Mẹo giúp tăng tốc hoạt động kinh doanh từ Google Workspace

Google Workspace (trước đây là G Suite) là một trong những nền tảng hàng đầu thế giới về năng suất. Giờ đây, Google đang làm việc chăm chỉ hơn bao giờ hết để biến Google Workspace trở thành giải pháp hoàn hảo cho sự cộng tác và giao tiếp trong doanh nghiệp, thậm chí còn có nhiều cách hơn nữa mà bạn có thể truy cập vào đó để tăng tốc hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn chưa khám phá ra tiềm năng thực sự của Google Workspace cho công việc của mình. 

Nếu bạn đã sử dụng Google Workspace một thời gian, bạn lo ngại rằng có thể bỏ lỡ một số thủ thuật giúp tăng năng suất đáng kinh ngạc, thì bạn đã đến đúng nơi rồi đó. GCS sẽ cung cấp cho bạn một danh sách các cách tuyệt vời để nâng cao hiệu suất công việc với Google Workspace.

Tìm hiểu cách doanh nghiệp của bạn hoạt động với Work Insights

Công cụ Work Insight của Google được thiết kế đặc biệt để giúp các công ty đo lường và hiểu tác động của các biện pháp chuyển đổi số mới nhất trong tổ chức của họ. Công cụ độc đáo này đảm bảo rằng bạn có thể hiểu chính xác những gì đang diễn ra tại nơi làm việc của mình, từ trên xuống dưới. Khi bạn bắt đầu đưa những thông tin chi tiết mà bạn có được từ giải pháp Google vào hoạt động, bạn sẽ thấy những lợi ích cho chính doanh nghiệp mình.

Những thứ như biểu đồ áp dụng từ Work Insights cho phép bạn theo dõi xem mọi người có thực sự đang triển khai các công cụ mà bạn đã cung cấp cho họ để làm việc hiệu quả hơn hay không. Bạn có thể thấy những điểm nghẽn tồn tại trong bối cảnh của mình và xác định những khu vực mà nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái nhất khi áp dụng công nghệ mới. Nếu bạn hiện đang thực hiện dự án chuyển đổi kỹ thuật số, bạn thậm chí có thể sử dụng Work Insights để xác định xem liệu các công cụ cộng tác mới có giúp bạn đạt được các mục tiêu nội bộ của mình hay không.

Sử dụng nhãn dán, bộ lọc và màu trong Gmail

Gmail là một trong những nhà cung cấp email phổ biến nhất thế giới vì một lý do . Công cụ này hoàn toàn có đầy đủ các cách để nâng cao khả năng giao tiếp hàng ngày của bạn, từ tính năng soạn thư thông minh với trí thông minh nhân tạo, đến các tab giúp bạn sắp xếp thông tin liên lạc của mình. Một tính năng đặc biệt hữu ích cho các công ty muốn tăng tốc độ, là tùy chọn thêm nhãn vào email của bạn.

Hãy tưởng tượng bạn muốn đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn không bao giờ bỏ lỡ email từ người quản lý của họ. Bạn có thể thiết lập nhãn và bộ lọc để giúp nhân viên dễ dàng xác định những thông điệp quan trọng này. Chỉ cần truy cập phần Cài đặt và nhấp vào mục Nhãn trong menu. Bạn có thể đặt tên cho nhãn đó, tạo màu riêng biệt và thậm chí áp dụng bộ lọc cho nhãn. Việc thêm bộ lọc đảm bảo rằng chỉ một số địa chỉ email nhất định mới được gán cho bất kỳ nhãn nhất định nào.

Tự động sắp xếp và quản lý tài liệu tiếp thị

Hãy tưởng tượng bạn đang làm việc cho một công ty CNTT và bạn biết rằng khách hàng của bạn quan tâm đến việc nhận tài liệu tiếp thị về các chủ đề cụ thể, như kết nối hoặc tính di động. Bạn có thể sử dụng môi trường Google Biểu mẫu trong Google Work Space (G Suite) để thu thập các yêu cầu về nội dung và sắp xếp thông tin liên quan qua email về các chủ đề phù hợp. Khi người dùng chọn các hộp trên biểu mẫu, họ sẽ nhận được email có tất cả nội dung mà họ quan tâm, nhờ vào nền tảng JavaScript từ Google, Apps Script.

Bạn có thể sử dụng mẫu Google Docs với thủ thuật này để làm cho email của bạn trông chuyên nghiệp hơn với phông chữ và biểu trưng tùy chỉnh. Nhóm Google đã tạo một danh sách đầy đủ các hướng dẫn từng bước để tự động hóa thông điệp tiếp thị của bạn trong Google tại đây . Đây có thể là một trong những cách dễ nhất để bắt đầu kết nối với khách hàng của bạn ở cấp độ sâu hơn mà không cần phải đầu tư vào một công cụ tự động hóa email và tiếp thị riêng biệt.

Lên lịch họp trực tiếp từ email

Đừng lo lắng về việc nhấp qua lịch của bạn khi bạn nhận được yêu cầu họp. Với Google Work Space (G Suite) , bạn không cần phải truy cập vào lịch để gửi lời mời họp. Thay vào đó, bạn có thể lên lịch họp trực tiếp từ Gmail.

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc sử dụng Google Work Space (G Suite) làm bộ năng suất của bạn là tất cả các ứng dụng của bạn đã được tích hợp chặt chẽ và sử dụng các giải pháp trí tuệ nhân tạo hàng đầu của Google. Điều này giúp mọi người dễ dàng di chuyển liên tục từ mục danh sách việc cần làm này sang mục danh sách việc cần làm khác mà không bị gián đoạn. Nếu bạn mới làm việc trong G Suite, thì bạn có thể xem một số mẹo trên blog của Google hoặc truy cập blog Quản trị viên ứng dụng để thay thế!

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc điều phối lịch trình với các cuộc họp, thì bạn cũng có thể sử dụng Google Work Space (G Suite) để hỗ trợ điều đó. Với tùy chọn “ đề xuất thời gian mới ” cho đồng nghiệp, bạn có thể cho phép những người tham dự cuộc họp của mình tự động chấp nhận thời gian được đề xuất mà không phải lo lắng về các cuộc trò chuyện qua lại về các khung thời gian có thể có.

Giúp cho việc viết đơn giản hơn

Viết là một công việc khó khăn – cho dù đó là một tài liệu cho một khách hàng quan trọng hay một email cho ai đó mà công ty của bạn đang cộng tác. Dù khó khăn như việc tạo ra nội dung phù hợp, bạn cũng không thể mắc bất kỳ sai lầm nào. Một lỗi chính tả hoặc ngữ pháp của bạn có thể làm hỏng toàn bộ danh tiếng doanh nghiệp của bạn. Đó là lý do tại sao Google bổ sung các khả năng nâng cao của AI vào Docs để giúp mọi người tạo nội dung chất lượng cao không bị lỗi nhanh hơn và dễ dàng hơn, từ đó tăng tốc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bạn.

Nói về việc làm cho bài viết của bạn thông minh hơn, bạn cũng có thể dựa vào Google để giúp bạn giảm bớt các vấn đề về chính tả và ngữ pháp. Công nghệ mạng lưới của Google được nhúng vào Docs để giúp bạn tránh các lỗi trong giao tiếp nội bộ và bên ngoài của mình. Bạn sẽ có thể truy cập mọi thứ từ tính năng tự động sửa lỗi chính tả trong Docs đến các đề xuất được tùy chỉnh cho doanh nghiệp cụ thể của bạn.

Sử dụng tính năng Nhập liệu bằng giọng nói để hoàn thành công việc nhanh chóng

Bạn đang vội và cần đảm bảo rằng bạn luôn cập nhật thông tin mới nhất về doanh nghiệp của mình? Google Work Space (G Suite) của Google có thể giúp bạn điều đó. Môi trường Google Docs giúp bạn dễ dàng theo dõi tất cả các đóng góp được thực hiện cho tài liệu mà không phải lo lắng về việc xem xét mọi thay đổi. Ngày nay, có một tính năng Chỉnh sửa trực tiếp với Google, đặc biệt hữu ích cho những người cũng sử dụng Trình đọc màn hình.

Nhập liệu bằng giọng nói là một công cụ năng suất tuyệt vời khác dành cho những người không có thời gian ngồi xuống và sử dụng bàn phím. Tính năng này được Google giới thiệu là một chức năng hữu ích cho những người bị khuyết tật vận động và thị lực kém, những người không thể sử dụng chuột và bàn phím. Tuy nhiên, bất kỳ ai cũng có thể tận dụng chức năng nhập liệu bằng giọng nói để tăng tốc hoạt động kinh doanh của mình.

Trực quan hóa dữ liệu theo nhiều cách độc đáo khác nhau

Google đảm bảo rằng việc chia sẻ dữ liệu với các thành viên trong nhóm của bạn và hỗ trợ cộng tác liền mạch cũng nhanh chóng và đơn giản nhất có thể. Ví dụ: bạn có thể chọn chính xác cách bạn muốn trình bày dữ liệu và thông tin của mình cho đồng nghiệp trên Google Docs, Sheets và các ứng dụng khác.

Có hơn 30 tùy chọn loại khác nhau để chọn chỉ trên Google Sheets. Nếu bạn muốn thu hút sự chú ý đến một chỉ số quan trọng trong một trang tính, thì bạn có thể sử dụng biểu đồ Thẻ điểm từ Google Google Work Space (G Suite) để làm điều đó. Điều này rất tốt để làm nổi bật những thứ như tổng số doanh số bán hàng cho sản phẩm hàng đầu của tổ chức bạn hoặc tỷ lệ phần trăm đã tăng hoặc giảm như thế nào theo thời gian.

Bạn cũng có thể sử dụng biểu đồ thác nước để minh họa cách các giá trị đã thêm hoặc bớt từ giá trị bắt đầu theo thời gian. Ví dụ: bạn có thể minh họa doanh số bán sản phẩm của mình đã tăng như thế nào kể từ quý trước. Các công ty thậm chí có thể biểu diễn các tập hợp dữ liệu khác nhau bằng cách sử dụng các đường và thanh với biểu đồ kết hợp.