Phân loại, quản trị và DLP nội dung nâng cao với nhãn Google Drive

Đầu năm nay, Google đã công bố bản beta cho ba tính năng có thể giúp phân loại nội dung và tăng cường bảo vệ nội dung trên quy mô lớn. Nhãn Google Drive hiện đã có sẵn và tính năng phân loại tự động với tính năng ngăn chặn mất dữ liệu trong Workspace và các hạn chế chia sẻ theo hướng nhãn thường sẽ khả dụng trong những tuần tới. 

Nhãn Drive: Việc đổi tên và cập nhật tính năng siêu dữ liệu Drive đã được thông báo trước đó cho phép quản trị viên định cấu hình nhãn tùy chỉnh (trước đây là “siêu dữ liệu”) cho một miền. Sau đó, người dùng có thể áp dụng các nhãn này cho các tệp trong Google Drive, giúp đảm bảo các tệp được xử lý chính xác. 

Phân loại tự động với tính năng ngăn mất dữ liệu Workspace (DLP): Phân loại tự động có thể giúp các tổ chức tự động thêm nhãn Drive vào nội dung dựa trên các quy tắc do quản trị viên xác định và trình phát hiện nội dung được xác định trước.

• Sử dụng phân loại tự động giúp bạn mở rộng quy mô sử dụng nhãn dễ dàng hơn đồng thời giảm nguy cơ mắc lỗi phân loại thủ công. Nó cũng cung cấp một biện pháp bảo vệ bổ sung chống lại nội dung không được gắn nhãn.
• Quản trị viên có quyền kiểm soát cho phép người dùng cuối thay đổi các nhãn do DLP áp dụng, nhằm mang lại sự linh hoạt cho tổ chức của họ. Điều này cho phép quản trị viên cân bằng các trường hợp sử dụng của họ giữa lựa chọn của người dùng và chính sách quản trị trên cơ sở mỗi quy tắc DLP.

Các hạn chế chia sẻ theo hướng nhãn với tích hợp ngăn mất dữ liệu (DLP) của Workspace: Quản trị viên có thể định cấu hình các hạn chế chia sẻ được áp dụng cho tất cả các tệp có nhãn nhất định. Ví dụ: quản trị viên DLP có thể định cấu hình quy tắc hiển thị cảnh báo cho người dùng bất cứ khi nào họ cố gắng chia sẻ tệp có nhãn là “Nội bộ” và một quy tắc khác chặn chia sẻ bên ngoài hoặc ngăn tải xuống và in đối với tất cả các tệp “Tối mật”.

Xử lý đặc biệt dữ liệu nhạy cảm là một phần không thể thiếu của chính sách quản trị thông tin mạnh mẽ. Điều đó bắt đầu với các tệp gắn nhãn có thể chứa tài sản trí tuệ nhạy cảm, thông tin nhận dạng cá nhân, dữ liệu tuân theo các quy định tuân thủ đặc biệt, v.v. Ngoài ra, nhãn có thể giúp quản trị viên ngăn chặn việc chia sẻ, tải xuống và in ra bên ngoài các tệp đã phân loại thông qua tích hợp với tính năng chống mất dữ liệu (DLP) . Hơn nữa, quản trị viên có thể tạo nhãn để chỉ ra tên bộ phận, loại tài liệu, trạng thái tài liệu và bất kỳ thứ gì khác mà bạn có thể nghĩ đến, để tạo điều kiện cho việc khám phá nội dung trong tìm kiếm nâng cao.

Khi được sử dụng cùng với phân loại tự động , các nhãn Drive có thể được thêm tự động dựa trên các quy tắc DLP do quản trị viên xác định và trình phát hiện nội dung được xác định trước. Phân loại tự động này có thể giúp mở rộng các nỗ lực phân loại và bảo vệ dữ liệu bằng cách giảm gánh nặng quản trị và các lỗi tiềm ẩn liên quan đến nhãn thủ công.

Sau khi quản trị viên bật tính năng nhãn và xuất bản nhãn, người dùng được phép áp dụng một nhãn nhất định sau đó có thể áp dụng nhãn đó cho các tệp trong Drive. Họ có thể làm như vậy thông qua menu ngữ cảnh Drive, ngăn chi tiết Drive hoặc tùy chọn Nhãn trong menu Tệp của Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày. Người dùng có thể tìm kiếm tất cả các tệp mà họ có quyền truy cập với một nhãn nhất định bằng chức năng “tìm kiếm nâng cao” của Drive.

Mỗi công ty có thể có một “nhãn huy hiệu”, nhãn này sẽ hiển thị nổi bật dưới dạng hình chữ nhật được tô màu trong Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, cung cấp lời nhắc trực quan cho người dùng để xử lý các tệp này một cách cẩn thận. Quản trị viên cũng có thể định cấu hình các nhãn tiêu chuẩn, nhãn này vẫn có thể đại diện cho thông tin quan trọng và có thể được sử dụng để thực thi chính sách nhưng sẽ không có cùng sự nổi bật về mặt hình ảnh.

Tuy nhiên, tính năng này sẽ không tự động BẬT, bạn cần được quản trị viên bật tính năng này ở cấp miền hoặc cấp nhóm. Bắt đầu từ ngày 7 tháng 12 năm 2021, Drive Label sẽ khả dụng cho người dùng Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus và tổ chức phi lợi nhuận. Trong khi đó, tính năng phân loại tự động và hạn chế chia sẻ dựa trên nhãn với tích hợp DLP khả dụng với Google Workspace Enterprise Standard, Enterprise Plus và Education Plus.

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.