Mail Server là gì? Lợi ích của Mail Server cho doanh nghiệp 2024

Trong thời đại công nghệ hiện nay, Mail Server rất quan trọng trong việc liên lạc, chia sẻ thông tin giữa mọi người trong một tổ chức. Đây cũng là công cụ để quản lý và liên lạc nội bộ cũng như tiến hành kinh doanh hiệu quả hiện nay. Trong bài viết này, GCS Vietnam sẽ cung cấp thông tin chi tiết Mail Server là gì cũng như lợi ích của Mail Server cho doanh nghiệp như thế nào. Khám phá và tìm hiểu ngay.

Tổng quan về Mail Server

Mail Server là gì?

Mail Server (còn gọi là Email Server) là một hệ thống được cấu hình riêng biệt theo tên miền của một tổ chức doanh nghiệp nào đó được dùng để gửi và nhận email. Khi bạn gửi email, nó sẽ đi qua một loạt máy chủ để đến đích cuối cùng. Mặc dù quá trình này diễn ra nhanh và mang lại hiệu quả vượt trội, nhưng việc gửi và nhận email có độ phức tạp đáng kể trong cách thức hoạt động mà chúng ta sẽ nói ở phần sau.

Giao tiếp qua email bao gồm các giao thức và quy trình phức tạp. Thông thường, máy chủ email là một máy tính hoặc máy có hệ thống hoàn chỉnh với các ứng dụng hoặc dịch vụ khác nhau. Dựa trên loại hành động mà chúng thực hiện, máy chủ email có thể được phân loại thành máy chủ email đến và đi.

Máy chủ thư hoạt động với các chương trình khác để tạo hệ thống nhắn tin. Hệ thống nhắn tin bao gồm tất cả các ứng dụng cần thiết để giữ cho email hoạt động trơn tru. Khi một email được gửi đi, một ứng dụng chẳng hạn như Gmail, sẽ chuyển tiếp thư đến máy chủ thư. Sau đó, máy chủ thư sẽ chuyển tiếp thư đến một máy chủ thư khác hoặc đến một khu vực lưu giữ trên cùng một máy chủ để được chuyển tiếp sau.

Các loại Mail Server

Có hai loại Mail Server phổ biến hiện nay mà người dùng cần biết để phân biệt. Thứ nhất là Mail Server của Google và Microsoft, hai là Mail Server độc lập.

Mail Server của Google và Microsoft

Hai thương hiệu được cho là tượng trưng cho dịch vụ mail server là Microsoft và Google. Với các biện pháp bảo mật tinh vi và nghiêm ngặt, Microsoft và Google, hai trong số những công ty lớn nhất trong ngành, đã xây dựng hàng loạt Email Server của riêng họ. Cả hai dịch vụ đều cung cấp những tính năng cơ bản của một email server như gửi và nhận thư, tích hợp các ứng dụng khác để cung cấp nhiều tính năng nâng cao. Cũng chính vì lý do đó mà chi phí của cả 2 Mail Server này khá cao.

Mail Server độc lập

Mail server độc lập là một hệ thống máy chủ email được tạo đặc biệt cho các doanh nghiệp hoặc ISP xử lý khối lượng thư lớn và cần kiểm soát bổ sung cũng như tính linh hoạt đối với các dịch vụ thư. Bạn có thể cài đặt một máy chủ thư độc lập làm dịch vụ hoặc tự xây dựng một máy chủ thư.

Dưới đây là một số lợi ích của máy chủ thư độc lập:

• Kiểm soát cao: Việc thiết lập và cài đặt máy chủ thư có thể được các tổ chức thay đổi để phù hợp với yêu cầu riêng của họ.
• Tính linh hoạt: Ngay cả khi khối lượng thư tăng lên, một máy chủ thư độc lập vẫn có thể đáp ứng nhu cầu của tổ chức.
• Bảo mật: Để bảo vệ dữ liệu email, các tổ chức có thể triển khai các biện pháp bảo mật tiên tiến.

Nhược điểm của việc có một máy chủ thư riêng:

• Chi phí: So với các dịch vụ máy chủ thư trên nền tảng đám mây, chi phí thiết lập và vận hành một máy chủ thư độc lập sẽ lớn hơn.
• Công nghệ: Các tổ chức cần có đội ngũ kỹ thuật chuyên môn để thiết lập và duy trì một máy chủ thư độc lập.

Máy chủ thư độc lập là lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp cần sử dụng email nhiều, cần kiểm soát và bảo mật chặt chẽ, đồng thời sẵn sàng trả tiền cho việc triển khai và bảo trì.

Tính năng của Mail Server

Chức năng cơ bản của Mail Server là thu thập và gửi email đến đúng người nhận. Nó có thể được so sánh với một máy tính đóng vai trò như một bưu điện thư điện tử và cho phép bạn quản lý việc chuyển email qua mạng bằng nhiều giao thức khác nhau. Ngoài ra, còn có các tính năng khác của Mail Server mà có thể người dùng chưa biết như trong bảng dưới đây.

Lợi ích của Mail Server cho doanh nghiệp

Hiểu được Mail Server là gì rồi thì đã đến lúc tìm hiểu thêm các ưu điểm tuyệt vời giúp doanh nghiệp phát triển. Chức năng của máy chủ thư rất quan trọng phục vụ như một nền tảng để chia sẻ thông tin giữa các công ty và khách hàng như một phương tiện đảm bảo an ninh dữ liệu. Vậy thì cụ thể hãy xem ngay những lợi ích của Email Server như sau:

Giao tiếp qua Email hiệu quả

Bằng cách kiểm soát hiệu quả luồng thư, máy chủ thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên lạc qua email. Nó đảm bảo việc gửi email đáng tin cậy, giảm khả năng liên lạc sai địa chỉ hoặc không thể gửi được. Các doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập và quản lý thư từ email bằng cách có một hệ thống tập trung để gửi, nhận và lưu trữ email bằng máy chủ thư.

Bảo mật và quyền riêng tư nâng cao

Các doanh nghiệp có thể cải thiện tính bảo mật và quyền riêng tư cho thư từ email của họ bằng cách sử dụng máy chủ thư. Để ngăn chặn truy cập không mong muốn và đảm bảo quyền riêng tư của dữ liệu quan trọng, máy chủ thư thường bao gồm các tính năng bảo mật phức tạp như lọc thư rác và mã hóa. Các doanh nghiệp cũng có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với dữ liệu của mình và ít phụ thuộc hơn vào các nhà cung cấp email bên ngoài khi họ lưu trữ email trên máy chủ thư riêng.

Cá nhân hóa và xây dựng thương hiệu

Một trong những lợi ích khác của Mail Server là doanh nghiệp có thể xây dựng thương hiệu riêng và tạo tính chuyên nghiệp. Máy chủ thư có thể dễ dàng thay đổi cấu hình và cài đặt email để đáp ứng các yêu cầu riêng của một công ty. Điều này bao gồm việc tạo bí danh email, đặt ra các quy tắc định tuyến email riêng và thiết lập địa chỉ email được cá nhân hóa bằng tên miền công ty (ví dụ: [name]@yourcompany.com). Các doanh nghiệp có thể phát triển sự hiện diện email chuyên nghiệp và củng cố thương hiệu trong tất cả các cuộc hội thoại qua email với sự trợ giúp của các lựa chọn tùy chỉnh này.

Khả năng mở rộng và kiểm soát

Các doanh nghiệp có thể mở rộng cơ sở hạ tầng email của mình dễ dàng hơn và có nhiều quyền kiểm soát hơn khi họ sử dụng máy chủ thư. Các doanh nghiệp có thể tùy chỉnh bộ nhớ và hiệu suất của máy chủ để phù hợp với nhu cầu của họ, đảm bảo việc gửi email đáng tin cậy ngay cả khi hoạt động kinh doanh của họ mở rộng.

Có các nguyên tắc và yêu cầu chặt chẽ

Việc sử dụng email để xử lý dữ liệu nhạy cảm phải tuân theo các nghĩa vụ tuân thủ và quy định cụ thể trong một số lĩnh vực, chẳng hạn như ngân hàng và chăm sóc sức khỏe. Bằng cách sử dụng máy chủ thư, các công ty có thể tuân thủ các yêu cầu cụ thể của ngành như GDPR (Quy định chung về bảo mật thông tin) và HIPAA (Quy tắc bảo mật thông tin sức khỏe), đồng thời áp dụng các biện pháp bảo mật thích hợp. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn này giúp doanh nghiệp tránh được những khó khăn pháp lý và giữ được niềm tin của khách hàng và đối tác.

Cách thức hoạt động của Mail Server

Các giao thức cần thiết trong Mail Server

Nắm được Mail Server là gì thì một hệ thống máy tính cần cài đặt phần mềm Mail Server những gì để hoạt động như một máy chủ thư. Sau đó, quản trị viên hệ thống có thể sử dụng phần mềm này để tạo và quản lý tài khoản email cho bất kỳ miền nào được lưu trữ trên máy chủ.

Ngoài ra, còn có các giao thức cần thiết để Mail Server hoạt động. Giao thức là các quy tắc phần mềm mạng cho phép máy tính kết nối với mạng ở mọi nơi để bạn có thể mua sắm trực tuyến, gửi email và lướt internet một cách thoải mái. Các giao thức này là một thành phần quan trọng trong hoạt động mạng của bạn.

• SMTP

Email được gửi và xử lý bởi giao thức SMTP đối với các yêu cầu gửi thư đi. Máy chủ thư đi có tên là SMTP, viết tắt của Simple Mail Transfer Protocol. SMTP tương tự như gửi và nhận email qua mạng. Email của bạn sẽ không hoạt động nếu không có nó.

• POP3 và IMAP

POP3 và IMAP là hai loại máy chủ thư đến chính. Máy chủ Giao thức Bưu điện phiên bản 3, hay POP3, được biết đến nhiều nhất với chức năng truy xuất nội dung trong hộp thư đến trên máy tính của bạn từ ổ cứng. Máy chủ Giao thức truy cập thư Internet hoặc IMAP được sử dụng để đồng bộ hóa toàn bộ hộp thư theo cách này hay cách khác.

IMAP cũng có thể hoạt động như một chương trình truy xuất giao thức thay thế của máy chủ thư. Và mặc dù có các phiên bản POP mới hơn, cung cấp nhiều tính năng hơn, giao thức ưa thích vẫn là POP3 vì nó đơn giản, có tỷ lệ thành công cao và hoàn thành công việc với ít lỗi nhất. Nó thậm chí còn cho phép bạn tải xuống email của mình và đọc chúng khi ngoại tuyến.

Nếu không có một trong những giao thức này hoạt động chính xác, email sẽ không đến được thiết bị bạn mong muốn.

Quá trình gửi Email trong Mail Server

Các bước sau đây trình bày quy trình chung để gửi email với Mail Server:

• Bước 1: Người dùng soạn email bằng ứng dụng email khách của bên thứ ba, chẳng hạn như Gmail và nhấn Gửi.
• Bước 2: Ứng dụng email khách kết nối với máy chủ SMTP.
• Bước 3: Máy chủ SMTP xác định và xử lý địa chỉ email của người nhận, nội dung thư và các tệp đính kèm bổ sung.
• Bước 4: Nếu tên miền giống với tên miền của người gửi thì tin nhắn sẽ được định tuyến trực tiếp qua POP3 hoặc IMAP. Nếu tên miền khác, máy chủ SMTP sẽ liên lạc với hệ thống tên miền (DNS) để tìm máy chủ của người nhận. DNS dịch tên miền email của người nhận thành địa chỉ Giao thức Internet (IP).
• Bước 5: Địa chỉ IP của người nhận kết nối với máy chủ SMTP. Khi IP được xác định, tin nhắn đã gửi sẽ được định tuyến giữa các máy chủ SMTP không liên quan cho đến khi nó đến đích.
• Bước 6: Máy chủ SMTP của người nhận xử lý email. Nó kiểm tra tin nhắn và chuyển nó đến máy chủ IMAP hoặc POP3. Sau đó, email sẽ được đặt trong hàng đợi thư cho đến khi người nhận lấy được nó.

Lý do nên sử dụng Mail Server Google cho doanh nghiệp

Dung lượng lưu trữ lớn

Đầu tiên là bạn có thể nhận được rất nhiều dung lượng lưu trữ, nhiều hơn mức bạn có thể nhận được nếu bạn đang sử dụng chương trình khách cho email của mình. Hiện tại, Mail Server Google dành cho doanh nghiệp cung cấp 30GB đến không giới hạn tùy theo gói dịch vụ dung lượng lưu trữ. Điều đó có nghĩa là bạn có thể lưu trữ một số lượng lớn email hoặc thư chứa tệp lớn thay vì bị giới hạn bởi dung lượng lưu trữ trên máy chủ công ty hoặc ổ cứng.

Đồng bộ hóa với Outlook hoặc Mail Client

Tài khoản email doanh nghiệp của bạn có thể được đồng bộ hóa với MS Outlook và BlackBerry, Android và iPhone, những nền tảng quen thuộc được nhiều chuyên gia kinh doanh sử dụng rộng rãi. Có thể nhanh chóng thiết lập quyền truy cập vào chương trình email của bạn là một lợi ích to lớn khi nhiều người dùng ngày nay đều sử dụng các thiết bị di động để truy cập.

Dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp

Ngoài ra còn có một số tính năng khác nhau cho phép bạn sắp xếp email của mình. Đây cũng là một trong những lý do mà doanh nghiệp nên sử dụng Mail Server Google. Một tính năng thú vị cho phép bạn thêm tài khoản Hotmail và Yahoo vào tài khoản Gmail của mình để bạn có thể quản lý tất cả email của mình từ một tài khoản.

Bảo mật dữ liệu tuyệt đối

Gmail dành cho doanh nghiệp được sao lưu trên nền tảng Google, điều này mang lại sự đảm bảo về dịch vụ và thời gian hoạt động. Bạn truy cập dữ liệu của mình qua kết nối được mã hóa SSL bảo mật để không ai có thể truy cập thông tin của bạn.

Một số thuật ngữ liên quan tới Mail Server

Để hiểu thêm về Mail Server, chúng ta cùng tìm hiểu một số thuật ngữ liên quan trong bảng dưới đây nhé.

Những lưu ý khi lựa chọn Mail Server

Tổ chức cần xem xét các yếu tố sau trước khi chọn Máy chủ Email:

• Sự an toàn: Các dịch vụ email nên bảo vệ dữ liệu bằng các công nghệ tiên tiến. Các chức năng bổ sung mà nhà cung cấp dịch vụ email có thể cung cấp là các biện pháp chống mất dữ liệu, mã hóa, lọc thư rác và phần mềm chống phần mềm độc hại.
• Giá cả: Máy chủ email tạo chỗ có chi phí trả trước cao hơn nhưng cũng cung cấp khả năng kiểm soát chi tiết hơn đối với hệ thống và bảo mật. Các dịch vụ email dựa trên đám mây thường có chi phí trả trước ít hơn và yêu cầu bảo trì ít hơn.
• Dung lượng lung trữ được cung cấp: Xác minh xem nhà cung cấp có cung cấp đủ dung lượng để lưu trữ email hay không. Ngoài ra, một số dịch vụ có thể có khả năng tự động lưu trữ các tin nhắn cũ hơn.
• Khả năng tích hợp: Các dịch vụ email cũng có thể cung cấp các tùy chọn để đồng bộ hóa với các ứng dụng di động và trực tuyến, bao gồm các ứng dụng lịch, liên hệ và email.

Đại lý cung cấp dịch vụ Mail Server Google chất lượng

Bạn có thể gửi và nhận email một cách dễ dàng bằng cách sử dụng quy trình thông thường nhất hiện có trong hệ thống khi bạn thuê địa chỉ Mail Server Google hàng đầu.

Trong đó, bạn có thể tham khảo GCS Technology Company Vietnam – một trong những đối tác uy tín hàng đầu của Google Cloud tại Việt Nam chuyên cung cấp các sản phẩm, dịch vụ Google Workspace, trong đó có Mail Server dành cho doanh nghiệp. Tại đây, khách hàng sẽ được hưởng những mức ưu đãi hấp dẫn kèm theo hỗ trợ 24/7 từ các chuyên gia uy tín khi có các vấn đề phát sinh. Vì vậy, quý doanh nghiệp có thể yên tâm khi lựa chọn GCS Vietnam để đăng ký dịch vụ Mail Server cho công ty mình.

LIÊN HỆ GCS VIETNAM NGAY

Lời kết

Qua bài viết này, người dùng đã hiểu được khái niệm Mail Server là gì cũng như những lợi ích to lớn mà Mail Server Google đem lại doanh nghiệp. Nếu có bất kì thắc mắc và cần sự trợ giúp, tư vấn từ đội ngũ của GCS Vietnam, các bạn hãy liên hệ trực tiếp bằng cách nhắn tin qua Livechat dưới bài viết nhé!