Hướng dẫn thiết lập cơ bản lần đầu cho người dùng cuối Google Workspace

Truy cập và thay đổi mật khẩu lần đầu đăng nhập

• Đầu tiên, bạn đăng nhập vào https://accounts.google.com/ để kích hoạt tài khoản. 
• Bạn ấn Chấp nhận (Accept) sau đó nhập mật khẩu mới (mật khẩu nên bao gồm chữ hoa, chữ thường và cả số)
• Cuối cùng, bạn ấn Thay đổi mật khẩu (Change password).

Thay đổi ngôn ngữ hiển thị

Để thiết lập cơ bản lần đầu cho người dùng cuối Google Workspace, bạn cần thực hiện lựa chọn thay đổi ngôn ngữ hiển thị theo các bước sau:

• Truy cập theo vào đường dẫn https://myaccount.google.com/
• Tại thanh sidebar phía bên trái giao diện, chọn Thông tin cá nhân (Personal Info)
• Tại đây, kéo xuống phần Tuỳ chọn chung cho trang (General preferences for the web), lựa chọn Ngôn ngữ (Language)
• Tại thẻ Ngôn ngữ bạn muốn dùng (Preferred Language) bạn lựa chọn Tiếng Việt hoặc bất kỳ ngôn ngữ bạn muốn sử dụng.

Kích hoạt xác thực 2 bước

• Truy cập vào https://myaccount.google.com/. Tại thanh sidebar bạn chọn Bảo mật (Security) 
• Kéo xuống thẻ Đăng nhập vào Google (Signing in to Google), lựa chọn Xác minh 2 bước (2-Step Verification). Bạn nên thêm phương thức xác thực qua số điện thoại trước khi sử dụng các phương thức xác thực khác. 
• Bấm chọn Bắt đầu (Get Started) để thiết lập cơ bản lần đầu cho người dùng cuối Google Workspace.

Nếu bạn không muốn thực hiện bước xác minh thứ hai mỗi khi đăng nhập trên máy tính hoặc điện thoại của mình, hãy đánh dấu vào ô bên cạnh “Không hỏi lại trên máy tính này”.

Thêm thông tin khôi phục tài khoản

Cần thêm thông tin khôi phục tài khoản khi thiết lập cơ bản lần đầu cho người dùng cuối Google Workspace như sau:

• Trong thẻ Bảo mật (Security), kéo xuống thẻ Các cách mà chúng tôi có thể xác minh bạn chính là chủ sở hữu tài khoản (Ways we can verify it’s you).
• Bạn cần thêm thông tin vào mục Số điện thoại khôi phục (Recovery phone) và Email khôi phục (Recovery email) để có thể khôi phục tài khoản trong trường hợp tài khoản bị đánh cắp hoặc lộ mật khẩu.

Thêm hồ sơ người dùng cho Chrome

Tính năng Hồ sơ của Chrome giúp bạn tách thành 2 trình duyệt riêng biệt: Tài khoản cá nhân và Tài khoản doanh nghiệp. Khi sử dụng các tài khoản riêng biệt các giao diện, tính năng như cài đặt, dấu trang, lịch sử trình duyệt, chủ đề, mật khẩu đã lưu, v.v., đều khác nhau.

• Trước tiên, bạn cần bấm vào ảnh đại diện ở góc trên phía bên phải của tài khoản đang sử dụng.
• Trong mục Hồ sơ khác, chọn Thêm (Add).
• Đăng nhập tài khoản Google khác như bình thường, Chrome sẽ tạo một Hồ sơ mới cho bạn.

Cài đặt Google Drive for Desktop

Đây là phần mềm giúp bạn đồng bộ các dữ liệu giữa Máy tính và Google Drive một cách tự động. Ngoài ra, ứng dụng này cũng hỗ trợ trên các thiết bị di động. Để cài đặt Google Drive for Desktop, bạn thực hiện các bước như sau:

• Tải ứng dụng tại https://www.google.com/drive/download/ sau đó chọn Cài đặt.
• Đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn trên ứng dụng.
• Sau khi cài đặt thành công sẽ hiện một phân vùng ổ đĩa trong This PC (Windows)/Finder (Mac). Đây chính là thư mục Drive của bạn.

Tạo lối tắt truy cập nhanh cho ứng dụng

Bạn có thể tạo nhanh các lối tắt ứng dụng Web ra ngoài màn hình chính theo các bước sau:

• Trong trình duyệt bạn truy cập vào ứng dụng (Ví dụ; https://docs.google.com)
• Trên thanh công cụ trình duyệt bạn chọn dấu ba chấm ở cuối, chọn Công cụ khác (More Tools) > Tạo lối tắt… (Create shortcut…). 
• Sau đó, bạn điền tên cho lối tắt và ấn Tạo (Create) để hoàn thành.

Một số vấn đề về thiết lập cơ bản lần đầu cho người dùng cuối Google Workspace

Điều gì xảy ra sau khi bạn thay đổi mật khẩu?

Nếu thay đổi hoặc đặt lại mật khẩu, bạn sẽ bị đăng xuất ở mọi nơi ngoại trừ:

• Thiết bị bạn dùng để xác minh danh tính khi đăng nhập.
• Một số thiết bị có các ứng dụng bên thứ ba mà bạn đã cấp quyền truy cập vào tài khoản.
• Các thiết bị hữu ích trong nhà mà bạn đã cấp quyền truy cập vào tài khoản.

Khắc phục một số vấn đề xảy ra khi thay đổi ngôn ngữ

Để kiểm tra ngôn ngữ trong Tài khoản Google của bạn, hãy mở Tài khoản Google. Bạn sẽ tìm thấy ngôn ngữ mình đã chọn.

• Việc thay đổi ngôn ngữ không có tác dụng: Nếu ngôn ngữ trong Tài khoản Google không khớp với ngôn ngữ bạn đã chọn, hãy xóa bộ nhớ đệm và cookie của trình duyệt rồi đặt lại ngôn ngữ.
• Ngôn ngữ của bạn không có trong danh sách: Nếu bạn chọn một ngôn ngữ chính mà hiện chưa hỗ trợ, Google Workspace có thể yêu cầu bạn chọn ngôn ngữ thay thế. Nếu cần chọn một ngôn ngữ thay thế, trong phần Ngôn ngữ của Tài khoản Google, bạn có thể tìm thấy ngôn ngữ thay thế nằm bên dưới ngôn ngữ chính. Bạn có thể chọn ngôn ngữ đó để thay đổi.
• Người dùng chỉ sử dụng thiết bị di động: Việc thay đổi ngôn ngữ mà bạn muốn dùng này chỉ áp dụng cho web. Để thay đổi ngôn ngữ mà bạn muốn dùng đối với các ứng dụng dành cho thiết bị di động, hãy cập nhật các tùy chọn cài đặt ngôn ngữ trên thiết bị của bạn.

Một số phương thức xác minh khác

• Sử dụng khóa bảo mật để tăng khả năng chống lừa đảo.
• Sử dụng Google Authenticator hoặc các ứng dụng tạo mã xác minh khác.
• Sử dụng mã xác minh được gửi qua tin nhắn văn bản hoặc cuộc gọi.
• Sử dụng mã dự phòng.

Tổng kết

Trên đây là những thông tin hướng dẫn chi tiết các bước thiết lập cơ bản lần đầu cho người dùng cuối trong Google Workspace. Nếu bạn đang quan tâm tới các gói giải pháp chuyển đổi số Google Workspace, hãy nhấc máy lên và gọi ngay tới số Hotline: 024.9999.7777 hoặc nhắn tin ở phần Chatbox bên dưới để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp.