Bật mí cách mở quyền truy cập Drive nhanh – gọn – an toàn

Bạn đang gặp khó khăn trong việc chia sẻ tài liệu trong Google Drive? Đừng lo lắng, bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn cách mở quyền truy cập Drive một cách nhanh chóng, an toàn và hiệu quả. Từ thao tác chia sẻ qua email, liên kết đến quản lý quyền truy cập, bạn sẽ nắm vững mọi thao tác sử dụng tác vụ Drive này chỉ trong vài phút. 

Google Drive có các quyền truy cập nào?

Với mỗi loại tài liệu được lưu trữ trong Google Drive, không phải đối tượng nào cũng có quyền chỉnh sửa hay truy cập. Chính vì vậy, khi muốn thực hiện các tác vụ với tài liệu Google Drive, bạn cần phải được cấp quyền truy cập. Vậy Google Drive có những loại quyền nào và mỗi loại phù hợp với tình huống nào? Hãy cùng khám phá chi tiết từng quyền để sử dụng Drive một cách thông minh và an toàn nhất!

Dưới đây là 03 cấp độ quyền truy cập trên Google Drive mà bạn nên biết:

Quyền xem (Viewer)

Đây là quyền truy cập hạn chế nhất, vì người dùng chỉ có thể xem nội dung của tệp hoặc thư mục. Họ sẽ không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào cũng như không thể để lại nhận xét.

Với quyền xem ở một số trường hợp, người dùng còn bị hạn chế tải, in hoặc sao chép tệp. Do đó, nếu bạn chia sẻ tài liệu mà không muốn người khác chỉnh sửa thì hãy nên sử dụng quyền này. 

Quyền nhận xét (Commenter)

Ở quyền nhận xét, người dùng có thể xem mọi nội dung, để lại nhận xét và cả tải về. Tuy nhiên, họ lại không thể chỉnh sửa nội dung gốc. Quyền này khá hữu ích cho việc thu thập phản hồi hoặc đánh giá về một tài liệu. 

Quyền chỉnh sửa (Editor)

Quyền chỉnh sửa là quyền truy cập đầy đủ nhất. Người dùng có thể xem, chỉnh sửa và xóa nội dung file tài liệu đó. Thậm chí, người được quyền chỉnh  sửa có thể chia sẻ tệp hoặc thư mục của người khác. Với quyền chỉnh sửa, người dùng có quyền cao nhất trên file, thư mục đó. Họ có thể tiện lợi trong việc cộng tác trực tiếp thông tin với nhau.

Quyền truy cập bị hạn chế (Restricted)

Quyền truy cập bị hạn chế chỉ dành cho những đối tượng cụ thể mới được truy cập tệp hoặc thư mục. Đây là quyền cài đặt bảo mật cao nhất, đảm bảo rằng chỉ những người bạn tin tưởng mới có thể xem được nội dung.  

Hướng dẫn cách mở quyền truy cập Drive qua lời mời email

Google Drive cho phép bạn cộng tác dễ dàng với đồng nghiệp, bạn bè hoặc bất kỳ ai bằng cách gửi lời mời truy cập trực tiếp qua email. Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn chia sẻ tệp hoặc thư mực một cách an toàn và có kiểm soát. Dưới đây là hướng dẫn cách mở quyền truy cập Drive qua lời mời email trên các thiết bị, bạn có thể tham khảo:

Mở quyền truy cập tệp hoặc thư mục trên máy tính

Cách mở ở quyền truy cập tệp hoặc thư mục Google Drive trên máy tính như sau:

• Bước 1: Truy cập Google Drive và điều hướng đến tệp hoặc thư mục cần mở quyền truy cập.

• Bước 2: Nhấn chuột phải để vào nút “Chia sẻ” >> Chọn “Chia sẻ” để mở tác vụ mới.

• Bước 3: Dán địa chỉ email của người muốn cấp quyền vào mục “Thêm người, nhóm”.

• Bước 4: Phân quyền cho người được cấp, có thể thêm nội dung check note cho họ để dễ dàng tiếp cận tập tin hơn và nhấn nút “Gửi” kết thúc.

*Lưu ý: Đối với việc chia sẻ đồng thời nhiều tệp hoặc thư mục cùng một lúc, bạn vẫn thực hiện thao tác chia sẻ qua email như thế. Nhưng ở phần chọn các tệp hoặc thư mục, bạn nhấn giữa phím “Shift” trong khi nhấp chuột để chọn được nhiều danh sách. 

Mở quyền truy cập tệp hoặc thư mục trên điện thoại 

Giống như trên máy tính, bạn có thể mở quyền truy cập Google Drive qua các thiết bị di động hệ điều hành Android và iOS. Cách mở quyền truy cập Google Drive trên điện thoại như sau:

• Bước 1: Mở Google Drive App trên điện thoại, điều hướng đến vị trí tệp hoặc thư mục cần mở quyền.
• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng “dấu ba chấm” để lựa chọn tác vụ >> Chọn Share trên title bar.

• Bước 3: Nhập chính xác địa chỉ email vào hộp “Thêm người hoặc nhóm” >> phân quyền truy cập đối với thành viên chia sẻ.

• Bước 4: Phân quyền truy cập cho người được gắn mail.

• Bước 5: Cuối cùng nhấn “Gửi” để hoàn tất. 

Hướng dẫn cách mở quyền truy cập Drive qua đường liên kết

Nếu bạn muốn chia sẻ tệp hoặc thư mục của mình một cách nhanh chóng và linh hoạt, Google Drive cho phép bạn tạo liên kết có thể chia sẻ. Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn chia sẻ với nhiều người trên các nền tảng khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn cách mở quyền truy cập Drive qua đường liên kết trên các thiết bị:

Mở quyền truy cập tệp hoặc thư mục trên máy tính

Cách mở quyền truy cập tệp hoặc thư mục Google Drive qua đường liên kết không khác gì so với qua email. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý một số bước thực hiện cụ thể như sau:

• Bước 1: Truy cập Google Drive và điều hướng đến tệp hoặc thư mục cần mở quyền truy cập.

• Bước 2: Nhấn chuột phải để vào nút “Chia sẻ” >> Chọn “Chia sẻ” để mở tác vụ mới.

• Bước 3: Trong phần quyền truy cập chung chọn “Bất kỳ ai có đường liên kết” >> phân quyền truy cập >> chọn “Xong” hoàn tất.

*Lưu ý: Để mở quyền truy cập Drive cho nhiều tệp hoặc thư mục trên máy tính, trong tùy chọn “quyền truy cập chung”, hãy chỉ định quyền cho từng thư mục với các phân quyền khác nhau hoặc bạn có thể chọn “vai trò kết hợp”.

Mở quyền truy cập tệp hoặc thư mục trên điện thoại

Mở quyền truy cập tệp hoặc thư mục qua đường link trên điện thoại như sau:

• Bước 1: Mở ứng dụng Drive trên thiết bị, điều hướng đến tệp hoặc thư mục cần được chia sẻ >> nhấn vào biểu tượng “Dấu ba chấm” để mở menu Options.

• Bước 2: Nhấn vào “Quản lý quyền truy cập ” để mở giao diện tác vụ.

• Bước 3: Trong phần “Quyền truy cập chung”, chọn “Bất kỳ ai có đường liên kết”, phân quyền truy cập và hoàn tất. 

Lợi ích & cách thức hoạt động Shared Drives trong Google Workspace

Hiện nay, nếu bạn sử dụng dịch vụ Google Workspace sẽ không phải thao tác thủ công để chia sẻ cấp mở quyền truy cập cho từng đối tượng nữa. Chỉ cần một tính năng Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) trong Google Workspace, bạn sẽ dễ dàng truy cập và làm việc trên cùng một bộ tệp hoặc thư mục.

Tính năng này đặc biệt hữu ích cho đội nhóm và các doanh nghiệp. Nó cho phép bạn tạo một không gian cộng tác tập trung, nơi tất cả các thành viên đều cấp quyền truy cập và sử dụng. 

Lợi ích của Shared Drives

Shared Drives đặc biệt hữu ích cho các đội nhóm dự án, phòng ban và toàn bộ doanh nghiệp muốn cải thiện khả năng cộng tác và quản lý dữ liệu bởi vì:

• Các tệp trong Shared Drives thuộc sở hữu của nhóm, không phải của cá nhân. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu vẫn còn nguyên vẹn ngay cả khi thành viên rời khỏi nhóm.
• Tất cả các thành viên trong đội nhóm hoặc tổ chức đều có quyền truy cập vào cùng một bộ tệp, giúp loại bỏ sự nhầm lẫn và đảm bảo mọi người đều làm việc với phiên bản mới nhất.
• Quản trị viên có thể dễ dàng kiểm soát quyền truy cập của các thành viên, đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu.
• Với quyền sở hữu tập trung và khả năng kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ, Shared Drives giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của doanh nghiệp.

Cách thức hoạt động của Shared Drives 

Cách thức hoạt động của Shared Drives trong Google Workspace:

• Chỉ người dùng Google Workspace mới có thể tạo Shared Drives. Quản trị viên có thể tạo và quản lý Shared Drives thông qua Google Drive.
• Bạn có thể thêm từng thành viên hoặc nhóm vào Shared Drives. Khi được thêm các thành viên tự động có quyền truy cập.
• Quản trị viên có thể gán các quyền truy cập khác nhau cho các thành viên. Admin của Google Workspace có toàn quyền quản lý Shared Drives.

03 Lưu ý quan trọng khi mở quyền truy cập Drive cần nắm rõ

Để chia sẻ tài liệu trên Google Drive an toàn và hiệu quả, bạn cũng cần phải nắm rõ 03 lưu ý quan trọng sau đây:

• Chọn đúng người, đúng quyền truy cập

Không phải ai cũng cần quyền chỉnh sửa! Hãy xác định rõ mục đích chia sẻ chỉ cần xem tài liệu (Người xem), cần nhận xét (Người nhận xét), cùng chỉnh sửa nội dung (Người chỉnh sửa).

• Hạn chế chia sẻ bằng link công khai

Google Drive cho phép bạn chia sẻ file qua đường liên kết mà ai có link đều truy cập được. Tuy nhiên, điều này tiềm ẩn rủi ro nếu link bị chia sẻ rộng rãi ngoài ý muốn. Bạn chỉ nên dùng link công khai cho tài liệu không quan trọng hoặc thông tin cần phổ biến rộng rãi. Ưu tiên thêm email cụ thể của người nhận để kiểm soát quyền và theo dõi ai truy cập.

• Thường xuyên kiểm tra chỉnh quyền truy cập

Nếu bạn quên mất mình đã từng chia sẻ tệp nào đó với ai hoặc quyền truy cập cũ không còn phù hợp nữa. Để tránh rò rỉ dữ liệu có thể kiểm tra định kỳ danh sách người được cấp quyền trong mục “Quản lý quyền truy cập”. Hoặc thu hồi quyền của những người không còn cần thiết.

Lời kết

Việc mở quyền truy cập Drive giúp bạn dễ dàng chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp, bạn bè hoặc gia đình. Tuy nhiên, bạn cần kiểm soát quyền truy cập phù hợp để tránh rủi ro bị chỉnh sửa hoặc đánh cắp dữ liệu. Hãy áp dụng các phương pháp trên để quản lý Drive hiệu quả hoặc có thể sử dụng tính năng Shared Drives mà GCS Việt Nam chúng tôi cung cấp an toàn. Liên hệ để được tư vấn về tính năng Shared Drives qua các kênh sau.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777