Mọi điều cần biết về bộ lọc Gmail doanh nghiệp

Trong bài viết này, GCS sẽ hướng dẫn cách sử dụng các bộ lọc Gmail để tự động sắp xếp email của bạn. Nhờ đó, bạn sẽ không bị phân tán tập trung khi kiểm tra email, hiệu suất làm việc sẽ tăng lên.

Theo nghiên cứu được thực hiện bởi Đại học Loughborough ở Anh, 83% nhân viên doanh nghiệp cho biết họ cảm thấy căng thẳng hơn khi sử dụng email. Cuộc khảo sát cũng phát hiện ra rằng mức độ căng thẳng của họ tăng đột biến vào những giờ bận rộn nhất trong ngày khi phải xử lý dữ liệu trong hộp thư đến. Điều quan trọng là những email không liên quan khiến công việc bị gián đoạn. 

Vì bạn không thể bỏ đi email nên lựa chọn duy nhất của bạn là cải thiện cách quản lý tài khoản email của mình. Mặc dù việc tổ chức và phân loại email là một việc cần thiết, nhưng nó sẽ làm bạn mất rất nhiều thời gian. Thiết lập nhãn và bộ lọc Gmail để tổ chức tốt hơn hộp thư đến là một giải pháp thay thế nhanh hơn, hiệu quả hơn nhiều.

Bộ lọc Gmail là gì?

Bộ lọc Gmail là các quy tắc tự động hóa cho phép định tuyến lại email khi chúng tới hộp thư đến, giúp bạn không gặp phải rắc rối khi phải sắp xếp và quản lý email theo cách thủ công. 

Chẳng hạn, bạn có thể chuyển email từ các nguồn chọn sẵn vào thùng rác hoặc định tuyến lại các bản tin nào đó từ những người gửi cụ thể vào một hộp thư. Bạn thậm chí có thể thêm các chỉ báo và nhãn ưu tiên với nhiều loại và màu sắc khác nhau bằng cách sử dụng các bộ lọc Gmail. Khi đó, hộp thư đến sẽ có thêm không gian, người dùng cảm thấy ít căng thẳng và tập trung hơn vào các thư thực sự quan trọng bằng cách loại bỏ email theo cách này.

Bộ lọc Gmail có thể lọc được những gì?

  • Bỏ qua hộp thư đến: Lưu trữ email để ngăn nó hiển thị trong hộp thư đến.
  • Đánh dấu là đã đọc: Khi email gửi đến sẽ được đánh dấu là “đã đọc”.
  • Gắn dấu sao: Đánh dấu email là được gắn dấu sao trong Gmail.
  • Áp nhãn: Thêm nhãn Gmail cụ thể vào email.
  • Chuyển tiếp đến: Gửi email tự động tới một địa chỉ email khác.
  • Xóa thư: Đưa email tự động vào thùng rác.
  • Không bao giờ gửi thư vào spam: Yêu cầu Gmail không gửi một loạt email cụ thể vào spam.
  • Luôn đánh dấu email là quan trọng: Đặt một nhóm email được tự động đánh dấu là quan trọng.
  • Không bao giờ đánh dấu email là quan trọng: Yêu cầu Gmail không bao giờ chỉ định các email đã lọc là quan trọng.
  • Phân loại: Bộ lọc Gmail tự động bao gồm một tập hợp các thư đến trong một danh mục nếu bạn sử dụng nhiều danh mục hộp thư đến, chẳng hạn như Chính, Xã hội, Cập nhật,…

Cách tạo bộ lọc Gmail đơn giản

Bộ lọc Gmail có thể được tạo theo hai phương pháp khác nhau. Cụ thể:

Tạo bộ lọc Gmail bằng thanh tìm kiếm

Bước 1: Nhập từ khóa hoặc địa chỉ email cụ thể mà bạn muốn lọc vào thanh tìm kiếm của Gmail, sau đó nhấp vào Cài đặt ở bên phải của thanh tìm kiếm.

bộ lọc gmail bằng thanh tìm kiếm

Bước 2: Sau đó menu thả xuất hiện, bạn có thể thêm các điều kiện lọc của mình bằng cách sử dụng tùy chọn này. Khi bạn hoàn tất, hãy chọn Tạo bộ lọc từ menu.

tạo bộ lọc từ menu

Bước 3: Chọn những bộ lọc Gmail bạn muốn thực hiện.

chọn bộ lọc gmail

Bước 4: Nhấp vào nút Tạo bộ lọc để tạo thành công.

Bước 5: Trong hộp kiểm, chọn Đồng thời áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp. Tất cả các email trước đây của bạn phù hợp với tiêu chí bộ lọc Gmail sẽ được đưa vào đó.

áp dụng bộ lọc gmail phù hợp

Tạo bộ lọc Gmail từ menu cài đặt

Bước 1: Trên màn hình Gmail, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải.

Bước 2: Nhấp vào Cài đặt từ menu thả xuống.

Bước 3: Khi hộp thoại xuất hiện, nhấp vào bộ lọc và địa chỉ bị chặn, liệt kê các bộ lọc Gmail hiện đang có hiệu lực cho tài khoản Google của bạn.

liệt kê bộ lọc gmail

Bước 4: Nhấp vào tùy chọn Tạo bộ lọc mới.

Bước 5: Thực hiện tuần tự bước 3,4 và 5 theo cách tạo bộ lọc Gmail bằng thanh tìm kiếm.

Trên đây là tất tần tật thông tin về bộ lọc Gmail giúp công việc của bạn hiệu quả hơn. Gmail nằm trong bộ giải pháp chuyển đổi số của Google Workspace. Bạn muốn tận dụng tối đa tính năng và hiệu suất của Gmail nói riêng cũng như bộ công cụ Google Workspace nói chung, hãy nhấc máy lên và gọi ngay tới Hotline GCS 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat góc phải màn hình để được tư vấn, hỗ trợ đăng ký gói dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

cách-quan-ly-thong-bao-email-bang-hiver

Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Khi cài đặt Hiver thành công, việc nhận thông báo về những thư quan trọng vẫn chưa được quản lý. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết về Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver.
hiver (1)2 (1)

Đối Tác Chính Thức Duy Nhất Của Hiver Tại Việt Nam

Hiện nay, Gmail là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Sẽ thật tuyệt vời nếu Gmail có thể hỗ trợ đa kênh, cộng tác dễ dàng hơn với đối tác cùng đồng nghiệp, tự động hoá mọi tác vụ, phân tích báo cáo một cách chuyên sâu,.. Đó không còn là một ước vọng quá xa xôi khi Hiver ra đời.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về Hiver cũng như đối tác của Hiver tại Việt Nam qua những thông tin chia sẻ của GCS dưới đây.

Hiver là gì?

loi-ich-cua-hiver

Hiver là một nền tảng mạnh mẽ cung cấp những giải pháp trong việc quản lý email cũng như helpdesk dựa trên Gmail. Nhờ có Hiver, mọi tổ chức và doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình làm việc đồng thời tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân sự.

Những tính năng như quản lý email, tự động hoá, phân tích báo cáo, hợp tác,.. đều được tích hợp trọn vẹn trong 4 lĩnh vực chính mà Hiver hỗ trợ, cụ thể:

  • Hiver for Customer Service: Hỗ trợ khách hàng thông qua email, xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải ngay từ giao diện hộp thư đến của Gmail quen thuộc. 
  • Hiver for Finance Operations: Truy vấn sổ sách kế toán, cộng tác về hoá đơn, chứng từ,... nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. 
  • Hiver for People Operations: Cung cấp những câu trả lời chính xác cho các truy vấn liên quan đến chính sách của công ty, bảng lương nhân viên,...
  • Hiver for IT Operations: Cập nhật những vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải, đưa ra yêu cầu hỗ trợ và giải pháp khắc phục kịp thời.

Đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam

hvn-doi-tac-hiver-tai-viet-nam

Trải qua 6 năm phát triển, Hiver đã có hơn 2000 khách hàng trung thành đồng thời có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Tuy nhiên, Hiver vẫn là một “khái niệm” còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam. Điều này càng được khẳng định khi hiện nay HVN Group là đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam. 

GCS hiện đang cung cấp các giải pháp Email doanh nghiệp trên Google và thuộc thương hiệu con của HVN Group. Vậy nên việc kết hợp cộng tác Hiver là điều rất mong muốn của HVN và GCS. Từ đó hỗ trợ tất cả các khách hàng của mình đang sử dụng Google Workspace biết đến Hiver để tăng hiệu quả trong công việc của họ hơn. Hiện tại, khách hàng khi lựa chọn Hiver tại GCS sẽ 2 gói dịch vụ với mức giá cực kỳ ưu đãi. 

Giá để sử dụng Hiver

  • Gói Lite cơ bản với mức giá 15$/người dùng/tháng
  • Gói Pro cao cấp với mức giá 39$/người dùng/tháng cùng nhiều tính năng nổi bật hơn. 

Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp với GCS Technology (Google Cloud Solutions) - một thương hiệu con của tập đoàn HVN Group  qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể và cặn kẽ hơn. 

Triển khai Hiver tại GCS mang đến những điều gì cho người sử dụng?

Sự ra đời của Hiver đã giải quyết nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi hầu hết hiện nay các Helpdesk đều đắt tiền và quá trình sử dụng không hề đơn giản. Hiver đã giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa mọi nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và hơn hết việc triển khai Hiver đã biến Gmail trở thành một công cụ toàn năng:

Mọi kênh liên lạc đều gói gọn bên trong Gmail

Nhờ Hiver, việc quản lý giao tiếp trên tất cả các kênh bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tiếp, WhatsApp với nhà cung cấp hay khách hàng đều được thực hiện ngay tại Gmail. Từ đó xây dựng cơ sở tri thức cả bên trong lẫn bên ngoài, thúc đẩy hoạt động tự phục vụ và chuyển hướng truy vấn.

hiver3

Nâng cao quá trình cộng tác trong tổ chức

Đơn giản chỉ bằng một thao tác "@" đề cập đến đồng nghiệp của bạn, note lại một ghi chú ngay bên cạnh chuỗi email là bạn có thể cộng tác về các truy vấn với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức/ doanh nghiệp của mình.

Tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại

Giờ đây dù làm ít nhưng bạn lại có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì Hiver giúp cho bạn cùng đội nhóm có thể giản lược công việc nhàm chán, tiết kiệm thời gian và công sức bằng tính năng tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc có điều kiện. Chẳng hạn như tất cả mọi truy vấn liên quan đến một lỗi sản phẩm sẽ được tự động chỉ định cho một chuyên gia kỹ thuật cụ thể.

hiver4

Phân tích báo cáo một cách chuyên sâu hơn

Hiver hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc của đội nhóm bằng cách phân tích chuyên sâu những báo cáo cùng các số liệu chính. Từ đó, bạn có thể phát hiện những sự cố, những vấn đề nghiêm trọng để khắc phục kịp thời và nhanh chóng hơn.

Mọi công việc đều được thực hiện tại Gmail

Các công cụ phổ biến như WhatsApp, Asana, Slack, Salesforce,.. đều được tích hợp và được thực hiện tại Gmail một cách trọn vẹn. Chính vì thế Hiver đã khiến Gmail trở thành một nền tảng toàn diện có thể quản lý những tác vụ, các dự án và nhiều kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau. Không chỉ gói gọn mọi kênh liên lạc, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi công việc ngay tại Gmail.

Phân quyền và giao việc dễ dàng ngay trên Gmail

hiver-5 (1)

Giờ đây việc phân quyền, giao nhiệm vụ và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ đã trở nên dễ dàng hơn sau khi triển khai Hiver. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chỉ định nhân sự giải đáp, phản hồi email của đối tác hay khách hàng. Điều này tránh được tình trạng bỏ sót email và khách hàng/ đối tác cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn. 

Đặc biệt, báo cáo phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân sẽ được tổng hợp lại. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp cho tổ chức có thể theo dõi, giám sát công việc của nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của GCS về đối tác của Hiver tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tối ưu hoá hiệu suất làm việc đồng thời tăng cường sự cộng tác cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay GCS Technology - Google Cloud Solutions để trải nghiệm sự thay đổi cũng như hiệu quả mà nền tảng này mang đến. 

Bạn có thể kết nối trực tiếp với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới. Đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tư vấn đồng thời hỗ trợ triển khai Hiver nhanh chóng và toàn diện nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Scroll to Top