Phân loại, quản trị và DLP nội dung nâng cao với nhãn Google Drive

Ba tính năng phân loại nội dung và tăng cường bảo vệ nội dung trên quy mô lớn chính thức khả dụng trong Google Drive.

Đầu năm nay, Google đã công bố bản beta cho ba tính năng có thể giúp phân loại nội dung và tăng cường bảo vệ nội dung trên quy mô lớn. Nhãn Google Drive hiện đã có sẵn và tính năng phân loại tự động với tính năng ngăn chặn mất dữ liệu trong Workspace và các hạn chế chia sẻ theo hướng nhãn thường sẽ khả dụng trong những tuần tới. 

Nhãn Drive: Việc đổi tên và cập nhật tính năng siêu dữ liệu Drive đã được thông báo trước đó cho phép quản trị viên định cấu hình nhãn tùy chỉnh (trước đây là “siêu dữ liệu”) cho một miền. Sau đó, người dùng có thể áp dụng các nhãn này cho các tệp trong Google Drive, giúp đảm bảo các tệp được xử lý chính xác. 

Phân loại tự động với tính năng ngăn mất dữ liệu Workspace (DLP): Phân loại tự động có thể giúp các tổ chức tự động thêm nhãn Drive vào nội dung dựa trên các quy tắc do quản trị viên xác định và trình phát hiện nội dung được xác định trước.

  • Sử dụng phân loại tự động giúp bạn mở rộng quy mô sử dụng nhãn dễ dàng hơn đồng thời giảm nguy cơ mắc lỗi phân loại thủ công. Nó cũng cung cấp một biện pháp bảo vệ bổ sung chống lại nội dung không được gắn nhãn.
  • Quản trị viên có quyền kiểm soát cho phép người dùng cuối thay đổi các nhãn do DLP áp dụng, nhằm mang lại sự linh hoạt cho tổ chức của họ. Điều này cho phép quản trị viên cân bằng các trường hợp sử dụng của họ giữa lựa chọn của người dùng và chính sách quản trị trên cơ sở mỗi quy tắc DLP.

Các hạn chế chia sẻ theo hướng nhãn với tích hợp ngăn mất dữ liệu (DLP) của Workspace: Quản trị viên có thể định cấu hình các hạn chế chia sẻ được áp dụng cho tất cả các tệp có nhãn nhất định. Ví dụ: quản trị viên DLP có thể định cấu hình quy tắc hiển thị cảnh báo cho người dùng bất cứ khi nào họ cố gắng chia sẻ tệp có nhãn là “Nội bộ” và một quy tắc khác chặn chia sẻ bên ngoài hoặc ngăn tải xuống và in đối với tất cả các tệp “Tối mật”.

Xử lý đặc biệt dữ liệu nhạy cảm là một phần không thể thiếu của chính sách quản trị thông tin mạnh mẽ. Điều đó bắt đầu với các tệp gắn nhãn có thể chứa tài sản trí tuệ nhạy cảm, thông tin nhận dạng cá nhân, dữ liệu tuân theo các quy định tuân thủ đặc biệt, v.v. Ngoài ra, nhãn có thể giúp quản trị viên ngăn chặn việc chia sẻ, tải xuống và in ra bên ngoài các tệp đã phân loại thông qua tích hợp với tính năng chống mất dữ liệu (DLP) . Hơn nữa, quản trị viên có thể tạo nhãn để chỉ ra tên bộ phận, loại tài liệu, trạng thái tài liệu và bất kỳ thứ gì khác mà bạn có thể nghĩ đến, để tạo điều kiện cho việc khám phá nội dung trong tìm kiếm nâng cao.

Khi được sử dụng cùng với phân loại tự động , các nhãn Drive có thể được thêm tự động dựa trên các quy tắc DLP do quản trị viên xác định và trình phát hiện nội dung được xác định trước. Phân loại tự động này có thể giúp mở rộng các nỗ lực phân loại và bảo vệ dữ liệu bằng cách giảm gánh nặng quản trị và các lỗi tiềm ẩn liên quan đến nhãn thủ công.

Sau khi quản trị viên bật tính năng nhãn và xuất bản nhãn, người dùng được phép áp dụng một nhãn nhất định sau đó có thể áp dụng nhãn đó cho các tệp trong Drive. Họ có thể làm như vậy thông qua menu ngữ cảnh Drive, ngăn chi tiết Drive hoặc tùy chọn Nhãn trong menu Tệp của Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày. Người dùng có thể tìm kiếm tất cả các tệp mà họ có quyền truy cập với một nhãn nhất định bằng chức năng “tìm kiếm nâng cao” của Drive.

Mỗi công ty có thể có một “nhãn huy hiệu”, nhãn này sẽ hiển thị nổi bật dưới dạng hình chữ nhật được tô màu trong Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, cung cấp lời nhắc trực quan cho người dùng để xử lý các tệp này một cách cẩn thận. Quản trị viên cũng có thể định cấu hình các nhãn tiêu chuẩn, nhãn này vẫn có thể đại diện cho thông tin quan trọng và có thể được sử dụng để thực thi chính sách nhưng sẽ không có cùng sự nổi bật về mặt hình ảnh.

phan-loai-quan-tri-DLP-noi-dung-nang-cao-nhan-Google-Drive-anh-1
phan-loai-quan-tri-DLP-noi-dung-nang-cao-nhan-Google-Drive-anh-2
phan-loai-quan-tri-DLP-noi-dung-nang-cao-nhan-Google-Drive-anh-3

Tuy nhiên, tính năng này sẽ không tự động BẬT, bạn cần được quản trị viên bật tính năng này ở cấp miền hoặc cấp nhóm. Bắt đầu từ ngày 7 tháng 12 năm 2021, Drive Label sẽ khả dụng cho người dùng Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus và tổ chức phi lợi nhuận. Trong khi đó, tính năng phân loại tự động và hạn chế chia sẻ dựa trên nhãn với tích hợp DLP khả dụng với Google Workspace Enterprise Standard, Enterprise Plus và Education Plus.

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

cách-quan-ly-thong-bao-email-bang-hiver

Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Khi cài đặt Hiver thành công, việc nhận thông báo về những thư quan trọng vẫn chưa được quản lý. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết về Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver.
hiver (1)2 (1)

Đối Tác Chính Thức Duy Nhất Của Hiver Tại Việt Nam

Hiện nay, Gmail là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Sẽ thật tuyệt vời nếu Gmail có thể hỗ trợ đa kênh, cộng tác dễ dàng hơn với đối tác cùng đồng nghiệp, tự động hoá mọi tác vụ, phân tích báo cáo một cách chuyên sâu,.. Đó không còn là một ước vọng quá xa xôi khi Hiver ra đời.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về Hiver cũng như đối tác của Hiver tại Việt Nam qua những thông tin chia sẻ của GCS dưới đây.

Hiver là gì?

loi-ich-cua-hiver

Hiver là một nền tảng mạnh mẽ cung cấp những giải pháp trong việc quản lý email cũng như helpdesk dựa trên Gmail. Nhờ có Hiver, mọi tổ chức và doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình làm việc đồng thời tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân sự.

Những tính năng như quản lý email, tự động hoá, phân tích báo cáo, hợp tác,.. đều được tích hợp trọn vẹn trong 4 lĩnh vực chính mà Hiver hỗ trợ, cụ thể:

  • Hiver for Customer Service: Hỗ trợ khách hàng thông qua email, xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải ngay từ giao diện hộp thư đến của Gmail quen thuộc. 
  • Hiver for Finance Operations: Truy vấn sổ sách kế toán, cộng tác về hoá đơn, chứng từ,... nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. 
  • Hiver for People Operations: Cung cấp những câu trả lời chính xác cho các truy vấn liên quan đến chính sách của công ty, bảng lương nhân viên,...
  • Hiver for IT Operations: Cập nhật những vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải, đưa ra yêu cầu hỗ trợ và giải pháp khắc phục kịp thời.

Đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam

hvn-doi-tac-hiver-tai-viet-nam

Trải qua 6 năm phát triển, Hiver đã có hơn 2000 khách hàng trung thành đồng thời có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Tuy nhiên, Hiver vẫn là một “khái niệm” còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam. Điều này càng được khẳng định khi hiện nay HVN Group là đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam. 

GCS hiện đang cung cấp các giải pháp Email doanh nghiệp trên Google và thuộc thương hiệu con của HVN Group. Vậy nên việc kết hợp cộng tác Hiver là điều rất mong muốn của HVN và GCS. Từ đó hỗ trợ tất cả các khách hàng của mình đang sử dụng Google Workspace biết đến Hiver để tăng hiệu quả trong công việc của họ hơn. Hiện tại, khách hàng khi lựa chọn Hiver tại GCS sẽ 2 gói dịch vụ với mức giá cực kỳ ưu đãi. 

Giá để sử dụng Hiver

  • Gói Lite cơ bản với mức giá 15$/người dùng/tháng
  • Gói Pro cao cấp với mức giá 39$/người dùng/tháng cùng nhiều tính năng nổi bật hơn. 

Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp với GCS Technology (Google Cloud Solutions) - một thương hiệu con của tập đoàn HVN Group  qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể và cặn kẽ hơn. 

Triển khai Hiver tại GCS mang đến những điều gì cho người sử dụng?

Sự ra đời của Hiver đã giải quyết nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi hầu hết hiện nay các Helpdesk đều đắt tiền và quá trình sử dụng không hề đơn giản. Hiver đã giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa mọi nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và hơn hết việc triển khai Hiver đã biến Gmail trở thành một công cụ toàn năng:

Mọi kênh liên lạc đều gói gọn bên trong Gmail

Nhờ Hiver, việc quản lý giao tiếp trên tất cả các kênh bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tiếp, WhatsApp với nhà cung cấp hay khách hàng đều được thực hiện ngay tại Gmail. Từ đó xây dựng cơ sở tri thức cả bên trong lẫn bên ngoài, thúc đẩy hoạt động tự phục vụ và chuyển hướng truy vấn.

hiver3

Nâng cao quá trình cộng tác trong tổ chức

Đơn giản chỉ bằng một thao tác "@" đề cập đến đồng nghiệp của bạn, note lại một ghi chú ngay bên cạnh chuỗi email là bạn có thể cộng tác về các truy vấn với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức/ doanh nghiệp của mình.

Tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại

Giờ đây dù làm ít nhưng bạn lại có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì Hiver giúp cho bạn cùng đội nhóm có thể giản lược công việc nhàm chán, tiết kiệm thời gian và công sức bằng tính năng tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc có điều kiện. Chẳng hạn như tất cả mọi truy vấn liên quan đến một lỗi sản phẩm sẽ được tự động chỉ định cho một chuyên gia kỹ thuật cụ thể.

hiver4

Phân tích báo cáo một cách chuyên sâu hơn

Hiver hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc của đội nhóm bằng cách phân tích chuyên sâu những báo cáo cùng các số liệu chính. Từ đó, bạn có thể phát hiện những sự cố, những vấn đề nghiêm trọng để khắc phục kịp thời và nhanh chóng hơn.

Mọi công việc đều được thực hiện tại Gmail

Các công cụ phổ biến như WhatsApp, Asana, Slack, Salesforce,.. đều được tích hợp và được thực hiện tại Gmail một cách trọn vẹn. Chính vì thế Hiver đã khiến Gmail trở thành một nền tảng toàn diện có thể quản lý những tác vụ, các dự án và nhiều kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau. Không chỉ gói gọn mọi kênh liên lạc, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi công việc ngay tại Gmail.

Phân quyền và giao việc dễ dàng ngay trên Gmail

hiver-5 (1)

Giờ đây việc phân quyền, giao nhiệm vụ và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ đã trở nên dễ dàng hơn sau khi triển khai Hiver. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chỉ định nhân sự giải đáp, phản hồi email của đối tác hay khách hàng. Điều này tránh được tình trạng bỏ sót email và khách hàng/ đối tác cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn. 

Đặc biệt, báo cáo phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân sẽ được tổng hợp lại. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp cho tổ chức có thể theo dõi, giám sát công việc của nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của GCS về đối tác của Hiver tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tối ưu hoá hiệu suất làm việc đồng thời tăng cường sự cộng tác cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay GCS Technology - Google Cloud Solutions để trải nghiệm sự thay đổi cũng như hiệu quả mà nền tảng này mang đến. 

Bạn có thể kết nối trực tiếp với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới. Đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tư vấn đồng thời hỗ trợ triển khai Hiver nhanh chóng và toàn diện nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Scroll to Top