Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Không chỉ hỗ trợ quản lý email cũng như cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp, Hiver còn là nền tảng giúp Gmail trở thành một công cụ toàn năng hơn. Khi tích hợp Hiver vào trong Gmail, việc cần làm đầu tiên chính là biết được cách quản lý thông báo Email bằng Hiver là điều cần thiết. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về chủ đề này qua bài chia sẻ dưới đây.

Quản lý Email đã gửi bằng Hiver

Sau khi người dùng được thêm vào Shared Mailbox của Hiver, họ có thể xem danh sách email mà họ đã gửi bằng địa chỉ email cá nhân hoặc địa chỉ hộp thư gửi chung. Có 2 chế độ xem tổng quan trong “Sent” giúp bạn có thể quản lý tất cả các email đã gửi trong Shared Mailbox của Hiver:

• Tất cả gửi (All sent): ở tab này sẽ hiển thị tất cả các email được gửi bởi các thành viên trong hộp thư chung sử dụng cùng 1 địa chỉ Shared Mailbox.
• Gửi bởi tôi (My sent): Chỉ hiển thị những email mà bạn gửi bằng địa chỉ email cá nhân và địa chỉ hộp thư gửi chung. Tuy nhiên chế độ My send cần thiết lập một số cài đặt bổ sung để hiển thị email gửi từ bạn thông qua địa chỉ của hộp thư gửi chung.

Cách thiết lập “My sent” của Hiver

Để thiết lập Email bạn gửi (Setting My sent), bạn cần thực hiện theo các bước như sau:

• Bước 1: Từ giao diện của Gmail, bạn chọn “My Sent” kiểm tra xem đã thiết lập thông báo hay chưa?
• Bước 2: Chọn “Go to My settings” để chuyển hướng vào giao diện đến phần cài đặt người gửi (Sender settings) của Hiver.

• Bước 3: Tại đây bạn có thể thấy tất cả các hộp thư chung (Shared mailbox) mà bạn là thành viên. Theo mặc định chúng, tên hộp thư chung sẽ được hiển thị dưới dạng tên người gửi cho mọi hộp thư chung. Bạn có thể thay đổi tùy chọn tên người gửi (Sender Name) bằng tên ưa thích của mình (ví dụ: John, Catelyn,…). Ở phía bên trái màn hình, bạn sẽ thấy bản xem trước của tên Người gửi mới

• Bước 4: Sau khi thiết lập tên người gửi >> Chọn “Show on My Sent” để bật hiển thị trên “My Sent” của bạn. >> Sau đó Nhấn “Save” để lưu lại.

• Bước 5: Quay trở lại giao diện Gmail >> Chọn “Sent” để kiểm tra, khi đó bạn sẽ thấy hai tab là “All Sent” và “My Sent” được hiển thị ở trên Desktop như hình ảnh dưới đây.

Quản lý thông báo Email bằng Hiver

Hiver có thêm tính năng thông báo những sự kiện quan trọng mà bạn cần lưu ý ngay trong Gmail. Điều này có thể giúp bạn xử lý kịp thời và tránh bỏ qua những email, công việc quan trọng. Thông báo sẽ được hiển thị ở góc trên bên phải màn hình Gmail với biểu tượng chuông “????” màu vàng. Cụ thể về cách quản lý thông báo Email bằng Hiver sẽ được chia sẻ trực tiếp bên dưới như sau.

Những sự kiện được thông báo trong Hiver

Dưới đây là bảng liệt kê chi tiết những sự kiện nổi bật dẫn đến hiển thị thông báo trong Hiver như sau:

Đôi nét về bảng thông báo

Trong bảng thông báo sẽ có hai phần chính là Tất cả (All) và Ưu tiên (Priority). Cụ thể:

• Tất cả (All): Phần này chứa toàn bộ những thông báo bạn đã được nhận.
• Ưu tiên (Priority): Phần này chứa những thông báo ưu tiên, bạn cần chú ý.

Khi quản lý thông báo bạn cần lưu ý những điều sau:

• Nhấn chọn “Only unread” ở góc trên bên phải bảng thông báo để chỉ hiển thị những thông báo chưa đọc.

• Nhấn vào biểu tượng Đánh dấu tất cả đã đọc (Mark all as read) cạnh biểu tượng thiết lập trong bảng thông báo để đánh dấu tất cả thông báo hiện tại của bạn là Đã đọc.

• Để chọn loại sự kiện mà bạn muốn Ưu tiên để hiển thị trong bảng thông báo của Hiver thì hãy sử dụng nút chuyển đổi (Toggle switcher). Cùng khám phá cụ thể cách làm ngay bên dưới nhé.

Cách tùy chỉnh tab Mức độ ưu tiên

Để tùy chỉnh tab Mức độ ưu tiên bạn cần phải thực hiện những thao tác sau:

• Bước 1: Nhấn vào biểu tượng chuông “????” thông báo .

• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Cài đặt “⚙️” trong bảng thông báo của Hiver.

• Bước 3: Sau đó hiện thị lên một bảng cài đặt thông báo ưu tiên cho mỗi sự kiện. Tiếp đó, bạn hãy sử dụng “Toggle switches” để Bật/Tắt thông báo mà bạn muốn ưu tiên.

• Bước 4: Sau khi thiết lập những thông báo ưu tiên, bạn còn thể thể thiết lập nhận ngẫu nhiên các thông báo mới (Any new notification) hoặc chỉ nhận mới những thông báo được chọn ưu tiên (Only new priority notifications) ở phần “Display counts for” này.

Bật/Tắt Thông báo trên màn hình Desktop khi được chia sẻ Email

Việc bật/tắt thông báo trên màn hình Desktop bằng Hiver giúp bạn có thể nắm được các thông tin quan trọng khi giao tiếp với các đối tác lớn mà không bị bỏ lỡ. Vậy cách bật tắt thực hiện kiểu gì hãy cùng khám phá ngay cách làm bên dưới như sau:

• Bước 1: Tại giao diện Gmail >> Chọn Hiver settings để hiển thị các cài đặt >> Sau đó hãy nhấn vào Cài đặt của bạn (My settings)
• Bước 2: Sau khi hiển thị giao diện Settings của Hiver >> Nhấn tiếp “Channels notifications” >> Chọn Bật/Tắt thông báo khi cần thiết.

• Bước 3: Quay trở lại giao diện của Gmail và sử dụng như bình thường.

Kết luận

Hy vọng các nội dung chia sẻ của GCS Technology Vietnam trên đây sẽ giúp bạn biết được cách quản lý thông báo email bằng Hiver. Nếu bạn đang có nhu cầu triển khai dùng thử Hiver hoặc còn thắc mắc xoay quanh công cụ này, hãy liên hệ với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777. Chúng tôi sẽ hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc giúp bạn có thể triển khai Hiver trong thời gian sớm nhất.