỏ lỡ. Vậy cách bật tắt thực hiện kiểu gì hãy cùng khám phá ngay cách làm bên dưới như sau:

Bước 1: Tại giao diện Gmail >> Chọn Hiver settings để hiển thị các cài đặt >> Sau đó hãy nhấn vào Cài đặt của bạn (My settings)
Bước 2: Sau khi hiển thị giao diện Settings của Hiver >> Nhấn tiếp “Channels notifications” >> Chọn Bật/Tắt thông báo khi cần thiết.

Bước 3: Quay trở lại giao diện của Gmail và sử dụng như bình thường.

Kết luận

Hy vọng các nội dung chia sẻ của GCS Technology Vietnam trên đây sẽ giúp bạn biết được cách quản lý thông báo email bằng Hiver. Nếu bạn đang có nhu cầu triển khai dùng thử Hiver hoặc còn thắc mắc xoay quanh công cụ này, hãy liên hệ với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777. Chúng tôi sẽ hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc giúp bạn có thể triển khai Hiver trong thời gian sớm nhất.

Bài viết gần đây