Hướng dẫn thiết lập cơ bản lần đầu cho người dùng cuối Google Workspace

Với những tài khoản mới, cần thiết lập cơ bản lần đầu cho người dùng cuối Google Workspace trước khi muốn sử dụng lâu dài. Hãy cùng GCS tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Truy cập và thay đổi mật khẩu lần đầu đăng nhập

  • Đầu tiên, bạn đăng nhập vào https://accounts.google.com/ để kích hoạt tài khoản. 
  • Bạn ấn Chấp nhận (Accept) sau đó nhập mật khẩu mới (mật khẩu nên bao gồm chữ hoa, chữ thường và cả số)
  • Cuối cùng, bạn ấn Thay đổi mật khẩu (Change password).
thay đổi mật khẩu lần đầu đăng nhập

Thay đổi ngôn ngữ hiển thị

Để thiết lập cơ bản lần đầu cho người dùng cuối Google Workspace, bạn cần thực hiện lựa chọn thay đổi ngôn ngữ hiển thị theo các bước sau:

  • Truy cập theo đường dẫn https://myaccount.google.com/
  • Tại thanh sidebar phía bên trái giao diện, chọn Thông tin cá nhân (Personal Info)
  • Tại đây, kéo xuống phần Tuỳ chọn chung cho trang (General preferences for the web), lựa chọn Ngôn ngữ (Language)
  • Tại thẻ Ngôn ngữ bạn muốn dùng (Preferred Language) bạn lựa chọn Tiếng Việt hoặc bất kỳ ngôn ngữ bạn muốn sử dụng.
Group 2196

Kích hoạt xác thực 2 bước

  • Truy cập vào https://myaccount.google.com/. Tại thanh sidebar bạn chọn Bảo mật (Security) 
  • Kéo xuống thẻ Đăng nhập vào Google (Signing in to Google), lựa chọn Xác minh 2 bước (2-Step Verification). Bạn nên thêm phương thức xác thực qua số điện thoại trước khi sử dụng các phương thức xác thực khác. 
  • Bấm chọn Bắt đầu (Get Started) để thiết lập cơ bản lần đầu cho người dùng cuối Google Workspace.

Nếu bạn không muốn thực hiện bước xác minh thứ hai mỗi khi đăng nhập trên máy tính hoặc điện thoại của mình, hãy đánh dấu vào ô bên cạnh “Không hỏi lại trên máy tính này”.

Group 2197

Thêm thông tin khôi phục tài khoản

Cần thêm thông tin khôi phục tài khoản khi thiết lập cơ bản lần đầu cho người dùng cuối Google Workspace như sau:

  • Trong thẻ Bảo mật (Security), kéo xuống thẻ Các cách mà chúng tôi có thể xác minh bạn chính là chủ sở hữu tài khoản (Ways we can verify it’s you).
  • Bạn cần thêm thông tin vào mục Số điện thoại khôi phục (Recovery phone) và Email khôi phục (Recovery email) để có thể khôi phục tài khoản trong trường hợp tài khoản bị đánh cắp hoặc lộ mật khẩu.
Group 1634

Thêm hồ sơ người dùng cho Chrome

Tính năng Hồ sơ của Chrome giúp bạn tách thành 2 trình duyệt riêng biệt: Tài khoản cá nhân và Tài khoản doanh nghiệp. Khi sử dụng các tài khoản riêng biệt các giao diện, tính năng như cài đặt, dấu trang, lịch sử trình duyệt, chủ đề, mật khẩu đã lưu, v.v., đều khác nhau.

  • Trước tiên, bạn cần bấm vào ảnh đại diện ở góc trên phía bên phải của tài khoản đang sử dụng.
  • Trong mục Hồ sơ khác, chọn Thêm (Add).
  • Đăng nhập tài khoản Google khác như bình thường, Chrome sẽ tạo một Hồ sơ mới cho bạn.
Group 2198

Cài đặt Google Drive for Desktop

Đây là phần mềm giúp bạn đồng bộ các dữ liệu giữa Máy tính và Google Drive một cách tự động. Ngoài ra, ứng dụng này cũng hỗ trợ trên các thiết bị di động. Để cài đặt Google Drive for Desktop, bạn thực hiện các bước như sau:

  • Tải ứng dụng tại https://www.google.com/drive/download/ sau đó chọn Cài đặt.
  • Đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn trên ứng dụng.
  • Sau khi cài đặt thành công sẽ hiện một phân vùng ổ đĩa trong This PC (Windows)/Finder (Mac). Đây chính là thư mục Drive của bạn.
google drive for desktop

Tạo lối tắt truy cập nhanh cho ứng dụng

Bạn có thể tạo nhanh các lối tắt ứng dụng Web ra ngoài màn hình chính theo các bước sau:

  • Trong trình duyệt bạn truy cập vào ứng dụng (Ví dụ; https://docs.google.com)
  • Trên thanh công cụ trình duyệt bạn chọn dấu ba chấm ở cuối, chọn Công cụ khác (More Tools) > Tạo lối tắt… (Create shortcut…). 
  • Sau đó, bạn điền tên cho lối tắt và ấn Tạo (Create) để hoàn thành.
lối tắt truy cập nhanh cho ứng dụng

Một số vấn đề về thiết lập cơ bản lần đầu cho người dùng cuối Google Workspace

Điều gì xảy ra sau khi bạn thay đổi mật khẩu?

Nếu thay đổi hoặc đặt lại mật khẩu, bạn sẽ bị đăng xuất ở mọi nơi ngoại trừ:

  • Thiết bị bạn dùng để xác minh danh tính khi đăng nhập.
  • Một số thiết bị có các ứng dụng bên thứ ba mà bạn đã cấp quyền truy cập vào tài khoản.
  • Các thiết bị hữu ích trong nhà mà bạn đã cấp quyền truy cập vào tài khoản.

Khắc phục một số vấn đề xảy ra khi thay đổi ngôn ngữ

Để kiểm tra ngôn ngữ trong Tài khoản Google của bạn, hãy mở Tài khoản Google. Bạn sẽ tìm thấy ngôn ngữ mình đã chọn.

  • Việc thay đổi ngôn ngữ không có tác dụng: Nếu ngôn ngữ trong Tài khoản Google không khớp với ngôn ngữ bạn đã chọn, hãy xóa bộ nhớ đệm và cookie của trình duyệt rồi đặt lại ngôn ngữ.
  • Ngôn ngữ của bạn không có trong danh sách: Nếu bạn chọn một ngôn ngữ chính mà hiện chưa hỗ trợ, Google Workspace có thể yêu cầu bạn chọn ngôn ngữ thay thế. Nếu cần chọn một ngôn ngữ thay thế, trong phần Ngôn ngữ của Tài khoản Google, bạn có thể tìm thấy ngôn ngữ thay thế nằm bên dưới ngôn ngữ chính. Bạn có thể chọn ngôn ngữ đó để thay đổi.
  • Người dùng chỉ sử dụng thiết bị di động: Việc thay đổi ngôn ngữ mà bạn muốn dùng này chỉ áp dụng cho web. Để thay đổi ngôn ngữ mà bạn muốn dùng đối với các ứng dụng dành cho thiết bị di động, hãy cập nhật các tùy chọn cài đặt ngôn ngữ trên thiết bị của bạn.

Một số phương thức xác minh khác

  • Sử dụng khóa bảo mật để tăng khả năng chống lừa đảo.
  • Sử dụng Google Authenticator hoặc các ứng dụng tạo mã xác minh khác.
  • Sử dụng mã xác minh được gửi qua tin nhắn văn bản hoặc cuộc gọi.
  • Sử dụng mã dự phòng.

Trên đây là những thông tin hướng dẫn chi tiết các bước thiết lập cơ bản lần đầu cho người dùng cuối Google Workspace. Nếu bạn đang quan tâm tới các gói giải pháp chuyển đổi số Google Workspace, hãy nhấc máy lên và gọi ngay tới số hotline của GCS 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat góc phải màn hình để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!