Google Takeout là gì? Lý do cần sử dụng Google Takeout

Google Takeout là công cụ hữu hiệu giúp backup dữ liệu về ổ cứng máy tính. Cùng GCS tìm hiểu lý do và cách sử dụng Google Takeout trong bài viết dưới đây.

Tìm hiểu Google Takeout là gì?

Google Takeout là một nền tảng được phát triển nhằm truy xuất dữ liệu, cho phép người dùng thao tác nhập, xuất dữ liệu từ các sản phẩm trong hệ sinh thái Google. Nói cách khác, Google Takeout giúp tập hợp toàn bộ dữ liệu Google của bạn vào một file để bạn có thể tải về ở định dạng ZIP nén ngay sau đó. 

lý do sử dụng google takeout

Lý do cần sử dụng Google Takeout là gì?

Google Takeout cung cấp cho người dùng giải pháp lưu trữ an toàn, giá rẻ cho những tài liệu kỹ thuật số. Theo đó, bạn có thể truy cập mọi lúc mọi nơi khi có đường truyền kết nối Internet ổn định. Trong trường hợp bạn muốn lấy file tài liệu, tập tin của bạn không còn hoạt động như bình thường, bạn có thể tải dữ liệu xuống từ Google Drive để xử lý sự cố. Có vô vàn lý do doanh nghiệp cần sử dụng Google Takeout như sau:

  • Truy xuất được bộ sưu tập ảnh với dung lượng lớn sang ổ cứng máy tính pc hoặc laptop để thực hiện chỉnh sửa.
  • Tải xuống các bài hát, file nhạc của bạn đã mua từ Google Play Music.
  • Lưu tài liệu vào ổ cứng vật lý như HDD, SSD hay ổ cứng di động,… giúp giải phóng dung lượng không gian lưu trữ trên Google Drive.
  • Tạo ra lưu trữ dự phòng (backup) cho các tập tin quan trọng trên nền tảng dịch vụ điện toán đám mây.
  • Sắp xếp các dữ liệu bên trong email Outlook, Danh bạ Apple hoặc Google Calendar.

Nằm trong hệ sinh thái của Google, takeout có thể chạy trên nhiều nền tảng hệ điều hành khác nhau như MacOS, Windows, Linux, iOS và cả Android.

Các kiểu dữ liệu Google Takeout xuất ra

Google Takeout có thể xuất ra tổng cộng 51 dữ liệu, bao gồm danh bạ, ảnh, ghi chú trên Google Keep, email Gmail và dấu trang. Google Takeout có thể xuất dữ liệu từ mọi tiện ích trong hệ sinh thái, giúp bạn có thể thực hiện backup dữ liệu và nhiều hơn thế nữa. Để có chi tiết danh sách các kiểu dữ liệu, hãy truy cập vào Trang tổng quan của Google bằng tài khoản Google của bạn.

Cách thức hoạt động của Google Takeout cho người mới bắt đầu

Bạn có thể truy cập takeout bằng cách bấm chọn Tải xuống dữ liệu của bạn trên Trang tổng quan của Google, bắt đầu với trang Google Takeout. Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng takeout, bạn có thể thực hiện trước với những tiện ích có thể quản lý được như một album ảnh trong Google Photos.

Bước 1: Truy cập đường link takeout.google.com và Bỏ chọn Tất cả. Theo cài đặt mặc định, Google Takeout sẽ tự động chọn tất cả kiểu dữ liệu và tệp để đưa vào kho lưu trữ.

bỏ chọn tất cả trong google takeout

Bước 2: Kéo xuống và bấm chọn dữ liệu bạn muốn backup (Google Photos).

tick chọn dữ liệu google take out

Bước 3: Bấm chọn Tất cả các album ảnh bao gồm để chọn từng album ảnh cần backup đưa vào kho lưu trữ Takeout. Theo cài đặt mặc định có sẵn sẽ chọn tất cả album ảnh. Click vào Bỏ chọn tất cả, sau đó chọn những album mà bạn muốn tải xuống. Bấm OK để hoàn tất.

kho lưu trữ google takeout

Bước 4: Kéo xuống dưới màn hình và bấm chọn Bước tiếp theo.

bước tiếp theo google takeout

Bước 5: Chọn phân loại tệp, tần suất và đích cho tệp được lưu trữ. Sau đó, bạn cũng cần lựa chọn kích thước tối đa cho các tệp cần lưu trữ. Việc chuyển dữ liệu sang các dịch vụ lưu trữ đám mây này sẽ được tính vào dung lượng bộ nhớ của bạn.

chọn đích đến cho dữ liệu google takeout

Bước 6: Trong phần Tần số, chọn tần suất tệp để tiến hành tải xuống. Bạn có thể chọn tùy chỉnh Xuất một lần hoặc Xuất 2 tháng 1 lần trong XNUMX năm.  

chọn tần suất google takeout

Bước 7: Trong Loại và kích thước tệp, bấm chọn loại tệp và giới hạn kích thước tối đa cho tệp cần backup. Theo mặc định, Takeout sẽ giới hạn tệp lưu trữ ở 2GB và được phép tạo nhiều tệp được đánh số thứ tự. Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh kích thước tệp lên tới 50GB.

Bước 8: Bấm chọn Tạo xuất, sau đó cần chờ Google thu thập và lưu trữ tệp theo thông số kỹ thuật của bạn. Tùy thuộc vào số lượng và kích thước tệp tài liệu tải xuống, quá trình tạo tệp lưu trữ sẽ kéo dài chỉ trong vài phút hoặc đến vài ngày. Trung bình, Google Takeout sẽ mất khoảng 3 phút cho mỗi tệp lưu trữ có dung lượng 175MB.

tạo xuất cho google takeout

Bước 9: Sau khi quá trình backup được hoàn tất, Google Takeout sẽ gửi email về kèm theo các liệu kết đến tệp đã được lưu trữ. Từ email đó, bạn có thể tải xuống bằng cách chọn Tải Archive. Dữ liệu của bạn sẽ được di chuyển từ Google về máy tính.

Mặc dù Google đã tạo ra nhiều dịch vụ lưu trữ khác nhau cho người dùng, tuy nhiên Google Takeout vẫn được đánh giá cao bởi độ tiện lợi và đa dạng của nó. Liên hệ ngay 024.9999.7777 để được tư vấn gói giải pháp Google Workspace tối ưu cho doanh nghiệp của bạn. GCS – Đối tác hàng đầu cấp cao của Google tại Việt Nam.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top