Hướng dẫn tạm khóa tài khoản Google Workspace không sử dụng

Bạn không có nhu cầu sử dụng tài khoản Google Workspace nữa? Bạn không muốn mất phí duy trì tài khoản nhưng vẫn dữ được dữ liệu trong đó? Cách thích hợp nhất để đáp ứng tất cả yêu cầu đó chính là tạm khóa tài khoản (remove license) Google Workspace.

GCS sẽ hướng dẫn bạn cách tạm khóa và mở khóa tài khoản (remove & assign licenses) Google Workspace trong bài viết này.

Bước 1 : Đăng ký thêm Subscription cho tài khoản

Nếu bạn đăng ký Google Workspace thông qua các đại lý ủy quyền (chẳng hạn như GCS), bạn hãy liên hệ với đại lý đăng ký Google Workspace và yêu cầu họ thêm Subscription cho tài khoản của bạn. Thông thường, Subscription được thêm là Cloud Identity Premium bản dùng thử, vì vậy bạn không cần phải trả thêm phí và cũng không có bất kỳ ảnh hưởng nào tới tài khoản Google Workspace của bạn.

Sau khi tài khoản của bạn đã được thêm Subscription, bạn truy cập lại trang tài khoản quản trị Google Admin. Tại đó, hệ thống sẽ yêu cầu bạn chấp nhận các điều khoản chính sách của Cloud Identity, bạn nhấn chọn “Chấp nhận“.

Bước 2 : Tắt trạng thái tự động cấp giấy phép của Google Workspace

Bạn truy cập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Google Workspace: https://admin.google.com/, sau đó thực hiện các bước sau:

Bạn chọn Billing > Subscriptions > Bấm chọn bản Google Workspace Business của bạn.

Tại bảng License settings, bạn bấm chọn Manage licensing settings.

Sau đó, bạn chọn Google Workspace > OFF. Cuối cùng, nhấn Save để lưu lại.

Bước 3 : Tạm khóa tài khoản Google Workspace (Remove license)

• Bạn chọn Directory > User > Chọn các user cần xóa giấy phép > chọn More > Remove licenses.
• Tiếp đến, bạn chọn giấy phép Google Workspace và bấm REMOVE để hoàn tất việc tạm khóa tài khoản Google Workspace của bạn.

Mở lại tài khoản (hay cấp lại giấy phép) Google Workspace (assign license)

Tương tự như tạm khóa tài khoản, để cấp lại giấy phép Google Workspace cho tài khoản bạn thực hiện những bước sau:

Bạn vào Directory > User > Chọn các user cần cấp giấy phép > Nhấn chọn Assign licenses > Chọn giấy phép Google Workspace > bấm ASSIGN để hoàn tất.

Một số lưu ý khi cấp lại tài khoản Google Workspace (Assign license)

Vì đã tắt trạng thái tự động cấp giấy phép nên sau khi thao tác khóa tài khoản, bạn có thể quay lại trang Billing (như hướng dẫn ở Bước 2) để bật tự động cấp phép (ON Automatic licensing) tuy nhiên nếu bạn còn thừa giấy phép chưa gán thì hệ thống sẽ tự động gán lên các tài khoản chưa có giấy phép và bạn cũng không thể tùy ý xóa hay cấp giấy phép được nữa.

Trong trường hợp bạn không muốn hệ thống tự động gán giấy phép, bạn hãy để chế độ OFF Automatic licensing. Tuy nhiên, khi bạn mua thêm giấy phép và tạo tài khoản mới, bạn cần cấp giấy phép cho tài khoản mới tạo đó vì hệ thống sẽ không tự động cấp giấy phép cho tài khoản mới. 

Trong quá trình thực hiện, nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào, hãy liên hệ ngay với GCS theo số Hotline: 024 9999 7777, đội ngũ chuyên viên kỹ thuật của GCS luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7. 

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.