10 mẹo G Suite giúp tương tác trên Gmail hiệu quả hơn

Mỗi chúng ta đều sẽ có những khoảng cách nhỏ trong giao tiếp công sở hàng ngày. Để giảm thiểu tình trạng đó GCS Vietnam chia sẻ tới bạn 10 mẹo G Suite giúp tương tác trên Gmail hiệu quả. Khám phá ngay bên dưới ngay.

Sử dụng Gmail vào công việc là một tiện ích hay để tiết kiệm thời gian, chi phí và chứa được nhiều thông tin trong một bức thư được gửi tới người nhận một cách nhanh chóng. Nhưng đôi lúc quá nhiều việc và nhóm khác nhau trong công cụ email làm bạn khó kiểm soát thì những mẹo dưới đây vô cùng hữu ích, và một số tiện ích trong bộ công cụ G Suite được tích hợp ngay trong Gmail giúp bạn cải thiện giao tiếp và tương tác mọi người trên Gmail.

Sử dụng các chủ đề thông minh hơn trong email của bạn

Gmail nhóm các email có cùng chủ đề với nhau trong chuỗi hội thoại. Đặt chủ đề của bạn thành tiêu đề cụ thể cho thông điệp của mình để các thông điệp phù hợp được liên kết với nhau và dễ dàng tìm kiếm hơn. Và bạn cần cân nhắc đưa các từ hành động vào chủ đề của bạn để làm rõ ràng việc bạn muốn mọi người làm gì ở đó. Nếu chủ đề thay đổi sau đó, bạn chỉ cần thay đổi chủ đề cho phù hợp. Bằng cách đó, bạn sẽ không có bất kỳ thư không liên quan nào được liên kết với nhau trong hộp thư đến của mình.

Báo lại email để trả lời sau

Bạn đang quá bận rộn không có thời gian để trả lời những email quan trọng? Bạn cũng có thể hoãn email và tạm thời xóa chúng khỏi hộp thư đến của mình cho đến khi bạn cần. Và Email của bạn sẽ trở lại đầu hộp thư đến khi bạn muốn thật đơn giản.

Quản lý nhiều chữ ký

Bạn cần sử dụng các chữ ký khác nhau cho email trong công ty của bạn hoặc bên ngoài? Với Gmail, bạn có thể sử dụng các câu trả lời đã được soạn trước để tạo các chữ ký khác nhau nhằm dễ dàng quản lý nhiều chữ ký cho từng hoàn cảnh và đối tượng khác nhau. Và lần tới khi bạn soạn email, chỉ cần chọn câu trả lời soạn trước có chữ ký bạn muốn sử dụng.

Ẩn các cuộc trò chuyện email không liên quan

Một cuộc trò chuyện mà bạn không còn quan tâm có tiếp tục xuất hiện trong hộp thư đến của bạn không? Nếu có bạn nên làm gì? Ẩn các cuộc trò chuyện trong Gmail để chúng bỏ qua hộp thư đến của bạn và được lưu trữ tự động. Nếu một thư mới trong cuộc trò chuyện được gửi đến bạn mà không phải cho ai khác hoặc nếu bạn được thêm vào trường To (Tới) hoặc Cc trong một thư mới, thì cuộc trò chuyện sẽ xuất hiện lại trong hộp thư đến của bạn. Giờ đây, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào email quan trọng và không còn phải khó chịu với những thư rác thư không liên quan.

Thảo luận qua video hoặc trò chuyện thay vì email

Nếu một chuỗi email dài hoặc khó hiểu, việc nói chuyện trực tiếp sẽ dễ dàng hơn khi phải đọc những inbox dài mà mất quá nhiều thời gian để trao đổi và hiểu. Giờ đây bạn cần thảo luận trực tiếp với bất kỳ ai ở bất kỳ đâu trên thế giới bằng cách sử dụng Google Meet để bắt đầu cuộc họp video. Hoặc, nếu bạn chỉ cần câu trả lời có hoặc không nhanh, hãy gửi tin nhắn trò chuyện bằng Google Chat (Google Trò chuyện) hoặc Chat (Trò chuyện) trong Gmail.

Chia sẻ và cộng tác bằng Chat (Trò chuyện) giúp bạn dễ dàng giao tiếp và tương tác mọi người trên Gmail

Đừng bao giờ bỏ lỡ một phút động não trong cuộc họp tiếp theo của bạn. Cộng tác với nhóm của bạn bằng Google Chat (Google Trò chuyện). Với Chat (Trò chuyện), các cuộc trò chuyện được sắp xếp thành các chuỗi hội thoại khác nhau trong các phòng, vì vậy bạn và nhóm của bạn có thể thảo luận nhiều chủ đề cùng một lúc. Trò chuyện với đồng nghiệp của bạn, chia sẻ các File và các tài nguyên trực tuyến khác và làm việc cùng nhau trong các dự án nhóm. Đây được cho là mẹo g suite giúp tương tác trên gmail hữu ích nhất bạn không thể bỏ qua.

Lên lịch gặp gỡ với người nhận email ngay từ hộp thư đến của bạn

Nếu bạn có quá nhiều cuộc trò chuyện qua email phải tham gia, một cuộc họp có thể là cách hiệu quả hơn để hoàn thành cuộc thảo luận. Với Gmail, bạn có thể lên lịch cuộc họp ngay từ hộp thư đến của mình. Sự kiện tự động chứa chủ đề email làm tiêu đề, thông báo từ email dưới dạng mô tả và những người trong chuỗi email với tư cách là người tham dự.

Dễ dàng hoàn tác tin nhắn đã gửi

Khi bạn soạn email nhưng quên thêm người nhận? Hay muốn thay đổi ý định của bạn về việc gửi tin nhắn? Lấy lại thư bạn vừa gửi trong vòng 30 giây sau đó bằng cách bật tính năng Gmail Undo Send (Hoàn tác gửi của Gmail).
Bạn muốn giải thích thêm về điều gì đó mà bạn không thể gặp trong email? Thêm File đính kèm vào tin nhắn của bạn. Với Gmail, bạn có thể đính kèm File có kích thước tối đa 25 MB. Để thêm File có dung lượng lên đến 30GB, chẳng hạn như video và File thiết kế, hãy chèn File Drive thay vì File đính kèm.

Tiết kiệm thời gian – nhắn tin cho các nhóm lớn bằng một địa chỉ email

Nếu bạn thường xuyên gửi email cho cùng một người về một dự án hoặc chủ đề, hãy tiết kiệm thời gian cho mình bằng cách sử dụng Groups để tạo một nhóm. Sử dụng địa chỉ email của nhóm để gửi thông tin hoặc chia sẻ File với mọi người cùng một lúc. Giờ đây, việc cập nhật tất cả những người phù hợp sẽ nhanh hơn và dễ dàng hơn.

Tổng kết

Thật tuyệt vời khi giờ đây bạn cũng có thể giao tiếp và tương tác mọi người trên Gmail được trở nên dễ dàng, nhanh chóng, khoa học trong mọi thao tác để công việc trở nên nhẹ nhàng. Hãy cùng đồng hành với GCSVN, từ đó chúng tôi sẽ mang đến cho bạn và doanh nghiệp của bạn hàng ngàn kiến thức cần được khai thác hết hiệu quả trong bộ công cụ G Suite cũ (Google Workspace). Nếu có bất kỳ điều gì thắc mắc về nội dung 10 mẹo G Suite giúp tương tác trên Gmail hiệu quả thì hãy để lại Comment bên dưới để chúng tôi cải thiện.