Những lý do bạn cần biết về Google Docs và Microsoft Word

Bạn đã bao giờ tự so sánh sự khác biệt giữa Google Docs và Microsoft Word là gì chưa? Trong khi cả hai đều có chức năng xử lý văn bản trông giống nhau nhưng có nhiều điểm khác nhau mà bạn chưa thể nhận thấy. Hãy cùng đồng hành với GCS trong bài viết này để khám phá những điểm khác nhau đó nhé. 

Google Docs va Microsoft Word 1

Sự khác nhau giữa Google Docs và Microsoft Word là gì? 

Về chức năng

Để mà so với việc Microsoft Word được ra đời từ lâu và tiếp cận người tiêu dùng từ rất sớm thì Google Docs khó có thể cạnh tranh. Nhưng điều đó thậtkhông được đúng đắn lắm vì Google Docs đang là một trong số bộ công cụ phát triển tốt nhất hiện nay của Google. Microsoft cũng đã có nhiều thời gian hơn để tích hợp các tính năng và xây dựng một phần mềm mạnh mẽ hơn với nhiều tùy chọn nâng cao như định dạng bảng và điều khiển tốt hơn, kiểm soát nhiều hơn các kiểu văn bản và triển khai đồ họa và hình ảnh tốt hơn.

Đánh số trang, sắp xếp tài liệu vào tạo mục trong Microsoft Word sẽ dễ dàng hơn nhiều so với Google Docs. Khi bạn sử dụng chức năng này trên Docs, đôi khi bạn sẽ gặp các vấn đề nhỏ khi thêm ngắt dòng, xóa dấu đầu dòng hoặc mất định dạng.

Cộng tác với đội nhóm của bạn

Cả Microsoft Word và Google Docs đều có các tính năng cộng tác, bạn sẽ lựa chọn cái nào?

Thứ nhất, với việc Google Docs được tích hợp vào trong Google Drive, bạn sẽ rất dễ dàng xem những file nào bạn đã chia sẻ và cũng dễ dàng điều hướng đến các file đã được chia sẻ với bạn. Điều tuyệt vời về chức năng chia sẻ trong Google Docs là bạn có thể dễ dàng kiểm soát ai có thể chỉnh sửa tài liệu, ai có thể xem và ai có thể nhận xét về tài liệu đó. Do đó, Google Docs thậm chí còn là một nền tảng tuyệt vời để tạo các tài liệu công khai mà bạn có thể cho phép cả thế giới xem và tải xuống.

Microsoft cũng giúp bạn có thể chia sẻ và cộng tác với bạn bè. Khi bạn chia sẻ file đó sẽ được lưu vào OneDrive và sau đó thêm tên của những người bạn muốn chia sẻ. Khi bạn nhận file của đồng nghiệp hay đối tác đối với Google bạn không cần đăng nhập vào tài khoản Google mà bạn vẫn xem được nhưng đối với Microsoft Word thì bạn phải có tài khoản và đăng nhập vào OneDrive thì mới có thể xem được.

Chính vì vậy việc cộng tác với bạn bè trên Google Docs sẽ dễ dàng hơn nhiều. Vì đối với Google Docs bạn cũng làm việc được online hay offline, chia sẻ với bạn bè thông qua Email hay một link (https://docs.google.com/document/…) nào đó lên mạng xã hội để cho bạn bè cùng chỉnh sửa và xem tuỳ thuộc vào quyền mà bạn cấp. 

Đám mây và đồng bộ hoá

Cả Google Docs và Microsoft Word hiện đều cung cấp một số khả năng đám mây tuyệt vời. Nhưng đối với sử dụng Microsoft Word thì phải có Office 365 hay OneDrive để có thể mở, chỉnh sửa và tự động đồng bộ hóa các tệp của mình trực tuyến với Microsoft Word. Nhưng chi phí để bạn bỏ ra mua một bộ Office 365 là rất lớn. Nên việc sử dụng Google Docs sẽ dễ dàng hơn nhiều. 

Với Google Docs, tài liệu của bạn sẽ được lưu tự động trên đám mây. Vì vậy bạn thậm chí không bao giờ phải lo lắng về việc nhấn nút lưu. Còn đối với Microsoft Word thì bạn phải nhấn nút Save, bạn có thể quên nhưng việc lấy lại nó có thể rất khó. 

Đối với giới hạn bộ nhớ, Microsoft Word sẽ thắng nếu bạn có Office 365, nhưng nếu bạn không có thì Google Drive sẽ cung cấp cho bạn nhiều dung lượng trống hơn OneNote. Rất may, cả Word và Google Docs đều có thể được truy cập trên tất cả các nền tảng chính bao gồm Mac, Windows, Android, iOS và web.

Kết luận: Google Docs và Microsoft Word bạn sẽ chọn cái nào? 

Bạn muốn tạo các tài liệu đơn giản, cộng tác với bạn bè một cách dễ dàng và nội dung bảo mật thấp, thì Google Docs sẽ rất phù hợp với bạn.

Tài liệu của bạn phức tạp, bạn muốn cộng tác với bạn bè thông qua sự lựa chọn và tài liệu của bạn cần được bảo mật cao thì hãy chọn Microsoft Word. 

Mỗi phần mềm hay một ứng dụng nào đó đều có những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau, bạn có thể thấy mình đang sử dụng cả hai và chuyển đổi từ ứng dụng này sang ứng dụng khác tùy thuộc vào tình huống hoặc dự án, Google Docs và Microsoft Word đều có thể đáp ứng cho bạn.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top