10 mẹo G Suite giúp bạn làm việc hiệu quả với các đội nhóm từ xa

Bạn muốn làm việc hiệu quả hơn cùng với cộng tác viên, các thành viên nhóm, và làm việc với nhiều người khác nữa. GCSVN muốn chia sẻ tới các bạn một số mẹo hay để làm việc với các đội nhóm từ nhiều nơi khác nhau bằng nhiều hình thức khác nhau. Hãy khám phá 10 mẹo G Suite cũ ( Google Workspace) giúp bạn làm việc hiệu quả với đội nhóm của mình từ xa ngay.

Tổ chức các cuộc họp video và sự kiện từ xa với các thành viên trong nhóm

Nếu bạn làm việc trong một nhóm trải rộng trên toàn cầu, Google Meet cho phép bạn luôn kết nối từ mọi nơi trên thế giới, bất cứ lúc nào — tất cả từ máy tính hoặc thiết bị di động. Tham gia cuộc họp video từ Meet hoặc Gmail để lên ý tưởng, làm việc trong các dự án nhóm, tổ chức các sự kiện ảo,… Giờ đây, mọi người đều có thể giữ liên lạc mà không cần phải di chuyển mà vẫn nhận được lợi ích của việc tiếp xúc trực tiếp. Giờ đây bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và làm việc hiệu quả hơn cùng mọi người với mẹo g suite đầu tiên. 

Thuyết trình cho khán giả từ xa

Mẹo G suite thứ 3 là khi bạn không thể gặp trực tiếp, hãy sử dụng Google Meet để trình bày Slides (Trang trình bày), Docs (Trang tài liệu) và các tệp khác trong cuộc họp video. Bạn thậm chí có thể ghi lại cuộc họp video để những người ở các múi giờ khác có thể xem chúng sau và bật phụ đề để mọi người xem mà không cần âm thanh.

Chỉnh sửa tài liệu nhóm trong thời gian thực

Chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bản trình bày hoặc các tệp khác với nhóm từ xa của bạn? Không cần phải gửi qua lại các tệp qua email và xử lý nhiều tệp đính kèm. Sử dụng Google Docs (Trang tài liệu), Sheets (Trang tính) và Slides (Trang trình bày) để chỉnh sửa đồng thời trong thời gian thực, trò chuyện trong tác phẩm, và được nhắm mục tiêu phản hồi bằng các comment. Các thay đổi sẽ tự động lưu, vì vậy các thành viên trong nhóm luôn truy cập vào các phiên bản cập nhật nhất.

Lưu trữ, chia sẻ và truy cập tài nguyên của nhóm từ mọi nơi trên thế giới

Bạn muốn một cách dễ dàng để lưu trữ và chia sẻ tài nguyên của nhóm một cách an toàn? Lưu tất cả các tệp của nhóm vào một thư mục trong Google Drive hoặc bộ nhớ dùng chung và chia sẻ chúng ngay lập tức. Khi ai đó thực hiện thay đổi, Drive sẽ hiển thị cho bạn những tệp nào đã thay đổi. Các thành viên trong nhóm có thể truy cập an toàn vào các tệp mới nhất trên mọi thiết bị vào bất kỳ lúc nào.

Truyền thông tin mới nhất đến các đội nhóm lớn

Trang web là một cách dễ dàng để chia sẻ thông tin với nhiều đối tượng. Bạn có thể chọn đối tượng của mình và kiểm soát thời điểm các bản cập nhật được phát hành. Để cung cấp một tập hợp nội dung cho tổ chức của bạn hoặc công chúng, hãy xây dựng trang web Google Sites và nhúng Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và các tệp khác từ Drive. Tài liệu, bảng tính và bản trình bày cũng là những công cụ quan trọng giúp nhóm của bạn luôn cập nhật thông tin đang thay đổi theo từng phút. Nhiều tùy chọn chia sẻ có sẵn, tùy thuộc vào quy mô khán giả của bạn.

Đơn giản hóa giao tiếp với danh sách gửi thư nhóm

Cần chia sẻ cùng một thông tin với các thành viên trong nhóm trên toàn cầu? Giúp liên lạc dễ dàng hơn bằng cách tạo danh sách email Google Groups cho nhóm của bạn. Sau đó, thay vì gửi email cho từng người, hãy sử dụng địa chỉ email của nhóm để gửi cập nhật trạng thái và chia sẻ tài nguyên — chẳng hạn như lịch của nhóm và tài liệu Drive — với mọi người cùng một lúc.

Điều phối các kế hoạch và lịch trình dự án

Có thể khó theo dõi các dự án và lịch trình của nhóm, đặc biệt là khi thời hạn thay đổi và bổ sung nhiệm vụ vào phút cuối. Hãy chuẩn bị tốt hơn bằng cách sắp xếp công việc của nhóm và theo dõi việc hoàn thành trong kế hoạch dự án Google Trang tính động. Các thành viên trong nhóm trên toàn cầu có thể cập nhật trực tiếp tiến trình của họ trong thời gian thực mà không cần phải sàng lọc thông tin cập nhật qua email của mọi người. Với việc mọi người đều truy cập và cập nhật cùng một kế hoạch dự án, việc phân phối nhiệm vụ và quản lý lịch thay đổi sẽ dễ dàng hơn. Ngoài ra, bạn có thể xem phản hồi xuất hiện trong thời gian thực.

Luôn có tổ chức với lịch của nhóm

Khi một nhóm trải rộng trên toàn cầu và hoạt động ở các múi giờ khác nhau, thật khó để tổ chức các ngày họp phù hợp với mọi người. Với Lịch Google, bạn có thể xếp lớp lịch của các thành viên trong nhóm của mình để xem khi nào mọi người đều có mặt. Bạn thậm chí có thể tạo nhiều lịch nhóm để theo dõi các cuộc họp, đào tạo, kỳ nghỉ,… Giờ bạn đã biết khi nào mọi người rảnh rỗi, thật dễ dàng để lên lịch các cuộc họp nhóm hoặc sự kiện.

Trao quyền cho các thành viên trong nhóm với các phòng dự án hoặc nhóm

Khuyến khích các thành viên trong nhóm ở các vị trí khác nhau giữ kết nối bằng cách tạo một phòng trong Google Trò chuyện hoặc Trò chuyện trong Gmail. Giờ đây, mọi người có thể dễ dàng kết nối với nhau, chia sẻ ý tưởng dự án, trao đổi suy nghĩ về các phương pháp hay nhất và tạo ra ý thức cộng đồng mạnh mẽ hơn.

Mẹo G suite: Thu thập thông tin từ các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng

Bạn muốn thu thập thông tin từ các nhóm lớn người, chẳng hạn như nhóm nội bộ hoặc khách hàng bên ngoài? Với Google Biểu mẫu, bạn có thể tạo và phân tích các cuộc khảo sát ngay trên thiết bị di động hoặc trình duyệt web của mình. Tạo một cuộc khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng, thu thập phản hồi về tài liệu từ các nhóm mở rộng, gửi một cuộc thăm dò ý kiến nhanh chóng,… Sau đó, bạn có thể nhận được thông báo khi mọi người phản hồi, xem kết quả khảo sát và tóm tắt dữ liệu bằng biểu đồ và đồ thị trong Biểu mẫu hoặc Trang tính ở mẹo g suite cũ (Google Workspace) cuối cùng.

Kết luận

Trên đây là nội dung chia sẻ của GCS Vietnam xoay quanh về 10 Mẹo G Suite giúp bạn làm việc hiệu quả với các đội nhóm từ xa. Hy vọng nếu có thắc mắc hãy viết lại Comment hoặc liên hệ trực tiếp chúng tôi qua Livechat bên dưới để được hỗ trợ sớm nhất.