Làm chủ Google Docs – Bước tiếp theo để quản trị doanh nghiệp bạn trên Internet

Google Docs là ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn bản của Google. Giúp bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu văn bản ngay trong trình duyệt của bạn — không cần có phần mềm chuyên dụng. Nhiều người có thể làm việc cùng một lúc và mọi thay đổi được lưu tự động. Trong bài viết này GCS sẽ cùng bạn những bước cơ bản để làm chủ Google Docs để đưa hoạt động quản trị của doanh nghiệp bạn trên Internet.

Những tính năng cơ bản của Google Docs

Bên cạnh các tính năng soạn thảo cơ bản và khá giống với Word, Google Docs còn bổ sung và cải tiến rất nhiều tiện ích cho người dùng. Dưới đây là một số tính năng cơ bản của Google Docs: 

• Cung cấp đầy đủ công cụ soạn thảo, người dùng có nhiều lựa chọn chỉnh sửa khác nhau cực kỳ tiện ích, đặc biệt là tính năng soạn thảo văn bản bằng giọng nói, hỗ trợ bạn nhập tài liệu nhanh hơn, tối ưu hóa năng suất và thời gian làm việc.
• Làm việc công tác với nhiều thành viên trong nhóm hoặc những người bên ngoài công ty bạn trên cùng một tài liệu. Xem nội dung chỉnh sửa khi người khác gõ, giao tiếp thông qua tính năng trò chuyện tích hợp và đặt câu hỏi bằng cách bao gồm nhận xét.
• Chỉnh sửa ngay lập tức với nhiều định dạng file khác nhau như Microsoft® Word và PDF. Tải xuống các file với các định dạng .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt hoặc .html.
• Chế độ làm việc ngoại tuyến của Google Docs cho phép bạn soạn thảo, chỉnh sửa và lưu tài liệu ngay cả khi bạn đang không kết nối mạng Internet.

Tạo một file mới trong Google Docs

Có nhiều cách để bạn có thể tạo một file mới trong Google Docs một cách dễ dàng. 

Bước 1: Mở Google Docs. 

Cách 1: Truy cập https://docs.google.com/ bằng trình duyệt web trên máy tính. 

Cách 2: Trong màn hình chính Chrome, bạn nhấp vào biểu tượng menu ứng dụng ⋮⋮⋮ ở phía trên bên phải trang, nhấp vào trình đơn thả xuống rồi kích chuột vào Google Docs (Tài liệu).

Cách 3: Truy cập vào Google Drive, nhấn New (Mới) và sau đó Google Docs (Google Tài liệu) và sau đó Tài liệu trống (Blank document) hoặc Từ mẫu (From a template).

Bước 2: Mở một tài liệu. Nhấp đúp vào một tài liệu Google Docs có sẵn.

Bạn cũng có thể nhấp vào Blank (Trống) ở phía trên bên trái trang để tạo tài liệu mới.

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu của bạn. Mọi tài liệu bản chỉnh sửa trên Google Docs đều được lưu trữ tự động trong Google Drive. 

Đổi tên file

Khi bạn tạo một tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày mới, các file đó sẽ tự động có tên là Untitled document (Tài liệu chưa có tiêu đề), dưới đây GCS sẽ hướng dẫn bạn cách đổi tên file:

Bước 1: Truy cập vào Google Docs.

Bước 2: Nhấp vào tên Untitled document (Tài liệu chưa có tiêu đề) ở đầu file.

Bước 3: Nhập tên mới.

Nhập và chuyển đổi các file hiện có

Đối với Google Docs bạn có thể dễ dàng nhập và chuyển đổi file dữ liệu của mình bằng các định dạng khác nhau. 

Mở file tài liệu trong Google Docs

Bước 1: Truy cập vào Google Docs

Bước 2: Nhấp vào File (file) chọn Open (Mở) sau đó thực hiện các tùy chọn: 

• Mở các file trên My Drive (Drive của tôi).
• Shared drives (Bộ nhớ dùng chung).
• Shared with me (Chia sẻ với tôi).
• Starred (Có gắn dấu sao).
• Recent (Gần đây).
• Upload (Tải lên): tải lên các file trên máy tính của bạn.

Bước 3: Thực hiện các thay đổi của bạn.

Chuyển đổi định dạng file hiện có 

Việc chuyển đổi file của bạn từ một chương trình khác sẽ tạo ra một bản sao của file gốc của bạn ở định dạng Tài liệu. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa file trong trình duyệt của mình.

Chuyển đổi từ file PDF sang DOC

Bạn mất nhiều thời gian khi sử dụng các phần mềm trực tuyến chuyên dụng để chuyển PDF sang DOC, thì chỉ với Google Drive, bạn đã chuyển nhanh các file PDF sang DOC một cách dễ dàng. 

Bước 1: Mở Google Drive.

Bước 2: Chọn file PDF bạn muốn chuyển đổi. 

Bước 3: Nhấp chuột phải lên file PDF -> Mở bằng (Open With) -> chọn Google Docs (Google Tài liệu).

Tạo và tải xuống bản sao trong Google Docs

Tạo bản sao tài liệu trong Google Docs 

Bước 1: Trên máy tính, hãy mở màn hình chính của Google Docs.

Bước 2: Mở file bạn muốn tạo bản sao.

Bước 3: Nhấp vào File (file) -> (Make a copy) Tạo bản sao.

Bước 4: Chỉnh sửa tên file và chọn vị trí để lưu. Thực hiện các tùy chọn như: 

• Chia sẻ cùng nhóm người (Share it with the same people).
• Sao chép nhận xét và đề xuất (Copy comments and suggestions).

Bước 5: Nhấp vào Ok.

Tải bản sao file xuống

Bước 1: Trên máy tính, hãy mở màn hình chính của Google Docs.

Bước 2: Nhấp vào File (file) -> Download (Tải xuống).

Bước 3: Chọn một loại file sẽ tải xuống máy tính.

Xóa file Google Docs

Để xóa một file, bạn có thể chuyển file đó vào thùng rác và nó sẽ nằm ở cho đến khi bạn xoá vĩnh viễn hoặc sau 30 ngày nó sẽ tự xóa khỏi thùng rác.

Nếu bạn là chủ sở hữu file, những người khác có thể xem file cho tới khi bạn xóa file vĩnh viễn. Nếu bạn không phải là chủ sở hữu, thì những người khác có thể xem file ngay cả khi bạn dọn sạch thùng rác của bạn.

Bước 1: Trên máy tính, hãy mở màn hình chính của Google Docs.

Bước 2: Chọn File (Tệp) -> Move to trash (Chuyển vào thùng rác). File sẽ được chuyển tự động vào mục Thùng rác của Drive. Tìm hiểu thêm về cách tìm và khôi phục các file trong mục “Thùng rác” của Drive.