Làm chủ Google Docs – Bước tiếp theo để quản trị doanh nghiệp bạn trên Internet

Google Docs là ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn bản của Google. Giúp bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu văn bản ngay trong trình duyệt của bạn — không cần có phần mềm chuyên dụng. Nhiều người có thể làm việc cùng một lúc và mọi thay đổi được lưu tự động. Trong bài viết này GCS sẽ cùng bạn những bước cơ bản để làm chủ Google Docs để đưa hoạt động quản trị của doanh nghiệp bạn trên Internet.

Những tính năng cơ bản của Google Docs

Bên cạnh các tính năng soạn thảo cơ bản và khá giống với Word, Google Docs còn bổ sung và cải tiến rất nhiều tiện ích cho người dùng. Dưới đây là một số tính năng cơ bản của Google Docs: 

  • Cung cấp đầy đủ công cụ soạn thảo, người dùng có nhiều lựa chọn chỉnh sửa khác nhau cực kỳ tiện ích, đặc biệt là tính năng soạn thảo văn bản bằng giọng nói, hỗ trợ bạn nhập tài liệu nhanh hơn, tối ưu hóa năng suất và thời gian làm việc.
  • Làm việc công tác với nhiều thành viên trong nhóm hoặc những người bên ngoài công ty bạn trên cùng một tài liệu. Xem nội dung chỉnh sửa khi người khác gõ, giao tiếp thông qua tính năng trò chuyện tích hợp và đặt câu hỏi bằng cách bao gồm nhận xét.
  • Chỉnh sửa ngay lập tức với nhiều định dạng file khác nhau như Microsoft® Word và PDF. Tải xuống các file với các định dạng .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt hoặc .html.
  • Chế độ làm việc ngoại tuyến của Google Docs cho phép bạn soạn thảo, chỉnh sửa và lưu tài liệu ngay cả khi bạn đang không kết nối mạng Internet.

Tạo một file mới trong Google Docs

Có nhiều cách để bạn có thể tạo một file mới trong Google Docs một cách dễ dàng. 

Bước 1: Mở Google Docs. 

Cách 1: Truy cập https://docs.google.com/ bằng trình duyệt web trên máy tính. 

Làm chủ Google Docs

Cách 2: Trong màn hình chính Chrome, bạn nhấp vào biểu tượng menu ứng dụng ⋮⋮⋮ ở phía trên bên phải trang, nhấp vào trình đơn thả xuống rồi kích chuột vào Google Docs (Tài liệu).

Cách 3: Truy cập vào Google Drive, nhấn New (Mới) và sau đó Google Docs (Google Tài liệu) và sau đó Tài liệu trống (Blank document) hoặc Từ mẫu (From a template).

Làm chủ Google Docs

Bước 2: Mở một tài liệu. Nhấp đúp vào một tài liệu Google Docs có sẵn.

Bạn cũng có thể nhấp vào Blank (Trống) ở phía trên bên trái trang để tạo tài liệu mới.

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu của bạn. Mọi tài liệu bản chỉnh sửa trên Google Docs đều được lưu trữ tự động trong Google Drive. 

Đổi tên file

Khi bạn tạo một tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày mới, các file đó sẽ tự động có tên là Untitled document (Tài liệu chưa có tiêu đề), dưới đây GCS sẽ hướng dẫn bạn cách đổi tên file:

Làm chủ Google Docs

Bước 1: Truy cập vào Google Docs.

Bước 2: Nhấp vào tên Untitled document (Tài liệu chưa có tiêu đề) ở đầu file.

Bước 3: Nhập tên mới.

Nhập và chuyển đổi các file hiện có

Đối với Google Docs bạn có thể dễ dàng nhập và chuyển đổi file dữ liệu của mình bằng các định dạng khác nhau. 

Mở file tài liệu trong Google Docs

Bước 1: Truy cập vào Google Docs

Bước 2: Nhấp vào File (file) chọn Open (Mở) sau đó thực hiện các tùy chọn: 

  • Mở các file trên My Drive (Drive của tôi).
  • Shared drives (Bộ nhớ dùng chung).
  • Shared with me (Chia sẻ với tôi).
  • Starred (Có gắn dấu sao).
  • Recent (Gần đây).
  • Upload (Tải lên): tải lên các file trên máy tính của bạn.

Bước 3: Thực hiện các thay đổi của bạn.

Chuyển đổi định dạng file hiện có 

Việc chuyển đổi file của bạn từ một chương trình khác sẽ tạo ra một bản sao của file gốc của bạn ở định dạng Tài liệu. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa file trong trình duyệt của mình.

Chuyển đổi từ file PDF sang DOC

Bạn mất nhiều thời gian khi sử dụng các phần mềm trực tuyến chuyên dụng để chuyển PDF sang DOC, thì chỉ với Google Drive, bạn đã chuyển nhanh các file PDF sang DOC một cách dễ dàng. 

Bước 1: Mở Google Drive.

Bước 2: Chọn file PDF bạn muốn chuyển đổi. 

Bước 3: Nhấp chuột phải lên file PDF -> Mở bằng (Open With) -> chọn Google Docs (Google Tài liệu).

Tạo và tải xuống bản sao trong Google Docs

Tạo bản sao tài liệu trong Google Docs 

Làm chủ Google Docs

Bước 1: Trên máy tính, hãy mở màn hình chính của Google Docs.

Bước 2: Mở file bạn muốn tạo bản sao.

Bước 3: Nhấp vào File (file) -> (Make a copy) Tạo bản sao.

Bước 4: Chỉnh sửa tên file và chọn vị trí để lưu. Thực hiện các tùy chọn như: 

  • Chia sẻ cùng nhóm người (Share it with the same people).
  • Sao chép nhận xét và đề xuất (Copy comments and suggestions).

Bước 5: Nhấp vào Ok.

Tải bản sao file xuống

Bước 1: Trên máy tính, hãy mở màn hình chính của Google Docs.

Bước 2: Nhấp vào File (file) -> Download (Tải xuống).

Bước 3: Chọn một loại file sẽ tải xuống máy tính.

Xóa file Google Docs

Để xóa một file, bạn có thể chuyển file đó vào thùng rác và nó sẽ nằm ở cho đến khi bạn xoá vĩnh viễn hoặc sau 30 ngày nó sẽ tự xóa khỏi thùng rác.

Nếu bạn là chủ sở hữu file, những người khác có thể xem file cho tới khi bạn xóa file vĩnh viễn. Nếu bạn không phải là chủ sở hữu, thì những người khác có thể xem file ngay cả khi bạn dọn sạch thùng rác của bạn.

Bước 1: Trên máy tính, hãy mở màn hình chính của Google Docs.

Bước 2: Chọn File (Tệp) -> Move to trash (Chuyển vào thùng rác). File sẽ được chuyển tự động vào mục Thùng rác của Drive. Tìm hiểu thêm về cách tìm và khôi phục các file trong mục “Thùng rác” của Drive.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top