Mọi điều cần biết về bộ lọc Gmail doanh nghiệp

Theo nghiên cứu được thực hiện bởi Đại học Loughborough ở Anh, 83% nhân viên doanh nghiệp cho biết họ cảm thấy căng thẳng hơn khi sử dụng email. Cuộc khảo sát cũng phát hiện ra rằng mức độ căng thẳng của họ tăng đột biến vào những giờ bận rộn nhất trong ngày khi phải xử lý dữ liệu trong hộp thư đến. Điều quan trọng là những email không liên quan khiến công việc bị gián đoạn. 

Vì bạn không thể bỏ đi email nên lựa chọn duy nhất của bạn là cải thiện cách quản lý tài khoản email của mình. Mặc dù việc tổ chức và phân loại email là một việc cần thiết, nhưng nó sẽ làm bạn mất rất nhiều thời gian. Thiết lập nhãn và bộ lọc Gmail để tổ chức tốt hơn hộp thư đến là một giải pháp thay thế nhanh hơn, hiệu quả hơn nhiều.

Bộ lọc Gmail là gì?

Bộ lọc Gmail là các quy tắc tự động hóa cho phép định tuyến lại email khi chúng tới hộp thư đến, giúp bạn không gặp phải rắc rối khi phải sắp xếp và quản lý email theo cách thủ công. 

Chẳng hạn, bạn có thể chuyển email từ các nguồn chọn sẵn vào thùng rác hoặc định tuyến lại các bản tin nào đó từ những người gửi cụ thể vào một hộp thư. Bạn thậm chí có thể thêm các chỉ báo và nhãn ưu tiên với nhiều loại và màu sắc khác nhau bằng cách sử dụng các bộ lọc Gmail. Khi đó, hộp thư đến sẽ có thêm không gian, người dùng cảm thấy ít căng thẳng và tập trung hơn vào các thư thực sự quan trọng bằng cách loại bỏ email theo cách này.

Bộ lọc Gmail có thể lọc được những gì?

• Bỏ qua hộp thư đến: Lưu trữ email để ngăn nó hiển thị trong hộp thư đến.
• Đánh dấu là đã đọc: Khi email gửi đến sẽ được đánh dấu là “đã đọc”.
• Gắn dấu sao: Đánh dấu email là được gắn dấu sao trong Gmail.
• Áp nhãn: Thêm nhãn Gmail cụ thể vào email.
• Chuyển tiếp đến: Gửi email tự động tới một địa chỉ email khác.
• Xóa thư: Đưa email tự động vào thùng rác.
• Không bao giờ gửi thư vào spam: Yêu cầu Gmail không gửi một loạt email cụ thể vào spam.
• Luôn đánh dấu email là quan trọng: Đặt một nhóm email được tự động đánh dấu là quan trọng.
• Không bao giờ đánh dấu email là quan trọng: Yêu cầu Gmail không bao giờ chỉ định các email đã lọc là quan trọng.
• Phân loại: Bộ lọc Gmail tự động bao gồm một tập hợp các thư đến trong một danh mục nếu bạn sử dụng nhiều danh mục hộp thư đến, chẳng hạn như Chính, Xã hội, Cập nhật,…

Cách tạo bộ lọc Gmail đơn giản

Bộ lọc Gmail có thể được tạo theo hai phương pháp khác nhau. Cụ thể:

Tạo bộ lọc Gmail bằng thanh tìm kiếm

Bước 1: Nhập từ khóa hoặc địa chỉ email cụ thể mà bạn muốn lọc vào thanh tìm kiếm của Gmail, sau đó nhấp vào Cài đặt ở bên phải của thanh tìm kiếm.

Bước 2: Sau đó menu thả xuất hiện, bạn có thể thêm các điều kiện lọc của mình bằng cách sử dụng tùy chọn này. Khi bạn hoàn tất, hãy chọn Tạo bộ lọc từ menu.

Bước 3: Chọn những bộ lọc Gmail bạn muốn thực hiện.

Bước 4: Nhấp vào nút Tạo bộ lọc để tạo thành công.

Bước 5: Trong hộp kiểm, chọn Đồng thời áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp. Tất cả các email trước đây của bạn phù hợp với tiêu chí bộ lọc Gmail sẽ được đưa vào đó.

Tạo bộ lọc Gmail từ menu cài đặt

Bước 1: Trên màn hình Gmail, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải.

Bước 2: Nhấp vào Cài đặt từ menu thả xuống.

Bước 3: Khi hộp thoại xuất hiện, nhấp vào bộ lọc và địa chỉ bị chặn, liệt kê các bộ lọc Gmail hiện đang có hiệu lực cho tài khoản Google của bạn.

Bước 4: Nhấp vào tùy chọn Tạo bộ lọc mới.

Bước 5: Thực hiện tuần tự bước 3,4 và 5 theo cách tạo bộ lọc Gmail bằng thanh tìm kiếm.

Trên đây là tất tần tật thông tin về bộ lọc Gmail giúp công việc của bạn hiệu quả hơn. Gmail nằm trong bộ giải pháp chuyển đổi số của Google Workspace. Bạn muốn tận dụng tối đa tính năng và hiệu suất của Gmail nói riêng cũng như bộ công cụ Google Workspace nói chung, hãy nhấc máy lên và gọi ngay tới Hotline GCS 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat góc phải màn hình để được tư vấn, hỗ trợ đăng ký gói dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp.