Làm chủ Google Sheets – Bước tiếp theo để quản trị doanh nghiệp của bạn lên Internet

Google Sheets sẽ giúp cho hoạt động quản trị doanh nghiệp của bạn trở nên dễ dàng hơn khi sử hữu bộ công cụ trong hệ sinh thái của Google Workspace (trước đây là G Suite). Như các bài viết trước GCS đã đồng hành cùng bạn các bước cơ bản khi sử dụng Google Workspace (trước đây là G Suite) đó là Gmail và Google Drive.

Để điều hành các hoạt động giao tiếp, liên lạc, lưu trữ dữ liệu và phối hợp công việc trên môi trường Internet cho Doanh nghiệp của bạn. Bước tiếp theo đó là bạn phải làm chủ Google Sheets, tuy bạn đã biết đến nhưng để thành thạo và thực sự hiểu sâu sức mạnh tuyệt vời của công cụ này bạn hãy đồng hành cùng GCS. 

Lý do tại sao bạn cần phải sử dụng Google Sheets?

Để làm chủ Google Sheets bước đầu tiên bạn phải hiểu khái niệm nó là gì, hoạt động như thế nào và nó có thể đem lại những lợi ích gì.

Google Sheets là một ứng dụng trang tính hoàn toàn miễn phí của Google, dựa trên trình duyệt web và hoạt động online trên môi trường Internet. Là sản phẩm nổi bật trong bộ sưu tập ứng dụng của Google Drive như Google Sheets (Trang tính), Google Docs (Trang tài liệu), Google Slides (Trang trình bày).

Dưới đây là một số lý do mà bạn không thể không dùng công cụ này: 

Dễ dàng cộng tác và chia sẻ thông tin với mọi người

Bạn đang lập kế hoạch cho một sự kiện hay chia sẻ số liệu mới nhất về doanh thu của công ty, thì Trang tính sẽ giúp bạn chia sẻ nó đến các nhóm làm việc với nhau một cách liền mạch. 

Dễ dàng thêm người, xem nội dung, sửa đổi, nhận thông báo về hoạt động chỉnh sửa khi bạn vắng mặt và trò chuyện với đồng nghiệp trên cùng một tài liệu. 

Ngoài ra, với chế độ truy cập ngoại tuyến, bạn có thể tạo, xem và chỉnh sửa tệp mọi nơi, mọi lúc. Mọi nội dung đều được lưu tự động khi bạn sửa đổi.

Nhận thông tin chi tiết nhanh nhờ Trí tuệ nhân tạo của Google

Tính năng tăng tốc nhập công thức giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt lỗi bằng cách hiển thị công thức liên quan khi bạn nhập.

Để di chuyển dễ dàng hơn nữa trong các dữ liệu của bạn, hãy nhấp vào nút Khám phá để xem các xu hướng và hình ảnh dữ liệu có thể tùy chỉnh. Hoặc, bạn chỉ cần nhập câu hỏi vào phần Khám phá và yêu cầu Trí tuệ nhân tạo của Google tìm câu trả lời mà bạn cần.

Làm việc song song giữa Sheets và Excel

Khi bạn muốn gửi file Sheets cho một ai đó mà họ không muốn tải xuống mà có thể xem được ngay luôn bằng việc nhấp vào link. Hãy sử dụng song song giữa Sheets và Excel giúp cho công việc của bạn trở nên dễ dàng.

Duy trì hoạt động kiểm soát bằng tính năng bảo mật cấp doanh nghiệp

Với Trang tính, nội dung của bạn được bảo vệ liên tục bằng một trong các cơ sở hạ tầng bảo mật tiên tiến nhất thế giới. Quản lý quyền thông qua quyền truy cập ở cấp độ cá nhân, cấp độ nhóm hoặc cấp độ miền. Đặt ngày hết hạn cho nội dung của bạn. Tắt các tùy chọn tải xuống, sao chép hoặc in đối với cộng tác viên cụ thể. Sử dụng các biện pháp kiểm soát ngăn chặn mất dữ liệu để giữ an toàn cho dữ liệu nhạy cảm.

Khả năng tương thích Google Sheets

Bạn có thể truy cập Google Sheets trên bất kể trình duyệt web nào như Chrome, Firefox, Internet Explorer 11, Microsoft Edge và Safari. Và bạn có thể sử dụng Google Sheets trên tất cả các thiết bị Android (chạy phiên bản 4.4 KitKat trở lên) và iOS (chạy phiên bản 9.0 trở lên), máy tính để bàn và máy tính xách tay (ví dụ: Windows, Mac, Linux).

Google Sheets hỗ trợ danh sách các định dạng bảng tính và loại tệp phổ biến: .xlsx, .xls, .xlsm, .xlt, .xltx, .xltxm, .od, .csv, .txt, .tsv, .tab.

Tính năng cơ bản Google Sheets

Google Sheets cung cấp cho bạn rất nhiều các tính năng vô cùng hữu ích mà bạn mong đợi khi làm việc với bảng tính, chẳng hạn như:

• Tùy chỉnh bảng tính và dữ liệu.
• Làm việc với các hàng, cột và ô.
• Thực hiện các hàm, macro và tập lệnh cho các phép tính phức tạp.
• Thêm biểu đồ / đồ thị, bảng trụ và hình ảnh.
• Nhập và / hoặc tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính.
• Nhúng bảng tính lên trang web.

Trong bài viết này, GCS sẽ hướng dẫn bạn những bước cơ bản khi sử dụng Google Sheets.

Tạo file cho Google Sheets để bắt đầu công việc của bạn

Khi bạn muốn công việc của mình trở nên dễ dàng hơn và cộng tác với bạn bè với hàng ngàn dữ liệu cần thống kê và phân tích. Dưới đây GCS sẽ hướng dẫn bạn 2 cách để tạo một trang mới trong Google Sheets để bắt đầu công việc của bạn. 

Cách 1: Tạo file cho Google Sheets trên Google Drive.

Bước 1: Truy cập vào Google Drive: https://www.google.com.vn/drive.

Bước 2: Nhấp vào Thư mục New (Mới)Google Sheets (Google Trang tính).

Bước 3: Giao diện Google Sheets được hiển thị và nhập nội dung.

Cách 2: Tạo file cho Google Sheets trên màn hình giao diện của trình duyệt.

Bước 1: Mở trình duyệt Chrome của bạn. 

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng hình vuông 3 chấm.

Bước 3: Chọn Google Sheets (Trang tính).

Tải lên File từ máy tính của bạn

Nếu bạn có các File Microsoft hiện có trên máy tính của bạn, bạn có thể nhập và chuyển đổi chúng thành Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày trên trình duyệt web.

1. Truy cập vào Google Drive.
2. Nhấp vào New (Mới) sau đó chọn File Upload (Tải lên File).
3. Chọn File bạn muốn nhập từ máy tính của mình để thêm vào Drive .
4. Trong cửa sổ Tải lên hoàn tất, nhấp vào Hiển thị vị trí tệp.