Hướng dẫn tạo nhãn và bộ lọc tìm kiếm Email khoa học trong Gmail

Tại sao bạn cần phải sắp xếp Gmail sao cho khoa học? Trong hàng ngàn email trong hòm thư gmail của bạn tích lũy từ năm này qua năm khác chỉ có 02 loại mail: Mail đã đọc và Mail chưa đọc.

Và đó là nguyên nhân khiến bạn rất khó khăn thậm chí rơi vào trạng thái hỗn loạn khi cần tìm và tra cứu các email đã gửi đi và nhận của 1 đối tác nào đó, hoặc email có liên quan đến 1 thông tin 1 tài liệu nào đó trong quá khứ mà bạn không thể có manh mối nào để tìm lại trong hàng ngàn email hiện tại.

Để tiết kiệm thời gian, bí mật là Gmail có công cụ tuyệt vời để gán “nhãn” cho từng nhóm email. Để sau này, bạn chỉ cần tìm lại các email có chung 1 nhãn, thậm chí trong “nhãn lớn” có chứa các “nhãn con”, rất khoa học, giúp bạn làm chủ Hòm thư (inbox) một cách đơn giản, dễ dàng,

Dưới đây GCS sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp một hộp thư đến một cách khoa học cho email của bạn. Nó sẽ giúp email của bạn chuyên nghiệp hơn và bạn có thể tìm kiếm dễ dàng. Quản lý email bằng nhãn và bộ lọc và chuyển email ra khỏi hộp thư đến của bạn.

Tạo “nhãn” (Label) cho các nhóm email giống như tạo thư mục trong Máy tính của bạn.

Bạn có thể đã lưu trữ email trong các thư mục khác nhau. Trong Gmail, để phân loại các loại email khác nhau bạn có thể dùng nhãn. Các nhãn giống như các thư mục, nhưng có sự thay đổi — bạn có thể áp dụng một số nhãn cho một email, sau đó tìm email bằng cách nhấp vào bất kỳ nhãn nào của nó từ bảng điều khiển bên trái.

Bạn cũng có thể:

tao nhãn và bộ lọc
  • Mở một nhãn trong thanh bên trái để xem tất cả email có nhãn đó.
  • Nhãn lồng trong nhãn.
  • Tìm kiếm tất cả email có nhãn.
  • Thiết lập hộp thư đến của bạn theo ý muốn:
  • Xem nhãn trên email trong hộp thư đến của bạn để nhanh chóng xác định các loại email khác nhau.
  • Tự động lưu trữ email để định tuyến nó khỏi hộp thư đến của bạn, như bạn đã làm với các quy tắc và thư mục.

Cách tạo “nhãn” cho các nhóm email cùng chung 1 đặc tính.

1 Tạo nhãn:

tao nhãn và bộ lọc
  1. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt)img 601d49a3bc718See all settings (Xem tất cả tuỳ chọn cài đặt)
  2. Nhấp vào tab Labels (Nhãn).
  3. Cuộn đến phần Nhãn và nhấp vào Create new label (Tạo nhãn mới).
  4. Nhập tên nhãn và nhấp vào Create (Tạo).

Bạn cũng có thể tạo các nhãn lồng nhau, giống như các thư mục con.

2 Tạo nhãn từ email:

tao nhãn và bộ lọc
  1. Từ một email, nhấp vào Labels (Nhãn) Nhãnvà sau đóCreate new label (Tạo mới).
  2. Nhập tên nhãn và nhấp vào Create (Tạo).
  3. (Tùy chọn) Nhấp vào nhãn Nest label under (Nhãn xếp lồng trong) và chọn một nhãn hiện có để đặt nó bên dưới.

Nhãn mới tự động áp dụng cho email của bạn.

Áp dụng nhãn cho 1 email bất kỳ

1 Áp dụng nhãn cho email:

tao nhãn và bộ lọc
  1. Trong hộp thư đến của bạn, hãy chọn hộp bên cạnh email img 601d49a5d10f1mà bạn muốn gắn nhãn.
  2. Nhấp vào Labels (Nhãn) Nhãn.
  3. Chọn các hộp bên cạnh nhãn bạn muốn thêm và nhấp vào Apply (Áp dụng).

2 Áp dụng màu cho nhãn:

tao nhãn và bộ lọc
  1. Trong bảng điều khiển bên trái, hãy trỏ đến một nhãn và nhấp vào Thêm Hơn.
  2. Trỏ vào Label color (Màu nhãn) và chọn một màu. Hoặc, nhấp vào Add custom color (Thêm màu tùy chỉnh).

Thay đổi ngay lập tức áp dụng cho tất cả email có nhãn đó.

  1. (Tùy chọn) Để xóa màu nhãn, hãy trỏ chuột vào Label color (Màu nhãn) và nhấp vào Remove color (Xóa màu).
  2. (Tùy chọn) Để xem tất cả email có một nhãn cụ thể, trong bảng điều khiển bên trái, hãy nhấp vào tên của nhãn đó.

3 Chuyển email từ hộp thư đến của bạn sang một nhãn:

tạo nhãn và bộ lọc
  1. Trong hộp thư đến của bạn, chọn các hộp bên cạnh email bạn muốn chuyển vào nhãn.
  2. Nhấp vào Di chuyển tới  Chuyển tới.
  3. Nhấp vào nhãn bạn muốn chuyển email của mình đến.

Thêm bộ lọc

Tự động quản lý email đến của bạn với các bộ lọc của Gmail.

tạo nhãn và bộ lọc
  1. Trong hộp tìm kiếm ở trên cùng, nhấp vào Mũi tên xuống Mũi tên thả xuống.
  2. Nhập tiêu chí tìm kiếm của bạn.
  3. Ở cuối cửa sổ tìm kiếm, nhấp vào Create filter (Tạo bộ lọc) .
  4. Chọn hộp Send template (Gửi mẫu) và chọn một mẫu.
  5. Nhấp vào Create filter (Tạo bộ lọc).

Gắn dấu sao email quan trọng

tạo nhãn và bộ lọc

Bạn muốn gắn dấu sao cho một email quan trọng? Nhấp vào Dấu sao Ngôi sao bên cạnh email trong hộp thư đến của bạn hoặc email trong cuộc trò chuyện.

Để xem tất cả email được gắn dấu sao của bạn, trong thanh bên trái, hãy nhấp vào Starred (Có gắn dấu sao).

Cách để Tạm ẩn Video Email trong 1 khoảng thời gian nhất định.

Hãy hoãn email đến một ngày hoặc giờ trong tương lai thuận tiện hơn cho bạn.

tạo nhãn và bộ lọc
  1. Mở Gmail và trỏ tới một email.
  2. Ở bên phải, nhấp vào Tạm ẩn Giấc ngũ ngắn.
  3. Trong Snooze until (Tạm ẩn cho đến), hãy chọn một thời gian.

Email tự động báo lại và chuyển ra khỏi hộp thư đến của bạn. Bạn sẽ nhận được lời nhắc về email được báo lại sau thời gian được chỉ định.

  1. (Tùy chọn) Để xem tất cả email đã tạm ẩn, hãy nhấp vào Snoozed (Đã tạm ẩn) ở thanh bên trái.

Lưu trữ hoặc xóa email

tạo nhãn và bộ lọc

Email đã lưu trữ sẽ di chuyển ra khỏi hộp thư đến của bạn nhưng vẫn ở trong All mail (Tất cả thư) để bạn có thể tìm thấy chúng sau này. 

Email đã xóa sẽ được chuyển vào Trash (Thùng rác) và bị xóa vĩnh viễn sau 30 ngày.

Để lưu trữ hoặc xóa email, chọn một hoặc nhiều email. Ở trên cùng, nhấp vào Archive (Lưu trữ) Lưu trữhoặc Delete (Xóa) Xóa bỏ. Hoặc, bạn có thể trỏ đến một email và nhấp vào Archive (Lưu trữ) Lưu trữhoặc Delete (Xóa) Xóa bỏ

Mọi thứ khi quá lộn xộn nhưng được sắp xếp hợp lý thì mọi công việc sẽ thật dễ dàng. Việc tạo nhãn khác nhau hay biết cách sử dụng bộ lọc để tìm kiếm những email quan trọng là bạn đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

g suite legacy bi khoa

Tài khoản Google Workspace của tổ chức bạn đã bị tạm ngưng?

Một ngày như bao ngày khác, bạn mở email của mình hay tài khoản Google Workspace của tổ chức lên và nhận được thông báo như dưới đây hoặc những thông báo với nội dung tương tự bạn nên làm gì? 

Your organization's Google Workspace account has been suspended.
Please contact your Google Workspace Organization Administrator to re-
activate your organization.

We are sorry, but your 14-day trial for Google Workspace has ended.
Please subscribe in order to continue using Google Workspace.

Rất tiếc, bạn không có quyền truy cập vào Gmail. Vui lòng liên hệ với Quản trị viên tố chức của bạn để có quyền truy cập.

Tài khoản Google Workspace của tổ chức bạn đã bị tạm ngưng. Vui lòng liên hệ với Quản trị Viên Google Workspace của tổ chức bạn để kích hoạt lại tài khoản cho tổ chức.

We are sorry, but your Google Workspace account has been suspended due to payment failure.
Payment failures happen for a variety of reasons (e.g insufficient funds, expired card).
You can update your payment information or add a new form of payment to resolve the issue by going to the Billing page.
For instructions, you can refer to this Google Help article about payment.

Note that your users will be unable to use Google Workspace services like Gmail until you enable a form of payment for automatic charging.

Subscription suspended - Admin Console

Nguyên nhân dẫn tới báo lỗi như trên có thể do các lý do như sau:

  • Một là, Doanh nghiệp của bạn chưa tiến hành gia hạn khoản phí duy trì dịch vụ với Google dẫn đến việc tài khoản Google Workspace bị tạm ngưng.
  • Hai là, Tài khoản Google Workspace dùng thử 14-30 ngày của doanh nghiệp của bạn đăng ký gần đây đã hết hạn.
  • Ba là, doanh nghiệp của bạn trước đây đang sử dụng phiên bản G Suite Legacy, hay còn có tên gọi là Google Apps miễn phí; mà hiện tại Google đã thông báo ngừng duy trì cho phiên bản này. Theo đó, Google yêu cầu và hướng các doanh nghiệp, tổ chức cần nâng cấp lên phiên bản trả phí mà hiện tại Google đang cung cấp bao gồm các phiên bản Google Workspace Business Stater, Business Standard, Business Plus hay Enterprise Standard, Enterprise Plus.

 

>>> Nâng cấp G Suite Legacy Free và nhận ngay ưu đãi lên tới 70% <<<

 

Đừng quá lo lắng, việc ngay lúc này bạn cần làm là liên hệ với người phụ trách hay quản trị viên của gói Google Workspace để được hỗ trợ, hoặc nếu bạn chính là quản trị viên thì bạn hãy liên hệ với GCS - Đối tác ủy quyền chính thức của Google tại Việt Nam theo bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình để được hỗ trợ mở khoá một cách nhanh nhất. Chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp của Google tới cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam. GCS đã hỗ trợ xử lý nhiều trường hợp tài khoản G Suite (Google Workspace) bị tạm ngưng do vi phạm chính sách đồng thời khôi phục toàn vẹn dữ liệu cho người dùng trong thời gian nhanh chóng. Chi phí của việc nâng cấp lên phiên bản Google Workspace trả phí chính thức tương tự như phí đăng ký mới tuy nhiên với các khách hàng có số lượng người dùng lớn sẽ hưởng chính sách chiết khấu hấp dẫn lên tới 70%.

Scroll to Top