Xử lý Pooled Storage trong Google Workspace bị đầy như nào?

Ngày nay, Google Workspace đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho nhiều doanh nghiệp. Pooled Storage là tính năng lưu trữ dung lượng chung cho toàn bộ tổ chức trong Google Workspace. Tuy nhiên, nếu Pooled Storage bị đầy, người dùng sẽ gặp phải nhiều hạn chế trong việc sử dụng các dịch vụ của Google Workspace. Sau đây, GCS Vietnam sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý khi Pooled Storage trong Google Workspace bị đầy, giúp bạn đảm bảo hoạt động của tổ chức không bị gián đoạn và tối ưu hóa việc sử dụng dịch vụ Google Workspace.

Thay đổi về lưu trữ trong Google Workspace và ảnh hưởng đến Gói Business Starter (Tháng 3/2023)

Vào tháng 3 năm 2023, Google đã giới thiệu các thay đổi đối với các gói Workspace, chuyển Gói Business Starter sang mô hình Pooled Storage (lưu trữ chung). Sự thay đổi này đồng nghĩa với việc không còn bán các gói dung lượng cá nhân riêng lẻ. Điều này ảnh hưởng đến bạn như thế nào tùy thuộc vào tình trạng hiện tại.

Nếu bạn nâng cấp lên gói có Pooled Storage hoặc gói hiện tại được nâng cấp để bao gồm Pooled Storage:

• Dung lượng cũ không được cộng dồn: Dung lượng lưu trữ cá nhân trước đây của bạn (legacy storage) sẽ không được cộng dồn vào dung lượng lưu trữ chung của tổ chức.
• Hủy tự động các gói dung lượng cũ: Bất kỳ gói dung lượng cá nhân (legacy storage subscriptions) nào bạn đang sử dụng sẽ tự động bị hủy bỏ.
• Vượt quá giới hạn lưu trữ tiềm ẩn: Nếu tổ chức bạn có bất kỳ tiện ích bổ sung về dung lượng cũ (chẳng hạn như Drive Storage) thì việc nâng cấp lên gói có Pooled Storage có thể khiến tổng dung lượng sử dụng vượt quá giới hạn lưu trữ mới. Trong trường hợp này, bạn sẽ nhận được email thông báo từ Google và tài khoản sẽ được đặt vào thời gian gia hạn (grace period).

Thời gian gia hạn (Grace Period) có nghĩa là gì?

Thời gian gia hạn là khoảng thời gian tạm thời cho phép bạn giải quyết vấn đề vượt quá dung lượng. Trong thời gian này, các tính năng của Google Workspace vẫn hoạt động bình thường. Tuy nhiên, sau khi thời gian gia hạn kết thúc, nếu bạn vẫn vượt quá giới hạn lưu trữ, người dùng trong tổ chức có thể gặp các hạn chế, chẳng hạn như không thể tải lên tệp mới hoặc gửi email.

Dấu hiệu Pooled Storage bị đầy

Pooled Storage là một mô hình lưu trữ chung dành cho Google Workspace, cho phép các tổ chức chia sẻ dung lượng lưu trữ giữa tất cả người dùng. Tuy nhiên, nếu Pooled Storage bị đầy, người dùng có thể gặp nhiều hạn chế trong việc sử dụng các dịch vụ của Google Workspace như Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides,… Dưới đây là một số dấu hiệu cho thấy Pooled Storage có thể bị đầy:

Thông báo lưu trữ

Google Workspace sẽ gửi thông báo cho quản trị viên và người dùng khi dung lượng Pooled Storage sắp đầy hoặc đã đầy. Thông báo này sẽ hiển thị trên bảng điều khiển quản trị viên và trong thông báo email cho người dùng.

Hạn chế sử dụng

Khi Pooled Storage bị đầy, người dùng có thể gặp các hạn chế sau:

• Không thể tải lên tệp mới: Người dùng sẽ không thể tải lên tệp mới đến Drive, Docs, Sheets, Slides hoặc Gmail.
• Không thể gửi Email: Người dùng sẽ không thể gửi email mới.
• Không tạo tài liệu mới: Người dùng sẽ không thể tạo tài liệu mới trong Docs, Sheets hoặc Slides.
• Không sao chép tệp: Người dùng sẽ không thể sao chép tệp trong Drive.
• Không khôi phục những tệp đã xóa: Người dùng sẽ không thể khôi phục tệp đã xóa khỏi thùng rác Google Drive.

Theo dõi sử dụng dung lượng

Quản trị viên có thể theo dõi việc sử dụng dung lượng Pooled Storage trên bảng điều khiển quản trị viên. Bảng điều khiển sẽ hiển thị tổng dung lượng Pooled Storage, dung lượng đã sử dụng và dung lượng còn lại. Quản trị viên cũng có thể xem dung lượng sử dụng của từng người dùng hoặc nhóm.

Kiểm tra nhật ký thông báo

Quản trị viên có thể kiểm tra nhật ký Google Workspace để xem các thông báo liên quan đến Pooled Storage, chẳng hạn như khi dung lượng Pooled Storage sắp đầy hoặc đã đầy.

Phản hồi từ người dùng

Người dùng có thể báo cáo với quản trị viên nếu họ gặp bất kỳ hạn chế nào trong việc sử dụng các dịch vụ của Google Workspace. Quản trị viên có thể sử dụng thông tin này để xác định xem Pooled Storage có bị đầy hay không.

Dấu hiệu khác

• Hiệu suất của Pooled Drive có thể chậm lại khi gần đầy dung lượng. Việc truy cập, tải xuống hoặc tải lên tệp có thể mất nhiều thời gian hơn bình thường.
• Gặp lỗi xảy ra khi truy cập hoặc chỉnh sửa tệp trên Google Drive là một dấu hiệu khác cho thấy Pooled Storage đang gần đầy.

Lưu ý:

• Các dấu hiệu Pooled Storage bị đầy có thể khác nhau tùy thuộc vào dung lượng lưu trữ Pooled Drive của bạn và cách sử dụng của nhóm.
• Nếu bạn gặp bất kỳ dấu hiệu nào trong số này, hãy kiểm tra dung lượng lưu trữ Pooled Drive và thực hiện các biện pháp giải quyết phù hợp để đảm bảo hoạt động của nhóm không bị ảnh hưởng.

Bằng cách theo dõi các dấu hiệu này, quản trị viên có thể xác định xem Pooled Storage có bị đầy hay không và thực hiện các bước cần thiết để giải quyết vấn đề.

Làm thế nào để khắc phục sự cố Pooled Storage bị đầy?

Để giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả, bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về các bước cần thiết, bao gồm:

Xác định nguyên nhân

• Theo dõi mức sử dụng dung lượng
• Truy cập Bảng điều khiển quản trị viên (Admin Console) của Google Workspace.
• Di chuyển đến Apps > Drive > Storage.
• Xem báo cáo Team Drive Usage để biết dung lượng sử dụng của từng nhóm.
• Xem báo cáo User Storage Usage để biết dung lượng sử dụng của từng người dùng.

Phân tích dữ liệu sử dụng dung lượng

Sử dụng công cụ Google Workspace Reports để phân tích dữ liệu sử dụng dung lượng theo các tiêu chí như:

• Loại tệp: Xác định loại tệp nào chiếm nhiều dung lượng nhất (*ví dụ: tài liệu, hình ảnh, video).
• Kích thước tệp: Xác định các tệp có kích thước lớn nhất.
• Người dùng/nhóm: Xác định người dùng hoặc nhóm nào sử dụng nhiều dung lượng nhất.

Kiểm tra các tiện ích bổ sung

Nếu tổ chức có sử dụng bất kỳ tiện ích bổ sung nào về dung lượng (chẳng hạn như Drive Storage), hãy kiểm tra xem dung lượng sử dụng của các tiện ích này có góp phần khiến Pooled Storage bị đầy hay không.

Giải phóng dung lượng

1. Xóa tệp và dữ liệu không cần thiết

Trước tiên, doanh nghiệp nên khuyến khích người dùng xóa tệp, email và tài liệu cũ, không còn sử dụng. Sử dụng công cụ Google Drive Retention Policy để tự động xóa dữ liệu sau một khoảng thời gian nhất định. Xóa các bản sao dự phòng cũ, các tệp tạm thời và các tệp không cần thiết khác.

2. Di chuyển dữ liệu sang bộ nhớ ngoài

Nếu có nhiều dữ liệu cần lưu trữ lâu dài, hãy di chuyển dữ liệu này sang bộ nhớ ngoài như Google Cloud Storage hoặc ổ cứng ngoài. Sử dụng các công cụ di chuyển dữ liệu của Google để đơn giản hóa quá trình di chuyển.

3. Giảm chất lượng hình ảnh và video

Nếu tổ chức lưu trữ nhiều hình ảnh và video, hãy cân nhắc giảm chất lượng của các tệp này để tiết kiệm dung lượng. Sử dụng các công cụ chỉnh sửa ảnh và video để giảm kích thước tệp mà không ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng.

Tăng dung lượng lưu trữ

1. Nâng cấp gói Workspace

Nếu tổ chức cần nhiều dung lượng hơn, hãy nâng cấp lên gói Workspace có dung lượng lưu trữ cao hơn như Google Workspace Enterprise. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên so sánh các gói Workspace khác nhau và chọn gói phù hợp với nhu cầu của tổ chức.

2. Mua thêm gói dung lượng lưu trữ Google Workspace Additional Storage

Bạn có thể mua thêm Pooled Storage cho toàn tổ chức. Dung lượng bổ sung sẽ được cộng dồn vào bộ nhớ chung của tổ chức. Dung lượng này được chia sẻ giữa tất cả thành viên trong nhóm và có thể được sử dụng để lưu trữ tệp, email, v.v.

Dưới đây là một số thông tin chi tiết về gói Google Workspace Additional Storage:

• Kích thước: 10 TB dung lượng lưu trữ Pooled Drive bổ sung
• Giá cả: $300 USD/tháng
• Thanh toán: Đăng ký gói theo năm.
• Phù hợp cho: Tổ chức cần thêm dung lượng lưu trữ cho Pooled Drive
• Phiên bản Google Workspace hỗ trợ: Business Starter, Business Standard, và  Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, và Education Plus

Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng gói Business Starter, Business Standard hoặc Business Plus, thì việc nâng cấp gói thường tiết kiệm chi phí hơn so với mua thêm dung lượng lưu trữ.

Áp dụng các biện pháp ngăn chặn

1.Giáo dục người dùng

• Nâng cao nhận thức của người dùng về tầm quan trọng của việc quản lý dung lượng lưu trữ.
• Khuyến khích người dùng xóa tệp và dữ liệu không cần thiết thường xuyên.
• Cung cấp hướng dẫn và tài nguyên cho người dùng về cách quản lý dung lượng lưu trữ hiệu quả.

2.Thiết lập giới hạn lưu trữ

Ngoài ra, để tránh vấn đề pooled storage bị đầy, quản trị viên có thể thiết lập giới hạn lưu trữ cho từng người dùng hoặc nhóm để đảm bảo việc sử dụng dung lượng hợp lý. Giới hạn lưu trữ có thể được thiết lập theo dung lượng lưu trữ tổng thể hoặc theo loại tệp.

3.Theo dõi dung lượng thường xuyên

Quản trị viên nên theo dõi mức sử dụng dung lượng thường xuyên và thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết. Sử dụng các báo cáo và thông báo của Google Workspace để theo dõi mức sử dụng dung lượng.

Một số câu hỏi liên quan về Pooled Storage bị đầy

1. Làm cách nào tôi có thể xác định tệp nào trong Bộ nhớ gộp đang chiếm nhiều dung lượng nhất?

Bạn có thể sử dụng công cụ quản lý hạn ngạch bộ nhớ Google Drive để xem tệp nào lớn nhất.

2. Trục trặc kỹ thuật có thể khiến Bộ nhớ gộp xuất hiện đầy không?

Mặc dù không phổ biến nhưng vẫn có thể xảy ra sự cố kỹ thuật. Hãy liên hệ với bộ phận CSKH của GCS Vietnam qua Livechat để hỗ trợ Google Drive nếu bạn nghi ngờ có trục trặc.

3. Việc nâng cấp bộ nhớ của nhóm có tốn kém không?

Không, nếu bạn phân bổ dung lượng lưu trữ phù hợp với những phương án ban đầu. Google Workspace cung cấp nhiều cấp bộ nhớ khác nhau. Hãy liên hệ với GCS Vietnam để được tư vấn giải pháp cụ thể phù hợp cho từng nhu cầu doanh nghiệp khác nhau.

4. Có cách nào để tự động giải phóng dung lượng lưu trữ khi Pooled Storage gần hết dung lượng không?

Hiện tại Google chưa có giải pháp tự động. Tuy nhiên, bạn có thể đặt cảnh báo bộ nhớ để thông báo cho quản trị viên khi bộ nhớ sắp hết dung lượng.

5. Có báo cáo nào về việc sử dụng Bộ nhớ gộp không?

Mặc dù không có sẵn trực tiếp trong Drive, nhưng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Google Workspace có thể cung cấp các báo cáo về mức sử dụng bộ nhớ tổng thể cho nhóm của bạn.

6. Điều gì xảy ra với Dung lượng lưu trữ bổ sung Google Workspace của tôi nếu tôi chuyển đổi gói?

Nếu bạn thay đổi gói của tổ chức sang gói không có Pooled Storage, chẳng hạn như Business Starter hoặc Cloud Identity, dung lượng lưu trữ của bạn vẫn được cộng dồn và bất kỳ dung lượng lưu trữ nào từ gói bổ sung Google Workspace Additional Storage vẫn có sẵn.

Lời kết

Bằng cách áp dụng các giải pháp được trình bày trong bài viết này, bạn có thể xử lý hiệu quả tình trạng Pooled Storage trong Google Workspace bị đầy và đảm bảo hoạt động của tổ chức không bị gián đoạn. Đồng thời, việc thực hiện các biện pháp phòng ngừa sẽ giúp bạn tối ưu hóa việc sử dụng dịch vụ Google Workspace và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, để giải quyết nhanh chóng tình trạng Pooled Storage bị đầy, quý doanh nghiệp nhắn lại thông tin ở Livechat cho GCS Vietnam để được đội ngũ tư vấn về các giải pháp hiệu quả, tối ưu nhất.