Pooled Storage là gì? Lợi ích của bộ nhớ gộp trong Drive 2024

Pooled storage hay còn được biết đến là bộ nhớ gộp, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý dung lượng lưu trữ hiệu quả khi có đông người dùng trong một tổ chức. Với Pooled storage, người quản lý có thể giới hạn mức dung lượng đối với từng bộ phận, cá nhân cụ thể một cách tiện lợi và hiệu quả. Hãy cùng GCS Vietnam đi vào chi tiết tìm hiểu Pooled Storage.

Pooled Storage trong Google Drive là gì?

Trước đây, mỗi người dùng Google Drive đều có bộ nhớ riêng. Nếu một người dùng sử dụng nó một cách tiết kiệm thì người dùng khác sẽ sử dụng nó một cách rộng rãi nhưng họ không thể chia sẻ nó, điều này dẫn đến lãng phí và không tận dụng được hết các lợi thế của Google Drive. 

Google Workspace hiện cung cấp một tính năng có tên là Pooled Storage. Vậy Pooled Storage là gì? được hiểu là bộ nhớ gộp dung lượng của một công ty được chia sẻ sử dụng cho nhiều phòng ban khác nhau trong một tổ chức. Dung lượng tổng thể mà toàn bộ tổ chức có thể sử dụng được gọi là bộ nhớ tổng hợp, được xác định bằng cách nhân từ số lượng user với dung lượng của mỗi phiên bản Google Workspace. Dung lượng bộ nhớ tổng hợp tăng lên theo mỗi giấy phép người dùng mới.

Mức phân bổ 30GB cố định của phiên bản Business Starter cho mỗi người dùng sẽ không thay đổi. Người dùng sử dụng Google Drive tiết kiệm và người sử dụng rộng rãi nhưng không thể chia sẻ với nhau sẽ thường xuyên xảy ra tình trạng lãng phí tài nguyên và không tận dụng được tối đa nền tảng. Nhờ pooled storage, tất cả dữ liệu của người dùng hiện được tích hợp vào bộ nhớ chung của tổ chức.

Nói một cách đơn giản, tổng dung lượng lưu trữ của bạn sẽ tăng thêm 30GB cho mỗi thành viên bổ sung tham gia (một tổ chức có 9 người sẽ có tổng dung lượng lưu trữ là 270GB).

Theo bản cập nhật mới nhất của Google, tính năng Pooled Storage hiện có thể truy cập được trong tất cả các phiên bản Google Workspace, từ Business đến Enterprise. Tuy nhiên, sẽ có một số hạn chế cài đặt nhất định đối với phiên bản Google Workspace Business Starter về các thiết lập bảo mật và phân quyền.

Pooled Storage trong các phiên bản Google Workspace

Bây giờ, hãy cùng xem xét các phiên bản đăng ký Google Workspace khác nhau và bộ nhớ gộp đi kèm với mỗi phiên bản sẽ khác nhau như thế nào?

1. Pooled Storage của phiên bản Google Workspace Business Starter

Đối với các tổ chức nhỏ cần những chức năng cơ bản như email, trò chuyện và những cuộc họp, hội thảo nhỉ, giải pháp tiết kiệm nhất là gói Google Workspace Business Starter. Mỗi người dùng có sẵn 30 GB bộ nhớ gộp để sử dụng cho cả Google Drive và Gmail.

2. Pooled Storage của phiên bản Google Workspace Business Standard

Gói nâng cấp hơn là gói Google Workspace Business Standard, dành cho các công ty yêu cầu các tính năng phức tạp hơn như dung lượng lưu trữ nhiều hơn, hội nghị truyền hình với tối đa 150 người và Shared Calendar. Đối với các tổ chức có ít hơn năm người dùng, gói này sẽ cung cấp 2TB dung lượng lưu trữ gộp; đối với các tổ chức có nhiều hơn năm người dùng, dung lượng lưu trữ là không giới hạn.

3. Pooled Storage của phiên bản Google Workspace Business Plus

Các tổ chức lớn hơn cần có các chức năng quản trị và bảo mật cao hơn, đó là lý do Google tạo ra gói đăng ký Workspace Business Plus. Cùng với các biện pháp kiểm soát bảo mật phức tạp, eDiscovery dành cho email và cuộc trò chuyện cũng như quản lý thiết bị di động nâng cao, gói này cũng bao gồm tất cả các chức năng của gói Business Standard. Đối với các tổ chức có ít hơn năm người dùng, gói này sẽ cung cấp 5TB dung lượng lưu trữ gộp; đối với các tổ chức có nhiều hơn năm người dùng, dung lượng lưu trữ là không giới hạn.

4. Pooled Storage của phiên bản Google Workspace Enterprise

Gói nâng cao hơn nữa dành cho các doanh nghiệp lớn là Google Workspace Enterprise, được thiết kế dành cho những tổ chức muốn có khả năng quản trị, tuân thủ và bảo mật tốt nhất có thể. Bên cạnh tất cả các lợi ích của gói Business Plus, gói này bao gồm tính năng bảo mật, tuân thủ và chống mất dữ liệu cấp doanh nghiệp. Tất cả người dùng trong tổ chức có thể truy cập bộ nhớ gộp không giới hạn với gói đăng ký này.

Điều quan trọng cần nhớ là pooled storage được chia sẻ bởi Gmail, Drive, Google Photos và đóng góp vào dung lượng lưu trữ chung của tổ chức. Người dùng sẽ không thể lưu thêm tệp nếu đạt đến giới hạn bộ nhớ gộp trừ khi bộ nhớ được giải phóng bằng cách xóa hoặc di chuyển dữ liệu sang một nền tảng khác.

Các doanh nghiệp có thể chỉ cần lưu trữ và chia sẻ dữ liệu giữa nhiều người dùng trong một khu vực bằng cách sử dụng bộ nhớ gộp, có sẵn trong tất cả các gói. Mọi công ty có quy mô, từ công ty khởi nghiệp cho đến các công ty đa quốc gia lâu đời, đều có thể chọn gói Google Workspace phù hợp với yêu cầu của mình.

Hướng dẫn chi tiết cách giới hạn dung lượng lưu trữ trong Google Drive

Quản trị viên Google Workspace có thể thiết lập các hạn chế về bộ nhớ cho từng người dùng và Bộ nhớ dùng chung (Shared Drive) để phân phối Bộ nhớ gộp (Pooled Storage) trong toàn tổ chức. Người dùng và ổ đĩa dùng chung chỉ bị giới hạn bởi dung lượng chung của ổ đĩa gộp của tổ chức nếu không có giới hạn bộ nhớ nào được thiết lập và người dùng sẽ không nhận được thông báo về việc đạt đến giới hạn của họ.

Người dùng nên sắp xếp tài khoản của mình thành các phòng ban hoặc nhóm người dùng để bạn có thể thiết lập giới hạn dung lượng cho những người dùng cụ thể. Các thành viên trong nhóm sẽ được thông báo khi mức sử dụng dung lượng của họ vượt quá giới hạn lưu trữ.

Bước 1: Truy cập bảng quản trị tại admin.google.com và chọn Bộ nhớ (Storage) từ Menu.

Bước 2: Chọn Quản lý (Manage) trong Cài đặt lưu trữ (Storage).

Bước 3: Chọn người cần đặt hạn chế lưu trữ ở bên trái.

• Chọn theo bộ phận, tổ chức
• Chọn một nhóm, tra cứu tên nhóm rồi nhấp vào Chọn 

** Lưu ý: Bạn có thể xác định các giới hạn lưu trữ cho các nhóm ở phần Group Setting (Cài đặt nhóm)

Bước 4: Bấm chọn phần Giới hạn bộ nhớ người dùng (User storage limit) nếu chưa được bật.

Bước 5: Chọn “Bật” và nhập dung lượng được phân bổ cho mỗi người dùng.

Bước 6: Chọn “Lưu“. Chọn Ghi đè (Override) nếu bạn đang định cấu hình giới hạn bộ nhớ cho tổ chức con mà trước đây đã được tổ chức mẹ đưa ra giới hạn. Chọn Kế thừa (Inherit) nếu bạn có cài đặt lưu trữ cho tổ chức con và bạn muốn những cài đặt đó đến từ tổ chức mẹ.

Bạn sẽ được thông báo nếu người dùng trong tổ chức của bạn đã sử dụng nhiều bộ nhớ hơn mức cho phép. Nếu có cài đặt giới hạn cho nhóm, bạn sẽ chỉ nhận được cảnh báo cho các thành viên trong nhóm.

Lợi ích của Pooled Storage – Bộ nhớ gộp

Bởi vì tất cả dung lượng lưu trữ được chia sẻ trong toàn công ty và không cần quản lý dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng, nên dung lượng lưu trữ gộp cung cấp cách tiếp cận đơn giản và linh hoạt hơn để xử lý tài liệu.

Quản trị viên có nhiều tùy chọn hơn để giám sát việc sử dụng bộ nhớ trong toàn công ty khi họ sử dụng bộ nhớ gộp.

Hơn thế nữa, quản trị viên có thể sử dụng Bộ nhớ gộp để tạo giới hạn dung lượng cho từng người dùng dựa trên yêu cầu lưu trữ cụ thể của họ hoặc để đặt giới hạn dung lượng cho từng bộ phận nhỏ. Điều này giúp khai thác tối đa Google Drive giúp việc quản lý bộ nhớ trở nên dễ dàng hơn, và hiệu quả hơn.

Những điều kiện để xin thêm bộ nhớ gộp

Đối với người dùng là các doanh nghiệp đang sử dụng Google Workspace, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn, chắc chắn rằng sẽ gặp phải trường hợp hết dung lượng pooled storage (bộ nhớ gộp), vậy trong trường hợp đó, doanh nghiệp cần điều kiện gì để xin thêm bộ nhớ gộp từ Google.

Theo như chính sách của Google Workspace, điều kiện trước hết để có thêm pooled storage đó là chủ doanh nghiệp cần đăng ký gói Google Workspace Enterprise và có 5 người dùng trở lên để được xin thêm 5TB/ người dùng.

Điều kiện thứ hai đó là tổ chức đã dùng gần đầy dung lượng tổng 90% bộ nhớ. Khi Google nhận thấy tổ chức đã có đủ hai điều kiện trên thì công ty có thể yêu cầu xin bộ nhớ gộp. Dung lượng gộp có thể thêm là bằng tổng số người dùng hiện có nhân với 5TB/ người dùng.

Ví dụ: công ty đã đăng ký gói Google Workspace Enterprise, lúc ban đầu công ty có 5 người dùng, mỗi người có 5TB để sử dụng thì bộ nhớ gộp hiện có của công ty là 25TB. Sau đó, công ty tăng lên 10 người dùng thì bộ nhớ cũng sẽ tăng lên là 50TB. Khi đã dùng gần hết pooled storage là 50TB đó, thì chủ doanh nghiệp có thể xin thêm bộ nhớ gộp là 50TB (tức là dung lượng xin thêm sẽ được tính theo số người dùng hiện tại nhân với 5TB).

Lưu ý: Doanh nghiệp chỉ được yêu cầu xin thêm pooled storage tối đa 3 lần theo giấy phép đã đăng ký với Google Workspace.

Lời kết

Bài viết trên đây đã cung cấp thông tin chi tiết về Pooled Storage (Bộ nhớ gộp), một trong những tính năng của Google Workspace, đáp ứng nhu cầu chia sẻ bộ nhớ cho từng phòng ban của các doanh nghiệp. Ngoài ra, nếu còn thắc mắc và cần được giải đáp, các bạn có thể nhắn tin với GCSVN qua khung Livechat bên dưới để được giải đáp hỗ trợ 24/7 khi bạn gặp bất kỳ khó khăn nào liên quan đến dung lượng lưu trữ cũng như Google Workspace.