Một số mẹo hữu ích khi sử dụng Google Calendar

Có thể bạn đã sử dụng khá thành thạo Google Calendar hàng ngày, tuy nhiên có một số tính năng có thể giúp bạn lập lịch sự kiện và cập nhật lịch của mình một cách hiệu quả hơn mà bạn đã bỏ lỡ. Nếu bạn chủ yếu truy cập Google Calendar của mình qua điện thoại, thì cũng có khả năng bạn đang bỏ lỡ rất nhiều tính năng của Google Calendar có thể được truy cập hoặc kích hoạt trong cài đặt máy tính để bàn.

Dưới đây là danh sách sáu mẹo và thủ thuật hữu ích của Google Calendar mà bạn cần trong cuộc sống của mình:

“Thương lượng” thời gian họp

Khi nói đến việc lập kế hoạch cuộc họp, có hai tùy chọn lập lịch hữu ích mà bạn có thể không sử dụng.

Đầu tiên, bạn có thể chọn “Find a time” khi tạo sự kiện. Sau khi chọn tùy chọn này, hệ thống sẽ hiển thị cho bạn lịch trình của từng người tham gia vào một ngày nhất định, miễn là họ cũng sử dụng Google Calendar.

Sử dụng tính năng này sẽ giúp bạn lên lịch cuộc họp khi bạn biết mọi người đều rảnh, vì vậy bạn có thể hy vọng tránh được một loạt tranh cãi về thời gian hợp hoặc những lời bào chữa cho việc vắng mặt. Một tùy chọn khác là chọn “Đề xuất thời gian” cho mỗi người tham gia. Tính năng này nhắc hệ thống tự động tạo danh sách các tùy chọn thời gian họp, vì vậy bạn có thể chọn tùy chọn mà bạn cảm thấy phù hợp nhất.

Thêm liên kết cuộc họp hội nghị truyền hình Google Meet

Khi bạn tạo sự kiện hoặc lời mời, Google cho phép bạn thêm liên kết đến hội nghị truyền hình qua Google Meet có thể chứa tối đa 100 người tham gia.

Liên kết video cực kỳ đơn giản để thiết lập, vì chúng thực sự nhắc bạn về liên kết đó khi bạn tạo sự kiện trên lịch. Chỉ cần nhấp vào nút “Add Google Meet video conferencing” khi tạo sự kiện của bạn và một liên kết sẽ được tạo và đưa vào lời mời.

Sử dụng các phím tắt

Bạn có biết Google Calendar có sẵn cả bộ phím tắt không? Tất cả những gì bạn phải làm để truy cập các phím tắt là bật chúng trong Cài đặt. Nhấp vào bánh răng ở góc trên bên phải lịch của bạn, nhấn Cài đặt > sau đó chọn “Phím tắt“.

Dưới đây là ví dụ về một số phím tắt hữu ích nhất:

• Tìm kiếm: shift + /
• Tạo sự kiện: C
• Di chuyển đến phạm vi ngày trước: K hoặc P
• Cuộn đến phạm vi ngày tiếp theo: J hoặc N
• Chuyển đến ngày hôm nay: T
• Xóa sự kiện: Backspace hoặc Delete

Chuyển chế độ xem sang:

• Ngày: 1 hoặc D
• Tuần: 2 hoặc W
• Tháng: 3 hoặc M
• 7 ngày: 4 hoặc X
• Chương trình nghị sự: 5 hoặc A

Nếu bạn muốn lịch của mình cung cấp cho bạn thêm thông tin về các sự kiện đã lên lịch, bạn có thể thay đổi mật độ định dạng, nhưng việc tìm kiếm cài đặt này hơi khó khăn. Thay vì vào Cài đặt, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của trang web và tìm “Density and color”. Sau đó, thay đổi cài đặt “Information density” thành “Compact”.

Gửi email đến nhóm

Nếu bạn cần gửi thông tin cập nhật cho một nhóm người được bao gồm trong một sự kiện, bạn không phải trải qua cuộc đấu tranh để nhớ tất cả tên và địa chỉ email của họ. Bạn có thể soạn thảo email cho tất cả mọi người thông qua chính sự kiện. Nhấp vào sự kiện lịch của bạn, sau đó nhấp vào biểu tượng phong bì để gửi email cho khách và soạn ghi chú của bạn. Tất cả đã được làm xong.

Chuyển quyền sở hữu sự kiện

Sau khi bạn đã tạo một cuộc họp hoặc sự kiện, bạn có thể thoát khỏi cuộc họp hoặc sự kiện đó và giao cho người khác phụ trách! Thực hiện theo chức năng chỉnh sửa trên sự kiện, chọn “Tác vụ khác” và ở cuối danh sách, bạn sẽ thấy “Thay đổi chủ sở hữu”. Chọn nó và nhập tên hoặc địa chỉ email của người được chỉ định của bạn. Sau đó thở phào nhẹ nhõm.

Lập chương trình làm việc hằng ngày

Có một số ngày, bạn lập danh sách việc cần làm và gửi qua email cho chính mình. Và những ngày khác, bạn tự gửi lời nhắc cho bản thân suốt cả ngày. Google Calendar sẽ thực sự làm điều này cho bạn. Đi tới Cài đặt và chọn lịch mà bạn muốn lịch tạo từ trong “Cài đặt cho lịch của tôi“. Trong phần “Thông báo khác“, hãy thay đổi tùy chọn “Daily agenda” từ “None” thành “Email“.

Bạn đã biết đến những mẹo nào trong 6 mẹo mà GCS chia sẻ ở trên? Nếu chưa hãy áp dụng nó ngay vào Google Calendar của bạn nhé. Đảm bảo thời gian biểu của các bạn sẽ được diễn ra hiệu quả hơn rất nhiều đấy.

**Lưu ý: Một số mẹo trên chỉ áp dụng được với người dùng sử dụng Google Calendar của tài khoản Google Workspace. Vì vậy, nếu bạn chưa có tài khoản Google Workspace, hãy đăng ký ngay dưới link này nhé.

ĐĂNG KÝ NGAY

Nếu bạn đang khám phá Google Workspace nhưng vẫn còn băn khoăn, hãy kết nối với GCS Technology Company Vietnam qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc sử dụng ô Chatbox ở góc phải màn hình. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn tìm giải pháp tối ưu nhất!