Những lý do bạn cần biết về Google Docs và Microsoft Word

Bạn đã bao giờ tự so sánh sự khác biệt giữa Google Docs và Microsoft Word là gì chưa? Trong khi cả hai đều có chức năng xử lý văn bản trông giống nhau nhưng có nhiều điểm khác nhau mà bạn chưa thể nhận thấy. Hãy cùng đồng hành với GCS trong bài viết này để khám phá những điểm khác nhau đó nhé. 

Sự khác nhau giữa Google Docs và Microsoft Word là gì? 

Về chức năng

Để mà so với việc Microsoft Word được ra đời từ lâu và tiếp cận người tiêu dùng từ rất sớm thì Google Docs khó có thể cạnh tranh. Nhưng điều đó thậtkhông được đúng đắn lắm vì Google Docs đang là một trong số bộ công cụ phát triển tốt nhất hiện nay của Google. Microsoft cũng đã có nhiều thời gian hơn để tích hợp các tính năng và xây dựng một phần mềm mạnh mẽ hơn với nhiều tùy chọn nâng cao như định dạng bảng và điều khiển tốt hơn, kiểm soát nhiều hơn các kiểu văn bản và triển khai đồ họa và hình ảnh tốt hơn.

Đánh số trang, sắp xếp tài liệu vào tạo mục trong Microsoft Word sẽ dễ dàng hơn nhiều so với Google Docs. Khi bạn sử dụng chức năng này trên Docs, đôi khi bạn sẽ gặp các vấn đề nhỏ khi thêm ngắt dòng, xóa dấu đầu dòng hoặc mất định dạng.

Cộng tác với đội nhóm của bạn

Cả Microsoft Word và Google Docs đều có các tính năng cộng tác, bạn sẽ lựa chọn cái nào?

Thứ nhất, với việc Google Docs được tích hợp vào trong Google Drive, bạn sẽ rất dễ dàng xem những file nào bạn đã chia sẻ và cũng dễ dàng điều hướng đến các file đã được chia sẻ với bạn. Điều tuyệt vời về chức năng chia sẻ trong Google Docs là bạn có thể dễ dàng kiểm soát ai có thể chỉnh sửa tài liệu, ai có thể xem và ai có thể nhận xét về tài liệu đó. Do đó, Google Docs thậm chí còn là một nền tảng tuyệt vời để tạo các tài liệu công khai mà bạn có thể cho phép cả thế giới xem và tải xuống.

Microsoft cũng giúp bạn có thể chia sẻ và cộng tác với bạn bè. Khi bạn chia sẻ file đó sẽ được lưu vào OneDrive và sau đó thêm tên của những người bạn muốn chia sẻ. Khi bạn nhận file của đồng nghiệp hay đối tác đối với Google bạn không cần đăng nhập vào tài khoản Google mà bạn vẫn xem được nhưng đối với Microsoft Word thì bạn phải có tài khoản và đăng nhập vào OneDrive thì mới có thể xem được.

Chính vì vậy việc cộng tác với bạn bè trên Google Docs sẽ dễ dàng hơn nhiều. Vì đối với Google Docs bạn cũng làm việc được online hay offline, chia sẻ với bạn bè thông qua Email hay một link (https://docs.google.com/document/…) nào đó lên mạng xã hội để cho bạn bè cùng chỉnh sửa và xem tuỳ thuộc vào quyền mà bạn cấp. 

Đám mây và đồng bộ hoá

Cả Google Docs và Microsoft Word hiện đều cung cấp một số khả năng đám mây tuyệt vời. Nhưng đối với sử dụng Microsoft Word thì phải có Office 365 hay OneDrive để có thể mở, chỉnh sửa và tự động đồng bộ hóa các tệp của mình trực tuyến với Microsoft Word. Nhưng chi phí để bạn bỏ ra mua một bộ Office 365 là rất lớn. Nên việc sử dụng Google Docs sẽ dễ dàng hơn nhiều. 

Với Google Docs, tài liệu của bạn sẽ được lưu tự động trên đám mây. Vì vậy bạn thậm chí không bao giờ phải lo lắng về việc nhấn nút lưu. Còn đối với Microsoft Word thì bạn phải nhấn nút Save, bạn có thể quên nhưng việc lấy lại nó có thể rất khó. 

Đối với giới hạn bộ nhớ, Microsoft Word sẽ thắng nếu bạn có Office 365, nhưng nếu bạn không có thì Google Drive sẽ cung cấp cho bạn nhiều dung lượng trống hơn OneNote. Rất may, cả Word và Google Docs đều có thể được truy cập trên tất cả các nền tảng chính bao gồm Mac, Windows, Android, iOS và web.

Kết luận: Google Docs và Microsoft Word bạn sẽ chọn cái nào? 

Bạn muốn tạo các tài liệu đơn giản, cộng tác với bạn bè một cách dễ dàng và nội dung bảo mật thấp, thì Google Docs sẽ rất phù hợp với bạn.

Tài liệu của bạn phức tạp, bạn muốn cộng tác với bạn bè thông qua sự lựa chọn và tài liệu của bạn cần được bảo mật cao thì hãy chọn Microsoft Word. 

Mỗi phần mềm hay một ứng dụng nào đó đều có những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau, bạn có thể thấy mình đang sử dụng cả hai và chuyển đổi từ ứng dụng này sang ứng dụng khác tùy thuộc vào tình huống hoặc dự án, Google Docs và Microsoft Word đều có thể đáp ứng cho bạn.